Chương 1 : Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
2.2. Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có thu trên
2.2.2. Những hạn chế, khó khăn và nguyên nhân
2.2.2.1. Những hạn chế, khó khăn
Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu đầu vào chính xác và đầy đủ
Với hệ thống thông tin đầu vào được tổ chức dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán dùng để thu thập dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu vào của hệ thống thơng tin kế tốn là các sự kiện kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, với hệ thống chứng từ hiện tại theo quy định của chế độ kế tốn, các đơn vị có thể thu thập dữ liệu, nhưng chủ yếu là các dữ liệu tài chính phục vụ cho việc lập báo báo tài chính để cung cấp các thơng tin tài chính, nhưng với các dữ liệu phi tài chính, với nhu cầu thơng tin phức tạp, thơng tin mang tính chất phân tích, định hướng thì việc thu thập, phân loại dữ liệu gặp khó khăn.
Khó khăn trong việc cung cấp thơng tin kế tốn đáp ứng yêu cầu quản lý
Thông tin do hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp hiện nay chủ yếu là các thơng tin tài chính được cung cấp thơng qua các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách với những quy định mang tính chuẩn mực phục vụ cho quản lý tình hình thu chi ngân sách nhà nước là chủ yếu. Với những thông tin theo yêu cầu quản lý, phục vụ cho nhà lãnh đạo thì vẫn cịn nhiều khó khăn trong việc lập và cung cấp thông tin. Bên cạnh thông tin kế tốn, các thơng tin khác trong đơn vị chưa cung cấp một cách đầy đủ và chính xác. Đơn vị gặp khó khăn trong việc phân loại và cung cấp thông tin theo yêu cầu cho các cấp quản lý khác nhau.
Khó khăn trong việc thực hiện kế tốn theo đúng quy trình xử lý
Việc thực hiện kế tốn theo quy trình lập và ln chuyển chứng từ gặp nhiều khó khăn do các đơn vị khác nhau có những đặc thù riêng và nhiều nghiệp vụ khác nhau phát sinh thêm không tuân theo các quy trình đã được thiết lập. Bên cạnh đó ở các đơn vị sự nghiệp việc thực hiện các hoạt động qua nhiều sự phê chuẩn của các cấp quản lý khác nhau do đó đơi khi được các cấp lãnh đạo xét duyệt hoạt động lại khơng theo đúng quy trình đã xử lý. Như vậy việc thực hiện cơng tác kế tốn sẽ gặp khó khăn đặc biệt là
trong điều kiện tự động hóa cơng tác quản lý với hệ thống ERP hổ trợ. Việc thực hiện hoạt động kế toán khơng đúng quy trình, chưa có sự phân quyền xét duyệt, thực hiện nghiệp vụ một cách rõ ràng trong các đơn vị sự nghiệp hiện nay là một khó khăn khi tiến hành tin học hóa cơng tác kế tốn ở mức độ cao hơn và với thực trạng sử dụng PMKT như hiện nay thì việc khó khăn trong thực hiện kế tốn theo quy trình sẽ gây ra những vấn đề về kiểm sốt trong dữ liệu và thơng tin kế tốn.
Khó khăn về lựa chọn phần mềm kế toán
Mặc dù hiện nay các đơn vị đã sử dụng PMKT để tự động hóa cơng tác kế tốn. Nhưng PMKT đó có đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng, của nhà quản lý hay khơng và vấn đề về kiểm sốt của phần mềm được đánh giá như thế nào thì hầu như chưa có đơn vị nào quan tâm sâu sắc vấn đề này, đó là do đơn vị hiện gặp rất nhiều khó khăn trong việc lựa chọn PMKT phù hợp, trong các đơn vị sự nghiệp việc phê duyệt chi cho một khoản tiền nào đó khó khăn hơn trong các doanh nghiệp bên ngoài. Với một khoản tiền nào đó mà địi hỏi phải có một PMKT phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị thì nhiều khi gây khó khăn cho người quyết định lựa chọn phần mềm. Với nhiều nhà cung cấp PMKT cùng với việc họ có nhiều chương trình quảng bá, khuyến mãi như hiện nay thì với những phần mềm không tốt, giá rẻ nhưng có kỹ năng quảng bá, hổ trợ, thuyết phục người dùng tốt đã làm cho nhiều đơn vị lựa chọn phần mềm và đó là điều sai lầm khi đã sử dụng phần mềm này.
Bên cạnh đó các đơn vị cịn gặp khó khăn do những bộ phận kỹ thuật hổ trợ trong đơn vị làm việc chưa hiệu quả, điều đó gây khó khăn trong quá trình cài đặt, sử dụng và bảo trì phần mềm sau này.
Một vấn đề quan tâm nữa khi lựa chọn PMKT là phải làm sao phần mềm đó thân thiện, dễ sử dụng và phù hợp với năng lực trình độ của nhân viên. Vì nếu lựa chọn PMKT tốt, đắt tiền nhưng đơn vị khơng có tổ chức quy trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm cho các nhân viên phù hợp hoặc việc thực hiện kế toán đối với các nhân viên rất khó thì việc
việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào là phù hợp, có khả năng hổ trợ tốt cho đơn vị khi cần thiết.
Khó khăn về nhân sự
Một vấn đề tồn tại trong các đơn vị sự nghiệp là vấn đề về con người, về tổ chức bộ máy và phân định quyền hạn, trách nhiệm giữa các cá nhân. Do đặc thù riêng của các đơn vị sự nghiệp nên các chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật nhân viên…hiện nay có nhiều bất cập, gây khó khăn cho tổ chức con người. Bên cạnh đó, ở một số đơn vị tính minh bạch trong việc tuyển dụng chưa được đảm bảo nên việc chọn đúng người đủ năng lực phẩm chất còn hạn chế. Cơ chế quản lý nhân sự, tổ chức nhân sự trong các đơn vị còn yếu kém. Trong bộ phận kế tốn đơi khi một cá nhân có thể làm cùng lúc nhiều phần hành kế toán khác nhau, gây nên sự trùng lắp, ôm đồm công việc, nhân viên kế toán thiếu các kỹ năng về chuyên môn và CNTT.
2.2.2.2. Nguyên nhân
Các khó khăn trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn nói trên đang tồn tại rất nhiều ở các đơn vị sự nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau. Các khó khăn trên đã góp phần làm cho việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn gặp nhiều trở ngại, rủi ro phát triển hệ thống dẫn đến việc tổ chức và phát triển hệ thống thất bại, không đáp ứng được các yêu cầu đặt ra như yêu cầu về kinh tế, tài chính, yêu cầu về kỹ thuật, yêu cầu tổ chức, thời gian trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn từ đó làm gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động của đơn vị. Như vậy việc nhìn nhận được các khó khăn và nguyên nhân của các khó khăn, hạn chế trên sẽ giúp ích trong việc đưa ra các giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn. Các nguyên nhân dẫn đến khó khăn trong tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn gồm nguyên nhân nội tại và nguyên nhân từ bên ngoài:
Nguyên nhân nội tại Yếu tố khách quan:
Các yếu tố khách quan bên trong đơn vị sự nghiệp có thu gây khó khăn cho quá trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn gồm các yếu tố về nguồn lực hiện tại, các đơn vị sự
nghiệp phần lớn là đơn vị do nhà nước đảm bảo một phần và đơn vị do nhà nước đảm bảo tồn bộ chi phí hoạt động do đó nguồn lực nhân sự, tài chính, CNTT, phần mềm, phần cứng chưa được đầu tư nhiều, khả năng và điều kiện ứng dụng CNTT trong các đơn vị còn nhiều hạn chế, với nguồn lực có hạn và sự quản lý của nhà nước nên các đơn vị sự nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc ứng dụng CNTT.
Yếu tố chủ quan
Thứ nhất là việc hạn chế trong cung cấp thơng tin kế tốn, chủ yếu là những thơng tin kế tốn tài chính, các đơn vị hiện tại chỉ có thể cung cấp thơng tin kế tốn tài chính thơng qua các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách cho các đối tượng là các cơ quan quản lý cấp trên, cho nhà nước..theo quy định của chế độ kế tốn mà chưa có biện pháp xác định nhu cầu thông tin kế tốn đối với các đối tượng cần thơng tin của đơn vị. Trong khi đó xác định được nhu cầu thông tin của các đối tượng là cơ sở rất quan trọng cho việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
Thứ hai, việc thực hiện kế toán tại các đơn vị gặp khó khăn vì phần lớn các đơn vị chưa quan tâm đến việc thiết lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ, chưa thống nhất được tổ chức quy trình, phân cơng cơng việc, xác định công việc cụ thể của từng cá nhân một cách chi tiết và rõ ràng. Do đó việc thu thập và phân tích dữ liệu đầu vào phục vụ cho hệ thống xử lý kế tốn cịn nhiều hạn chế. Về vấn đề nhân sự cho bộ máy còn lỏng lẻo, khơng có quy trình tuyển dụng, lựa chọn nhân viên đủ năng lực, trình độ, phẩm chất.
Thứ ba là phần lớn ở các đơn vị sự nghiệp có thu chưa có phương pháp tìm kiếm, lưa chọn và đánh giá PMKT tốt đáp ứng yêu cầu của đơn vị và các tiêu chí khi lựa chọn PMKT mà các đơn vị đưa ra có nhiều điểm khác nhau khơng thống nhất, cụ thể và đầy đủ. Điều đó dẫn đến việc lựa chọn PMKT phù hợp cho đơn vị gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
lãnh đạo đơn vị ảnh hưởng rất nhiều đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn. Ví dụ: Nếu nhà lãnh đạo không quan tâm, nhận thức đúng về sự ứng dụng CNTT trong công tác kế tốn thì cho dù CNTT phát triển đến đâu cũng khó có thể tổ chức được một hệ thống kế tốn thành cơng và phù hợp với các yêu cầu của đơn vị.
Nguyên nhân từ bên ngoài Yếu tố khách quan
Bên cạnh các nguyên nhân nội tại, trong quá trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, các đơn vị bị ảnh hưởng bởi các nhân tố bên ngồi, trong đó yếu tố khách quan tác động đó là:
Thứ nhất, mơi trường pháp lý bao gồm các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động kế toán ở các đơn vị rất nhiều và thường xuyên thay đổi đồng thời chưa theo kịp với sự phát triển của đơn vị sự nghiệp, do đó quá trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn gặp nhiều trở ngại.
Thứ hai là sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, sự đòi hỏi cao hơn về chất lượng thơng tin mà các đơn vị cung cấp, ngồi ra ngày càng có nhiều đơn vị sự nghiệp được thành lập dẫn đến sự cạnh tranh giữa các đơn vị sự nghiệp công lập và các đơn vị khác, do đó các đơn vị sự nghiệp với nguồn lực có hạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cho phù hợp với sự phát triển của toàn đơn vị.
Yếu tố chủ quan
Thứ nhất phải kể đến các nguyên nhân từ nguyên tắc và cơ chế quản lý của nhà nước đối với hoạt động của các đơn vị sự nghiệp đăc biệt là hoạt động kế toán cịn bó hẹp trong sự quản lý thu, chi với mục tiêu đảm bảo quản lý ngân sách của nhà nước, khơng có nhiều sự đổi mới, sáng tạo trong hoạt động.
Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn với mong muốn đáp ứng nhu cầu thơng tin của các đối tượng khác nhau. Các đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị rất nhiều và khác nhau, do đó u cầu thơng tin của các đối tượng bên ngoài này tùy thuộc vào từng thời điểm và quan điểm chủ quan của họ. Vì vậy để xác định yêu cầu thông tin phục vụ cho tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn là điều khơng dễ dàng.
Kết luận chương 2
Với đặc điểm riêng của các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh cùng với việc khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp cho thấy tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn gắn với việc ứng dụng CNTT trong kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp có nhiều điểm khác biệt. Bên cạnh đó cũng tồn tại nhiều hạn chế, khó khăn trong q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
Chương 3
Giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cho các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
3.1. Mục tiêu và các định hướng thực hiện
3.1.1. Mục tiêu
Ngắn hạn
Với những nguồn lực hiện có, từng đơn vị sự nghiệp có thu cần tiếp tục kế thừa và phát triển từ thấp đến cao môi trường ứng dụng CNTT.
Ở các đơn vị sự nghiệp có quy mơ nhỏ, số lượng nhân viên kế tốn ít và đang ứng dụng Excel thì tiếp tục ứng dụng và ngày càng mở rộng phát triển thêm các chức năng hiện có của Excel trong việc thu thập và xử lý số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Những đơn vị có quy mô lớn hơn, số lượng nhân viên kế toán nhiều, hoạt động chức năng trong đơn vị đa dạng và đang ứng dụng PMKT thì nên tiếp tục sử dụng phần mềm song song với sự hổ trợ của Excel, đồng thời thực hiện việc xem xét, đánh giá quá trình sử dụng phần mềm để có thể khắc phục các hạn chế và cải thiện phần mềm tốt hơn qua đó cung cấp ngày càng nhiều thơng tin hữu ích.
Dài hạn
Với mục tiêu cuối cùng cao nhất mà đơn vị cần hướng đến đó là việc tổ chức một hệ thống kế tốn hồn thiện với việc cung cấp tất cả các thơng tin hữu ích, nhanh chóng, chính xác thì hệ thống thơng tin kế tốn khơng thể nào là một hệ thống xử lý riêng rẽ được mà phải kết nối với tất cả các hệ thống còn lại trong đơn vị thành một thể thống nhất. Vì vậy trong tương lai lâu dài thì tất cả các đơn vị phải thiết lập cho mình một hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP). Hệ thống ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa quy trình quản lý trong mơi trường CNTT. Nói đến ERP, là một giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực của tổ chức dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý (ISO) trên nền tảng của CNTT và hệ thống ERP này sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của đơn vị tạo sự liên kết dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức bao gồm
các phân hệ tài chính – kế tốn, nhân sự, hậu cần, sản xuất, dịch vụ và khách hàng, lập kế hoạch, báo cáo. Như vậy với mục tiêu ứng dụng hệ thống ERP trong việc hoạt động của các đơn vị sự nghiệp sẽ giúp các đơn vị nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động của mình. Giúp các đơn vị tổ chức và khai thác dữ liệu, tạo ra kho dữ liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin đây được xem là một xu thế tất yếu phát triển của thời đại và việc triển khai ứng dụng hệ thống ERP trong các đơn vị sự nghiệp ln được nhà nước khuyến khích.
3.1.2. Các định hướng giải quyết
Trên cơ sở các mục tiêu đề ra, đề tài đưa ra các định hướng giải quyết như sau:
Định hướng về mặt pháp lý
Đơn vị sự nghiệp có thu trong quá trình hoạt động cần thực hiện và áp dụng các quy định pháp luật hiện hành về kế toán: Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và các thông tư khác liên quan đến việc hướng dẫn kế toán về các nghiệp vụ cơ bản trong kế tốn hành chính sự nghiệp. Bên cạnh đó là các vấn đề về cơ chế quản lý tài chính, quy định quyền tự chủ ở các đơn vị sự nghiệp thông qua các văn bản pháp luật: Nghị định 43/2006/NĐ-CP, thông tư 71/2006/TT-BTC…đã