(1) UPhần cứng
Một số giải pháp đề xuất đối với nhóm DNNVV trong việc đầu tư và sử dụng các phần cứng phục vụ cho HTTTKT trên nền máy vi tính bao gồm:
- Lựa chọn phần cứng tương thích với PM: Cần đặc biệt chú ý vấn đề này bởi tuỳ theo PM được sử dụng trong HTTTKT mà phần cứng cần được lựa chọn tươngứng. Mỗi PM đều có u cầu về phần cứng thì mới có thể cài đặt và hoạt động ổn định.
- Sử dụng CPU có dung lượng đủ lớn để xử lý dữ liệu: Thông qua kết quả khảo sát, tác giả nhận thấy rất nhiều DNNVV nói rằng tốc độ xử lý dữ liệu kế toán hiện tại quá chậm. Do đó, để khắc phục tình trạng này DNNVV cần ước lượng khối lượng dữ liệu phải xử lý (thông qua xác định dữ liệu đầu vào, kết xuất đầu ra cần tạo ra, yêu cầu xử lý, lưu trữ và kiểm soát) để lựa chọn phần cứng đáp ứng tối đa yêu cầu.
- Đầu tư các thiết bị lưu trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ, ổ cứng di động, USB, thẻ nhớ, … đáp ứng yêu cầu sao lưu dự phịng dữ liệu và thơng tin.
- Sử dụng phần cứng với công nghệ mới để đảm bảo hơn nữa về mặt an ninh và chất lượng. Tuy nhiên, do không thểđầu tư quá nhiều chi phí cho HTTTKT nên DNNVV cần cân nhắc vấn đề này và có thể nhờ DN cung cấp phần mềm tư vấn.
- Mua bảo hiểm và sử dụng phần cứng có chính sách bảo hành của nhà cung cấp:
chính sách này sẽ giúp DNNVV giảm rủi ro phần cứng bị hư hại và đảm bảo bù đắp về mặt tài chính khi phần cứng bị hư hại.
(2) UPhần mềm
Phần mềm được sử dụng trong HTTTKT trên nền máy vi tính gồm nhiều loại PM khác nhau như PMKT, ERP, Microsoft Office, khai báo thuế, diệt Virus, … Chính vì vậy, DNNVV cần chú ý yêu cầu và đầu tư các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán. Trong phần này tác giả chủ yếu tập trung nói về các giải pháp đối với PMKT (hay ERP) nên được áp dụng để cải thiện hiệu quả của HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam.
- Ứng dụng PMKT cho HTTTKT trong DNNVV chưa sử dụng phần mềm: tác dụng của việc sử dụng PMKT là khơng cần bài cãi nữa do đó tác giả mạnh dạn đề xuất tất cả các DNNVV ở Việt Nam tối thiểu cần ứng dụng PMKT trong HTTTKT.
- Ứng dụng hệ thống ERP trong DN vừa ở Việt Nam: Đối với nhóm các DN vừa có quy mơ hoạt động tươngđối rộng khắp thì để thuận lợi hơn cho công tác quản lý cũng như hỗ trợ hoạch định, DN nên chuyển đổi sang sử dụng hệ thống ERP. Tuy nhiên, DN vừa chỉ nên chuyển sang sử dụng hệ thống ERP khi đã đang sử dụng PMKT bởi nếu
chuyển đổi trực tiếp từ hệ thống thủ cơng thì rủi ro ứng dụng không thành công hệ thống ERP là rất lớn. Một sốđiều kiện tiên quyết để DN vừa đưa đến quyết định ứng dụng hệ thống ERP gồm: (1) HTTTKT hiện tại không đáp ứng được yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin ngày càng cao, DN gặp q nhiều khó khăn trong kiểm sốt và truyền thông; (2) Nhận được sựủng hộ mạnh mẽ và kiên trì mục tiêu của nhà quản trị cấp cao trong kế hoạch ứng dụng ERP; (3) DN có ít nhất một nhà quản trị hay nhân viên hiểu rõ về hệ thống ERP, đặc biệt là quy trình ứng dụng ERP; (4) DN chuẩn bị sẵn nguồn tài chính dồi dào đủ để theo đuổi mục tiêu ứng dụng ERP bởi chi phí cho hệ thống này là rất lớn, tuy nhiên nếu không đủ tiềm lực ứng dụng cùng một lúc tất cả phân hệ thì DN có thể lựa chọn ứng dụng trước một vài phân hệđược cho là cấp thiết; (5) Công tác quản lý trong DN đã tiếp cận với xu hướng quản trị quốc tếđặc biệt đã sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu và chu trình; (6) DN chấp nhận được khoảng thời gian tươngđối dài để ứng dụng thành công hệ thống ERP; (7) Chấp nhận được sự thay đổi mạnh mẽ trong quy trình xử lý nghiệp vụ, quản lý điều hành hoạt động kinh doanh; và (8) Không đặt quá nhiều kỳ vọng đối với hệ thống ERP. Khi DN vừa nhận thấy mình có các điều kiện trên thì có thể đưađến quyết định sử dụng hệ thống ERP. Quy trình ứng dụng hệ thống ERP có thể được thực hiện như sau: (1) Xác định mục tiêu của hệ thống; (2) Xây dựng cơ sở hạ tầng; (3) Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp; (4) Thành lập ban hướng dẫn dự án; (5) Xác định cấu trúc của phần mềm; (6) Xác định các tuỳ chỉnh tối thiểu; (7) Phân tích và chuyển đổi dữ liệu; (8) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh; (9) Truyền thơng giữa các bộ phận; và (10) Tạo sự hợp tác giữa các bộ phận trong DN.
Tác giảđề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện mức độ hài lòng đối với phần mềm ứng dụng trong HTTTKT tại DNNVV như sau:
- Lựa chọn PM ứng dụng trong HTTTKT thông qua kết hợp nhiều kênh khác nhau:
Trên thực tế, khi lựa chọn phần mềm, DNNVV có thể thông qua các kênh như: người quen giới thiệu, nhân viên trong DN giới thiệu, quảng cáo, DN cùng ngành đang sử dụng, … Nhằm đảm bảo lựa chọn được PM phù hợp nhất, DNNVV nên kết hợp các kênh này với nhau chứ không nên chỉ dựa vào một kênh.
- Xác định rõ tiêu chuẩn và yêu cầu đặt ra đối với PM sử dụng trong HTTTKT: Tác giả đề xuất các tiêu chuẩn lựa chọn PM như sau (tiêu chuẩn được sắp xếp theo tầm quan trọng giảm dần): (1) Đáp ứng các tiêu chuẩn của PMKT theo thông tư 103/2005/TT-BTC. (2) Khả năng hoạt động của PM: PM phải cung cấp được các kết xuất đầu ra đápứng yêu cầu pháp luật về kế toán đặc biệt là các báo cáo bắt buộc, cung cấp được các kết xuất đầu ra mong muốn, khả năng hoạt động của PM chính xác và ổn định, phù hợp yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý và thời điểm cung cấp thơng tin. DNNVV cần thử nghiệm quy trình xử lý dữ liệu tựđộng trên PM nhằm đảm bảo các tính năng này hoạt động tốt. Xem xét khả năng đổ dữ liệu ra excel của PM; (3)
Tiêu chuẩn về tính kiểm sốt của PM: u cầu về khả năng kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp hỗ trợ sao lưu dự phịng dữ liệu, có các giải pháp tạo ra dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất và chỉnh sửa dữ liệu, các giải pháp hỗ trợ nhập liệu và kiểm sốt tốt q trình nhập liệu; (4) Tính linh hoạt của PM: khi các chính sách kế tốn của Nhà nước thay đổi, nhu cầu thơng tin kế tốn và u cầu kiểm sốt của DN thay đổi, … thì PM sử dụng trong HTTTKT cần có khả năng tuỳ biến để đápứng yêu cầu mới; (5) Giá phí và khả năng hỗ trợ của NCC PM: xem xét cẩn thận giá phí của PM bao gồm những gì (giá PM cho bao nhiêu máy cài đặt, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện người sử dụng, chi phí cho tài liệu, chi phí nhập liệu ban đầu, …), khả năng hỗ trợ về mặt tài chính của NCC PM, hệ thống trợ giúp đầy đủ và tức thời, các cam kết về cập nhật, nâng cấp, bảo hành và bảo trì PM, hồ sơ hướng dẫn cài đặt, sử dụng và xử lý sự cốđầy đủ, chi tiết, giao diện PM thân thiện, kinh nghiệm thiết lập, tổ chức HTTTKT của NCC PM, …
- Thiết lập chính sách sử dụng user và password riêng đăng nhập PM. Đối với người sử dụng PM nên cấp quyền cho mỗi người một tên đăng nhập và mật khẩu riêng; Quy định chính sách thay đổi mật khẩu thường xuyên và hướng dẫn người sử dụng cách thức lập mật khẩu an toàn nhất; Yêu cầu người sử dụng bảo mật user và password. - Chính sách sử dụng quyền admin đối với PM: Xem xét cơ cấu tổ chức của DN, nếu
DN có một bộ phận hay một nhân viên chịu trách nhiệm về quản lý CNTT thì đối tượng này có thểđược quyền admin, nhưng khi đó các đối tượng quản lý như kế toán
trưởng, kế toán tổng hợp, giám đốc, … cũng sẽ khơng có quyền này, nếu DN khơng có bộ phận hay cá nhân phụ trách CNTT thì giải pháp tốt hơn là nên phân quyền admin cho kế toán trưởng hơn là giám đốc. Đặc biệt DNNVV cần tránh cho phép tất cảngười sử dụng đều được sử dụng quyền admin.
- Yêu cầu PMKT/ ERP đảm bảo các điều kiện về kiểm sốt và ứng dụng các tính năng
này của PM hiệu quả: (1) Căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của từng đối tượng sử dụng PM, cần phân quyền truy cập hệ thống ở mức độ chi tiết nhất với các quyền xem, thêm, sửa, xoá dữ liệu trên các chức năng: khai báo, nhập liệu và xem kết xuất đầu ra
(phụ lục 52). (2) Thiết lập bộ phận CNTT phụ trách các hoạt động như quản lý cơ sở dữ liệu, điều khiển máy chủ, thực hiện công tác sao lưu dữ liệu, hỗ trợ xử lý sự cố trên PM, … Nếu DNNVV không đủ nguồn lực tài chính để thiết lập bộ phận CNTT thì có thể sử dụng một nhân viên phụ trách công việc này hay thuê nhà cung cấp PM/ công ty dịch vụ CNTT thực hiện các chức năng này. Nên hạn chế tối đa việc phân chia các công việc trên cho người sử dụng PM. Lập bảng mô tả công việc rõ ràng đối với bộ phận CNTT; (3) Yêu cầu các chức năng kiểm sốt q trình nhập liệu sẵn có trên PM sử dụng trong HTTTKT đối với từng màn hình nhập liệu. DNNVV sẽđưa ra các yêu cầu đối với PM dựđịnh sử dụng. (4) Tính năng để lại dấu vết kiểm tốn
thơng qua bảng ghi nhận tên đăng nhập, ngày giờ đăng nhập, công việc đã làm, …. DNNVV cũng cần chú ý rằng phải phân quyền cho một cá nhân cụ thể như kiểm toán viên nội bộ hay nhân viên độc lập không sử dụng PM chịu trách nhiệm xem xét và đánh giá tính đúng đắn của từng hành vi truy cập. (5) Xác định yêu cầu về phương thức xử lý dữ liệu trên PM. Cụ thể, có hai phương thức xử lý dữ liệu là xử lý theo lô (định kỳ dữ liệu được cập nhật từ tập tin nghiệp vụ vào tập tin chính - tại thời điểm đó kết xuất đầu ra mới chứa các nghiệp vụ nhập liệu) hay xử lý trực tuyến (cập nhật dữ liệu vào tập tin chính ngay khi nhập liệu nghiệp vụ - thông tin cung cấp ngay tại thời điểm nhập liệu trên các kết xuất đầu ra). DNNVV cần dựa vào yêu cầu về thời điểm cung cấp thông tin của các đối tượng sử dụng để lựa chọn PM có phương thức xử lý dữ liệu phù hợp. Tuy nhiên, để thông tin kế tốn phát huy tối đa tính hiệu quả trong cung cấp thơng tin tức thời thì phương thức xử lý thích hợp hơn là xử lý trực tuyến.
- Cải thiện khả năng hoạt động ổn định của PM: Biện pháp tốt nhất để nâng cao khả năng hoạt động ổn định của PM là thử nghiệm chi tiết tính năng hoạt động trong giai đoạn thử nghiệm để lựa chọn PM. Tiếp theo, yêu cầu NCC PM cam kết thực hiện chính sách bảo trì và bảo hành PM. Trước khi đưa PM vào sử dụng cần hướng dẫn sử dụng PM cho các nhân viên sử dụng, bởi nếu người sử dụng không nắm vững cách thức sử dụng thì rủi ro rất lớn đó là PM bị ngưng hay hoạt động không ổn định.
- Quy định rõ trách nhiệm của đối tượng chịu trách nhiệm xử lý sự cố PM. Trong
DNNVV trình tự đối tượng chịu trách nhiệm xử lý sự cố có thể nên diễn ra như sau: (1) Đối với các sự cố nhỏ thì người sử dụng PM có thể tự xử lý với các kiến thức được huấn luyện, (2) Nếu sự cố không thểđược giải quyết bởi người sử dụng thì ngay lập tức cần báo cáo và yêu cầu nhân viên phụ trách CNTT trong DN xử lý, (3) Cuối cùng, nếu tất cả các đối tượng này đều khơng thể xử lý sự cố thì cần liên hệ gấp với NCC phần mềm và yêu cầu sự hỗ trợ.
- Nâng cao hiệu quả của PM sử dụng trong HTTTKT bằng biện pháp mở rộng đối
tượng sử dụng: Lợi ích của việc cho phép các bộ phận khác trong DN sử dụng PM trong HTTTKT đó là khả năng chia sẻ tài nguyên thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí do tránh được việc xử lý riêng lẽ dữ liệu từ đó nâng cao hiệu quả của HTTTKT. Như vậy, DNNVV nên dựa vào yêu cầu thông tin cần cung cấp cho từng bộ phận đã xác định ban đầu, xem xét xem thông tin nào có sẵn trên PM có thể phân quyền cho các nhân viên thuộc bộ phận có u cầu thơng tin đó.
(3) UHệ thống mạng
Nhằm hỗ trợ và phát huy tốt hiệu quả của HTTTKT trên nền máy vi tính, DNNVV cũng cần thiết lập một hệ thống mạng để nối kết và chia sẽ dữ liệu. Giải pháp cho DNNVV là sử dụng mạng nội bộ LAN, mạng diện rộng WAN, hay mạng Intranet, Internet. Tuỳ theo phạm vi về mặt địa lý, năng lực về mặt tài chính và mức độ chấp nhận rủi ro đối với HTTTKT mà DNNVV lựa chọn hệ thống mạng phù hợp. DNNVV có thể nhờ NCC PM hỗ trợ trong quyết định lựa chọn sử dụng mạng nào để kết nối dữ liệu.