Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
3.1.Mục tiêu và các định hướng thực hiện
3.1.1. Mục tiêu
Ngắn hạn
Với những nguồn lực hiện có, từng đơn vị sự nghiệp có thu cần tiếp tục kế thừa và phát triển từ thấp đến cao môi trường ứng dụng CNTT.
Ở các đơn vị sự nghiệp có quy mơ nhỏ, số lượng nhân viên kế tốn ít và đang ứng dụng Excel thì tiếp tục ứng dụng và ngày càng mở rộng phát triển thêm các chức năng hiện có của Excel trong việc thu thập và xử lý số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Những đơn vị có quy mơ lớn hơn, số lượng nhân viên kế toán nhiều, hoạt động chức năng trong đơn vị đa dạng và đang ứng dụng PMKT thì nên tiếp tục sử dụng phần mềm song song với sự hổ trợ của Excel, đồng thời thực hiện việc xem xét, đánh giá quá trình sử dụng phần mềm để có thể khắc phục các hạn chế và cải thiện phần mềm tốt hơn qua đó cung cấp ngày càng nhiều thơng tin hữu ích.
Dài hạn
Với mục tiêu cuối cùng cao nhất mà đơn vị cần hướng đến đó là việc tổ chức một hệ thống kế tốn hồn thiện với việc cung cấp tất cả các thơng tin hữu ích, nhanh chóng, chính xác thì hệ thống thơng tin kế tốn khơng thể nào là một hệ thống xử lý riêng rẽ được mà phải kết nối với tất cả các hệ thống còn lại trong đơn vị thành một thể thống nhất. Vì vậy trong tương lai lâu dài thì tất cả các đơn vị phải thiết lập cho mình một hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP). Hệ thống ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa quy trình quản lý trong mơi trường CNTT. Nói đến ERP, là một giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực của tổ chức dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý (ISO) trên nền tảng của CNTT và hệ thống ERP này sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của đơn vị tạo sự liên kết dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức bao gồm
các phân hệ tài chính – kế toán, nhân sự, hậu cần, sản xuất, dịch vụ và khách hàng, lập kế hoạch, báo cáo. Như vậy với mục tiêu ứng dụng hệ thống ERP trong việc hoạt động của các đơn vị sự nghiệp sẽ giúp các đơn vị nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động của mình. Giúp các đơn vị tổ chức và khai thác dữ liệu, tạo ra kho dữ liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho q trình xử lý và cung cấp thơng tin đây được xem là một xu thế tất yếu phát triển của thời đại và việc triển khai ứng dụng hệ thống ERP trong các đơn vị sự nghiệp ln được nhà nước khuyến khích.
3.1.2. Các định hướng giải quyết
Trên cơ sở các mục tiêu đề ra, đề tài đưa ra các định hướng giải quyết như sau:
Định hướng về mặt pháp lý
Đơn vị sự nghiệp có thu trong q trình hoạt động cần thực hiện và áp dụng các quy định pháp luật hiện hành về kế toán: Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và các thông tư khác liên quan đến việc hướng dẫn kế toán về các nghiệp vụ cơ bản trong kế tốn hành chính sự nghiệp. Bên cạnh đó là các vấn đề về cơ chế quản lý tài chính, quy định quyền tự chủ ở các đơn vị sự nghiệp thông qua các văn bản pháp luật: Nghị định 43/2006/NĐ-CP, thông tư 71/2006/TT-BTC…đã tác động đến quá trình hoạt động ở đơn vị rất nhiều. Do đó trước tiên về mặt pháp lý chung các đơn vị cần tiếp tục định hướng thực hiện trên cơ sở các quy định hiện hành này.
Trong xu thế hiện nay hầu như tất cả mọi hoạt động trong các ngành nghề lĩnh vực khác nhau đều có sự tác động của việc ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng CNTT đã làm thay đổi mọi mặt trong việc quản lý, hoạt động của các tổ chức khác nhau. Đơn vị nào có tầm nhìn, chiến lược đúng đắn, xem việc ứng dụng CNTT vừa là yêu cầu, vừa là mục tiêu cho quá trình phát triển thì đơn vị đó sẽ có nhiều lợi thế hơn so với các đơn vị sự nghiệp khác. Trong hệ thống kế toán hiện nay các nhà quản lý ở các đơn vị cũng xem như đó là mục tiêu chiến lược phát triển hệ thống thông tin kế tốn. Vì sự phát triển của
mặt pháp lý từ phía nhà nước, nhà nước cần sớm có các chủ trương, chính sách phù hợp để giúp các đơn vị ứng dụng thành công CNTT vào công tác kế toán. Nhà nước cần ban hành các văn bản pháp lý quy định chi tiết và định hướng cho đơn vị trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng CNTT. Tất các các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động thì cần phải thực hiện tuân thủ theo các quy định của luật ngân sách, luật kế toán, chế độ kế toán, các văn bản pháp luật về quản lý tài chính, kiểm sốt thu, chi ngân sách nhà nước với mục tiêu của các đơn vị trong quá trình hoạt động là phải làm sao có những biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi ngân sách được giao, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham ơ, chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật tài chính. Tương lai nhà nước nên rà sốt lại các quy định trong các văn bản pháp luật theo hướng đổi mới và phù hợp với tình hình hiện tại để giúp cho các đơn vị sự nghiệp phát triển bền vững.
Định hướng về nội dung thơng tin
Một hệ thống kế tốn tốt phải đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng. Các thơng tin kế tốn cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời. Với những mục tiêu đề ra nói trên trong trước mắt cũng như lâu dài thì để có một hệ thống thơng tin kế tốn tốt, hoạt động hữu hiệu cần xác định được các nội dung thông tin mà hệ thống cần cung cấp. Để xác định yêu cầu thông tin và nắm bắt được các nội dung thông tin, khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn trong và ngoài tổ chức. Về nội dung thơng tin kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay có những thơng tin về kế tốn tài chính và thơng tin kế tốn quản trị
Về thơng tin kế tốn tài chính thì chủ yếu là những thơng tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình thu, chi ngân sách nhà nước, tình hình về dự tốn, chấp hành dự toán, quyết tốn ngân sách. Ngồi ra là các thơng tin để kiểm sốt, đánh giá khả năng hoạt động hữu hiệu và hiệu quả các các đơn vị này. Các thông tin này phần lớn có ở những báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân sách.
Về thơng tin kế tốn quản trị đó là các thơng tin về chi phí, phân tích thu chi, dự tốn ngân sách, giúp cho các cấp, nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị, đánh giá trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc thực hiện thực hiện các hoạt động thường xuyên và không thường xuyên, các dự án, nhiệm vụ của tổ chức, định hướng phát triển trong tương lai. Các thông tin này phụ thuộc vào định hướng, quan điểm của nhà lãnh đạo phục vụ cho việc ra quyết định và điều hành cơng việc.
Bên cạnh đó các đơn vị này phải cung cấp những thơng tin phi tài chính như thơng tin về thái độ, quan điểm, hành vi và nhu cầu của các cá nhân trong tổ chức nhằm nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, qua đó có cơ sở chăm lo tốt hơn cho đời sống vật chất, tinh thần nhân viên, phục vụ cho thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ của tổ chức.
Định hướng về kỹ thuật nghiệp vụ
Có thể xem một trong những nhân tố chi phối quá trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn là CNTT, là kỹ thuật, trình độ nghiệp vụ và sự nhận thức về vai trò của CNTT trong quản lý. Ảnh hưởng của CNTT đối với tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị hiện nay rất sâu rộng. Ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS- Data Base Management Systems), các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thơng tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an tồn cho dữ liệu, thơng tin trong mơi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ chức cơng tác kế tốn còn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế tốn, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức cơng tác kế tốn. Ví dụ như trong một đơn vị là trường đại học có nhiều đơn vị nội bộ, khi chọn lựa hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc
dựa trên nền tảng internet, thì đơn vị có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ,…
Như vậy với sự tiến bộ về khoa học, kỹ thuật nghiệp vụ đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp có thu phải có sự định hướng trong việc ứng dụng kỹ thuật nghiệp vụ vào cơng tác kế tốn. Để ứng dụng tốt tiến bộ CNTT, kỹ thuật, nâng cao trình độ nghiệp vụ trong cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý trong đơn vị sự nghiệp có thu cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Tạo nền tảng môi trường CNTT vững chắc, cơ sở vật chất tốt, cùng với việc tập trung nguồn lực nội tại và bên ngoài, bên cạnh các nguồn lực bên trong, các đơn vị phải tăng cường tạo ra các nguồn lực tài chính để có thể đáp ứng được các yêu cầu về phát triển kỹ thuật, công nghệ.
- Việc ứng dụng kỹ thuật cơng nghệ, nâng cao trình độ nghiệp vụ phải gắn với đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu, đặc thù về cơ chế hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý trong từng đơn vị.
- Đơn vị sự nghiệp có thu cần điều chỉnh lại cơ cấu hoạt động, phân bổ việc sử dụng các nguồn lực hiện có, xây dựng và hồn thiện mơi trường CNTT phù hợp với điều kiện của mơi trường máy tính tạo nền tảng cho việc ứng dụng trình độ kỹ thuật tiên tiến hơn.
- Đơn vị sự nghiệp có thu cơng lập tại Thành phố do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, các hoạt động chịu sự kiểm soát quản lý của nhà nước do đó việc ứng dụng CNTT, kỹ thuật nghiệp vụ cần phải thuyết phục nhà lãnh đạo và đảm bảo mang lại các lợi ích. Đồng thời cần phải có sự đồng thuận, nhất trí của lãnh đạo, các cấp quản lý, cán bộ, viên chức trong một tổ chức thì cơ hội thành công sẽ cao hơn.
- Thường xuyên cập nhật các kiến thức về sự phát triển của trình độ kỹ thuật để kịp thời ứng dụng khơng để xảy ra tình trạng lạc hậu về công nghệ, định hướng việc ứng dụng CNTT cùng với việc nâng trình độ kỹ thuật nghiệp vụ trong đội ngũ nhân viên, nhân viên cần có kỹ năng nghiệp vụ cao và sự am hiểu về kỹ thuật.
- Nhà lãnh đạo trong các đơn vị sự nghiệp cần có nhận thức, định hướng đúng đắn về việc ứng dụng CNTT, phần mềm, phần cứng, nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ của nhân viên, có tầm nhìn chiến lược trong việc ứng dụng CNTT nhưng phải phù hợp với môi trường và năng lực của đơn vị.
Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn thì những rủi ro từ sai sót và gian lận trong mơi trường tính là rất lớn. Do đó định hướng về mặt kỹ thuật nghiệp vụ luôn gắn liền với sự định hướng xem sét việc nhận dạng, đánh giá, phân tích các rủi ro trong mơi trường CNTT và từ đó có những hoạt động kiểm sốt cần thiết để dự phịng và hạn chế rủi ro.