Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
1.3. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.2. Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thơng tin kế tốn cho các đối tượng
tượng sử dụng trong các đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vị sự nghiệp có thu rất đa dạng và hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, việc thu, chi cho các hoạt động chủ yếu được thông qua nguồn kinh phí của nhà nước và các hoạt động khác nhằm tạo thêm nguồn thu cho đơn vị. Chức năng chủ yếu của đơn vị sự nghiệp có thu khơng phải là hoạt động sản xuất kinh doanh mà là hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước. Do đó đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có thu chủ yếu tập trung vào các đối tượng sau đây:
Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền: như sở tài chính, kho bạc nhà nước, cục thuế, cục thống kê, thanh tra nhà nước….
Các tổ chức đồn thể chính trị xã hội trong và ngồi đơn vị.
Các cá nhân là thủ trưởng, công chức, viên chức và người lao động có hợp đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị.
Các đơn vị sự nghiệp có thu phải có trách nhiệm cung cấp và truyền tải các thông tin kế tốn về tình hình kinh tế - tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến tất cả các đối tượng sử dụng nêu trên thơng qua các báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của nhà nước và có thể có các báo cáo khác tùy theo yêu cầu hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị như thông qua quy chế chi tiêu nội bộ đã được cấp lãnh đạo cao nhất thông qua và phê duyệt vào đầu của năm tài chính. Trong đó sẽ cung cấp các thơng tin về tình hình hoạt động trong năm qua và các vấn đề cần thực hiện trong tương lai. Qua đó có thể thấy được vai trị hết sức quan trọng của kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu được biểu hiện như sau:
Kế toán được xem là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống các công cụ quản lý ở đơn vị sự nghiệp, nó tác động và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở đơn vị. Thông qua việc truyền tải và cung cấp thơng kế tốn, lãnh đạo đơn vị sẽ có căn cứ để nắm bắt, đánh giá và kiểm soát các hoạt động một cách
các mục tiêu đề ra trên tinh thần tuân thủ pháp luật và tiết kiệm chi tiêu, nâng cao chất lượng phục vụ.
Kế tốn là cơng cụ giúp các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện việc kiểm soát tình hình chấp hành pháp luật, thực hiện các nhiệm vụ được giao gắn với nguồn kinh phí đã được cấp để đảm bảo các đơn vị sự nghiệp có thu sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch, đúng định mức, tiêu chuẩn kinh phí ngân sách được cấp dưới các hình thức khác nhau.
1.3.3. Các chu trình kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu
Trước tiên cần làm rõ về chu trình kế tốn, chu trình kế toán là tập hợp các hoạt động kế toán để xử lý hoạt động kinh tế theo chu trình gọi là chu trình kế tốn. Do đó việc xem xét, tổ chức hệ thống kế toán xử lý các hoạt động kinh tế theo chu trình kế tốn gọi là tiếp cận kế tốn theo chu trình.
Chu trình kinh doanh có thể xem là một chuỗi các sự kiện kinh tế liên quan tới một loại hoạt động kinh doanh và lặp đi lặp lại. Trong các đơn vị sự nghiệp có thu có thể thấy các nguồn tài chính chủ yếu bao gồm: ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp của đơn vị (thu từ học phí, lệ phí, viện phí thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp khác), thu viện trợ, thu khác. Bên cạnh đó thì các khoản chi của đơn vị cũng rất đa dạng gồm các khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên cùng với quản lý việc chi tiêu phải đảm bảo các quy định của nhà nước và mục lục ngân sách nhà nước. Từ các nguồn thu, chi khác nhau này nên quy trình xử lý kế toán và hạch toán kế toán là khác nhau. Nếu chúng ta xem các chu trình kế toán là một sự trao đổi nguồn lực lẫn nhau, nguồn lực đi ra, nguồn lực khác đi vào và sự điều chỉnh nguồn lực. Các chu trình kế tốn sau:
1.3.3.1. Chu trình các nguồn thu của đơn vị
Để thuận tiện trong việc quản lý và điều hành các nguồn thu kinh phí ngân sách nhà nước, theo quy định của pháp luật thì đơn vị sự nghiệp phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc
ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, gồm: kinh phí ngân sách nhà nước cấp; các khoản thu, chi phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các khoản khác của ngân sách nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp được mở tài khoản tại Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước để phản ánh các khoản thu, chi hoạt động dịch vụ.
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước là tập hợp các hoạt động chức năng, nghiệp vụ và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình lập dự tốn, xác nhận, theo dõi dự tốn và ghi nhận kinh phí do nhà nước giao dự tốn để hoạt động. Như vậy chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước sẽ có mối quan hệ với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài: như cơ quản quản lý cấp trên, đơn vị dự toán cấp trên và đơn vị theo dõi quản lý việc chấp hành dự toán, kho bạc nhà nước ở nơi đơn vị hoạt động. Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước:
Hoạt động lập dự toán thu chi: Đơn vị thực hiện việc lập dự toán thu chi trên cơ sở xem
xét khả năng hoạt động hiện tại và tình hình hoạt động của đơn vị, sau đó gửi cho cơ quan quản lý cấp trên.
Hoạt động nhận dự tốn kinh phí: Sau khi cơ quan quản lý cấp trên xem xét và có quyết
định phân bổ kinh phí cho đơn vị hoạt động phù hợp với tình hình hiện tại của từng đơn vị. Đơn vị thực hiện việc nhận kinh phí, dự tốn được giao và xác nhận kinh phí được giao một cách chính xác.
Hoạt động ghi nhận, theo dõi kinh phí: kế tốn theo dõi và ghi nhận vào hệ thống sổ
Lập dự toán thu, chi, số kinh phí đề nghị 1.0 Xác nhận kinh phí được giao 2.0 Đơn vị sự nghiệp
Ghi nhận, theo dõi kinh phí
3.0 Thơng tin dự tốn
Gửi dự tốn Thơng tin dự tốn kinh phí Nhiệm vụ năm kế hoạch Chế độ chi tiêu tài chính Tình hình hoạt động Giao dự tốn, kinh phí Cơ quan quản lý
cấp trên
Thơng tin dự tốn
Quản lý thu chi kinh phí
Hình 1.6. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp
Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp là tập hợp các hoạt động chức năng, hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và thu tiền thanh toán của khách hàng. Với đặc điểm như trên chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp có mối quan hệ dữ liệu và thơng tin với các đối tượng bên ngồi và bên trong hệ thống như: khách hàng, ngân hàng, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý nhà nước, với chu trình chi hoạt động sự nghiệp, hệ thống lương. Nội dung và các hoạt động thực hiện trong chu trình sẽ được ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo, tổng hợp và cung cấp thông tin theo yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin. Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình thu các hoạt động sự nghiệp gồm:
Hoạt động tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, sản phẩm: Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu
cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng, kiểm tra nguồn lực bên trong đơn vị và kiểm tra điều kiện tình trạng của khách hàng trước khi cung cấp hàng hóa, dịch chu cho khách hàng, cũng như thông báo cho khách hàng về yêu cầu của khách hàng có được chấp thuận hay khơng.
Hoạt động thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng: đơn vị sẽ cung cấp
hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng sau khi yêu cầu của khách hàng được chấp thuận.
Hoạt động lập chứng từ, theo dõi nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ: hoạt động này
ghi nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ và theo dõi cơng nợ thơng qua việc xác nhận hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ hợp lệ đã hoàn thành với khách hàng và lập chứng từ xác nhận việc cung cấp này.
Hoạt động thu tiền và điều chỉnh thu tiền: Căn cứ vào dịng dữ liệu và thơng tin từ hoạt
động ghi nhận nghiệp vụ trên để tiến hành thu tiền. Hoạt động thu tiền này có thể bằng nhiều hình thức thanh tốn và phải đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, đồng thời phản ánh đúng nghiệp vụ thanh tốn. Tuy nhiên trước khi thu tiền có thể có những hoạt động điều chỉnh thu tiền làm giảm số tiền sẽ thu được.
Học phí, viện phí và các lệ phí khác được xem là nguồn thu chủ yếu của các đơn vị sự nghiệp bên cạnh nguồn thu từ ngân sách nhà nước. Các khoản thu này đơn vị sẽ nộp vào ngân sách nhà nước thông qua kho bạc nhà nước theo tỷ lệ quy định, phần còn lại mới là của đơn vị.
Ngồi ra thì các đơn vị sự nghiệp có thu cịn các khoản thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị, cụ thể như sau:
- Sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo: Thu từ hợp đồng đào tạo với các tổ chức trong và ngoài nước, thu từ các hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thực hành thực tập, sản phẩm thí nghiệm; thu từ các hợp đồng dịch vụ khoa học và công nghệ và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Y tế, Đảm bảo xã hội: Thu từ các hoạt động dịch vụ về khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng, y tế dự phòng, đào tạo, nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cung cấp các chế phẩm từ máu, vắc xin, sinh phẩm, thu từ các hoạt động cung ứng lao vụ, thu từ các dịch vụ pha chế thuốc, dịch truyền, sàng lọc máu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Văn hóa, Thơng tin: Thu từ bán vé các buổi biểu diễn, vé xem phim, các hợp đồng biểu diễn với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, cung ứng dịch vụ in tráng lồng tiếng, phục hồi phim, thu từ các hoạt động đăng, phát quảng cáo trên báo, tạp chí, xuất bản, phát thanh truyền hình, thu phát hành báo chí, thơng tin cổ động và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Thể dục, thể thao: Thu hoạt động dịch vụ sân bãi, quảng cáo, bản quyền phát thanh truyền hình và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp kinh tế: Thu tư vấn, thiết kế, quy hoạch, dịch vụ nông lâm, thuỷ lợi, thuỷ sản, giao thông, công nghiệp, xây dựng, địa chính, địa chất và các ngành khác; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Hình 1.7. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình thu hoạt động sự nghiệp
Về các khoản thu khác của đơn vị, đối với mỗi đơn vị khác nhau thì có thể có những quy trình khác nhau nhưng nhìn chung thì các khoản thu khác của đơn vị phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định của chế độ kế tốn và hình thức, mức thu như thế nào là tùy thuộc vào tình hình tài chính và đặc điểm của mỗi đơn vị.
1.3.3.2. Chu trình chi hoạt động sự nghiệp
Chu trình chi hoạt động sự nghiệp tập hợp các hoạt động chức năng và xử lý thông tin liên quan đến các quá trình chi hoạt hộng thường xuyên và không thường xuyên. Trong chu trình chi hoạt động sự nghiệp gồm các hoạt động sau:
Hoạt động tiếp nhận yêu cầu về chi các hoạt động sự nghiệp: Hoạt động này thể hiện
việc tiếp nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ, nhu cầu của các bộ phận có nhu cầu. Đó là các nhu cầu về hàng hóa, ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, tài sản cố định. Các yêu cầu này phải được kiểm sốt chặt chẽ thơng qua hệ thống kiểm soát bên trong đơn vị nhằm đảm bảo các yêu cầu này là phù hợp với dự toán cũng như quy định của đơn vị về các khoản chi. Ngoài ra trong hoạt động này cịn là việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Hoạt động thực hiện nghiệp vụ: đây là hoạt động nhận các hàng hóa dịch vụ trong đó có
các hoạt động nhỏ là đối chiếu nhận hàng so với đặt hàng, chấp nhận hàng hóa, dịch vụ và đưa vào bảo quản, sử dụng.
Hoạt động chấp nhận chứng từ và theo dõi nghiệp vụ: là hoạt động thể hiện việc chấp
thuận các chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ và ghi chép theo dõi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ.
Hoạt động thanh toán: thể hiện việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp dựa trên các
chứng từ thanh tốn. Sau đó các dữ liệu về thanh toán sẽ được chuyển vào hệ thống ghi nhận sổ cái và lập báo cáo.
Tuy nhiên đối với từng đơn vị cụ thể riêng biệt việc thực hiện đầy đủ các hoạt động trên có sự khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị.
Hình 1.8. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình chi hoạt động sự nghiệp
Ngồi ra các chu trình kế tốn trên, trong các đơn vị sự nghiệp có các chu trình nhân sự và chu trình đầu tư, tài chính.
1.3.3.3. Chu trình nhân sự: là chu trình tập hợp các hoạt động về tuyển
dụng nhân viên, thanh toán lương, các khoản lợi ích khác cho người lao động, đánh giá khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chu trình nhân sự cung cấp các thông tin cần thiết về lương và nhân sự đảm bảo sự hoạt động liên tục ở các chu trình khác.
Hình 1.9. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình nhân sự
1.3.3.4. Chu trình đầu tư, tài chính: là chu trình tập hợp các hoạt động liên
quan đến việc đầu tư, đáp ứng nhu cầu về vốn, gia tăng vốn cho các hoạt động bên trong đơn vị. Hoạt động đầu tư gồm các nghiệp vụ liên quan giữa đơn vị và nhà đầu tư, ngân hàng. Tuy nhiên trong các đơn vị sự nghiệp chu trình đầu tư, tài chính rất ít và các đơn vị khơng quan tâm đến chu trình này.
Kết luận chương 1
Nội dung về thông tin kế toán, hệ thống kế toán và hệ thống thơng tin kế tốn trong một tổ chức hoạt động đã được thể hiện một cách rõ nét, qua đó tìm hiểu về hệ thống thơng tin kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp có thu mà chủ yếu là quan tâm đến các vấn đề đặc điểm thơng tin kế tốn, đối tượng sử dụng thông tin và các chu trình kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay. Qua nội dung chương 1 cho thấy được tầm quan trọng
Chương 2
Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
2.1. Tình hình hoạt động và quản lý ở các đơn vị sự nghiệp có thu ở thành phố Hồ Chí Minh Chí Minh
Ở Thành phố Hồ Chí Minh, có rất nhiều đơn vị sự nghiệp có thu đang hoạt động ở tất cả các lĩnh vực khác nhau. Với quy mô và sự phát triển vượt bậc về kinh tế xã hội so