Khái niệm
Chu trình tài chính là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến các nghiệp vụ giữa đơn vị với cổ đông hay với chủ nợ dài hạn (Robert L.Hurt, 2010, Page 253). Chu trình này cung cấp nguồn lực đápứng nhu cầu về vốn cho tất cả hoạt động của đơn vị. Nguồn vốn được cung cấp từ chu trình tài chính được sử dụng chủ yếu trong các chu trình kinh doanh đó là chu trình chi phí và chu trình nhân sự. Bên cạnh đó, nguồn tiền đi vào chu trình tài chính cũng có thể đến từ chu trình doanh thu (Hollander, Dena and Cherrington, 2000, page 349).
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu (Robert L.Hurt, 2010, Page 255)
Thông báo đến cổ đông 1.0 Phát hành cổ phiếu mới 3.0 Chuyển cổ phiếu mới 4.0 Xác nhận cổ phiếu cũ 2.0
Cơ sở dữ liệu cổ đông
Phản hồi của cổ đông Thông tin cổ đông
Thông tin nắm giữ
Thông tin xác nhận
Cổ phiếu mới Thông tin nắm giữ và cổ đông mới
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ mối quan hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình kinh doanh khác (Hollander, Dena and Cherrington, 2010, page 350)
Hoạt động tài chính khác Chu trình tài chính Tiền mặt Chu trình doanh thu Tiền mặt Chu trình chi phí Tiền mặt Chu trình chuyển đổi Ngun vật liệu Chu trình nhân sự Lao động Lao động Tiền mặt Hàng hóa / dịch vụ Lao động
1.2.3. UCác yếu tố cần thiết để thực hiện HTTTKT trong điều kiện tin học hóa
1.2.3.1. Phần cứng
- Phần cứng bao gồm các bộ phận điện tử, các bo mạch, các ngoại vi và các thiết bị khác tạo nên hệ thống máy tính.
- Phần cứng được sử dụng trong hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy vi tính cần đápứng các yêu cầu sau (Marshall Romney and Paul Steinbart, 2010,Page 705): Phần cứng phải chạy được phần mềm dựđịnh sử dụng.
Tốc độ xử lý của CPU và dung lượng1F 2
phù hợp với nhu cầu mong muốn. Dung lượng của thiết bị lưu trữ thứ cấp2F
3
cần đápứng nhu cầu sử dụng. Hệ thống cần đápứng yêu cầu truyền đạt thông tin.
Nên lựa chọn phần cứng với công nghệ mới nhất. Phần cứng phải luôn sẵn sàng để sử dụng.
Hệ thống phải tương thích với phần mềm và các thiết bị ngoại vi khác. Hệ thống cần được bảo hành và bảo đảm bởi nhà cung cấp.
1.2.3.2. Phần mềm
- Phần mềm là chương trình hệ thống, tiện ích hay ứng dụng được diễn đạt theo ngôn ngữ mà máy tính có thểđọc được.
- Phần mềm sử dụng trong hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy vi tính cần đápứng các yêu cầu sau:
Phần mềm sử dụng trong hệ thống thơng tin kế tốn cần đáp ứng về điều kiện và tiêu chuẩn phần mềm kế toán được quy định trong thơng tư số 103/2005/TT-BTC. Gói phần mềm phải phù hợp với đặc điểm kỹ thuật yêu cầu.
Những sựthay đổi chương trình cần phù hợp với nhu cầu của đơn vị. Phần mềm cũng cần đápứng nhu cầu kiểm soát.
Tốc độ, tính chính xác và độ tin cậy của phần mềm cần được đáp ứng. Người sử dụng thỏa mãn đối với phần mềm.
2 Lượng thông tin mà một máy tính hay một thiết bị gắn kèm có thể xử lý hoặc lưu trữ
Gói phần mềm phải có tài liệu hướng dẫn sử dụng tốt. Phần mềm cần tương thích với các phần mềm hiện tại. Mức độ thân thiện cao với người sử dụng.
Trước khi đưa vào sử dụng phần mềm cần được kiểm tra về mức độ hoạt động. Phần mềm phải được bảo hành bởi nhà cung cấp.
Yêu cầu về tính linh hoạt của phần mềm cần được đápứng.
Yêu cầu truy cập phần mềm trực tuyến cũng có thể cần đápứng tùy theo yêu cầu. Nhà cung cấp phần mềm phải đápứng yêu cầu cập nhật liên tục.
1.2.3.3. Bộmáy và người làm kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán, tuyển dụng nhân sự và bố trí nhân sự trong phịng kế tốn.
- Bộ máy kế toán được tổ chức trong đơn vị cần đápứng các yêu cầu sau:
Phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm phù hợp với quy mô của đơn vị và các đơn vị trực thuộc, cơ cấu bộ phận phòng ban và cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế tốn.
Đápứng u cầu xử lý của khối lượng cơng việc kế tốn.
Tinh gọn, chun mơn hóa và đủ năng lực hồn thành cơng tác kế tốn.
Thích hợp và đáp ứng về đặc điểm, định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị.
- Bộ máy kế tốn có thểđược tổ chức theo một trong các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn như sau:
Hình thức tập trung: Tồn bộ cơng việc kế tốn được tập trung tại phịng kế tốn của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc (nếu có) chỉ thực hiện lập chứng từban đầu và chuyển về đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng trong trường hợp đơn vị có quy mơ vừa và nhỏ. Nó có ưu điểm đảm bảo sự tập trung, thống nhất cơng tác kế tốn và mang tính chun mơn hóa cao. Nhưng nhược điểm của hình thức này là khơng cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý tại các bộ phận trực thuộc của đơn vị.
Hình thức phân tán: Các đơn vị phụ thuộc phải tự tổ chức thực hiện công tác kế tốn, phịng kế tốn của đơn vị chính thực hiện cơng tác kế tốn tổng hợp chung cho tồn đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường được áp dụng trong trường hợp đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị phụ thuộc hoạt động ở các địa bàn khác nhau và được đơn vị chính phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý. Hình thức này có ưuđiểm là cung cấp thơng tin kịp thời đến nhà quản trị tại các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, hình thức phân tán lại có nhược điểm làm gia tăng sốlượng nhân viên kế toán và làm gia tăng chi phí.
Hình thức vừa tập trung, vừa phân tán: Kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên tức tổ chức công tác kế tốn khơng chỉ tập trung tại phòng kế tốn của đơn vị chính, mà cịn được thực hiện một phần tại các đơn vị cấp dưới tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý và hạch tốn của đơn vị chính cho đơn vị cấp dưới.
Cần chú ý rằng, với việc ứng dụng CNTT vào trong cơng tác kế tốn, việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn khơng cịn bị giới hạn theo quy mô, địa bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ, trình độ nhân viên kế tốn, … nữa. Nếu một đơn vị có điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tốt và có phần mềm kế tốn / phần mềm ERP phù hợp, có thể truy xuất, cập nhật dữ liệu trên nền giao thức mạng, kiểm soát truy cập hệ thống tốt thì hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung vẫn có thểđược áp dụng cho dù đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị thành viên, khối lượng nghiệp vụ nhiều, địa bàn hoạt động rộng, …hay đơn vị này có thể tổ chức bộ máy kế toán phân tán với mỗi đơn vị phụ thuộc có bộ máy kế tốn riêng nhưng tổ chức xử lý dữ liệu tập trung tại đơn vị chính.
- Việc tổ chức cơ cấu phòng kế toán tức là việc xây dựng các phần hành kế toán hay các bộ phận, các tổ kế tốn và phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành có thểđược thực hiện bằng những cách thức như: tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế tốn, tiếp cận theo chu trình kinh doanh hay kết hợp cả hai cách thức này. Tùy theo đặc điểm tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và kiểm soát mà đơn vị sẽ lựa chọn cách thức tổ chức cơ cấu phịng kế tốn phù hợp.
- Sau khi cơ cấu phòng kế tốn được tổ chức, đơn vị cần phân cơng nhân sự cho từng phần hành. Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng các yêu cầu về trình độ
chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp; phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế tốn và các quy định trong đơn vị. Nếu tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường. Đặc biệt cần chú ý trong lựa chọn kế toán trưởng bởi đây là người đứng đầu bộ máy kế toán theo các quy định của Luật kế toán và yêu cầu riêng của đơn vị.
1.3. Đặc điểm về tổ chức HTTTKT trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Tổ chức HTTTKT cho các doanh nghiệp đang là một nhu cầu cấp thiết trong điều kiện nền kinh tế không ngừng phát triển và hội nhập sâu rộng. Đặc biệt, việc sử dụng CNTT cho công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến và mang lại nhiều hiệu quả to lớn.
Một số đặc điểm riêng của nhóm DNNVV (phụ lục 1) tác động đến công tác tổ chức HTTTKT trong DNNVV gồm: quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ và thường theo hướng chun mơn hóa một ngành nghề cụ thể, khả năng tài chính và huy động vốn hạn chế, khả năng và trình đ ộ ứng dụng CNTT khơng cao, trình đ ộ quản lý khơng cao, … Chính những đặc điểm này khiến cơng tác tin học hóa cơng tác kế tốn trong nhóm DNNVV có những yêu cầu và đặc điểm riêng cần được nghiên cứu để thiết kế và thực hiện phù hợp, bao gồm:
- Đầu vào của HTTTKT trong DNNVV đơn giản chủ yếu là các chứng từ bằng giấy đến từ bên trong và bên ngoài hệ thống. Hiếm khi các doanh nghiệp có các nguồn dữ liệu đầu vào được nhận từ một phần mềm khác hay các chứng từđiện tử. Sốlượng dữ liệu đầu vào tức số lượng các nghiệp vụ kinh tế cần ghi nhận và phản ánh vào HTTTKT cũng ít hơn so với DN lớn. Do đó, yêu cầu xử lý dữ liệu đầu vào của HTTTKT trong DNNVV cũng đơn giản và dễ kiểm sốt hơn.
- Q trình xử lý dữ liệu trong DNNVV cũng đơn giản do các dữ liệu đầu vào chỉ là các nghiệp vụ kinh kế phát sinh thường xuyên, ít các nghiệp vụ phức hợp hay khó xử lý. Hệ thống kế tốn thủ cơng cũng có thểđápứng phần nào u cầu xử lý dữ liệu, tuy nhiên để nâng cao hiệu quả và thúc đẩy DNNVV phát triển thì quá trình xử lý kế toán nên được tự động hoá bằng một phần mềm kế tốn phù hợp với quy mơ nhỏ và vừa của doanh nghiệp.
- Phương thức lưu trữ dữ liệu và thơng tin trong DNNVV khơng địi hỏi nhiều diện tích hay phức tạp, chỉ cần lưu trữ đầy đủ và dễ dàng cho công tác tra cứu. DNNVV cũng cần kết hợp vừa lưu trữ bằng giấy vừa lưu trữdưới dạng điện tử nhằm đảm bảo khơng bị thất thốt dữ liệu hay thơng tin.
- Thông tin đầu ra đặc biệt quan trọng đối với DNNVV. Đểhướng đến mục tiêu duy trì và phát triển thì nhóm doanh nghiệp này ngày càng phát sinh các u cầu thơng tin kế tốn quản trị để hỗ trợ chủ sở hữu – nhà quản trị ra quyết định. Thơng tin kế tốn tài chính và thuế là cần phải được tạo ra theo quy định của cơ quan Nhà nước.
- Bộ máy và người làm kế tốn trong DNNVV thơng thường cần sốlượng ít và khơng q địi hỏi những người có trình độ chun môn cao do khối lượng dữ liệu cần xử lý trong doanh nghiệp ít và đơn giản. Chính vì vậy, khi phân chia cơng việc giữa các nhân viên kế toán cũng trở nên dễ dàng. Thậm chí một vài doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần có một nhân viên kế toán.
- Hệ thống phần cứng ứng dụng trong HTTTKT của DNNVV không cần là những công nghệ mới và tiên tiến nhất trên thế giới, yêu cầu về cấu hình cũng không cao do hệ thống không cần phải xử lý một khối lượng dữ liệu quá lớn và phức tạp. Chi phí đầu tư cho hệ thống phần cứng theo đó cũng khơng vượt sức doanh nghiệp.
- HTTTKT trong DNNVV chủ yếu được tổ chức theo đối tượng kế tốn hay nhóm đối tượng kế tốn cùng loại. Cách thức tổ chức này đã bộc lộ một số nhược điểm cần cải thiện sẽđược phân tích trong các chương sau.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ----------
Kế toán là việc thu thập dữ liệu, xử lý và tạo thông tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Các thơng tin kếtoán được tạo ra cần đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng thông tin để thông tin hỗ trợ tối đa người sử dụng ra quyết định. HTTTKT là tập hợp bao gồm đầu vào, xử lý, lưu trữ, đầu ra và hoạt động kiểm sốt nhằm cung cấp các thơng tin hữu ích đến người sử dụng.
HTTTKT hiện nay không chỉ giới hạn trong các hoạt động thủ cơng mà cịn cần ứng dụng các tiến bộ của CNTT. Tổ chức HTTTKT trên nền máy vi tính trong doanh nghiệp là việc thiết lập từng thành phần cấu tạo và các yếu tổ thực hiện HTTTKT. Đối tượng thực hiện hệ thống gồm phần cứng, phần mềm và người làm công tác kế toán. Tuy nhiên, với cách tiếp cận kế toán truyền thống đó là tiếp cận kế tốn theo đối tượng kế toán đã bộc lộ nhiều nhược điểm đặc biệt trong mơi trường kế tốn máy tính nên một cách tiếp cận tổ chức HTTTKT mới đã đư ợc nhiều tác giả trên thế giới và Việt Nam nghiên cứu bởi tính ưu việt của nó đó là tiếp cận kế tốn thu chu trình. Chu trình kế toán là các hoạt động kế toán tương ứng theo từng hoạt động kinh doanh mang tính chất lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Các chu trình kinh doanh thư ờng có trong doanh nghiệp bao gồm chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình nhân sự và chu trình tài chính.
Tổ chức HTTTKT trong DNNVV có các đặc điểm riêng cần chú ý mà nguyên nhân chính xuất phát từ nhu cầu thông tin đầu ra đơn giản và các dữ liệu đầu vào của hệ thống thường ít về loại và sốlượng nghiệp vụ phát sinh.
U
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu tổng quát tình hình quản lý và hoạt động trong DNNVV ở Việt Nam
2.1.1. UVai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Theo điều 5 nghị định 56/2009/NĐ-CP thì DNNVV là cơ sởđã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mơ tổng nguồn vốn hoặc sốlao động bình quân năm.
Các DNNVV ở Việt Nam chiếm khoảng 97% tổng số DN trên tồn quốc. Tính đến cuối năm 2010 theo cơng bố của Chính phủ cảnước có trên 500.000 DNNVV. Với số lượng ngày càng gia tăng, các DNNVV ở Việt Nam ngày càng đóng vai trị quan tr ọng trong nền kinh tế quốc gia. Có thể khái quát vai trò của DNNVV ởnước ta như sau:
• Vai trị phát triển nền kinh tế: Do chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các DN nên một khối lượng lớn giá trị gia tăng của tổng sản phẩm quốc dân được tạo ra từ các doanh nghiệp này. Ở Việt Nam, đóng góp tăng trưởng kinh tế của DNNVV lên đến hơn 40% vào năm2010. Đồng thời, hệ thống DNNVV cũng đã thu hút một lực lượng lao động đáng kể ở khắp mọi miền của đất nước góp phần phát triển kinh tế3F