Việt Nam
2.2.1.U Luật kế tốn
• Luật kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 được Quốc hội thơng qua và có hiệu lực từ ngày 01/4/2004. Đây là văn bản pháp lý cao nhất chi phối đến nội dung cơng tác kế tốn, tổ chức cơng tác kếtoán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán. Đối tượng áp dụng của Luật kế toán là các DN hoạt động theo pháp luật Việt Nam trong đó chắc chắn DNNVV sẽ chịu sự chi phối của Luật này.
• Theo Luật kế tốn, nội dung liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn trong DN được quy định bao gồm: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán; báo cáo tài chính; kiểm tra kế tốn; kiểm kê tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn; cơng việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản; tổ chức bộ máy kếtoán và người làm kế tốn.
• Hiện nay, do mơi trường kinh doanh đã thay đ ổi nhiều xuất phát từ sự phát triển và hội nhập sâu rộng của nền kinh tế Việt Nam nên xuất hiện một sốquy định trong Luật
kế tốn khơng cịn phù hợp nữa. Các nội dung cụ thể cần điều chỉnh, bổ sung hay loại bỏ trong Luật kế tốn sẽđược trình bày cụ thểtrong chương 3.
2.2.2.U Chuẩn mực kế toán
Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) bắt đầu được ban hành từnăm 2001, trải qua 5 đợt ban hành và cho đến nay đã ban hàn h 26 chuẩn mực. Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc, phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính trong DN (Luật kếtốn, 2003, điều 4). VAS được nghiên cứu và ban hành dựa trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế, Luật kế toán và gắn liền với điều kiện hoạt động của DN lớn. Đối với các DNNVV thì nhiều nội dung trong chuẩn mực vượt quá tầm hoạt động cũng như trình độ chun mơn và u cầu cung cấp thơng tin. Chính vì vậy mà Bộ tài chính đã có văn bản giới hạn phạm vi áp dụng VAS đối với DNNVV để phù hợp với đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh, u cầu thơng tin và trình độ quản lý (phụ lục 3).
2.2.3.U Chếđộ kế toán
Chếđộ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nư ớc về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nư ớc về kế toán ủy quyền ban hành (Luật kế toán, 2003, điều 4). Đối với DNNVV, việc tổ chức, thực hiện hệ thống kế toán phải tuân thủ theo chếđộ kếtoán được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006, có hiệu lực từ ngày 01/01/2007. Sau đây giới thiệu sơ lược về nội dung của chếđộ:
- Quy định chung: Trình bày các quy đ ịnh về phạm vi áp dụng chế độ, các chuẩn mực kế toán áp dụng và một số nội dung cơ bản đã được quy định trong Luật kế toán. - Hệ thống tài khoản kế toán: Quy định về sự cần thiết áp dụng hệ thống tài khoản kế
toán, liệt kê danh mục hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản gồm 10 loại tài khoản với 51 tài khoản cấp 1, 62 tài khoản cấp 2, 5 tài khoản cấp 3 và 5 tài khoản ngoài bảng. Quy định nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán.
- Hệ thống BCTC: Quy định cụ thể về mục đích lập BCTC; đối tượng áp dụng; hệ thống BCTC; trách nhiệm, thời hạn lập và gửi BCTC. Danh mục BCTC bắt buộc lập gồm Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh BCTC. Bảng cân đối tài khoản yêu cầu bắt buộc lập để gửi cơ quan thuế. Quy định nội dung, phương pháp lập BCTC.
- Chếđộ chứng từ kếtoán: Quy định về khái niệm, hoạt động cần lập chứng từ kế toán, mẫu chứng từ theo năm chỉ tiêu, các yếu tố mà một chứng từ kế tốn cần có; quy định về lập, hủy chứng từ kế toán và các quy định khác cụ thể Luật kế toán. Liệt kê danh mục chứng từ kế toán gồm chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tiền tệ và chứng từ tài sản cố định. Bên cạnh đó, chế độ cịn liệt kê một số chứng từ theo các văn bản pháp luật khác và quy định nội dung, phương pháp ghi chép chứng từ kế toán.
- Chếđộ sổ kếtoán: Quy định về khái niệm, các loại sổ kế toán, trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán, sửa sổ kế tốn trong tình huống ghi sổ kế toán bằng tay6F
7 và bằng máy vi tính7F
8
. Đưa ra bốn hình thức sổ kế toán gồm nhật ký chung, nhật ký – Sổ cái, chứng từ ghi sổ, kế tốn trên máy vi tính và quy định trình tự ghi sổ của từng hình thức. Trong phần này, chế độ kế toán cũng đưa ra danh mục sổ kế toán và nội dung, phương pháp ghi sổ kế tốn.
Bên cạnh đó, thơng tư 138/2011/TT-BTC cũng đã được ban hành để sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Ngồi các văn bản pháp lý đư ợc nêu trên, Bộ tài chính cịn ban hành các Nghị định, Thông tư hướng dẫn, sữa đổi, bổ sung Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chếđộ kế tốn.
2.3. Thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam
2.3.1. UPhạm vi và đối tượng khảo sát
7 Thực hiện theo một trong ba phương pháp: cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung
8
Xuất phát từ mục tiêu nghiên cứu của đề tài nên cuộc khảo sát được thực hiện đối với các DN tại Việt Nam đặc biệt là các DNNVV đã ứng dụng CNTT trong tổ chức HTTTKT với ba mức độ ứng dụng khác nhau bao gồm: sử dụng phần mềm Microsoft Excel hay Access, sử dụng PMKT và sử dụng phần mềm ERP8F
9 .
Bên cạnh đó, để có thể phân tích sâu và thấy được sự khác biệt về tổ chức HTTTKT của nhóm DNNVV, các câu hỏi khảo sát cũng đư ợc gửi đến các DN lớn. Một vài nội dung trong bảng thu thập thông tin cũng yêu cầu các DN tham gia khảo sát trả lời mà không phân biệt DN đã tin học hố cơng tác kế toán hay chưa.
Đối tượng tham gia trả lời bảng thu thập thông tin chủ yếu là các nhân viên kếtoán đang trực tiếp vận hành HTTTKT tại DN. Bên cạnh đó, tác giả cũng tiến hành khảo sát thu thập thông tin từđối tượng là các kếtốn trưởng bởi đây là đối tượng có sự hiểu biết sâu sắc nhất và toàn diện về HTTTKT hiện tại của DN.
2.3.2. UNội dung khảo sát
Sau đây là các nội dung khảo sát đã được tiến hành thông qua Bảng thu thập thông tin: Các nội dung gạn lọc nhằm xác định phạm vi đối tượng được khảo sát đó là các
DNNVV hay DN lớn tại Việt Nam, bao gồm:
- Lĩnh vực hoạt động của DN như: công nghiệp, xây dựng, nông nghiệp và thuỷ sản, thương mại, dịch vụ, …
- Quy mô hoạt động kinh doanh của DN là siêu nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn. Trong đề tài này, tác giả lựa chọn Nghị định 56/2009/NĐ-CP làm tiêu chuẩn phân loại DNNVV ở Việt Nam.
Các nội dung liên quan đến cấu trúc và yếu tố thực hiện HTTTKT trong DN nhấn mạnh trong điều kiện tin học hố cơng tác kế tốn.
- Nội dung tìm hiểu khái qt về cơng tác kế tốn và tổ chức HTTTKT, bao gồm: chếđộ kế toán làm nền tảng cho HTTTKT tại DN; mức độ ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn tại DN: thủ cơng, kế tốn với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Excel/ Access, kế toán sử dụng PMKT hay hệ thống ERP; mức độ đáp ứng của các tài liệu
mô tả hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, hoạt động; nguyên nhân và mức độ thường xuyên trong công tác kiểm tra, đánh giá lại HTTTKT hiện tại về mức độ đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát của DN đặc biệt khi các yêu cầu này có sựthay đổi; do cơng tác kếtốn thường gắn liền với hoạt động khai báo thuế nên một nội dung được đặt ra đối với DN là HTTTKT hiện tại chủ yếu hướng về khía cạnh nào kế tốn, thuế hay kết hợp cả hai; tìm hiểu DN có ý định tái phát triển HTTTKT trong tương lai gần hay không.
Các nội dung đặt ra đối với DN đã tin học hố cơng tác kế toán với phần mềm Excel, Access, PMKT hay phần mềm ERP:
- Nội dung liên quan đến đầu vào của HTTTKT: Mức độđáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát của hệ thống chứng từ; Mức độđầy đủ và thoả mãn đối với sổđăng ký mẫu chữ ký của các nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt trong DN; Mức độ thực hiện chính sách nhằm kiểm sốt chứng từđã được ghi nhận vào HTTTKT hay chưa; Đối với các mẫu chứng từ trắng, được in sẵn hay Séc thanh tốn có được đánh số trước và liên tục hay khơng; Nhằm xác định tính đúng đắn của dữ liệu đầu vào, một nội dung được đặt ra đối với DN là mức độ thường xuyên của nhân viên kế toán hay nhân viên nhập liệu trong công tác kiểm tra dữ liệu đầu vào; Nhược điểm của hệ thống chứng từđang áp dụng.
- Nội dung tìm hiểu về quá trình xử lý dữ liệu trong HTTTKT: Mức độ thoã mãn đối với hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng trong DN; Có tồn tại nhược điểm của hệ thống tài khoản kế tốn hay khơng, nếu có thì đâu là nhược điểm.
- Nội dung liên quan đến đầu ra của HTTTKT: Hệ thống mẫu sổ kế toán9F
10đã được thực hiện theo quy định Pháp lý hiện hành về kế toán như thế nào; Mức độ tuân thủ quy định pháp lý trong hoạt động in sổ kế tốn từ phần mềm, ký tên, đóng dấu và lưu trữ sổ kế toán; Mức độ cung cấp báo cáo kế toán đến đúng đối tượng sử dụng trong DN; Thời điểm cung cấp báo cáo kếtoán đã đáp ứng ở mức độ như thế nào; Hệ thống báo cáo kế toán được thiết lập và cung cấp đáp ứng như thế nào yêu cầu của người sử
10
Trong tình huống đã tin học hố cơng tác kế toán, sổ kế toán được in từ phần mềm được xếp vào nhóm đầu ra của
dụng; Mức độ thỗ mãn trong hình thức trình bày báo cáo phù hợp với đối tượng sử dụng thông tin; Nhược điểm (nếu có) của hệ thống là gì; Mức độ thường xuyên trong hoạt động kiểm tra các kết xuất đầu ra của HTTTKT như báo cáo, sổ kế toán, … - Nội dung cần thu thập liên quan đến vấn đềlưu trữ trong HTTTKT: Cách thức lưu trữ
dữ liệu và thông tin trong HTTTKT được thực hiện như thế nào; Mức độ kiểm soát hoạt động tiếp cận dữ liệu và thông tin; Nhược điểm tồn tại trong lưu trữ dữ liệu và thông tin của HTTTKT.
- Nội dung liên quan đến tổ chức bộ máy kế toán trong HTTTKT: Bộ máy kế toán hiện tại của DN đã đáp ứng như thế nào yêu cầu xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn; DN có chính sách cập nhật và nâng cao trình đ ộ cho nhân viên kế toán bằng những biện pháp nào; Bộ máy kế tốn có tồn tại nhược điểm gì hay khơng.
- Nội dung về kiểm soát trong HTTTKT: Mức độ phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế tốn nhằm hỗ trợ cơng tác kiểm sốt trên tồn HTTTKT; Các chính sách về bảo vệ hệ thống máy tính được thực hiện như thế nào; Chính sách bảo vệ dữ liệu và thơng tin khỏi sự tiếp cận của những đối tượng khơng có thẩm quyền được thực hiện ra sao; Các chính sách và hoạt động luân chuyển nhân sự trong bộ máy kế tốn có được thực hiện trong DN; Công tác giám sát, kiểm tra lại công việc được thực hiện bởi nhân viên trong HTTTKT như thế nào; Với các chính sách về kiểm sốt đã được ban hành và thực hiện thì đâu là nhược điểm cần khắc phục.
- Nội dung liên quan đến tổ chức kế tốn theo chu trình trong HTTTKT: HTTTKT của DN đã tổ chức theo chu trình ở mức độ nào.
U
Nội dung đặt ra đối với DN sử dụng PMKT hay phần mềm ERP trong HTTTKT:
Tìm hiểu tên phần mềm đang sử dụng trong DN và thời điểm ứng dụng phần mềm vào HTTTKT; Lý do DN đã lựa chọn phần mềm; Khi lựa chọn phần mềm áp dụng trong cơng tác kế tốn DN đã dựa vào các tiêu chuẩn nào; Tìm hiểu về vấn đề phân quyền sử dụng trên phần mềm với các nội dung về cách thức sử dụng user riêng và password trong đăng nhập phần mềm theo yêu cầu công việc của từng cá nhân trong HTTTKT; Mức độ thoả mãn trong phân quyền truy cập hệ thống của DN; Quyền Admin được cấp phép cho nhân viên nào trong DN; DN đã ban hành chính sách v ề thiết lập password đăng nhập phần
mềm và thay đổi password định kỳ như thế nào; Mức độ thực hiện tốt công việc của bộ phận chuyên trách (bộ phận CNTT) trong quản lý phần mềm; Mức độ hỗ trợ trong kiểm sốt q trình nhập liệu của phần mềm nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận; Phần mềm đang sử dụng có chức năng để lại dấu vết kiểm tốn hay khơng; DN đã thực hiện ở mức độ nào đối với hoạt động kiểm tra và giám sát hành vi truy cập hệ thống; Mức độ phần mềm thoả mãn yêu cầu cung cấp kết xuất đầu ra đúng thời điểm; Mức độ hoạt động ổn định của phần mềm; Các biện pháp được áp dụng khi phần mềm gặp sự cố; Ngồi các nhân viên kế tốn, DN có cho phép các bộ phận khác được quyền sử dụng phần mềm hay không; Với phần mềm đang sử dụng, DN đã thấy nhược điểm gì cần cải thiện. (Phụ lục 4)
2.3.3. UPhương pháp khảo sát
Cuộc khảo sát được tác giả tiến hành vào tháng 2 năm 2012 bằng cách gửi ngẫu nhiên Phiếu thu thập thông tin đến 400 DN tại Việt Nam và nhận được sự phản hồi từ 289 doanh nghiệp (phụ lục 5) từ các
lĩnh vực hoạt động khác nhau như công nghiệp, xây dựng, nông lâm nghiệp và thuỷ sản, thương mại, dịch vụ và lĩnh vực khác (phụ lục 6) với tỷ lệ phản hồi 72,3% trong đó có 265 DNNVV (chiếm tỷ lệ 91,7%). Cụ thể có 62 doanh nghiệp siêu nhỏ, 119 doanh nghiệp nhỏ và 84 doanh nghiệp vừa (phụ lục 7).
Đối tượng trong các DN tham gia vào cuộc khảo sát chủ yếu là các nhân viên kế toán (chiếm tỷ lệ 89,3%), riêng đối với nhóm DNNVV thì đ ối tượng tham gia
khảo sát là kế toán chiếm đến 91,7% (phụ lục 8).
22%
41% 29%
8%
Sơ đồ 2.1: Quy mô các
doanh nghiệp tham gia
khảo sát
Đối với các nội dung thu thập từ cuộc khảo sát về HTTTKT trong DN thì nếu kết quả được trình bày dư ới dạng điểm trung bình tức là nội dung đó đang sử dụng thang đo Liker (điểm chạy từ 1 – 5). Phương pháp thống kê được sử dụng để nhận được kết quả khảo sát là sử dụng thử nghiệm t-Test: Two-Sample Assuming Equal Variances trên phần mềm Microsoft Excel. Với thử nghiệm này sẽ cho thấy mức trung bình, độ lệch chuẩn và kiểm định giả thuyết thống kê. Toàn bộ các nội dung sử dụng thang đo Liker đều có chung giả thuyết đó là: nhóm DNNVV được giả định là tổ chức HTTTKT giống nhóm
DN lớn. Giả định này được kiểm định với mức ý nghĩa 5% (độ tin cậy 95%), nếu kết quả P(T<=t) one-tail <= 0,05 thì giả thuyết bị bác bỏ.
Đối với các nội dung tìm hiểu về tổ chức HTTTKT trong DN sử dụng câu hỏi lựa chọn