Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
2.2.1.4.Kết quả khảo sát
2.2. Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có thu trên
2.2.1.4.Kết quả khảo sát
Bảng khảo sát được gửi đến 50 đơn vị sự nghiệp có thu, trong đó thu thập được 36 bảng của 36 đơn vị chiếm tỷ lệ 72%. Số đơn vị không thu thập được là 14 đơn vị chiếm tỷ lệ 28%. Trong 36 đơn vị bao gồm các loại hình đơn vị sự nghiệp sau.
Biểu đồ 2.1. Loại hình các đơn vị sự nghiệp được khảo sát
Như vậy trong các đơn vị khảo sát thì loại hình đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động là chiếm tỷ lệ nhiều nhất cho thấy rằng hiện nay mặc dù nhà nước khuyến khích các đơn vị thực hiện tự chủ tài chính, nhưng vẫn cịn phần lớn đơn vị vẫn đang trong q trình đó và do đó cịn có sự bảo đảm một phần từ ngân sách nhà nước.
Bảng 2.1. Lĩnh vực hoạt động của đơn vị sự nghiệp
Lĩnh vực hoạt động Số đơn vị Tỷ lệ
Giáo dục và đào tạo 26 72%
Đại học 9 34,62%
Cao đẳng 3 11,54%
TH, THCS, THPT 14 53,85%
Y tế, đảm bảo xã hội 10 28%
Qua bảng 2.1 cho thấy số lượng đơn vị mà tác giả tập trung nhiều nhất mang tính đại
diện cho mẫu là các trường đại học và cơ sở y tế (bệnh viện) vì đây là hai loại hình đơn vị có quy mơ lớn và phát triển nhanh, ứng dụng tốt các kỹ thuật công nghệ, khi thu thập thơng tin sẽ có nhiều thơng tin đa dạng và sâu cho quá trình nghiên cứu.
Khi hỏi về số lượng nhân viên hiện có của các đơn vị: với trường hợp nhỏ hơn 100 nhân viên thì có 12 đơn vị, chiếm tỷ lệ 33,33%, toàn bộ là các đơn vị thuộc TH, THCS, THPT. Với trường hợp số lượng từ 100 đến 500 thì có 10 đơn vị, chiếm tỷ lệ 27,78%, trong đó có 5 trường đại học, 3 trường cao đẳng và 2 là thuộc TH, THCS, THPT. Với trường hợp số lượng lớn hơn 500 nhân viên thì có 14 đơn vị, chiếm tỷ lệ 38,89% trong đó có 10 bệnh viện và 4 trường đại học. Điều này cũng phản ánh đúng về quy mô của các đơn vị trên (xem bảng 2.2)
Bảng 2.2. Số lượng nhân viên hiện có của các đơn vị
Đơn vị sự nghiệp Số lượng nhân viên
<100 100 - 500 >500 Bệnh viện 10 Đại học 5 4 Cao đẳng 3 TH, THCS, THPT 12 2 Tỷ lệ 33,33% 27,78% 38,89%
Với quy mô của các đơn vị như thế, khi hỏi về số lượng nhân viên kế toán cho thấy phản ánh khá tương xứng với số lượng nhân viên hiện có, số lượng nhân viên kế toán nhiều cũng tập trung phần lớn vào các đơn vị là trường đại học và bệnh viện (xem bảng
2.3)
Bảng 2.3. Số lượng nhân viên kế toán
Đơn vị sự nghiệp Số lượng nhân viên kế toán <5 5 - 10 >10 Bệnh viện 1 9 Đại học 5 4 Cao đẳng 2 1 TH, THCS, THPT 14 Tỷ lệ 38,89% 22,22% 38,89%
Qua việc phân tích các thơng tin chính về nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, tác giả thu thập được các kết quả như sau:
Một số vấn đề chung về kế toán
Trong phần này tác giả hỏi về hệ thống các văn bản pháp lý hiện hành về kế toán mà đơn vị áp dụng, có 100% các đơn vị trả lời thực hiện và áp dụng các văn bản pháp lý trên, quan trọng nhất là luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định số 19/2006/QĐ- BTC. Bên cạnh đó khi hỏi về việc thực hiện những nguyên tắc tổ chức kế tốn trong q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn thì có 100% đơn vị tham gia trả lời cho rằng thực hiện đúng và đủ các nguyên tắc trên.
Khi hỏi về hình thức ghi sổ kế tốn mà đang vị đang áp dụng thì có nhiều đơn vị áp dụng các hình thức ghi sổ kế tốn khác nhau và tỷ lệ cho mỗi hình thức ghi sổ mà đơn vị đang áp dụng (xem bảng 2.4)
Bảng 2.4. Hình thức ghi sổ kế toán đơn vị đang áp dụng
Hình thức ghi sổ kế tốn
Số đơn vị Tỷ lệ
Y tế, đảm bảo xã hội
Giáo dục đào tạo
Nhật ký chung 8 6 38,89%
Chứng từ ghi sổ 2 18 55,56%
Nhật ký sổ cái 2 5,56%
Phần lớn các đơn hiện nay thực hiện hình thức ghi sổ kế toán phổ biến là nhật ký chung (38,89%) và chứng từ ghi sổ (55,56%), hình thức nhật ký sổ cái thì có rất ít đơn vị thực hiện và cũng chỉ tập trung ở các đơn vị có quy mơ nhỏ, khối lượng nghiệp vụ ít (5,56%). Tuy nhiên các đơn vị đều thực hiện các hình thức ghi sổ kế tốn này trên máy vi tính với sự hổ trợ của các chương trình ứng dụng.
Về tình hình ứng dụng CNTT hiện nay trong cơng tác kế tốn: 94,44% các đơn vị trả lời là sử dụng PMKT, trong đó có một số ít đơn vị cịn thực hiện đồng thời cả PMKT và Excel trong quá trình thực hiện cơng tác kế tốn, có 5,56% đơn vị trả lời chỉ sử dụng Excel trong công tác kế tốn. Khơng có đơn vị nào thực hiện cơng tác kế tốn thủ cơng và cũng khơng có đơn vị nào là dùng hệ thống ERP trong cơng tác kế tốn và công tác quản lý tại đơn vị mình.
Nhận xét: Hầu hết các đơn vị khi tổ chức hệ thống kế toán đều quan tâm và thực hiện
đầy đủ các quy định về kế toán trong các văn bản pháp lý hiện hành, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc tổ chứ kế toán, áp dụng các hình thức ghi sổ kế tốn phù hợp với quy mô và đặc điểm của từng đơn vị. Các đơn vị hiện này đều đã ứng dụng PMKT trong cơng tác kế tốn, cịn rất ít các đơn vị dùng Excel, điều đó cho thấy sự phát triển và sự ảnh hưởng rất lớn của CNTT đã tác động đến nhận thức và thái độ của nhà quản lý trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hữu hiệu và hiệu quả hơn. Mặc dù nếu so sánh với các loại hình doanh nghiệp khác thì rõ ràng các đơn vị sự nghiệp có phần phát triển chậm hơn, cụ thể là chưa thấy đơn vị nào ứng dụng hệ thống ERP trong công tác quản
lý của mình. Tuy nhiên với sự phát triển như hiện nay thì việc ứng dụng CNTT mới vào cơng tác kế toán chỉ là vấn đề thời gian.
Hệ thống thông tin đầu vào
Về biểu mẫu chứng từ mà đơn vị sử dụng, hầu như phần lớn các biểu mẫu chứng từ đơn vị sử dụng là theo hướng dẫn của Bộ tài chính, nhưng bên cạnh đó vẫn có một số đơn vị tự thiết kế thêm các chứng từ để phục vụ trong cơng tác kế tốn và quản lý trong đơn vị. Điều này cho thấy các chứng từ và mẫu biểu do Bộ tài chính quy định và hướng dẫn chưa đủ và phù hợp để đơn vị thực hiện cơng tác kế tốn. Đặc biệt trong các đơn vị được khảo sát khơng có đơn vị nào hồn tồn tự thiết kế chứng từ để sử dụng (xem bảng
2.5)
Bảng 2.5. Biểu mẫu chứng từ đơn vị sử dụng
Biểu mẫu chứng từ sử dụng Số đơn vị Tỷ lệ
Y tế, đảm bảo xã hội
Giáo dục
đào tạo
Tự thiết kế 0 0 0%
Theo hướng dẫn của Bộ tài chính
7 21 77,78%
Cả hai 3 5 22,22%
Khi hỏi các đơn vị có tổ chức thêm các chứng từ kế tốn khơng có trong quy định của chế độ kế toán, phần lớn các đơn vị trả lời khơng, một số số ít đơn vị trả lời có với tỷ lệ rất thấp (xem bảng 2.6) Bảng 2.6. Tổ chức thêm chứng từ kế toán Tổ chức thêm chứng từ kế toán Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội Giáo dục đào tạo Có 1 2 8,33%
Với các đơn vị có tổ chức thêm chứng từ mới, khi hỏi về mức độ đáp ứng các yêu cầu quản lý, kiểm soát và truyền đạt thơng tin thì 100% đơn vị trả lời là tốt.
Khi hỏi về vấn đề kiểm soát chứng từ kế toán, kiểm soát dữ liệu đầu vào là nội dung rất quan trọng trong việc đảm bảo các dữ liệu đầu vào được thu thập vào hệ thống kế toán được đầy đủ và chính xác. Có 100% các đơn vị trả lời có quan tâm đến vấn đề kiểm soát việc thu thập các dữ liệu đầu vào (xem bảng 2.7)
Bảng 2.7. Các vấn đề kiểm soát đối với chứng từ kế toán
Nội dung kiểm soát chứng từ kế toán Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội Giáo dục đào tạo Có Khơng Có Khơng
Kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp lý trước khi ghi sổ kế toán
10 26 100%
Chứng từ vi phạm chính sách, chế độ, khơng có nội dung, chữ số rõ ràng có bị từ chối thực hiện
10 26 100%
Về việc xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ, phần lớn tất cả các đơn vị trả lời có xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ là 91,67%, tuy nhiên trong đó có 8,33% đơn vị trả lời khơng có xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ.
Khi hỏi về xác định các nội dung nhập liệu và kiểm sốt q trình nhập liệu trong trường hợp sử dụng PMKT thì tất cả 100% đơn vị trả lời là có. Điều này cho thấy các đơn vị nhận thức được các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập liệu, và kiểm soát các rủi ro này là điều cần thiết nhằm cung cấp các dữ liệu hữu ích cho việc xử lý và cung cấp thơng tin.
Khi tìm hiểu về nguồn gốc của các chứng từ bên ngoài trước khi đưa vào phịng kế tốn được lập như thế nào, có 58,33% đơn vị cho rằng các chứng từ được lập thủ công, 27,78% cho rằng các chứng từ bên ngoài được lập từ các phần mềm quản lý khác và
13,89% các đơn vị trả lời là có những chứng từ được lập thủ công và những chứng từ được lập từ các phần mềm quản lý khác.
Nhận xét:
Hệ thống thông thông tin đầu vào là một thành phần rất quan trọng trong hệ thống thơng tin kế tốn, tất cả các dữ liệu được thu thập có đầy đủ và chính xác là phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống này. Các đơn vị nhìn chung đã có nhận thức được tầm quan trọng của nó, có các chính sách tốt trong việc thực hiện và kiểm soát nguồn dữ liệu đầu vào, thực hiện tốt các quy trình luân chuyển dữ liệu và thông tin giúp tạo ra kho dữ liệu phục vụ cho hệ thống xử lý thông tin. Tuy nhiên cũng phải nhìn nhận là cịn một số ít đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến hệ thống dữ liệu đầu vào này, điều đó ảnh hưởng rất nhiếu đến hệ thống kế tốn trong q trình xử lý và cung cấp thông tin.
Hệ thống xử lý thông tin
Khi hỏi về hệ thống tài khoản do chế độ kế tốn quy định có đủ để đơn vị tổ chức cơng tác khơng. Có phần lớn các đơn vị trả lời đủ, số còn lại cho rằng cần bổ sung thêm một số tài khoản, trong số các đơn vị trả lời cần bổ sung thêm tài khoản chủ yếu là tài khoản cấp 2 và cấp 3 (xem bảng 2.8)
Bảng 2.8. Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản có đủ để đơn vị tổ chức cơng tác kế tốn Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội
Giáo dục đào tạo
Đủ 8 21 80,56%
Cần bổ sung thêm 2 5 19,44%
Ý kiến khác 0 0 0%
Đối với vấn đề mở thêm tài khoản và tổ chức tài khoản chi tiết cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, các đơn vị trả lời cũng có sự khác nhau tùy vào đặc điểm, yêu cầu quản lý khác nhau tại mỗi đơn vị (xem bảng 2.9)
Bảng 2.9. Tổ chức tài khoản kế toán chi tiết
Tổ chức thêm tài khoản kế toán chi tiết Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội Giáo dục đào tạo
Mở từng tài khoản chi tiết 3 14 47,22%
Xây dựng danh mục đối tượng quản lý chi tiết
3 8 30,56%
Vừa mở tài khoản chi tiết vừa xây dựng danh mục đối tượng quản lý chi tiết
4 4 22,22%
Khi hỏi về các PMKT mà đơn vị đang sử dụng có dễ dàng thêm bớt, chỉnh sửa tài khoản theo yêu cầu quản lý hay khơng, có 29 đơn vị trong 36 đơn vị trả lời có chiếm 80,56%, cịn lại 19,44% đơn vị trả lời không, cho thấy vấn đề sử dụng phần mềm cũng như chất lượng các PMKT hiện nay cũng có nhiều vấn đề tồn tại.
Về vấn đề xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ phát sinh, hầu hết các đơn vị trả lời có xây dựng quy trình, cho thấy việc xây dựng các quy trình xử lý là cần thiết và rất quan trọng trong hệ thống xử lý kế toán, giúp cho cơng tác xử lý dữ liệu được chính xác giảm thiểu rủi ro phát sinh (xem bảng 2.10)
Bảng 2.10. Xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ
Xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội Giáo dục đào tạo Có 10 23 91,67% Không 0 3 8,33%
Khi hỏi về các chu trình kế tốn hiện có trong đơn vị, với mục đích tìm hiểu đơn vị có hiểu, nắm bắt và tổ chức các quy trình kế tốn trong đơn vị như thế nào, hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì ở đơn vị nào cũng có nhưng việc nhận biết các nghiệp
vụ, các sự kiện kinh tế đó thuộc quy trình kế toán nào để theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày thì có nhiều sự khác biệt ở các đơn vị (xem bảng 2.11).
Bảng 2.11. Chu trình kế tốn Chu trình kế tốn Số đơn vị Tỷ lệ Y tế, đảm bảo xã hội Giáo dục đào tạo
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
5 11 44,44%
Chu trình thu các nguồn thu sự nghiệp 8 18 72,22%
Chu trình chi hoạt động sự nghiệp 5 18 63,89%
Chu trình chi khác 3 10 36,11%
Chu trình đầu tư tài chính 0 2 5,56%
Khơng có chu trình nào hết 2 4 16,67%
Ở các đơn vị có xây dựng các chu trình kế tốn trong quá trình thực hiện công tác kế tốn nhưng mức độ khơng đồng đều và đầy đủ, chỉ có 25% đơn vị là có tất cả các chu trình trên ngoại trừ chu trình đầu tư tài chính và chỉ có 1 đơn vị trong mẫu khảo sát là có đầy đủ các chu trình trên chiếm tỷ lệ 2,78%. Với tỷ lệ cao nhất là 63,89% những đơn vị có chu trình chi hoạt động sự nghiệp, cho thấy chu trình kế tốn này quan trọng đối với các đơn vị trong việc quản lý nguồn chi và kiểm soát chi. Với tỷ lệ thấp nhất 5,56% đơn vị có chu trình tài chính cho thấy chu trình hầu như còn mới so với các đơn vị, tuy rằng hoạt động đầu tư, tài chính vẫn có xảy ra ở các đơn vị nhưng tỷ lệ và quy mô rất ít. Việc thực hiện đầy đủ các phương pháp kế tốn và chính sách kế tốn trong tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, có tất cả 100% các đơn vị trả lời, đây là một nội dung then chốt trong tổ chức hệ thống xử lý kế toán. Đối với hệ thống sổ sách kế tốn hiện tại có đủ để các đơn vị thực hiện cơng tác kế tốn, cũng có 100% đơn vị tham gia trả lời là có. Ngồi ra khi hỏi về các PMKT hiện nay có đầy đủ các mẫu biểu số sách kế toán theo quy định
Nhận xét:
Với hệ thống xử lý thơng tin, nhìn chung các đơn vị đã tổ chức tài khoản, phương pháp kế tốn, chính sách kế tốn theo đúng quy định của chế độ kế tốn hiện hành, ngồi ra cũng có một số đơn vị tổ chức thêm các tài khoản theo yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin riêng ở các đơn vị. Sự hổ trợ của các PMKT nhìn chung cũng đã đáp ứng được và đủ các yêu cầu về tổ chức tài khoản, sổ sách, các chính sách kế tốn trong đơn vị. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẫn có một số ít các đơn vị nhận thấy rằng có những