Từ kết quả khảo sát thực tế cho thấy DNNVV ở Việt Nam cần cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán với các giải pháp đề xuất như sau:
- Đưa ra các yêu cầu cụ thể của bộ máy kế tốn: xác định rõ các u cầu và trình bày dưới dạng văn bản để làm tiêu chuẩn tổ chức bộ máy kế toán, tuyển dụng hay huấn luyện nhân viên. Các yêu cầu đối với bộ máy kế toán là: (1) Yêu cầu nhân sự về chuyên môn nghiệp vụ, về đạo đức nghề nghiệp; (2) Yêu cầu về tổ chức và phân công công tác với nguyên tắc cần đáp ứng là ghi nhận, xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo công bằng trong khối lượng công việc của mỗi nhân viên, đảm bảo thông tin được truyền thơng nhanh chóng, phân chia cơng việc rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, bộ phận, cá nhân; (3) Yêu cầu về quản lý và kiểm soát đối với bộ máy kế tốn.
- Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn thích hợp: Có ba hình thức tổ chức bộ máy kế tốn đó là hình thức tập trung, hình thức phân tán và hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Với các ứng dụng của CNTT được đưa vào trong HTTTKT thì hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán sẽ phù hợp khi DNNVV có u cầu cung cấp thơng tin kế toán kịp thời cho từng đơn vị trực thuộc và tồn DN cũng như DN có thể dành một nguồn lực tài chính đáng kểđể đầu tư cho HTTTKT. Cần chú ý rằng đối với một số đơn vị trực thuộc, DNNVV có thể tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, một số có thể lựa chọn hình thức phân tán và số cịn lại có thểđược tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán.
- Tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo các yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán: (1) Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán: DNNVV cần căn cứ vào khối lượng công việc kế toán phải xử lý để xác định các phần hành kế toán và phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của từng phần hành. Có hai cách thức tổ chức phần hành kế tốn đó là: tổ chức theo đối tượng kếtốn hay nhóm đối tượng kế tốn - tức là với cách thức này, căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán đã được xác định, mỗi đối tượng kế tốn/ nhóm đối tượng kế tốn được xem là một phần hành kế toán, tổ chức theo hoạt động trong chu trình - tức là mỗi hoạt động hay một số hoạt động trong một chu trình sẽ được xem là một phần
hành kế toán. Với mục tiêu tổ chức HTTTKT trong điều kiện tin học hố thì cách thức phù hợp và mang lại hiệu quả hơn cho quá trình tổ chức là hình thức tổ chức theo hoạt động trong chu trình. DNNVV cũng nên chú ý rằng bộ máy kế tốn có thể được tổ chức theo cách kết hợp giữa hai cách thức trên tức là trong DNNVV có nhu cầu tin học hố cơng tác kế tốn thì giải pháp tối ưu là tổ chức phần hành kếtoán trên cơ sở
các hoạt động theo từng chu trình và nếu một số đối tượng kế tốn nào đó phát sinh
q nhiều thì có thể tách thành phần hành kế toán riêng biệt theo đối tượng kế toán.
Một đặc điểm nữa của HTTTKT trên nền máy vi tính cần chú ý đó là việc quản lý tách biệt trách nhiệm khai báo (các danh mục đối tượng quản lý chi tiết) và nhập
liệu hoạt động tương ứng cho các phần hành kế toán khác nhau. Kết quả của hoạt
động này sẽ cần thiết được trình bày dưới dạng sơ đồ mơ tả các phần hành kế tốn và bảng mơ tả cơng việc (xem phụ lục 53). (2) Xác định và phân công nhân sự cho bộ máy kế toán: cần xác định các tiêu chuẩn cụ thể về nhân sự cho HTTTKT mới và xem xét khảnăng đáp ứng yêu cầu mới của nhân sự cũ, tuyển dụng thêm nhân sự (nếu cần). Sau khi xác định được số lượng nhân sự kế toán căn cứ vào khối lượng công việc được mô tả cụ thể ở Bảng mô tả công việc và ở các bước trước, phân chia cơng việc kế tốn cụ thể cho từng cá nhân theo mức độ phức tạp của phần hành kế tốn và trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên kế tốn. Chú ý ngun tắc cơng bằng trong phân chia công việc cho các nhân viên. Một nhân viên có thểđảm nhiệm nhiều phần hành kế toán và ngược lại một phần hành kế tốn cũng có thể phân chia cho nhiều nhân viên cùng phụtrách nhưng cần tách biệt rõ ràng (phụ lục 54).
Như vậy, tất cả các thành phần cấu tạo nên HTTTKT trong DNNVV đã được tổ chức. Tiếp theo là công việc chuyển đổi từ HTTTKT cũ sang HTTTKT mới. DNNVV có
thể lựa chọn: (1) chuyển đổi trực tiếp (ngừng ngay HTTTKT cũ, chuyển sang sử dụng HTTTKT mới), (2) vận hành song song (cả hai HTTTKT cũ và mới đều cùng vận hành cho đến khi hệ thống mới hoạt động ổn định), (3) Chuyển đổi từng giai đoạn (vận hành song song từng phần hành kế toán của cả HTTTKT cũ và mới) hay (4) Sử dụng hệ thống thử nghiệm (vận hành song song HTTTKT cũ và mới lần lượt ở từng đơn vị trực thuộc nếu DNNVV có nhiều đơn vị trực thuộc). Tác giả kiến nghị các DN siêu nhỏ nên lựa
chọn phương thức chuyển đổi trực tiếp xuất phát từhai đặc điểm như sau: DN siêu nhỏ thường có khối lượng cơng việc kế tốn tương đối ít và khả năng đầu tư nguồn lực tài chính cho giai đoạn chuyển đổi HTTTKT cũng khơng nhiều nên có thể chuyển đổi trực tiếp, rủi ro HTTTKT mới hoạt động không như mục tiêu là thấp hoặc nếu có sự cố thì cũng dễ dàng giải quyết. Đối với các DN nhỏ do quy mơ của nhóm DN này lớn hơn một chút và như vậy khối lượng cơng việc kế tốn cần xử lý cũng như quy mô của HTTTKT cũng sẽ lớn hơn trong DN siêu nhỏ. Bên cạnh đó DN nhỏ cũng có khả năngđầu từ nguồn lực tài chính nhiều hơn nên phương thức chuyển đổi hệ thống thích hợp là vận hành song song. Cuối cùng, đối với nhóm DN vừa, nếu DN khơng có hay có ít các đơn vị trực thuộc có thể lựa chọn phương thức chuyển đổi từng giai đoạn do quy mô của HTTTKT trong nhóm DN này cũng tương đối lớn và DN có thể chấp nhận một khoản chi phí lớn hơn hai nhóm DN siêu nhỏ và nhỏ. Tuy nhiên, nếu DN vừa có quá nhiều đơn vị trực thuộc và quy mô DN đã gần ngưỡng DN lớn thì phương thức thích hợp hơn là sử dụng hệ thống thử
nghiệm nhằm giảm tối đa rủi ro trong giai đoạn chuyển đổi HTTTKT.
3.3. Các kiến nghị nhằm tổ chức HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam hiệu quả
Nhằm đưa các giải pháp trên vào ứng dụng thực tế trong tổ chức HTTTKT tại DNNVV ở Việt Nam, tác giảđề xuất một số kiến nghị cụ thể như sau:
3.3.1. UKiến nghị với DNNVV ở Việt Nam
- Nhà quản trị trong DNNVV ở Việt Nam cần thay đổi tư duy về quản lý và ra quyết định. Nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng của HTTTKT trong hỗ trợ DNNVV duy trì và phát triển.
- Đặc biệt, DNNVV cần quan tâm và đầu tư hơn nữa vào các thiết bị và PM ứng dụng trong HTTTKT cũng như tăng cường các chính sách phát triển nguồn nhân lực kế toán trong đơn vị.
- Trong quá trình tổ chức HTTTKT, DNNVV cần thiết lập một đội dự án chịu trách nhiệm tổ chức HTTTKT theo mục tiêu ứng dụng CNTT vào công tác kế toán. Các thành viên của đội dự án này nên bao gồm: người thuộc ban lãnh đạo DN, đại diện
của các bộ phận khác liên quan đến HTTTKT trong DN, người quản lý HTTTKT, các nhân viên kế tốn và đặc biệt là cần có chun gia phát triển HTTTKT cũng như các chuyên viên về CNTT. Với cơ cấu của đội dự án tổ chức HTTTKT như trên sẽ giúp DNNVV có được sự chỉ đạo xuyên suốt quá trình tổ chức, đáp ứng tối đa yêu cầu của người sử dụng thông tin kế toán và người quản lý, vận hành hệ thống.
3.3.2. UKiến nghịđối với các tổ chức khác
3.3.2.1. Kiến nghị đối với Nhà nước
- Để hỗ trợ các DNNVV tồn tại và phát triển nhất là trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế Việt Nam, Nhà nước cần nghiên cứu và ban hành các chính sách hỗ trợ và cải thiện mơi trường kinh doanh, mơi trường thơng tin nhìn chung mà công việc cấp bách nhất là hỗ trợ vốn cho DNNVV.
- Các thay đổi về môi trường pháp lý cũng rất cần thiết thay đổi theo hướng bám sát thực tế và hỗ trợ tối đa cho các DNNVV phát triển cũng như tổ chức hiệu quả HTTTKT. Cụ thể, các cơ quan Nhà nước cần nghiên cứu, điều chỉnh hay ban hành lại các văn bản pháp luật như Luật doanh nghiệp, Luật thuế, … và đặc biệt cần điều chỉnh các văn bản pháp lý quy định tổ chức HTTTKT cho DN Việt Nam theo hướng: sửa đổi, bổ sung những điểm chưa phù hợp trong Luật kế toán hiện hành; ban hành bộ chuẩn mực kế toán áp dụng cho DNNVV; và thống nhất hai hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho hai nhóm DN khác nhau hiện nay thành một chếđộ kế toán.
3.3.2.2. Kiến nghị đối với tổ chức nghề nghiệp và hỗ trợ DNNVV
- Các tổ chức nghề nghiệp đặc biệt là Hội kế toán Việt Nam cần thực hiện các nghiên cứu thực nghiệm về tình trạng tổ chức HTTTKT trong DNNVV đề từđó đề xuất các giải pháp hỗ trợ DNNVV giải quyết vướng mắc. Hội kế toán Việt Nam cũng cần phát huy vai trò hỗ trợ sự phát triển của nghề kế toán bằng cách đẩy mạnh hơn nữa các kênh truyền thông đến DN về những điểm mới hay xu hướng phát triển ngành kế toán. Hơn nữa, Hội kế toán cũng cần nghiên cứu và giới thiệu đến các DNNVV các PMKT phù hợp với quy mô của DN cũng như truyền thơng đến DNNVV về lợi ích của việc tin học hố cơng tác kế toán.
- Đối với các tổ chức hỗ trợ DNNVV Việt Nam cần phát huy hơn nữa vai trị của mình bằng các biện pháp giới thiệu nguồn hỗ trợ vốn, giới thiệu đối tác kinh doanh, giới thiệu người lao động, …
- Các tổ chức nghề nghiệp và hỗ trợ DNNVV Việt Nam cũng cần phát huy vai trò trong việc đề xuất và tác động đến các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành các quy định pháp lý theo xu hướng hỗ trợ sự phát triển của DNNVV và nghề kế toán bằng cách thực hiện các khảo sát thực tế về thực trạng của DNNVV. Các tổ chức này cũng cần trở thành cầu nối giữa Nhà nước và DNNVV thông qua việc hỗ trợ các cơ quan Nhà nước kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các chính sách, quy định mới nếu được ban hành.
3.3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ sởđào tạo
- Đối với các cơ sở đào tạo ra các kế toán viên, kế toán trưởng cần nghiên cứu và đưa vào chương trình đào các nội dung liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn cho DN có quy mơ nhỏ và vừa thay vì chỉ tập trung vào nhóm DN lớn như hiện nay. Đặc biệt, cần cải tiến chương trình đào tạo bằng cách đưa thêm các môn học liên quan đến ứng dụng tin học hố trong cơng tác kế toán để đào tạo ra những con người thành thạo cả hai kỹ năng kế toán và CNTT. Bên cạnh đó, các cơ sở đào tạo kế toán cũng cần chú trọng hơnđến việc vận dụng trên thực tế các kiến thức lý thuyết kế toán đã học thơng qua các chương trình ngoại khố (mời các chuyên gia bên ngoài trường đến giới thiệu về thực tế hoạt động kế tốn), chương trình tập sự tại một số DN, tổ chức các cuộc thi học thuật về kế toán, …
- Đối với các cơ sởđào tạo khác đặc biệt các cơ sở đào tạo liên quan đến lĩnh vực quản trị DN cũng cần mở rộng các khoá ngắn hạn giới thiệu cho các nhà quản trị hiện tại và tương lai biết về lợi ích của thơng tin trong đó có thơng tin kế tốn và cách thức sử dụng thơng tin trong hỗ trợ ra quyết định điều hành, quản lý và kiểm soát DN. Đặc biệt, tiếp cận đối tượng là các nhà quản trị trong nhóm DNNVV.
3.3.2.4. Kiến nghịđối với doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức HTTTKT
- Đối với DN cung cấp PM ứng dụng trong HTTTKT: Cần chú ý phát triển hơn nữa các PMKT phù hợp với DN có quy mơ nhỏ và vừa ở Việt Nam bởi đây là nhóm khách
hàng tiềm năng nhất của DN. Bên cạnh đó cũng nên tìm hiểu và phát triển các phần mềm ERP có giá thành phù hợp và khả năng ứng dụng trong các DN vừa. Các DN cung cấp PM cũng cần cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng cũng như dịch vụ tư vấn phát triển HTTTKT theo hướng chuyên nghiệp. Đẩy mạnh các kênh truyền thông đến khách hàng là DNNVV về tính năng, hiệu quả của việc ứng dụng PM trong HTTTKT.
- Đối với các DN cung cấp phần cứng, mạng và tư vấn tổ chức HTTTKT: Cần quan tâm đối với phân khúc khách hàng là các DNNVV hơn nữa bằng các chính sách như giới thiệu sản phẩm phù hợp đến các DNNVV, hỗ trợ về giá, hỗ trợ về mặt tài chính thơng qua chính sách trả chậm, …
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ----------
Xuất phát từ thực trạng tổ chức HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam và các nền tảng lý luận vềứng dụng CNTT vào trong HTTTKT để nâng cao hiệu quả hệ thống, tác giảđã đề xuất các giải pháp và kiến nghị dựa trên bốn mục tiêu tổ chức HTTTKT cho DNNVV và các định hướng thực hiện tổ chức HTTTKT cho nhóm DN này. Các giải pháp chung để tổ chức HTTTKT cho DNNVV ở Việt Nam được đề cập trên các khía cạnh liên quan đến mơi trường pháp lý, môi trư ờng kinh doanh và môi trường thông tin. Với các giải pháp chung này nếu được thực hiện đồng bộ sẽ góp phần phát triển DNNVV và làm thay đổi dần quan điểm của nhà quản trị - chủ sở hữu DNNVV tại Việt Nam trong sử dụng thơng tin kế tốn. Bên cạnh đó các giải pháp cụ thể cũng đã được đề cập liên quan đến các bộ phận cấu thành HTTTKT gồm: xác định u cầu thơng tin kế tốn, xây dựng hệ thống chứng từ, sử dụng sổ đăng ký mẫu chữ ký của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt, tổ chức danh mục đối tượng kếtoán và đối tượng quản lý chi tiết để hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong DN, xác định hệ thống báo cáo cần lập, hồn thiện các chính sách vềlưu trữ dữ liệu và thơng tin kế tốn và cuối cùng các chính sách về kiểm sốt tồn bộ HTTTKT. Về mặt kỹ thuật của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa bao gồm phần cứng, các phần mềm ứng dụng và hệ thống mạng cũng đã được tác giả đề xuất các giải pháp. Cuối cùng, các giải pháp về nhân sự kế tốn đóng vai trò quan trọng trong quyết định hiệu quả của HTTTKT tại các DNNVV ở Việt Nam. Thêm vào đó, các kiến nghị nhằm tổ chức hiệu quả HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam đã được tác giả đề cập trên hai khía cạnh: bản thân các DNNVV và các tổ chức khác như: Nhà nước, tổ chức nghề nghiệp kế toán, tổ chức hỗ trợ DNNVV, các cơ sở đào tạo kế toán và quản trị , các tổ chức cung cấp, hỗ trợ phát triển HTTTKT trên nền máy vi tính.
KẾT LUẬN
----------
Tổ chức HTTTKT trong điều kiện tin học hóa đã và đang là xu hư ớng tất yếu của tất cả các DN ở Việt Nam và trên Thế giới. Hiện nay các giáo trình, bài báo hay các cơng trình