- Tổ chức bộ máy kế tốn là việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn, tuyển dụng nhân sự và bố trí nhân sự trong phịng kế tốn.
- Bộ máy kế toán được tổ chức trong đơn vị cần đápứng các yêu cầu sau:
Phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm phù hợp với quy mô của đơn vị và các đơn vị trực thuộc, cơ cấu bộ phận phòng ban và cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế tốn.
Đápứng u cầu xử lý của khối lượng cơng việc kế tốn.
Tinh gọn, chun mơn hóa và đủ năng lực hồn thành cơng tác kế tốn.
Thích hợp và đáp ứng về đặc điểm, định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị.
- Bộ máy kế tốn có thểđược tổ chức theo một trong các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn như sau:
Hình thức tập trung: Tồn bộ cơng việc kế tốn được tập trung tại phịng kế tốn của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc (nếu có) chỉ thực hiện lập chứng từban đầu và chuyển về đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng trong trường hợp đơn vị có quy mơ vừa và nhỏ. Nó có ưu điểm đảm bảo sự tập trung, thống nhất công tác kế tốn và mang tính chun mơn hóa cao. Nhưng nhược điểm của hình thức này là khơng cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý tại các bộ phận trực thuộc của đơn vị.
Hình thức phân tán: Các đơn vị phụ thuộc phải tự tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, phịng kế tốn của đơn vị chính thực hiện cơng tác kế tốn tổng hợp chung cho tồn đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường được áp dụng trong trường hợp đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị phụ thuộc hoạt động ở các địa bàn khác nhau và được đơn vị chính phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý. Hình thức này có ưuđiểm là cung cấp thơng tin kịp thời đến nhà quản trị tại các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, hình thức phân tán lại có nhược điểm làm gia tăng sốlượng nhân viên kế toán và làm gia tăng chi phí.
Hình thức vừa tập trung, vừa phân tán: Kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên tức tổ chức công tác kế tốn khơng chỉ tập trung tại phịng kế tốn của đơn vị chính, mà cịn được thực hiện một phần tại các đơn vị cấp dưới tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý và hạch toán của đơn vị chính cho đơn vị cấp dưới.
Cần chú ý rằng, với việc ứng dụng CNTT vào trong cơng tác kế tốn, việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn khơng cịn bị giới hạn theo quy mô, địa bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ, trình độ nhân viên kế tốn, … nữa. Nếu một đơn vị có điều kiện hạ tầng kỹ thuật cơng nghệ thơng tin tốt và có phần mềm kế tốn / phần mềm ERP phù hợp, có thể truy xuất, cập nhật dữ liệu trên nền giao thức mạng, kiểm sốt truy cập hệ thống tốt thì hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung vẫn có thểđược áp dụng cho dù đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị thành viên, khối lượng nghiệp vụ nhiều, địa bàn hoạt động rộng, …hay đơn vị này có thể tổ chức bộ máy kế tốn phân tán với mỗi đơn vị phụ thuộc có bộ máy kế toán riêng nhưng tổ chức xử lý dữ liệu tập trung tại đơn vị chính.
- Việc tổ chức cơ cấu phịng kế tốn tức là việc xây dựng các phần hành kế toán hay các bộ phận, các tổ kế tốn và phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành có thểđược thực hiện bằng những cách thức như: tiếp cận theo q trình xử lý các đối tượng kế tốn, tiếp cận theo chu trình kinh doanh hay kết hợp cả hai cách thức này. Tùy theo đặc điểm tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và kiểm soát mà đơn vị sẽ lựa chọn cách thức tổ chức cơ cấu phịng kế tốn phù hợp.
- Sau khi cơ cấu phịng kế tốn được tổ chức, đơn vị cần phân công nhân sự cho từng phần hành. Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng các yêu cầu về trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp; phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong đơn vị. Nếu tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường. Đặc biệt cần chú ý trong lựa chọn kế toán trưởng bởi đây là người đứng đầu bộ máy kế toán theo các quy định của Luật kế toán và yêu cầu riêng của đơn vị.
1.3. Đặc điểm về tổ chức HTTTKT trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Tổ chức HTTTKT cho các doanh nghiệp đang là một nhu cầu cấp thiết trong điều kiện nền kinh tế không ngừng phát triển và hội nhập sâu rộng. Đặc biệt, việc sử dụng CNTT cho công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến và mang lại nhiều hiệu quả to lớn.
Một số đặc điểm riêng của nhóm DNNVV (phụ lục 1) tác động đến công tác tổ chức HTTTKT trong DNNVV gồm: quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ và thường theo hướng chun mơn hóa một ngành nghề cụ thể, khả năng tài chính và huy động vốn hạn chế, khả năng và trình đ ộ ứng dụng CNTT khơng cao, trình đ ộ quản lý khơng cao, … Chính những đặc điểm này khiến cơng tác tin học hóa cơng tác kế tốn trong nhóm DNNVV có những yêu cầu và đặc điểm riêng cần được nghiên cứu để thiết kế và thực hiện phù hợp, bao gồm:
- Đầu vào của HTTTKT trong DNNVV đơn giản chủ yếu là các chứng từ bằng giấy đến từ bên trong và bên ngoài hệ thống. Hiếm khi các doanh nghiệp có các nguồn dữ liệu đầu vào được nhận từ một phần mềm khác hay các chứng từđiện tử. Sốlượng dữ liệu đầu vào tức số lượng các nghiệp vụ kinh tế cần ghi nhận và phản ánh vào HTTTKT cũng ít hơn so với DN lớn. Do đó, yêu cầu xử lý dữ liệu đầu vào của HTTTKT trong DNNVV cũng đơn giản và dễ kiểm soát hơn.
- Quá trình xử lý dữ liệu trong DNNVV cũng đơn giản do các dữ liệu đầu vào chỉ là các nghiệp vụ kinh kế phát sinh thường xuyên, ít các nghiệp vụ phức hợp hay khó xử lý. Hệ thống kế tốn thủ cơng cũng có thểđápứng phần nào yêu cầu xử lý dữ liệu, tuy nhiên để nâng cao hiệu quả và thúc đẩy DNNVV phát triển thì q trình xử lý kế tốn nên được tự động hoá bằng một phần mềm kế tốn phù hợp với quy mơ nhỏ và vừa của doanh nghiệp.
- Phương thức lưu trữ dữ liệu và thơng tin trong DNNVV khơng địi hỏi nhiều diện tích hay phức tạp, chỉ cần lưu trữ đầy đủ và dễ dàng cho công tác tra cứu. DNNVV cũng cần kết hợp vừa lưu trữ bằng giấy vừa lưu trữdưới dạng điện tử nhằm đảm bảo không bị thất thốt dữ liệu hay thơng tin.
- Thơng tin đầu ra đặc biệt quan trọng đối với DNNVV. Đểhướng đến mục tiêu duy trì và phát triển thì nhóm doanh nghiệp này ngày càng phát sinh các yêu cầu thơng tin kế tốn quản trị để hỗ trợ chủ sở hữu – nhà quản trị ra quyết định. Thông tin kế tốn tài chính và thuế là cần phải được tạo ra theo quy định của cơ quan Nhà nước.
- Bộ máy và người làm kế tốn trong DNNVV thơng thường cần sốlượng ít và khơng q địi hỏi những người có trình độ chun mơn cao do khối lượng dữ liệu cần xử lý trong doanh nghiệp ít và đơn giản. Chính vì vậy, khi phân chia công việc giữa các nhân viên kế toán cũng trở nên dễ dàng. Thậm chí một vài doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần có một nhân viên kế tốn.
- Hệ thống phần cứng ứng dụng trong HTTTKT của DNNVV không cần là những công nghệ mới và tiên tiến nhất trên thế giới, yêu cầu về cấu hình cũng khơng cao do hệ thống không cần phải xử lý một khối lượng dữ liệu quá lớn và phức tạp. Chi phí đầu tư cho hệ thống phần cứng theo đó cũng khơng vượt sức doanh nghiệp.
- HTTTKT trong DNNVV chủ yếu được tổ chức theo đối tượng kế tốn hay nhóm đối tượng kế tốn cùng loại. Cách thức tổ chức này đã bộc lộ một số nhược điểm cần cải thiện sẽđược phân tích trong các chương sau.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ----------
Kế toán là việc thu thập dữ liệu, xử lý và tạo thông tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Các thơng tin kếtốn được tạo ra cần đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng thông tin để thông tin hỗ trợ tối đa người sử dụng ra quyết định. HTTTKT là tập hợp bao gồm đầu vào, xử lý, lưu trữ, đầu ra và hoạt động kiểm soát nhằm cung cấp các thơng tin hữu ích đến người sử dụng.
HTTTKT hiện nay không chỉ giới hạn trong các hoạt động thủ cơng mà cịn cần ứng dụng các tiến bộ của CNTT. Tổ chức HTTTKT trên nền máy vi tính trong doanh nghiệp là việc thiết lập từng thành phần cấu tạo và các yếu tổ thực hiện HTTTKT. Đối tượng thực hiện hệ thống gồm phần cứng, phần mềm và người làm cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, với cách tiếp cận kế tốn truyền thống đó là tiếp cận kế toán theo đối tượng kế toán đã bộc lộ nhiều nhược điểm đặc biệt trong mơi trường kế tốn máy tính nên một cách tiếp cận tổ chức HTTTKT mới đã đư ợc nhiều tác giả trên thế giới và Việt Nam nghiên cứu bởi tính ưu việt của nó đó là tiếp cận kế tốn thu chu trình. Chu trình kế tốn là các hoạt động kế toán tương ứng theo từng hoạt động kinh doanh mang tính chất lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Các chu trình kinh doanh thư ờng có trong doanh nghiệp bao gồm chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình nhân sự và chu trình tài chính.
Tổ chức HTTTKT trong DNNVV có các đặc điểm riêng cần chú ý mà nguyên nhân chính xuất phát từ nhu cầu thông tin đầu ra đơn giản và các dữ liệu đầu vào của hệ thống thường ít về loại và sốlượng nghiệp vụ phát sinh.
U
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu tổng quát tình hình quản lý và hoạt động trong DNNVV ở Việt Nam
2.1.1. UVai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Theo điều 5 nghị định 56/2009/NĐ-CP thì DNNVV là cơ sởđã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn hoặc sốlao động bình quân năm.
Các DNNVV ở Việt Nam chiếm khoảng 97% tổng số DN trên tồn quốc. Tính đến cuối năm 2010 theo cơng bố của Chính phủ cảnước có trên 500.000 DNNVV. Với số lượng ngày càng gia tăng, các DNNVV ở Việt Nam ngày càng đóng vai trị quan tr ọng trong nền kinh tế quốc gia. Có thể khái quát vai trị của DNNVV ởnước ta như sau:
• Vai trò phát triển nền kinh tế: Do chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các DN nên một khối lượng lớn giá trị gia tăng của tổng sản phẩm quốc dân được tạo ra từ các doanh nghiệp này. Ở Việt Nam, đóng góp tăng trưởng kinh tế của DNNVV lên đến hơn 40% vào năm2010. Đồng thời, hệ thống DNNVV cũng đã thu hút một lực lượng lao động đáng kể ở khắp mọi miền của đất nước góp phần phát triển kinh tế3F
4
. Một điều chắc nữa là hầu hết các DN lớn đều có xuất phát điểm là các DNNVV.
• Vai trị ổn định nền kinh tế: DNNVV có vai trị mạnh mẽ trong cung ứng thêm nhiều hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường mà các DN lớn có thể khơng đáp ứng được đầy đủ.
• Thúc đẩy tính năng động của nền kinh tế: Xuất phát từ đặc điểm cơ bản của DNNVV là quy mô hoạt động nhỏ nên xét về khía cạnh lý thuyết các DN này rất dễ điều chỉnh hoạt động (như thay đổi mặt hàng kinh doanh) theo sự biến động của nền kinh tế.
4
Năm 2009, cả nước có khoảng 9,3 triệu lao động với tổng thu nhập 28.180.242 triệu đồng, trong đó các DNNVV
• Ngành cơng nghiệp phụ trợ quan trọng: Với đặc điểm DNNVV thường sản xuất kinh doanh theo hướng chuyên mơn hóa nên nhóm DN này tạo thành ngành công nghiệp phụ trợ quan trọng để các DN lớn hồn thiện sản phẩm.
• Vai trị chủ đạo trong nền kinh tế địa phương: Ở Việt Nam phần lớn các DN lớn tập trung tại những trung tâm kinh tế lớn trong khi loại hình DNNVV lại có mặt ở khắp các địa phương góp phần quan trọng vào thu ngân sách, vào sản lượng và tạo công ăn việc làm tại địa phương. Hơn nữa, các DNNVV phát triển sẽ giúp địa phương khai thác thế mạnh về đất đai, tài nguyên, lao động phục vụ phát triển kinh tế địa phương. • Vai trị trong giải quyết các vấn đề xã hội: Do len lỏi ở khắp mọi miền đất nước, hoạt
động trên nhiều ngành nghề khác nhau nên các DNNVV đã cùng với Nhà nước có những đóng góp rất quan trọng vào việc giải quyết các vấn đề xã hội, bao gồm: giải quyết việc làm cho người lao động, sử dụng lao động tại nhà, lao động thường xuyên hay lao động thời vụ; hạn chế các tệ nạn, tiêu cực phát sinh do khơng có việc làm; tăng thu nhập, nâng cao chất lượng đời sống của nhân dân; thu hút nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cư; nâng cao vai trò của người phụ nữ khi họ được tham gia lao động trong các DN, …
2.1.2.UĐặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở Việt Nam
• Trong các DNNVV thì DN nhỏ và siêu nhỏ chiếm đại bộ phận 4F 5
. Hình thức sở hữu gồm đủ các hình thức như sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể, sở hữu tư nhân và hình thức sở hữu hỗn hợp. Về loại hình DN thì chủ yếu là DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của DNNVV rất đa dạng nhưng tập trung chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Riêng đối với lĩnh vực sản xuất, các DN nhỏ và siêu nhỏ vẫn hoạt động theo phương thức thủ cơng, bán thủ cơng hoặc gia cơng.
• Hiệu quả kinh doanh của DNNVV thường không cao và chịu áp lực cạnh tranh lớn nên tuổi thọ bình quân của DN thường rất thấp. Tuy nhiên, cũng có một số DN hoạt
động trong lĩnh vực chế biến nơng lâm thủy sản có sản phẩm xuất khẩu với giá trị kinh tế cao.
• Phần lớn các DNNVV có năng lực tài chính kém, cơng nghệ thiết bị lạc hậu, chủ yếu sử dụng lao động thủ công. Sản phẩm của họ thường tiêu thụ trong thị trường nội địa, sức cạnh tranh yếu.
• Trình độ và hiệu quả quản lý cịn thấp, DNNVV thường được quản lý theo kiểu gia đình và mang nặng tính kinh nghiệm. Nhìn chung, hệ thống thơng tin và HTTTKT trong DN cịn rất yếu, phần lớn chỉ tập trung vào mục tiêu đối phó với cơ quan thuế hơn là phục vụ cho mục tiêu quản lý, điều hành hoạt động của DN.
• Lao động trong DNNVV thường chưa qua trường lớp đào tạo nên tay nghề thấp. • Hầu hết các DNNVV đều hoạt động độc lập, việc liên doanh liên kết còn hạn chế và