2.3.1. UPhạm vi và đối tượng khảo sát
7 Thực hiện theo một trong ba phương pháp: cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung
8
Xuất phát từ mục tiêu nghiên cứu của đề tài nên cuộc khảo sát được thực hiện đối với các DN tại Việt Nam đặc biệt là các DNNVV đã ứng dụng CNTT trong tổ chức HTTTKT với ba mức độ ứng dụng khác nhau bao gồm: sử dụng phần mềm Microsoft Excel hay Access, sử dụng PMKT và sử dụng phần mềm ERP8F
9 .
Bên cạnh đó, để có thể phân tích sâu và thấy được sự khác biệt về tổ chức HTTTKT của nhóm DNNVV, các câu hỏi khảo sát cũng đư ợc gửi đến các DN lớn. Một vài nội dung trong bảng thu thập thông tin cũng yêu cầu các DN tham gia khảo sát trả lời mà không phân biệt DN đã tin học hố cơng tác kế toán hay chưa.
Đối tượng tham gia trả lời bảng thu thập thông tin chủ yếu là các nhân viên kếtoán đang trực tiếp vận hành HTTTKT tại DN. Bên cạnh đó, tác giả cũng tiến hành khảo sát thu thập thông tin từđối tượng là các kếtoán trưởng bởi đây là đối tượng có sự hiểu biết sâu sắc nhất và tồn diện về HTTTKT hiện tại của DN.
2.3.2. UNội dung khảo sát
Sau đây là các nội dung khảo sát đã được tiến hành thông qua Bảng thu thập thông tin: Các nội dung gạn lọc nhằm xác định phạm vi đối tượng được khảo sát đó là các
DNNVV hay DN lớn tại Việt Nam, bao gồm:
- Lĩnh vực hoạt động của DN như: công nghiệp, xây dựng, nông nghiệp và thuỷ sản, thương mại, dịch vụ, …
- Quy mô hoạt động kinh doanh của DN là siêu nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn. Trong đề tài này, tác giả lựa chọn Nghị định 56/2009/NĐ-CP làm tiêu chuẩn phân loại DNNVV ở Việt Nam.
Các nội dung liên quan đến cấu trúc và yếu tố thực hiện HTTTKT trong DN nhấn mạnh trong điều kiện tin học hố cơng tác kế tốn.
- Nội dung tìm hiểu khái qt về cơng tác kế tốn và tổ chức HTTTKT, bao gồm: chếđộ kế toán làm nền tảng cho HTTTKT tại DN; mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế tốn tại DN: thủ cơng, kế tốn với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Excel/ Access, kế toán sử dụng PMKT hay hệ thống ERP; mức độ đáp ứng của các tài liệu
mô tả hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, hoạt động; nguyên nhân và mức độ thường xuyên trong công tác kiểm tra, đánh giá lại HTTTKT hiện tại về mức độ đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát của DN đặc biệt khi các yêu cầu này có sựthay đổi; do cơng tác kếtốn thường gắn liền với hoạt động khai báo thuế nên một nội dung được đặt ra đối với DN là HTTTKT hiện tại chủ yếu hướng về khía cạnh nào kế tốn, thuế hay kết hợp cả hai; tìm hiểu DN có ý định tái phát triển HTTTKT trong tương lai gần hay không.
Các nội dung đặt ra đối với DN đã tin học hố cơng tác kế toán với phần mềm Excel, Access, PMKT hay phần mềm ERP:
- Nội dung liên quan đến đầu vào của HTTTKT: Mức độđáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát của hệ thống chứng từ; Mức độđầy đủ và thoả mãn đối với sổđăng ký mẫu chữ ký của các nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt trong DN; Mức độ thực hiện chính sách nhằm kiểm soát chứng từđã được ghi nhận vào HTTTKT hay chưa; Đối với các mẫu chứng từ trắng, được in sẵn hay Séc thanh tốn có được đánh số trước và liên tục hay khơng; Nhằm xác định tính đúng đắn của dữ liệu đầu vào, một nội dung được đặt ra đối với DN là mức độ thường xuyên của nhân viên kế toán hay nhân viên nhập liệu trong công tác kiểm tra dữ liệu đầu vào; Nhược điểm của hệ thống chứng từđang áp dụng.
- Nội dung tìm hiểu về quá trình xử lý dữ liệu trong HTTTKT: Mức độ thoã mãn đối với hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng trong DN; Có tồn tại nhược điểm của hệ thống tài khoản kế tốn hay khơng, nếu có thì đâu là nhược điểm.
- Nội dung liên quan đến đầu ra của HTTTKT: Hệ thống mẫu sổ kế toán9F
10đã được thực hiện theo quy định Pháp lý hiện hành về kế toán như thế nào; Mức độ tuân thủ quy định pháp lý trong hoạt động in sổ kế toán từ phần mềm, ký tên, đóng dấu và lưu trữ sổ kế tốn; Mức độ cung cấp báo cáo kế toán đến đúng đối tượng sử dụng trong DN; Thời điểm cung cấp báo cáo kếtoán đã đáp ứng ở mức độ như thế nào; Hệ thống báo cáo kế toán được thiết lập và cung cấp đáp ứng như thế nào yêu cầu của người sử
10
Trong tình huống đã tin học hố cơng tác kế toán, sổ kế toán được in từ phần mềm được xếp vào nhóm đầu ra của
dụng; Mức độ thỗ mãn trong hình thức trình bày báo cáo phù hợp với đối tượng sử dụng thông tin; Nhược điểm (nếu có) của hệ thống là gì; Mức độ thường xuyên trong hoạt động kiểm tra các kết xuất đầu ra của HTTTKT như báo cáo, sổ kế toán, … - Nội dung cần thu thập liên quan đến vấn đềlưu trữ trong HTTTKT: Cách thức lưu trữ
dữ liệu và thông tin trong HTTTKT được thực hiện như thế nào; Mức độ kiểm soát hoạt động tiếp cận dữ liệu và thông tin; Nhược điểm tồn tại trong lưu trữ dữ liệu và thông tin của HTTTKT.
- Nội dung liên quan đến tổ chức bộ máy kế toán trong HTTTKT: Bộ máy kế toán hiện tại của DN đã đáp ứng như thế nào yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế tốn; DN có chính sách cập nhật và nâng cao trình đ ộ cho nhân viên kế tốn bằng những biện pháp nào; Bộ máy kế tốn có tồn tại nhược điểm gì hay khơng.
- Nội dung về kiểm soát trong HTTTKT: Mức độ phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán nhằm hỗ trợ cơng tác kiểm sốt trên tồn HTTTKT; Các chính sách về bảo vệ hệ thống máy tính được thực hiện như thế nào; Chính sách bảo vệ dữ liệu và thơng tin khỏi sự tiếp cận của những đối tượng khơng có thẩm quyền được thực hiện ra sao; Các chính sách và hoạt động luân chuyển nhân sự trong bộ máy kế tốn có được thực hiện trong DN; Công tác giám sát, kiểm tra lại công việc được thực hiện bởi nhân viên trong HTTTKT như thế nào; Với các chính sách về kiểm sốt đã được ban hành và thực hiện thì đâu là nhược điểm cần khắc phục.
- Nội dung liên quan đến tổ chức kế tốn theo chu trình trong HTTTKT: HTTTKT của DN đã tổ chức theo chu trình ở mức độ nào.
U
Nội dung đặt ra đối với DN sử dụng PMKT hay phần mềm ERP trong HTTTKT:
Tìm hiểu tên phần mềm đang sử dụng trong DN và thời điểm ứng dụng phần mềm vào HTTTKT; Lý do DN đã lựa chọn phần mềm; Khi lựa chọn phần mềm áp dụng trong cơng tác kế tốn DN đã dựa vào các tiêu chuẩn nào; Tìm hiểu về vấn đề phân quyền sử dụng trên phần mềm với các nội dung về cách thức sử dụng user riêng và password trong đăng nhập phần mềm theo yêu cầu công việc của từng cá nhân trong HTTTKT; Mức độ thoả mãn trong phân quyền truy cập hệ thống của DN; Quyền Admin được cấp phép cho nhân viên nào trong DN; DN đã ban hành chính sách v ề thiết lập password đăng nhập phần
mềm và thay đổi password định kỳ như thế nào; Mức độ thực hiện tốt công việc của bộ phận chuyên trách (bộ phận CNTT) trong quản lý phần mềm; Mức độ hỗ trợ trong kiểm sốt q trình nhập liệu của phần mềm nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận; Phần mềm đang sử dụng có chức năng để lại dấu vết kiểm tốn hay khơng; DN đã thực hiện ở mức độ nào đối với hoạt động kiểm tra và giám sát hành vi truy cập hệ thống; Mức độ phần mềm thoả mãn yêu cầu cung cấp kết xuất đầu ra đúng thời điểm; Mức độ hoạt động ổn định của phần mềm; Các biện pháp được áp dụng khi phần mềm gặp sự cố; Ngồi các nhân viên kế tốn, DN có cho phép các bộ phận khác được quyền sử dụng phần mềm hay không; Với phần mềm đang sử dụng, DN đã thấy nhược điểm gì cần cải thiện. (Phụ lục 4)
2.3.3. UPhương pháp khảo sát
Cuộc khảo sát được tác giả tiến hành vào tháng 2 năm 2012 bằng cách gửi ngẫu nhiên Phiếu thu thập thông tin đến 400 DN tại Việt Nam và nhận được sự phản hồi từ 289 doanh nghiệp (phụ lục 5) từ các
lĩnh vực hoạt động khác nhau như công nghiệp, xây dựng, nông lâm nghiệp và thuỷ sản, thương mại, dịch vụ và lĩnh vực khác (phụ lục 6) với tỷ lệ phản hồi 72,3% trong đó có 265 DNNVV (chiếm tỷ lệ 91,7%). Cụ thể có 62 doanh nghiệp siêu nhỏ, 119 doanh nghiệp nhỏ và 84 doanh nghiệp vừa (phụ lục 7).
Đối tượng trong các DN tham gia vào cuộc khảo sát chủ yếu là các nhân viên kế toán (chiếm tỷ lệ 89,3%), riêng đối với nhóm DNNVV thì đ ối tượng tham gia
khảo sát là kế toán chiếm đến 91,7% (phụ lục 8).
22%
41% 29%
8%
Sơ đồ 2.1: Quy mô các
doanh nghiệp tham gia
khảo sát
Đối với các nội dung thu thập từ cuộc khảo sát về HTTTKT trong DN thì nếu kết quả được trình bày dư ới dạng điểm trung bình tức là nội dung đó đang sử dụng thang đo Liker (điểm chạy từ 1 – 5). Phương pháp thống kê được sử dụng để nhận được kết quả khảo sát là sử dụng thử nghiệm t-Test: Two-Sample Assuming Equal Variances trên phần mềm Microsoft Excel. Với thử nghiệm này sẽ cho thấy mức trung bình, độ lệch chuẩn và kiểm định giả thuyết thống kê. Toàn bộ các nội dung sử dụng thang đo Liker đều có chung giả thuyết đó là: nhóm DNNVV được giả định là tổ chức HTTTKT giống nhóm
DN lớn. Giả định này được kiểm định với mức ý nghĩa 5% (độ tin cậy 95%), nếu kết quả P(T<=t) one-tail <= 0,05 thì giả thuyết bị bác bỏ.
Đối với các nội dung tìm hiểu về tổ chức HTTTKT trong DN sử dụng câu hỏi lựa chọn phương án (a, b, c, …) hay câu hỏi mở thì phương pháp thống kê được sử dụng chủ yếu là tỷ lệ (%), xếp hạng (mức độ phổ biến), liệt kê.
2.3.4. UKết quả khảo sát
Tình hình tổ chức HTTTKT trong DNNVV tại Việt Nam được thể hiện khái quát qua kết quả khảo sát như sau.
U
Nội dung tìm hiểu khái qt về cơng tác kế tốn và tổ chức HTTTKT:
Trong 265 DNNVV ở Việt Nam được khảo sát thì có 249 DN trả lời về chế độ kế toán đang áp dụng. Cụ thể, 76 DN tuân thủ chếđộ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC (tỷ lệ 31%) và 173 DN thực hiện công tác kế toán với quyết định 15/2006/QĐ-BTC (tỷ lệ 69%) (phụ lục 9). Riêng đối với DN
lớn thì 100% tuân thủ chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Về mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT thì có đ ến 283 trên 289 DN (tỷ lệ 97,9%) đã tin học hố, trong đó 100% DN lớn đã ứng dụng tiến bộ CNTT và nhóm các DNNVV cũng không thua kém khi có đến 259
31% 69% Sơ đồ 2.3: Chế độ kế toán đang được áp dụng trong DNNVV từ cuộc khảo sát Quyết định số 48/2006/QD-BTC Quyết định số 15/2006/QD-BTC
DNNVV đã tin học hố cơng tác kế toán (chiếm tỷ lệ 97,7%) (phụ lục 10).
Từ kết quả khảo sát, cho thấy hiện tại các DNNVV chưa thực sự quan tâm và thực hiện đầy đủ các công cụ mô tả và hướng dẫn sử dụng HTTTKT. Khi được hỏi về mức độ đầy đủ của các tài liệu mô tả HTTTKT, DNNVV chỉ trả lời ở mức điểm 2,25 tức là tại DN các tài liệu mô tả hệ thống chưa đầy đủ. Ngược lại, điểm trung bình ở nhóm
DN lớn lên đến 4,0. Tuy nhiên, nếu xem xét theo quy mô của doanh nghiệp xu hướng điểm trung bình tăng lên đối với các DN có quy mơ lớn hơn (phụ lục 11).
Khi được hỏi về mức độ thường xuyên và nguyên nhân của việc xem xét lại toàn bộ HTTTKT đối với khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và kiểm soát của DNNVV, kết quả cho thấy ở nhóm DNNVV nguyên nhân hàng đầu là đột xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo DN và ở nhóm DN lớn là khi phát sinh các vấn đề liên quan đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Bên cạnh đó cũng có một vài DNNVV (tỷ lệ 3%) cho biết họ khơng hề có chính sách xem xét lại HTTTKT và cũng chưa thực hiện điều này lần nào kể từ khi thành lập (phụ lục 12).
Kết quảthu được từ câu hỏi về khía cạnh mà HTTTKT trong các DN ở Việt Nam hướng đến thì cả hai nhóm DNNVV (70%) và DN lớn (83%) đều cho biết họ chủ yếu hướng về khía cạnh thuế kết hợp với kế tốn. Chú ý rằng khơng có DN lớn nào cho biết HTTTKT của họ hướng hoàn toàn về khía cạnh thuế trong khi đó có đến 34 DNNVV (tỷ lệ 13%) lại trả lời rằng họ tổ chức HTTTKT chủ yếu để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế.
0% 20% 40% 60% 80% 100% Thuế Kế toán kết hợp thuế và kế toán khác DNNVV 13% 14% 70% 3% DN lớn 0% 9% 83% 9%
Sơ đồ 2.5: Mơ tả khía cạnh hướng đến của hệ thống thơng tin kế tốn
trong doanh nghiệp khảo sát
1.72 2.15 2.81 4 Siêu nhỏ Nhỏ Vừa Lớn Sơ đồ 2.4: Mức độ sử dụng tài liệu mô tả
hệ thống trong doanh nghiệp được khảo sát
Bên cạnh đó, nếu lựa chọn phương án khác thì ch ỉ có 7 DNNVV (chiếm tỷ lệ 3%) cho biết hệ thống kế toán của họ hướng đến là khía cạnh kho, cơng nợ, bán hàng, … và 2 DN lớn (chiếm tỷ lệ 9%) nói rằng họ tổ chức HTTTKT trong DN là nhằm mục tiêu để kiểm soát nội bộ, đáp ứng yêu cầu quản lý (phụ lục 13).
Nội dung cuối cùng trong phần tìm hiểu khái quát về HTTTKT tại DN Việt Nam đó là tìm hiểu về dựđịnh tái phát triển HTTTKT của DN trong tương lai gần. Kết quảcó được từ cuộc khảo sát đó là trong số 257 DNNVV có đưa ra câu trả lời thì có đến 115 DN (tỷ lệ 45%) cho biết họđang có kế hoạch tái phát triển hệ thống và chỉ có 29 DN (tỷ lệ 11%) cho biết họ khơng có dự định này. Tương tự như vậy, có 11 DN lớn (tỷ lệ 46%) trả lời rằng họ đang có nhu cầu tổ chức lại HTTTKT, chỉ 3 DN lớn (tỷ lệ 13%) cho biết họ khơng có kế hoạch tái phát triển.
Để kiểm tra mức độ tin học hố HTTTKT có tác động đến nhu cầu và kế hoạch tái phát triển hệ thống hay không, tác giả kết hợp câu hỏi thu thập về mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT và câu hỏi về dựđịnh tái phát triển hệ thống trong tương lai gần. Kết quả cho thấy tại các DNNVV thực hiện kế tốn thủ cơng có 83% nói rằng họ khơng rõ về kế hoạch này, trong khi đó nếu DNNVV đã tin học hố thì 46% trả lời rằng họ có dựđịnh tái phát triển HTTTKT, chỉ 11% nói rằng họ khơng có kế hoạch tổ chức lại HTTTKT hiện tại. Ngược lại, trong các DN lớn, theo mẫu khảo sát thì tồn bộ DN lớn đã ứng dụng các mức độ khác nhau về CNTT và kết quả cho thấy có đến 46% số DN lớn đang có dựđịnh tái phát triển hệ thống chủ yếu tập trung trong nhóm DN lớn sử dụng Excel, Access và PMKT cho HTTTKT, chỉ có 13% DN lớn nói rằng họ khơng có dự định tái phát triển (trong đó có đến 50% số DN lớn đã ứng dụng ERP) (Phụ lục 14).
Đối với tất cả các nội dung tìm hiểu khái quát về HTTTKT tại DN Việt Nam thì kết quả
khảo sát được nêu ở trên đã được thống kê trên tất cả các DN có tham gia trả lời bảng khảo sát thơng tin (Khơng phân biệt DN đó đã tin học hố cơng tác kếtoán hay chưa).