Chính phủ cần có nhiều chính sách và biện pháp thúc đẩy môi trường thông tin trong nước phát triển theo hướng tiếp cận thông tin tiên tiến trên thế giới, cụ thể: Tạo điều kiện cho DNNVV tiếp cận thông tin về kỹ thuật, xu hướng ngành nghề kinh doanh trên thế giới thông qua các kênh truyền thông như mạng internet, báo chí, hội thảo, hội chợ triển lãm, …. Ở các vùng xa xôi, hẻo lánh, kinh tế chậm phát triển cần phát triển các kênh thông tin hiện đại để DNNVV có cơ hội tiếp cận thơng tin một cách nhanh chóng, thuận lợi như mở rộng phạm vi phủ sóng của đài phát thanh, truyền hình, đưa các dịch vụ internet, điện thoại di động, truyền hình cáp, truyền hình vệ tinh, các kênh phân phối báo, tạp chí, sách chuyên khảo về kinh doanh, …. Khi DNNVV được tiếp cận với ngày càng nhiều thông tin sẽ là cơ hội lớn để thay đổi quan điểm, cách thức quản trị truyền thống và tiếp cận với cách quản trị mới.
Bên cạnh đó cần tạo điều kiện thuận lợi để các DN cung cấp giải pháp phát triển HTTTKT tiếp cận với nhóm DNNVV thơng qua các kênh truyền thơng phổ biến và có thể hỗ trợ những DN này tiếp cận khách hàng bằng cách cung cấp thông tin về DNNVV.
Ngoài ra, Nhà nước cần hỗ trợDNNVV trong đào tạo các nội dung về quản trị DN và kế toán gắn với điều kiện ứng dụng CNTT để các nhà quan trị có thể tiếp cận và hoạt động tốt trong môi trường thông tin nhằm nâng cao khả năng sử dụng thơng tin kế tốn cho việc quản lý và điều hành DN.
3.2.2. UGiải pháp cụ thể
3.2.2.1. Giải pháp về các bộ phận cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn
• Theo kết quả khảo sát, để cải thiện hiệu quả của HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam thì tất cả các bộ phận cấu thành HTTTKT cần được tổ chức lại tốt hơn. Công việc đầu tiên mà DNNVV cần tiến hành là phân tích HTTTKT hiện tại về các ưu và nhược điểm trong đápứng u cầu thơng tin, kiểm sốt của DN. Từđó xác định mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT mới cũng như phân tích tính khả thi của dự án (xem xét trên các khía cạnh: khả thi về mặt luật pháp, kỹ thuật, thời gian, hoạt động và khả thi kinh tế).
• Sau khi đã đưa ra quyết định về việc sẽ ứng dụng PMKT hay hệ thống ERP thì DNNVV cần xác định rõ yêu cầu thơng tin, u cầu quản lý và kiểm sốt trong DN để làm căn cứ thiết kế các bộ phận cấu thành HTTTKT. Công việc cụ thể gồm: (1) Xác định các thông tin mà HTTTKT cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi DN. (2) Tiến hành phân tích các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh để xác định yêu cầu thơng tin kế tốn cần cung cấp cho từng đối tượng sử dụng thông tin trong DN (chú ý mục đích sử dụng thơng tin). (3) Dựa vào mơ hình REA (nguồn lực - sự kiện - đối tượng) để xác định các nguồn lực, đối tượng liên
quan đến từng hoạt động. (4) Xác định các thông tin tác nghiệp, vận hành cần
cung cấp theo từng đối tượng, nguồn lực của hoạt động. Thông tin tác nghiệp, vận hành là các thông tin hỗ trợ hoạt động ra quyết định bằng cách cung cấp thơng tin để xác định có nên thực hiện một hoạt động nào đó hay khơng? mức độ thực hiện hoạt động đó sẽnhư thế nào? Thơng tin này được chia thành hai nhóm đó là thơng tin mơ tảcác đối tượng, nguồn lực (Ví dụđối tượng Khách hàng: tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, sốđiện thoại, ….) và thông tin quản lý các đối tượng, nguồn lực đó theo yêu cầu quản lý riêng biệt của DN (Ví dụ như đối tượng Khách hàng cần quan lý theo doanh số bán hàng, nợ phải thu, …). (5) Xác định các thông tin tổng hợp, đánh giá
liên quan đến từng hoạt động của chu trình. Đây là thơng tin giúp đánh giá vi ệc thực hiện một hoạt động nào đó trong DN đã diễn ra như thế nào. Nhóm thơng tin này cần
được xác định dưới hai dạng thơng tin đó là thơng tin tổng hợp hoạt động (ví dụ liên quan đến hoạt động xuất kho để giao hàng cho khách hàng trong chu trình doanh thu thì thơng tin tổng hợp có thể là tổng hợp các phiếu xuất kho) và thơng tin phân tích hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan (ví dụ như thơng tin phân tích hoạt động xuất kho theo từng khách hàng, từng mặt hàng hay từng nhân viên xuất hàng).
(6) Xác định các thông tin kế toán quản trị khác cần cung cấp liên quan đến toàn
bộ các hoạt động trong DN (khơng theo chu trình) như các thơng tin v ề kết quả kinh doanh, thơng tin phân tích, thơng tin dự báo, … theo yêu cầu của người sử dụng. Kết quảthu được từcác bước phân tích ở trên sẽ cần thiết được trình bày dưới dạng bảng (xem phụ lục 42).
(1) UĐầu vào của HTTTKT
Các giải pháp nâng cao tính hiệu quả và mức độ thỏa mãn của hệ thống chứng từ trong DNNVV ở Việt Nam bao gồm:
- Giải pháp nâng cao mức độđáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thơng tin và kiểm sốt của hệ thống chứng từ. Trong quá trình tổ chức HTTTKT, DNNVV cần:
• Phân loại các hoạt động kinh doanh trong DN theo từng chu trình kinh doanh.
Trong bước này, cần chú ý đến ngành nghề, đặc điểm hoạt động kinh doanh của DNNVV để xác định cho đúng. Ví dụ như DN chỉ kinh doanh thương mại thì sẽ khơng phát sinh các hoạt động thuộc về chu trình chuyển đổi.
• Ở mỗi hoạt động, xác định các chứng từ nên lập và sử dụng bằng cách phân tích
từng hoạt động liên quan đến đối tượng nào?(ai), nguồn lực gì trong DN đư ợc sử dụng và địa điểm xảy ra hoạt động đó để từđó xác định mục đích sử dụng của chứng từ cũng như xác định đối tượng lập và sử dụng chứng từ (chú ý cơ c ấu tổ chức và cách thức phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các phòng ban để phân chia bộ phận lập và sử dụng chứng từ). Cuối cùng, hãy xác định số bản hay số liên cần có cho từng chứng từ (phụ thuộc vào mục tiêu kiểm sốt).
• Thiết kế mẫu biểu từng chứng từ. Khi thiết kế mẫu chứng từ cần chú ý về tính chất pháp lý của chứng từ (chứng từ bắt buộc hay chứng từ không bắt buộc).
• Cuối cùng cần ban hành trong DN các quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ. Đầu tiên, cần tìm hiểu kỹ và áp dụng các quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán theo Luật kế tốn. Sau đó, tuỳ theo u cầu quản lý và kiểm sốt thơng tin trong DN mà ban hành các quy định cụ thể áp dụng trong nội bộ DN. Tất cả các công việc trên sẽ cần được tổng hợp trong bảng (xem phục lục 43).
• Trong quá trình thiết kế hệ thống chứng từ cần chú ý mức độứng dụng CNTT trong
công tác kế tốn mà DN hướng đến. Bởi sẽ có một số chứng từ không lập thủ công mà được in ra từ PM khi HTTTKT sử dụng một PMKT/ ERP. Trong tình huống DN có tham gia thương mại điện tử có thể sẽ phát sinh các chứng từ điện tử, khi đó DNNVV nên tìm hiểu kỹ các quy định pháp lý về chứng từ điện tử (như Luật giao dịch điện tử năm 2005, Nghị định 27/2007 hướng dẫn thi hành Luật giao dịch điện tử, …) từđó làm cơ sở ban hành các quy định về chứng từđiện tử trong DN.
• Nhằm đảm bảo hệ thống chứng từđáp ứng tối đa yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát cũng như quy định, hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết được trách nhiệm của bản thân trong hệ thống chứng từ thì DNNVV cần ban hành rõ các quy
trình lập và luân chuyển chứng từ theo từng chu trình kinh doanh. Khi đó, các lưu đồ chứng từ sẽ cần thiết được lập ra theo hai cấp độ tổng quát và chi tiết. Lưu đồ chứng từ ở cấp độ tổng quát thể hiện quy trình lập và luân chuyển chứng từ giữa HTTTKT của DN với các thực thể bên ngoài hệ thống. Ở cấp độ chi tiết, lưu đồ chứng từ cần mơ tả cụ thể quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho từng phần hành kế toán thuộc cơ cấu của HTTTKT trong DN. Trong quá trình tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng từ, DNNVV cần căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin kế toán, phương thức xử lý dữ liệu (thủ công, phần mềm Excel, Access, PMKT hay ERP), cơ cấu tổ chức của DN cũng như yêu cầu quản lý, kiểm soát chứng từ để tổ chức cho phù hợp.
- Giải pháp nâng cao tính tuân thủ trong thực hiện sổđăng ký mẫu chữ ký của các nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt trên chứng từ trong DNNVV:
• Căn cứ vào đối tượng xét duyệt cho từng chứng từđể lập Sổđăng ký mẫu chữ ký của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt.
• Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký nên được thiết kế cho từng chứng từ cụ thể và lưu trữ nhiều bản để tất cả các bộ phận trong DN đều có thể sử dụng (phụ lục 44).
Nguyên nhân khiến DNNVV ở Việt Nam cần cải thiện hoạt động lập sổđăng ký mẫu chữ ký của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt là nhằm làm cơ sở đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra trong DN là đã được xét duyệt một cách đúngđắn cũng nhưđảm bảo dữ liệu đầu vào của HTTTKT là chính xác và hợp lệ.
- Giải pháp nâng cao mức độ thực hiện hoạt động kiểm soát chứng từđã ghi sổ kế toán
hay chưa. Nhằm giảm thiểu rủi ro khiến thông tin phản ánh trên HTTTKT không đúng với hoạt động thực tế, một số giải pháp cần tiến hành như sau:
• Quy định thời gian tối thiểu và tối đa các bộ phận lập hay nhận chứng từ cần chuyển chứng từ đến đúngđối tượng chịu trách nhiệm ghi nhận chứng từ vào HTTTKT theo các lưu đồ chứng từđã được lập ở bước trên.
• Trước khi ghi nhận chứng từ vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần kiểm tra số của chứng từ xem có liên tục hay bị trùng với chứng từ đã ghi nhận trên HTTTKT hay không. Thủ tục này chỉ có tác dụng đối với các chứng từ do DN lập ra và quy định các đánh số chứng từ, đối với các chứng từđược nhận từ các đối tượng bên ngồi DN thì thủ tục này khơng có tác dụng.
• Sau khi ghi nhận xong một chứng từ vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần đánh dấu chứng từđã nhập liệu và lưu trữ chứng từ theo cách thức được quy định.
• Nhằm tránh tình trạng chứng từ nhận được nhưng do không ghi nhận liền vào HTTTKT nên bỏ sót khơng ghi nhận, nên quy định thời gian tối đa cho phép ghi nhận chứng từ vào hệ thống kể từ ngày lập ghi trên chứng từ.
- Giải pháp để kiểm soát các chứng từ trắng, mẫu in sẵn hay séc thanh tốn
• Căn cứ vào sổ mẫu chữ ký của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt, xác định cách thức lập từng chứng từ tức là xem xét chứng từ sẽđược in từ PM khi đã ghi nhận nội dung hay cho phép in chứng từ trắng chưa có nội dung từ PM hoặc chứng từđược lập thủ công bằng cách ghi thêm vào các mẫu chứng từ trắng in sẵn.
• Đối với các chứng từđược lập dưới hình thức thủ cơng thì cần ban hành quy định về việc bảo vệ tốt các mẫu chứng từ trắng như cất trong tủ có khố và giao cho người có trách nhiệm bảo quản.
• Đặc biệt, đối với tất cả các chứng từ trắng cần phải được đánh số trước và liên tục nhằm tránh rủi ro lạm dụng chứng từ chưa được đánh sốtrước để sửa chữa sai sót hay gian lận. Cần quy định rõ trách nhiệm đánh số trước trên chứng từ trắng cho từng cá nhân cụ thể và trách nhiệm bảo quản chứng từ này.
- Giải pháp nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào của HTTTKT với mục tiêu đảm bảo nghiệp vụđược ghi nhận thực sựđã xảy ra
• Căn cứ vào lưu đồ chứng từ đã được lập ra, xác định bộ phận hay cá nhân có trách nhiệm ghi nhận dữ liệu vào HTTTKT của DN từ đó ban hành quy định áp dụng đối với từng cá nhân cụ thể về trình tự và trách nhiệm kiểm tra lại dữ liệu đầu vào.
• Quy định rằng trước khi chứng từ hay dữ liệu được ghi nhận vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần đối chiếu chứng từ hay dữ liệu đầu vào với các chứng từ tham chiếu liên quan và đặc biệt cần đối chiếu chữ ký xét duyệt trên chứng từ với chữ ký trên mẫu sổ đăng ký chữ ký của nhà quản trị DN.
• Quy định chính sách kỷ luật đối với nhân viên ghi nhận nếu phát hiện ra dữ liệu đầu vào bị sai lệch do không kiểm tra lại dữ liệu đầu vào trước khi ghi nhận.
- Các giải pháp bổ sung để khắc phục nhược điểm của hệ thống chứng từ trong DNNVV:
• Quy định cụ thểngười có trách nhiệm thường xuyên cập nhật và hướng dẫn nhân viên kế toán về các quy định mới của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến cách thức và mẫu biểu chứng từ bắt buộc.
• Cần sử dụng chất liệu giấy và mực in tốt đối với các chứng từ trong DN nhằm tránh rủi ro chứng từ bị mờ hay rách.
• Để dữ liệu đầu vào không bị ghi nhận hai lần vào HTTTKT và hệ thống khai báo thuế, DNNVV cần thống nhất một hệ thống xử lý và sử dụng đúng các mẫu biểu chứng từ theo quy định của cơ quan thuế.
Cuối cùng, nhằm nâng cao chất lượng của dữ liệu đầu vào cho HTTTKT, DNNVV cần thực hiện thêm các giải pháp sau:
• Phân loại hoạt động theo từng chu trình kinh doanh, mỗi hoạt động xác định xem HTTTKT có cần ghi nhận nghiệp vụ đó hay khơng? Để trả lời câu hỏi này, DNNVV cần xác định lại phạm vi và mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT. Cụ thể nếu mục tiêu tổ chức HTTTKT là ứng dụng PMKT thì hệ thống chỉ cần ghi nhận các sự kiện kinh tế (các hoạt động làm tác động đến nguồn lực kinh tế), ngược lại nếu DN mong muốn ứng dụng hệ thống ERP trong công tác quản lý trên tồn DN thì do trong trường hợp này HTTTKT gần nhưđược hợp nhất với hệ thống thông tin quản lý nên phạm vi thu thập dữ liệu đầu vào của hệ thống sẽđược mở rộng bao gồm hầu như tất cả các hoạt động diễn ra trong DN.
• Tương ứng với từng hoạt động được xác định là phải thu thập dữ liệu đầu vào cho HTTTKT, cần xác định chứng từ nào sẽlàm cơ sở nhập liệu hay dữ liệu từ phân hệ nào sẽđược nhận làm dữ liệu đầu vào. Tiếp theo, DN cũng cần xác định rõ các chứng từ hay dữ liệu nào cần thiết làm tham chiếu để nhân viên ghi nhận dữ liệu làm cơ sở đối chiếu với chứng từ nhập liệu/ dữ liệu đầu vào.
• Căn cứ vào mơ hình REAL, mỗi hoạt động cần thu thập dữ liệu đầu vào sẽ phải được
phân tích theo các đối tượng, nguồn lực và địa điểm liên quan. Khi đó, DNNVV
cần thực hiện các công việc sau: xây dựng danh mục đối tượng kế toán, xây dựng danh mục đối tượng quản lý chi tiết và xác định nội dung cần thu thập làm dữ liệu đầu vào của HTTTKT.
• Xây dựng danh mục đối tượng kế toán: Căn cứ vào yêu cầu thông tin đối với HTTTKT, đặc điểm hoạt động kinh doanh của DNNVV và yêu cầu quản lý của nhà quản trị để xác định đối tượng kế toán. Do trong Luật kế toán đã đưa ra các quy định về đối tượng kế tốn, DNNVV có thể tham khảo các quy định này. Tương ứng với từng đối tượng kế toán cần xác định các đối tượng quản lý chi tiết dựa vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý đặc thù của DN. Chú ý rằng, một đối tượng kế tốn có thể khơng cần theo dõi chi tiết hay cần theo dõi chi tiết theo một hoặc nhiều đối tượng
quản lý chi tiết. Cuối cùng, cần thể hiện các kết quả tổ chức đối tượng kế toán ở trên