Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
3.2.3.Tổ chức thực hiện quy trình kế toán
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.3.Tổ chức thực hiện quy trình kế toán
Nhìn chung các đơn vị sự nghiệp hiện nay có thực hiện cơng tác kế tốn, có nhận biết các chu trình kế tốn thường xảy ra ở đơn vị, trong quá trình thực hiện cơng tác kế tốn, đơn vị có tổ chức các chứng từ cần thiết cho q trình thu thập dữ liệu, cũng có các quy trình xử lý, các phương pháp và chính sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán, thực hiện việc cung cấp các thông tin đầu ra trên các báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân sách theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên việc thực hiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị còn khá đơn giản, chưa xây dựng các chu trình kế tốn một cách rõ ràng và thực hiện kế tốn trên cơ sở của từng quy trình. Điều quan trọng là các đơn vị chưa xác định rõ ràng các thành phần của một hệ thống thơng tin kế tốn để từ đó nhận dạng và thiết lập một cách hợp lý các quy trình kế tốn. Để thực hiện kế tốn theo chu trình cần xác định và quản lý các thành phần quan trọng của một hệ thống kế toán:
Đầu vào:
Các đơn vị cần dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị trong từng lĩnh vực cụ thể, xem xét yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát của từng đơn vị để thiết lập và xây dựng các dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán và các dữ liệu khác đơn vị cần phải thu thập gồm dữ liệu về các đối tượng kế toán, các đối tượng quản lý chi tiết. Trong bất kỳ một hoạt động nào cần xác định đúng và đủ các dữ liệu cần phải thu thập, hoạt động đó xảy ra ở đâu, có liên quan đến các nguồn lực và đối tượng quản lý chi tiết nào, nội dung của hoạt động được thu thập ra sao, thu thập trên các chứng từ gì? Để có thể xây dựng một hệ thống chứng từ tốt và hiệu quả thì các đơn vị nên xem xét các chứng từ kế tốn trong từng chu trình kế tốn cụ thể. Trong mỗi chu trình kế tốn sẽ được phân tích theo các hoạt động, đối tượng và nguồn lực liên quan, các bộ phận tham gia vào các hoạt động trên, từ đó xác định các chứng từ cần sử dụng
Đối với từng chu trình kế tốn cần xác định các hoạt động chức năng và hoạt động xử lý có liên quan với nhau. Hoạt động xảy ra theo một thứ tự tùy vào đặc điểm của từng đơn vị.
Trong từng hoạt động của chu trình kế tốn sẽ có liên quan đến các đối tượng và nguồn lực cần thực hiện. Ví dụ: trong hoạt động đầu tiên của chu trình thu hoạt động sự nghiệp là tiếp nhận các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ, chúng ta phải có dữ liệu về tình trạng của các hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị cung cấp, dữ liệu về các đối tượng bên ngồi, bên trong có liên quan đến hoạt động này. Hoạt động này được thực hiện ở đâu, ai thực hiện, liên quan đến hàng hóa, dịch vụ nào sẽ được thu thập thông qua các chứng từ kế toán.
Các chứng từ kế toán cần được tổ chức để thu thập tất cả các dữ liệu về hoạt động xảy ra trong từng chu trình. Những chứng từ đã có hướng dẫn trong chế độ kế toán và các văn bản khác với mẫu biểu đầy đủ rõ ràng thì đơn vị phải thực hiện theo. Bên cạnh đó tùy theo nhu cầu thơng tin và đặc điểm riêng của từng đơn vị có thể tổ chức thêm các chứng từ nội bộ để thu thập thêm dữ liệu cho từng hoạt động chức năng. Tuy nhiên chứng từ kế toán tổ chức thêm phải phản ánh được đầy đủ các nội dung thông tin cần thiết theo quy định.
Các hoạt động trong từng chu trình cần có mối liên hệ chặt chẽ, thông tin đầu ra của hoạt động thứ nhất sẽ là dữ liệu đầu vào cho hoạt động thứ hai.
Xử lý
Khi đã tổ chức tốt được thành phần dữ liệu đầu vào thì đó là một cơ sở rất quan trọng cho việc thiết lập một hệ thống xử lý kế toán, chuyển tất cả các dữ liệu đầu vào cịn rời rạc thành các thơng tin đầu ra hữu ích cho người sử dụng. Việc xử lý dữ liệu cần dựa trên các nguyên tắc, phương pháp kế toán đã được đơn vị thiết lập và phải phù hợp với yêu cầu quản lý về xử lý kế tốn của đơn vị, ngồi ra cần tổ chức bộ máy kế tốn, phân cơng cơng việc cho các bộ phận một cách rõ ràng, hợp lý trong xử lý kế toán.
Ở các đơn vị còn sử dụng Excel trong cơng tác kế tốn thì trước mắt vẫn tiếp tục thực hiện việc xử lý kế toán nhưng cần phải xác định việc xử lý cho từng chu trình kế
tốn, xác định các cơng việc và chức năng xử lý kế toán khác nhau. Lâu dài nên chuyển dần sang hệ thống thơng tin kế tốn ứng dụng PMKT, nhưng vẫn được hổ trợ và truy xuất dữ liệu qua Excel được. Việc ứng dụng một PMKT tốt trong việc xử lý kế toán sẽ giúp cho đơn vị thiết lập quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin trong hệ thống được dễ dàng hơn và gắn với từng chu trình kế tốn cụ thể đã được thiết lập. Các xử lý kế toán nên được xem xét, thực hiện một cách chi tiết theo từng chu trình kế tốn cụ thể, trong từng chu trình cần xác định các hoạt động và dịng thơng thơng tin đi vào, đi ra trong chu trình, các phần hành kế tốn có liên quan và các nhân viên kế tốn tham gia cơng việc xử lý trong từng quy trình kế tốn thơng qua cơng cụ mô tả hệ thống bằng sơ dồ dòng dữ liệu và lưu đồ.
Trước mắt là như thế, còn về lâu dài khi mà việc thực hiện cơng tác kế tốn trở nên quy chuẩn và hợp lý trên cở sở các quy trình được thiết lập thì sẽ có thể kết nối các quy trình này lại với nhau và kết nối chung cho toàn hệ thống dựa trên nền tảng quản lý về CNTT hiện đại đó là hệ thống hoạch định nguồn lực. Muốn như vậy đơn vị phải xây dựng các quy trình kế tốn chi tiết và cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các chu trình kế tốn và xác định dòng dữ liệu đi vào cũng như thông tin đi ra trong các chu trình kế tốn. Thơng tin của một chu trình kế tốn là dữ liệu đi vào để xử lý cho chu trình kế tốn khác và ngược lại. Tất cả các dữ liệu và thông tin về các hoạt động chức năng trong chu trình kế tốn sẽ được ghi nhận thông qua hệ thống ghi sổ và lập báo cáo kế tốn đã được thiết lập.
Hình 3.1. Mối quan hệ giữa các chu trình kế tốn
Đầu ra:
Có thể nói đầu ra của một hệ thống là một yếu tố quyết định sự thành công của hệ thống. Các thơng tin của hệ thống kế tốn sẽ được phân loại, tổng hợp và trình bày trên các báo cáo, giúp người sử dụng có được những thơng tin hữu ích cho q trình ra quyết định. Trong quá trình thực hiện quy trình kế tốn thì báo cáo kế tốn là thành phần cung cấp thơng tin của q trình xử lý. Do đó một hệ thống báo cáo đáp ứng đầy đủ, chính xác và kịp thời các yêu cầu về thông tin của người dùng sẽ có vai trị rất quan trọng đối với mức độ hài lòng và sử dụng hệ thống của người sử dụng.
Tổ chức một hệ thống báo cáo kế tốn đầu ra gồm có báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Đối với các báo cáo tài chính thì đơn vị cần thực hiện đúng với các quy định về lập, trình bày và cung cấp thơng tin tài chính theo các mẫu biểu báo cáo có sẵn trong chế độ kế tốn. Đặc biệt trong điều kiện tin học hóa với phương thức xử lý kế tốn bằng máy có ứng dụng PMKT thì càng phải cung cấp được các loại báo cáo này và chú trọng đến quy trình kiểm sốt báo cáo, kiểm sốt chặt chẽ thơng tin đầu ra đảm bảo sự an tồn cho thơng tin. Đối với các báo cáo quản trị thì các đơn vị nên dựa vào đặc điểm của đơn vị, khả năng của hệ thống kế tốn, nhu cầu thơng tin của nhà quản lý để cung cấp các thông tin quản trị cần thiết. Cần dựa vào các đối tượng sử dụng thông tin, thời điểm cung cấp
thông tin mà xác định phương pháp, nội dung và hình thức cung cấp thông tin khác nhau dựa vào các nguyên tắc sau đây:
- Việc tổ chức hệ thống báo cáo phải tuân thủ yêu cầu của chế độ kế tốn về việc lập, trình bày và cơng bố các thơng tin kế tốn, đặc biệt là các báo cáo tài chính.
- Việc tổ chức hệ thống báo cáo, đặc biệt hệ thống báo cáo quản lý phải căn cứ vào nội dung xác lập yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý ở phần trên để xây dựng báo cáo. Đối với các báo cáo quản lý chủ yếu là các báo cáo hoạt động và báo cáo đối tượng, nguồn lực có liên quan đến hoạt động.
- Việc tổ chức hệ thống báo cáo phải căn cứ vào đặc điểm của hệ thống kế toán, đặc biệt là đặc điểm về phương thức thu thập, xử lý dữ liệu. Trong điều kiện tin học hoá, việc tổ chức hệ thống báo cáo phải phụ thuộc vào phần mềm xử lý, khả năng cung cấp thông tin của phần mềm cũng như khả năng giao tiếp giữa phần mềm với các chương trình xử lý khác (như: Excel, Access…).
Xác định đầy đủ các hình thức trình bày của báo cáo, phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Định kỳ nên xem xét, đánh giá hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu cung cấp thơng tin của kế tốn.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với đơn vị sự nghiệp có thu
Nhân sự
Nguồn nhân lực trong đơn vị là một thành phần quan trọng không thể thiếu trong hệ thống thơng tin kế tốn. Con người mà đặc biệt là các nhân viên kế toán là những yếu tố cần thiết cho một hệ thống thông tin, con người tham gia vào tất cả các thành phần trong một hệ thống bao gồm hệ thống dữ liệu đầu vào, xử lý và hệ thống thông tin đầu ra. Vấn đề con người trong đơn vị bao gồm tất cả các cá nhân ở các phịng ban trong đó có bộ phận kế toán, các nhà quản trị cấp cao, các nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp thấp.
tiếp đến hệ thống thông tin kế toán. Và một nội dung không thể thiếu khi tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn là tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay rất đơn giản, chưa có sự phân cơng cơng việc rõ ràng và chưa có định hướng phát triển cũng như chưa gắn việc tổ chức nhân sự với đặc điểm của môi trường xử lý bằng máy tính. Do đó khi tổ chức bộ máy kế tốn trong điều kiện tin học hóa cần lưu ý một số yêu cầu nhân sự sau:
- Tổ chức nhân sự trong phịng kế tốn phải phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị.
- Cần thực hiện đúng quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp có thu theo nghị định 41/2012/NĐ-CP.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự kiểm tra về năng lực. - Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu là ngoại ngữ và CNTT, đây là hai yêu cầu mà trong các đơn vị sự nghiệp có thu cịn rất hạn chế. Bên cạnh đó là khả năng vận dụng những kiến thức trong công việc thực tế.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế tốn và các quy định trong đơn vị.
- Đối với đạo đức nghề nghiệp, người làm kế tốn phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế toán, về các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng CNTT và cam kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Khi bố trí nhân sự trong bộ phận tài chính kế tốn, cần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự trong toàn tổ chức. Có sự ln chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm sốt trong cơng việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối lượng cơng việc kế tốn: Khối lượng công việc bộ máy kế toán của đơn vị cần đảm nhiệm phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin kế tốn theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lượng dữ liệu cần
nhập liệu, cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định… Căn cứ vào khối lượng công việc và mức độ phức tạp của cơng việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Cần bao nhiên người? Trình độ, năng lực của mỗi nhân viên được tuyển dụng ra sao?... Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc cho phù hợp.
- Một lưu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng CNTT đó là đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị: Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế tốn: giảm khối lượng cơng việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lượng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian,…Nhân viên kế tốn có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm sốt, phân tích dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn.
Đối với các đơn vị đang ứng dụng Excel thì cần nhiều nhân viên kế toán hơn cho các phần hành kế toán khác nhau phục vụ cho các quá trình ghi nhận, nhập liệu, xử lý kết chuyển sổ sách và lập các báo cáo tài chính, tách biệt các chức năng một cách rõ ràng vì dùng Excel thì việc phân quyền và bảo mật dữ liệu, thông tin không tốt. Tuy nhiên các đơn vị thường cân nhắc giữa lợi ích và chi phí trong q trình tổ chức, nhưng phải đảm bảo tạo điều kiện tốt nhất cho q trình thực hiện cơng tác kế toán hiện tại và sau này nếu như đơn vị định hướng sử dụng PMKT.
Đối với các đơn vị đang ứng dụng PMKT và tương lai có định ứng dụng ERP thì tổ chức bộ máy kế toán nên giảm số lượng nhân viên kế toán, một nhân viên kế tốn có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng nhưng phải đảm bảo việc thực hiện đúng và đầy đủ các chức năng trên một PMKT là: khai báo, nhập liệu, và cập nhật kết xuất báo cáo. Các chức năng đơn vị phải lưu ý tách biệt và kiểm soát các đối tượng thực hiện thông qua sự hổ trợ về kiểm sốt của các PMKT hiện nay. Qua đó thực hiện tốt các quy trình kế tốn
Do đó tổ chức nhân sự trong điều kiện hiện nay, các đơn vị phải quan tâm đến yêu cầu, định hướng CNTT của mình để có thể tuyển dụng, chọn lựa và đào tạo được các nhân viên có đủ năng lực, trình độ chun mơn phù hợp với cơ cấu bộ máy kế tốn phục vụ tốt nhất cho cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa.
Phần cứng
Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa có sự ứng dụng của những PMKT,