Các thông tin cần được trao đổi kịp thời, nhằm tối đa lợi ích, hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Đây cũng là thách thức lớn vì khơng thể lúc nào thơng tin cũng hồn tồn thơng suốt và rõ ràng. Do đó, GSK nên có các biện pháp tối thiểu hóa sai lệch thơng tin.
Cho đến ngày nay, khơng ai phủ nhận vai trị của cơng nghệ thông tin, GSK cũng tận dụng tối đa hiệu quả của công nghệ thông tin trong qui mô sản xuất và kinh doanh tồn cầu của mình. Nhưng nhìn chung, hệ thống chưa được nâng cấp lớn mạnh kịp với tốc độ phát triển của việc kinh doanh, nên cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc truyển tải thơng tin. Trong qui trình chuỗi cung ứng với nhà máy, VPĐD GSK đang sử dụng rất nhiều các hệ thống.
• Hệ thống Babel, là một hệ thống cung cấp các thông tin sản phẩm, như thành phần, hoạt chất, ..có liên kết với nhà máy, để nhà máy có thơng tin cho việc sản xuất hàng. Hàng nào không sản xuất nữa phải được tắt chức năng liên kết trên hệ thống này.
• Hệ thống PSR-Product Sourcing Request (Yêu cầu nguồn của sản phẩm). Đây là hệ thống cập nhật các thông tin của một sản phẩm lần đầu tiên sẽ được sản xuất và nhập về Việt Nam.
• Hệ thống Furture View, mới được nâng cấp gọi tên là Citrix. Đây là hệ thống
đưa ra dự đoán nhu cầu kinh doanh trong tương lai dựa trên những dữ liệu doanh thu kinh doanh trong quá khứ và vài yếu tố cơ bản của từng thị trường. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là dữ liệu ban đầu cho các nhà quản lí sản phẩm tham chiếu và điều chỉnh thêm cho phù hợp với chiến lược Marketing cũng như đặc thù mùa vụ của từng sản phẩm.
Nhìn chung, ba hệ thống này hoạt động bình thường nhưng vì qui mơ tồn cầu, nên hệ thống rất chậm. Vì dữ liệu trên hệ thống này rất lớn, nên hệ thống xử lí số liệu rất chậm.
• Hệ thống Manugistic-MGX, GSK theo dõi tình hình đơn hàng với nhà máy thông qua hệ thống này, cũng như theo dõi số lượng hàng tồn kho, số dự báo nhu cầu cho nhà máy sản xuất. Nhận thức được tầm quan trọng cũng như thấy được một số khó khăn nên GSK vừa nâng cấp hệ thống này gọi là JDA vào đầu tháng 10 năm 2011. Việc nâng cấp giúp cho việc theo dõi chuẩn xác hơn vì màn hình có nhiều giao diện thuận tiện cho việc theo dõi và hệ thống cũng chạy nhanh hơn.
• Hệ thống JDE, đây là hệ thống cho thấy số lượng hàng tồn kho, các giao dịch
của đơn hàng, từng sản phẩm trên hệ thống, bao gồm việc nhập hàng vô kho, xuất hàng bán hay điều chỉnh hàng hư hỏng, hết hạn sử dụng các đơn hàng đã được xác nhận từ nhà máy, hệ thống này cho thấy các giao dịch cụ thể của từng đơn vị hàng hóa, cũng như ghi nhận đầy đủ thông tin. Thông thường các báo cáo cuối tháng đều được chạy từ JDE cho các công việc tiếp theo từ chuỗi cung ứng và kế tốn.
Ngồi ra, GSK cũng hỗ trợ việc giao tiếp của nhân viên bằng mạng liên kết nội bộ để nhân viên GSK trên tồn cầu có thể trao đổi, nói chuyện thơng qua chat hằng ngày, ngoài việc dùng hệ thống email và điện thoại. Hệ thống gọi là Communicator. Đây là cơng cụ rất hữu ích trong việc cung cấp thơng tin cũng như chia sẻ thơng tin cho tồn bộ chuỗi cung ứng trên tồn cầu.
Bên cạnh đó, hoạt động Logistics của GSK Việt nam có sử dụng một hệ thống ghi nhận lại số lượng hàng hư hỏng, mất mát, thiếu hụt khi vận chuyển hàng về tới Việt Nam, gọi là hệ thống ICargo. Đây là hệ thống sử dụng cho toàn cầu
nhằm đánh giá khả năng sản xuất, cách đóng gói của từng nhà máy, cũng như đánh giá khả năng vận chuyển an tồn của nhà vận chuyển. Thơng tin phản hồi từ các thị trường rất có giá trị trong việc nâng cấp, cải thiện chất lượng của sản xuất cũng như cách đóng gói hàng hóa. Thông tin phản hồi giúp cho hoạt động đóng gói, cách sản xuất được cải thiện, số lượng hàng hư hỏng hay thiếu hụt sẽ được giảm, giúp cho việc kinh doanh được tốt hơn. Đó mới là một phần trong hoạt động Logistics được hồn thiện. Do dó, chu chuyển thơng tin kịp lúc, đúng thời điểm cần được đề cao.
Các hệ thống này có sự liên kết với nhau, khi người đặt hàng cập nhật dữ liệu hàng tồn kho vô JDE, số liệu đó cũng được cập nhật trên hệ thống MGX. Nếu hàng hết thì trên MGX sẽ có báo cáo SOLS để nhà máy ưu tiên cho sản xuất. Quá trình đơn hàng được tạo ra như sau: người phụ trách đặt hàng cập nhật dữ liệu dự báo nhu cầu vào hệ thống Furture View, cùng với dữ liệu hàng đang tồn trong kho trên JDE và số lượng hàng bán được trong một tháng hệ thống tự cân nhắc và tạo ra các đơn hàng cho tương lai, các đơn hàng này được chuyển đến hệ thống Babel, MGX và nhà máy bắt đầu sản xuất. Tuy nhiên, trong q trình đó, người đặt hàng cũng phải theo dõi chặc chẽ các đơn hàng trên hệ thống để quản lí và thương lượng kịp lúc. Như vậy, GSK tận dụng rất nhiều vào các hệ thống, đồng thời cũng phụ thuộc nhiều vào hệ thống, nên việc nâng cấp đồng bộ cũng như có kế hoạch hỗ trợ phụ khi hệ thống có vấn đề là cần thực hiện.