Khái niệm
Chu trình chi phí (mua hàng và trả tiền) là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua, vận chuyển, bảo quản và thanh tốn hàng hóa hay dịch vụmà đơn vị có nhu cầu.
- Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động liên quan đến:
Mua nguyên vật liệu, công cụ hỗ trợ và các nguồn lực khác cần thiết cho sản xuất hàng hóa/ dịch vụ.
Mua các hàng hóa hay dịch vụ khác phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mua đất đai, nhà xưởng, thiết bị, … cho đơn vị.
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 chu trình chi phí
Nhà cung cấp Yêu cầu mua
hàng 1.0 Dữ liệu hàng tồn kho Đặt mua hàng 2.0 Nhận hàng 3.0 Chấp nhận hóa đơn 4.0 Thanh tốn 5.0
u cầu mua hàng
Thơng tin đặt hàng Đặt hàng Thơng tin nhận hàng Hóa đơn Thơng tin nhận hàng Dữ liệu nợ phải trả
Thông tin nợ phải trả
Thơng tin thanh tốn
Dữ liệu nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp
Các hoạt động chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 230)
- Yêu cầu mua hàng: Với những công cụ và kỹ thuật khác nhau, mỗi đơn vị sẽ ước đoán nhu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ. Đối với hàng tồn kho, ví dụ, cần theo dõi “điểm đặt hàng” tức là hàng được đặt mua khi hàng trong kho rớt xuống dưới mức tối thiểu gọi là điểm đặt hàng theo quy định trong đơn vị. Đối với các nguồn lực khác phát sinh thường xuyên như dịch vụ bảo hiểm, internet, … được đặt mua định kỳ. Hay đối với các dự án khơng thường xun có thể sẽ địi hỏi nhiều hàng hóa/dịch vụ để hồn thành dự án… Hầu hết các hoạt động xử lý yêu cầu mua hàng đều được tập trung xử lý trong bộ phận mua hàng nhằm đạt được tính kinh tế. Tiếp theo, yêu cầu mua hàng cần được xét duyệt theo các nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
- Đặt mua hàng: Sau khi yêu cầu mua hàng được xét duyệt bởi đối tượng có thẩm quyền, bộ phận mua hàng cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cũng như xét duyệt đặt mua hàng. Hoạt động xét duyệt đặt hàng cũng cần đảm bảo các nguyên tắc kiểm soát nội bộ. Tiếp theo, một chứng từ thích hợp như đơn đặt hàng sẽ được lập và gửi đến nhà cung cấp. Khi nhận được thông báo đồng ý bán hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận có nhu cầu, bộ phận kho hàng, bộ phân ngân quỹ, …
- Nhận hàng: Tùy theo thỏa thuận giữa đơn vị và nhà cung cấp mà thời gian, địa điểm cũng như phương thức giao hàng sẽđược thực hiện tại nơi đơn vị yêu cầu hay tại địa điểm của nhà cung cấp. Đối tượng chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng và nhập kho hàng cần thực hiện các hoạt động kiểm đếm hàng. Các đối tượng này cần được phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Chấp nhận hóa đơn: Trước hoặc sau khi các hoạt động nhận hàng được tiến hành, hóa đơn của nhà cung cấp sẽđược gửi đến bộ phận chức năng để ký chấp nhận hóa đơn. Bộ phận này nên được tách biệt với các bộ phận hay đối tượng có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan như bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận kho hàng, … nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt nhất. Sau khi hóa đơn được ký chấp nhận, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống kế tốn các thơng tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
- Thanh toán: Các hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp cần được xét duyệt bởi đối tượng có thẩm quyền và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tùy theo thỏa thuận mà thời điểm, phương thức thanh tốn sẽđược tiến hành. Sau đó, các thơng tin thanh tốn sẽđược ghi nhận vào hệ thống kế tốn. Nếu là hình thức mua chịu, cần chú ý theo dõi thời hạn thanh toán đểđược hưởng chiết khấu thanh toán từ nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của đơn vị.
Một số hoạt động liên quan
- Trả lại/giảm giá hàng mua: với thỏa thuận trong đặt hàng, hàng mua về có thể được giảm giá hay trả lại nhà cung cấp. Nếu được nhà cung cấp chấp nhận, các bộ phận liên quan tiến hành các thủ tục giảm giá hay trả lại hàng và ghi nhận vào hệ thống kế tốn.
- Dự phịng giảm giá/ thanh lý hàng tồn kho: chất lượng của hàng mua về cần được theo dõi và phản ánh đúng giá trị thực tế trong hệ thống kếtoán đặc biệt tại thời điểm khóa sổ kế tốn. Các hoạt động này cần được xét duyệt bởi đối tượng có thầm quyền đảm bảo nguyên tắc kiểm soát hiệu quả nhất.