Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
3.2.1.Xây dựng cơ chế quản lý và kiểm sốt thơng tin
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.1.Xây dựng cơ chế quản lý và kiểm sốt thơng tin
Thông tin là điều kiện không thể thiếu trong bất kỳ một hệ thống nào, thơng tin kế tốn là đầu ra của hệ thống thơng tin kế tốn và là cơ sở để đánh giá xem hệ thống có hoạt động tốt hay không. Việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn đã tạo ra những đột phá trong q trình xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn, thơng tin kế toán đa dạng, kịp thời và hữu ích hơn. Bên cạnh đó do đặc điểm của mơi trường xử lý bằng máy tính cũng tồn tại nhiều rủi ro phát sinh hơn so với môi trường kế tốn thủ cơng. Những đặc điểm trong xử lý kế tốn của mơi trường máy tính có thể thấy được qua các giai đoạn:
- Ghi nhận và hạch toán ban đầu các dữ liệu - Q trình xử lý dữ liệu kế tốn
Trong mơi trường máy tính hiện nay thì những rủi ro do sai sót, gian lận là rất nhiều nếu xét trên khía cạnh kỹ thuật, cơng nghệ thì rủi ro trong mơi trường xử lý bằng máy tính như: Virus, worm, kỹ thuật Trojan Horse, sự xâm nhập thay đổi dữ liệu chương trình máy tính…..do đó việc nhận dạng được hết các rủi ro và có biện pháp kiểm sốt để cung cấp thơng tin là điều không dễ dàng. Do đó bên cạnh các kiểm sốt q trình xử lý thông tin trên, đơn vị cần xây dựng cơ chế quản lý và kiểm sốt thơng tin với những quy trình cụ thể và các thủ tục kiểm soát tốt để cung cấp thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng khác nhau và đảm bảo an tồn cho hệ thống kế tốn.
Để có thơng tin kế tốn trong hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ngày nay thì phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người, các quy định hướng dẫn về công tác quản lý hoạt động kinh tế phát sinh và máy móc thiết bị. Đơn vị sự nghiệp có thu trong q trình hoạt động chủ yếu là cung cấp các thơng tin kế tốn tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước để theo dõi, đánh giá hoạt động. Các thông tin này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống kế tốn nhà nước đang có nhiều tồn tại và những người lãnh đạo, thủ trưởng của đơn vị, cùng với đặc điểm về hoạt động, quản lý khơng vì mục tiêu lợi nhuận, yếu tố cá nhân, địa vị đã ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc kiểm sốt và cung cấp thơng tin. Ngồi ra các văn bản quy định về thu, chi tài chính trong các hoạt động chưa chặt chẽ gây nên tình trạng che giấu thơng tin làm ảnh hưởng về lâu dài cho các đơn vị. Những đặc điểm hoạt động và quản lý của đơn vị sự nghiệp có thu khác với các loại hình doanh nghiệp và đó cũng là căn cứ quan trọng để xây dựng cơ chế quản lý và kiểm sốt thơng tin cho phù hợp trong môi trường ứng dụng CNTT.
Như vậy đầu tiên các đơn vị cần quan tâm đến vần đề kiểm sốt con người, có cơ cấu tổ chức quản lý và kiểm sốt khoa học trong bộ phận kế toán, quy định rõ về lề lối làm việc, quan hệ với nội bộ và các đối tượng bên ngoài đơn vị. Bên cạnh đó tổ chức bộ máy kế tốn phải đảm bảo tính kiểm sốt cao, tn thủ các quy định về kiểm soát nội bộ, tuân thủ nguyên tắc phân chia trách nhiệm. Đặc biệt trong mơi trường máy tính cần tn thủ các kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn đó là kiểm sốt chung và kiểm soát ứng dụng.
Bên cạnh yếu tố con người, một trong những yếu tố quan trọng khác khơng kém đó là phải tuân thủ theo các quy định về kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp có thu nhằm quản lý tốt các nghiệp vụ về thu, chi ngân sách và thu, chi các hoạt động sự nghiệp. Mọi khoản chi đều phải được kiểm tra, kiểm soát trong q trình chi trả, thanh tốn qua đó có thể cung cấp các thông tin đáng tin cậy về thu, chi của đơn vị. Ngoài ra tất cả các hoạt động phát sinh trong đơn vị đều được thực hiện trên cơ sở các quy trình cụ thể, rõ ràng, quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận tham gia xử lý, các chứng từ phản ánh nghiệp vụ cần có sự tham chiếu thơng tin một cách đầy đủ.
Có quy trình, thủ tục kiểm sốt các thơng tin kết xuất đầu ra của hệ thống, quy định rõ ai cung cấp thông tin, chế độ bảo mật thông tin, nơi cung cấp thông tin, đối tượng cần thơng tin và hình thức cung cấp thơng tin kế tốn.
Đơn vị cần xây dựng và tuân thủ các quy định về kiểm soát nội bộ kết hợp với việc ứng dụng “Quản trị rủi ro doanh nghiệp – ERM” phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị sự nghiệp cụ thể. Đây được xem là nền tảng ban đầu cho việc thiết lập các nền tảng về kiểm soát trong tổ chức, hướng đến xây dựng một mơi trường kiểm sốt, cách nhận dạng rủi ro, và xây dựng danh mục rủi ro cho đơn vị, xây dựng các hoạt động kiểm soát, xây dựng chế độ thông tin và truyền thông trong toàn bộ máy tổ chức, hướng đến mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, đảm bảo thông tin đáng tin cậy và tuân thủ luật lệ và quy định.
Nếu trong tương lai đơn vị có định hướng ứng dụng CNTT ở mức độ cao hơn như ERP thì đơn vị nên ứng dụng các quy tắc về kiểm sốt thơng tin và công nghệ liên quan trong Cobit. Mặc dù bộ Cobit được ứng dụng nhiều và thành công trong các doanh nghiệp, nhưng nếu biết vận dụng Cobit một cách phù hợp và linh hoạt trong các đơn vị sự nghiệp sẽ giúp cho nhà lãnh đạo quản lý các rủi ro, nhận diện được các cơ hội để hành động và qua đó thực hiện được các mục tiêu của đơn vị.
3.2.2. Xác lập nội dung thơng tin và các chu trình kế tốn
Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn bên ngồi đơn vị, thông tin cần cung cấp là thơng tin tài chính theo luật định. Những thông tin này được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong đơn vị, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện, và từ đó xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Các cấp quản lý khác nhau thì nhu cầu thơng tin và tính chất thơng tin mà cấp quản lý đó cần cũng khác nhau. Để xác định các yêu cầu thông tin cần dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị, yêu cầu quản lý của đơn vị và thông tin được xác định sẽ bao gồm thơng tin kế tốn tài chính và thơng tin kế tốn quản trị, và được trình bày từ tổng hợp đến chi tiết.
Như vậy khi xác định yêu cầu thông tin cần phân loại thơng tin kế tốn thành hai nhóm lớn: Thơng tin kế tốn tài chính và thơng tin kế toán quản trị. Thơng tin kế tốn tài chính phải được cung cấp trên cơ sở tuân thủ các quy định chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và trình bày trên các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán. Bất kỳ hệ thống kế toán nào với phương thức xử lý bằng máy hay thủ công, quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, loại hình kinh doanh có thể khác nhau nhưng tất cả đều phải cung cấp được đầy đủ thông tin theo khuôn mẫu quy định của nhà nước. Thơng tin kế tốn quản trị xuất phát từ quá trình quản lý, điều hành các hoạt động trong đơn vị của các nhà quản trị các cấp. Để nhận dạng và xác lập những nội dung thông tin quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ chu trình kế tốn và hệ thống xử lý của hệ thống kế tốn qua đó xác định các hoạt động chức năng và hoạt động xử lý kế tốn trong mỗi chu trình, từ đó xác lập các dịng thơng tin đi vào và đi ra của các hoạt động gắn với từng chu trình kế tốn.
- Trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước để đảm bảo việc cung cấp thơng tin đầy đủ, hợp lý thì cần phải xác định các thông tin liên quan đến thực hiện các hoạt
động, các thông tin liên quan giúp đánh giá hoạt động đã xảy ra. Thông tin liên quan trực tiếp đến từng hoạt động trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước gồm:
Thông tin về lập dự toán thu, chi, số kinh phí đề nghị: việc lập dự toán được thực hiện vào lúc nào, ai thực hiện và ai xem xét, xét duyệt việc lập dự toán, để thực hiện việc hoạt động này cần có các thơng tin về tình hình hoạt động của đơn vị, thông tin về số liệu khoản dự toán theo quy định của pháp luật.
Thơng tin xác nhận số kinh phí được nhận đảm bảo việc nhận đúng và đủ số kinh phí.
Thơng tin dùng để phản ánh và ghi nhận hoạt động thu kinh phí, ghi chép theo dõi số kinh phí được nhận và cung cấp thơng tin về số kinh phí và quản lý kinh phí. Qua đó giúp lãnh đạo đánh giá hoạt động thu kinh phí thực hiện ở mức độ như thế nào.
- Trong chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp cần cung cấp các thông tin về quá trình cung cấp dịch vụ, sản phẩm và quá trình ghi nhận theo dõi hoạt động và thu tiền. Thông tin về các đối tượng liên quan đến hoạt động như học sinh, sinh viên, bệnh nhân, các tổ chức, cơ quan liên quan trực tiếp đến đơn vị sự nghiệp đó là các thơng tin mơ tả
ví dụ: tên hàng, mã hàng, tên bệnh nhân, mã bệnh nhân, mã sinh viên, tên, địa chỉ sinh
viên…, và các thông tin quản lý của đơn vị đối với các đối tượng này ví dụ: quản lý
hàng hoá theo chủng lại, theo tình trạng tồn, quản lý bệnh nhân theo phòng, giường, khoa khám bệnh, khu vực, tình trạng nợ của bệnh nhân, quản lý khoản mục nợ học phí chi tiết từng khách hàng, quản lý học sinh, sinh viên theo hệ, khóa, lớp...Qua đó phản ánh được các thơng tin quản lý, đánh giá hoạt động sự nghiệp đã xảy ra đúng và đáp ứng nhu cầu của các đối tượng, đảm bảo chất lượng dịch vụ. Và các khoản thu được ghi nhận đầy đủ và kịp thời, phù hợp với mức độ của từng hoạt động, thông tin về số tiền thực thu, số chưa thu được, tình hình các khoản phải thu, thông tin để kiểm sốt đảm bảo cho an tồn của tài sản. Ngoài ra phải cung cấp các thơng tin để phân tích nguồn thu
lớp…thu từ hoạt động nào, đánh giá khả năng đáp ứng của từng hoạt động cung cấp dịch vụ.
- Trong chu trình chi các hoạt động sự nghiệp thơng tin cung cấp hữu ích cho các đối tượng sử dụng khác nhau là các thơng tin trong q trình tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, hàng hóa của các đối tượng khác nhau trong đơn vị, thông tin xác nhận hàng hóa, dịch vụ được cung cấp và thông tin từ việc ghi nhận, phản ánh nghiệp vụ chi, thơng tin về q trình thanh tốn và ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ. Trong từng hoạt động của chu trình kế toán chi sự nghiệp, các đơn vị phải kiểm sốt rất chặt chẽ, đảm bảo các thơng tin kịp thời và chính xác về hàng hóa, dịch vụ, thơng tin nhà cung cấp, thơng tin để kiểm sốt các khoản chi, đây là yêu cầu quan trọng cho các đơn vị sự nghiệp do nhà nước quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi ở các đơn vị, đảm bảo chi đúng, chi đủ, tiết kiệm và hiệu quả. Bên cạnh đó là các thơng tin về đánh giá và kiểm soát hoạt động chi sự nghiệp theo từng loại hàng hóa dịch vụ và nhà cung cấp dịch vụ
- Trong chu trình nhân sự, các thông tin mà đơn vị phải cung cấp là các thông tin về việc tuyển dụng, chọn lựa và đánh giá ứng viên để đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên có tâm, có tài. Chu trình nhân sự xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tính và trả lương nhân viên, do đó cần cung cấp các thông tin về tiền lương phải trả, các khoản phúc lợi khác cho người lao động. Chính sách và chế độ về lương, thưởng phù hợp và đáp ứng đúng với tình hình của đơn vị.
- Trong chu trình tài chính cung cấp các thông tin phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn, sự luân chuyển vốn đầu tư, thông tin về các kênh đầu tư giúp các đơn vị sự nghiệp quản lý các nguồn vốn đầu tư nhằm mục đích sinh lời.
Xác lập nội dung thông tin trong đơn vị là một công việc rất quan trọng trong tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn. Xác lập nội dung thơng tin giúp ích cho việc tổ chức các nội dung khác trong hệ thống thơng tin kế tốn như tài khoản, chứng từ, bộ máy kế toán, các báo cáo kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị. Ngoài ra việc xác lập nội
dung thơng tin giúp ích cho hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả ngay từ đầu, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
3.2.3. Tổ chức thực hiện quy trình kế tốn
Nhìn chung các đơn vị sự nghiệp hiện nay có thực hiện cơng tác kế tốn, có nhận biết các chu trình kế tốn thường xảy ra ở đơn vị, trong q trình thực hiện cơng tác kế tốn, đơn vị có tổ chức các chứng từ cần thiết cho quá trình thu thập dữ liệu, cũng có các quy trình xử lý, các phương pháp và chính sách kế tốn theo quy định của chế độ kế toán, thực hiện việc cung cấp các thông tin đầu ra trên các báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân sách theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên việc thực hiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị còn khá đơn giản, chưa xây dựng các chu trình kế tốn một cách rõ ràng và thực hiện kế toán trên cơ sở của từng quy trình. Điều quan trọng là các đơn vị chưa xác định rõ ràng các thành phần của một hệ thống thơng tin kế tốn để từ đó nhận dạng và thiết lập một cách hợp lý các quy trình kế tốn. Để thực hiện kế tốn theo chu trình cần xác định và quản lý các thành phần quan trọng của một hệ thống kế toán:
Đầu vào:
Các đơn vị cần dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị trong từng lĩnh vực cụ thể, xem xét yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát của từng đơn vị để thiết lập và xây dựng các dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán và các dữ liệu khác đơn vị cần phải thu thập gồm dữ liệu về các đối tượng kế toán, các đối tượng quản lý chi tiết. Trong bất kỳ một hoạt động nào cần xác định đúng và đủ các dữ liệu cần phải thu thập, hoạt động đó xảy ra ở đâu, có liên quan đến các nguồn lực và đối tượng quản lý chi tiết nào, nội dung của hoạt động được thu thập ra sao, thu thập trên các chứng từ gì? Để có thể xây dựng một hệ thống chứng từ tốt và hiệu quả thì các đơn vị nên xem xét các chứng từ kế toán trong từng chu trình kế tốn cụ thể. Trong mỗi chu trình kế tốn sẽ được phân tích theo các hoạt động, đối tượng và nguồn lực liên quan, các bộ phận tham gia vào các hoạt động trên, từ đó xác định các chứng từ cần sử dụng
Đối với từng chu trình kế tốn cần xác định các hoạt động chức năng và hoạt động