Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
1.3. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.3.1. Chu trình các nguồn thu của đơn vị
Để thuận tiện trong việc quản lý và điều hành các nguồn thu kinh phí ngân sách nhà nước, theo quy định của pháp luật thì đơn vị sự nghiệp phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc
ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, gồm: kinh phí ngân sách nhà nước cấp; các khoản thu, chi phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các khoản khác của ngân sách nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp được mở tài khoản tại Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước để phản ánh các khoản thu, chi hoạt động dịch vụ.
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước là tập hợp các hoạt động chức năng, nghiệp vụ và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình lập dự toán, xác nhận, theo dõi dự toán và ghi nhận kinh phí do nhà nước giao dự tốn để hoạt động. Như vậy chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước sẽ có mối quan hệ với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài: như cơ quản quản lý cấp trên, đơn vị dự toán cấp trên và đơn vị theo dõi quản lý việc chấp hành dự toán, kho bạc nhà nước ở nơi đơn vị hoạt động. Các hoạt động và dòng thơng tin trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước:
Hoạt động lập dự toán thu chi: Đơn vị thực hiện việc lập dự toán thu chi trên cơ sở xem
xét khả năng hoạt động hiện tại và tình hình hoạt động của đơn vị, sau đó gửi cho cơ quan quản lý cấp trên.
Hoạt động nhận dự tốn kinh phí: Sau khi cơ quan quản lý cấp trên xem xét và có quyết
định phân bổ kinh phí cho đơn vị hoạt động phù hợp với tình hình hiện tại của từng đơn vị. Đơn vị thực hiện việc nhận kinh phí, dự tốn được giao và xác nhận kinh phí được giao một cách chính xác.
Hoạt động ghi nhận, theo dõi kinh phí: kế toán theo dõi và ghi nhận vào hệ thống sổ
Lập dự tốn thu, chi, số kinh phí đề nghị 1.0 Xác nhận kinh phí được giao 2.0 Đơn vị sự nghiệp
Ghi nhận, theo dõi kinh phí
3.0 Thơng tin dự tốn
Gửi dự tốn Thơng tin dự tốn kinh phí Nhiệm vụ năm kế hoạch Chế độ chi tiêu tài chính Tình hình hoạt động Giao dự tốn, kinh phí Cơ quan quản lý
cấp trên
Thơng tin dự tốn
Quản lý thu chi kinh phí
Hình 1.6. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp
Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp là tập hợp các hoạt động chức năng, hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và thu tiền thanh toán của khách hàng. Với đặc điểm như trên chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp có mối quan hệ dữ liệu và thơng tin với các đối tượng bên ngồi và bên trong hệ thống như: khách hàng, ngân hàng, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý nhà nước, với chu trình chi hoạt động sự nghiệp, hệ thống lương. Nội dung và các hoạt động thực hiện trong chu trình sẽ được ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo, tổng hợp và cung cấp thông tin theo yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin. Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình thu các hoạt động sự nghiệp gồm:
Hoạt động tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, sản phẩm: Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu
cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng, kiểm tra nguồn lực bên trong đơn vị và kiểm tra điều kiện tình trạng của khách hàng trước khi cung cấp hàng hóa, dịch chu cho khách hàng, cũng như thông báo cho khách hàng về yêu cầu của khách hàng có được chấp thuận hay khơng.
Hoạt động thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng: đơn vị sẽ cung cấp
hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng sau khi yêu cầu của khách hàng được chấp thuận.
Hoạt động lập chứng từ, theo dõi nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ: hoạt động này
ghi nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ và theo dõi công nợ thông qua việc xác nhận hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ hợp lệ đã hoàn thành với khách hàng và lập chứng từ xác nhận việc cung cấp này.
Hoạt động thu tiền và điều chỉnh thu tiền: Căn cứ vào dịng dữ liệu và thơng tin từ hoạt
động ghi nhận nghiệp vụ trên để tiến hành thu tiền. Hoạt động thu tiền này có thể bằng nhiều hình thức thanh tốn và phải đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, đồng thời phản ánh đúng nghiệp vụ thanh toán. Tuy nhiên trước khi thu tiền có thể có những hoạt động điều chỉnh thu tiền làm giảm số tiền sẽ thu được.
Học phí, viện phí và các lệ phí khác được xem là nguồn thu chủ yếu của các đơn vị sự nghiệp bên cạnh nguồn thu từ ngân sách nhà nước. Các khoản thu này đơn vị sẽ nộp vào ngân sách nhà nước thông qua kho bạc nhà nước theo tỷ lệ quy định, phần còn lại mới là của đơn vị.
Ngồi ra thì các đơn vị sự nghiệp có thu cịn các khoản thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị, cụ thể như sau:
- Sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo: Thu từ hợp đồng đào tạo với các tổ chức trong và ngoài nước, thu từ các hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thực hành thực tập, sản phẩm thí nghiệm; thu từ các hợp đồng dịch vụ khoa học và công nghệ và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Y tế, Đảm bảo xã hội: Thu từ các hoạt động dịch vụ về khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng, y tế dự phòng, đào tạo, nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cung cấp các chế phẩm từ máu, vắc xin, sinh phẩm, thu từ các hoạt động cung ứng lao vụ, thu từ các dịch vụ pha chế thuốc, dịch truyền, sàng lọc máu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Văn hóa, Thơng tin: Thu từ bán vé các buổi biểu diễn, vé xem phim, các hợp đồng biểu diễn với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, cung ứng dịch vụ in tráng lồng tiếng, phục hồi phim, thu từ các hoạt động đăng, phát quảng cáo trên báo, tạp chí, xuất bản, phát thanh truyền hình, thu phát hành báo chí, thơng tin cổ động và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp Thể dục, thể thao: Thu hoạt động dịch vụ sân bãi, quảng cáo, bản quyền phát thanh truyền hình và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
- Sự nghiệp kinh tế: Thu tư vấn, thiết kế, quy hoạch, dịch vụ nông lâm, thuỷ lợi, thuỷ sản, giao thơng, cơng nghiệp, xây dựng, địa chính, địa chất và các ngành khác; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Hình 1.7. Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình thu hoạt động sự nghiệp
Về các khoản thu khác của đơn vị, đối với mỗi đơn vị khác nhau thì có thể có những quy trình khác nhau nhưng nhìn chung thì các khoản thu khác của đơn vị phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán và hình thức, mức thu như thế nào là tùy thuộc vào tình hình tài chính và đặc điểm của mỗi đơn vị.