Hội đồng quản trị
Ban giám đốc Đại hội đồng cổ
đơng
Phịng nhân sự Phịng tài chính kế tốn Phịng kế hoạch tổng hợp Phịng giám sát chất lượng Phòng vận tải Xưởng BDSC Ban kiểm soát
30
* Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban.
+ Đại hội đồng cổ đơng:
Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
+ Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Hội đồng quản trị của Công ty gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
+ Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát tồn diện mọi hoạt động của Cơng ty Ban kiểm sốt thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đơng lớn. Ban kiểm sốt báo cáo Đại hội đồng cổ đơng về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Ban giám đốc: Bao gồm Giám Đốc và Phó Giám Đốc
Ban giám đốc trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của công ty.Thực hiện công tác quản trị nhân sự, hành chính quản trị, khen thưởng kỷ luật của Cơng ty.
+ Phịng tài chính kế tốn: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của công ty.
31
+ Phịng nhân sự: Trực tiếp làm cơng tác định mức lao động: Tính tốn, định mức lao động đảm bảo năng suất lao động cao nhất.Tổ chức thực hiện việc đào tạo theo sự phân cơng, thực hiện một số quy trình tuyển dụng theo sự phân cơng của trưởng phịng.
Trực tiếp làm công tác tiền lương khen thưởng - kỷ luật...
+ Phòng kế hoạch – tổng hợp: Đề xuất kế hoạch SXKD, phát triển thị trường và quản trị thương hiệu.
Tổ chức thực hiện: Lập và giám sát việc thực hiện kế hoạch SXKD của các đơn vị sản xuất thuộc doanh nghiệp, thực hiện quảng cáo.
Thực hiện việc mua phụ tùng vật tư phục vụ công tác sửa chữa, đúng chủng loại, đảm bảo quy cách, chất lượng, giá cả hợp lý đã được Giám đốc công ty duyệt mua theo phân cấp.
Tiếp nhận và xử lý thông tin trong phạm vi chuyên môn.
Chủ trì trong việc tham mưu, đề xuất phát triển thị trường, ký kết hợp đồng kinh tế theo quy định của Tổng Công ty. Xây dựng, theo dõi và báo cáo kế hoạch vận tải tháng, quý, năm.
Lập, tổ chức thực hiện và báo cáo kế hoạch tác nghiệp theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc
+ Phòng giám sát chất lượng: Giám sát việc thực hiện các quy trình quản lý , tác nghiệp điều hành của các bộ phận, phòng ban điều hành sản xuất thuộc Công ty. Theo dõi, tổng hợp phân tích, báo cáo tình hình chất lượng dịch vụ trên các tuyến buýt kế cận, tuyến liên tỉnh công ty. Tham mưu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.
Chủ động lập kế hoạch và tổ chức triển khai các phương án và hình thức kiểm tra nhằm ngăn chặn các hành vi, hiện tượng làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Xưởng BDSC: Quản lý kỹ thuật phương tiện, tư vấn tham mưu cho Giám đốc công ty về dịch vụ kỹ thuật và các vấn đề có liên quan đảm bảo duy trì hoạt động liên tục của phương tiện.
Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện, đảm bảo chất lượng và tuổi thọ phương tiện đáp ứng yêu cầu sản xuất.
+ Phòng vận tải: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải liên tỉnh cũng như vận tải buýt của Công ty. Trực
32
tiếp quản lý, làm công tác điều độ, nghiệm thu, thu ngân đối hoạt động của các đội xe trong công ty.
* Mối quan hệ giữa các phịng ban có liên quan trong doanh nghiệp.
• Mối quan hệ giữa phịng nhân sự với các phòng ban.
- Kết hợp với các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng, triển khai thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất, kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân lực, quy hoạch, đề bạt cán bộ để nâng cao năng lực, tay nghề cho CBCNV đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Đề xuất với Lãnh đạo Công ty các Quy định về tổ chức, hành chính, phân cấp quản lý cán bộ công nhân viên và tiền lương theo Quy định của Nhà nước và theo đặc thù của đơn vị.
- Cập nhật, cung cấp số liệu về nhân lực cho các phòng ban khác để lập kế hoạch, báo cáo thống kê phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh, công tác tổng kết, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Kết hợp với Phịng Tài chính kế tốn và các đơn vị giải quyết chế độ chính sách cho CBCNV về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, định mức lao động, nâng lương, thi đua, khen thưởng cho CBCNV.
- Phối hợp về quản lý nghiệp vụ giữa phòng nhân sự và bộ phận phụ trách tổ chức lao động của các đơn vị trực thuộc xây dựng nề nếp quản lý nghiệp vụ và thông tin quản lý (Thống kê số liệu, nề nếp báo cáo, Hồ sơ lưu trữ ...v.v.) theo quy định quản lý chất lượng của công ty.
• Mối quan hệ giữa phịng Kế hoạch – tổng hợp với các phịng ban khác.
+ Bố trí ngay phương tiện lao động dự phòng mới cho phòng vận tải sau khi phương tiện và lao động dự phòng đã được điều động ra tuyến hoạt động và thơng báo cho phịng Vận tải sau khi đã bố trí.
+ Bố trí thợ sửa chữa ra tuyến khắc phục những sự cố kỹ thuật của phương tiện hoặc cán bộ an toàn ra giải quyết tai nạn sau khi nhận được thơng báo của phịng Vận tải.
+ Chuyển danh sách công nhân lái xe, nhân viên bán vé vi phạm quy chế cho phòng điều độ để xác minh đề xuất xử lý.
+ Tiếp nhận đề xuất xử lý vi phạm của phòng vận tải (sau khi đã được giám đốc phê duyệt ) để ra quyết định xử lý.
33
+ Đối chiếu số lượt vận chuyển hàng tháng của từng lái xe, công nhân bán vé với phòng vận tải để trả lương chất lượng phục vụ.
+ Thực hiện đầy đủ các bước đề xuất, kê khai, đề nghị thanh tốn, hồn chứng từ, hố đơn khi mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ, thiết bị, tài sản, vật tư, máy móc,... với phịng tài chính kế tốn.
+ Kết hợp với phòng Kế hoạch- tổng hợp, thực hiện công tác quản lý đầu tư mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm đảm bảo mọi hoạt động của Cơng ty được thuận lợi.
• Mối quan hệ giữa phịng tài chính – kế tốn với các phịng ban khác.
- Phịng tài chính kế tốn phối hợp với các phòng khác và các đơn vị trực thuộc để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, tham gia đàm phán ký kết Hợp đồng kinh tế và giao kế hoạch tài chính hàng quý, năm cho các đơn vị trực thuộc.
- Tham gia xây dựng phương án trả lương cho cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty.
- Phối hợp với các phịng ban lập dự tốn chi phí cho khối cơ quan cơng ty.
- Phối hợp với phòng Nhân sự trong cơng tác BHXH, BHYT và chế độ chính sách đối với người lao động.
- Phối hợp với phịng Nhân sự để có ý kiến về việc đề bạt, tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ tại các đơn vị trực thuộc.
- Phối hợp với phòng Kế hoạch – tổng hợp, giúp Giám đốc Công ty giao kế hoạch, xét duyệt hoàn thành kế hoạch và quyết tốn tài chính của các đơn vị trực thuộc theo định kỳ.
- Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm cung cấp cho phịng Tài chính Kế tốn báo cáo kế hoạch tài chính hàng q, hàng năm, báo cáo kiểm kê tài sản.
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc quản lý và hạch tốn đúng theo quy trình của kế tốn.
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo quy định của Bộ Tài chính và Chính phủ.
• Mối quan hệ giữa phòng Giám sát chất lượng với các phòng ban khác.
- Tham gia kiểm tra, nghiệm thu kỹ thuật các sản phẩm xây dựng để phịng Tài chính - Kế tốn có cơ sở thanh quyết tốn.
- Tham gia kiểm tra trình độ của cán bộ cơng nhân viên, kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên.
34
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị về công tác tiến độ, chất lượng, bảo hộ lao động để sản phẩm của công ty có chất lượng cao và đảm bảo đúng với các quy định của Nhà nước ban hành.
- Phối hợp với phịng vận tải để phát hiện các hồnh vi sai phạm của lái, phụ xe trên tuyến sau đó chuyển qua phịng nhân sự để có hình thức kỷ luật.
• Mối quan hệ giữa phịng vận tải với các phòng ban khác.
- Phối hợp với phòng nhân sự để tuyển thêm lái phụ xe cho các tuyến, .
- Phối hợp với phòng kế hoạch – tổng hợp để có sự sắp xếp lao động hợp lý trong quá trình SXKD
- Bàn giao các phương tiện sau quá trình kinh doanh, các phương tiện cần BDSC cho xưởng BDSC
- Phối hợp với phòng giám Giám sát chất lượng để phát hiện các trường hợp vi phạm quy định của cơng ty trên tuyến.
• Mối quan hệ giữa Xưởng BDSC với các phịng ban khác.
- Nhận bàn giao phương tiện từ phòng vận tải
- Phối hợp với phòng Kế hoạch-tổng hợp để lập kế hoạch mua sắm trang thiết, phụ tùng thay thế cần thiết.
- Cùng với phòng nhân sự lập kế hoạch và bổ nhiệm, tuyển dụng thêm thợ có tay nghề cho xưởng.
* Nhận xét:
Cùng với tiến trình tái cơ cấu tổ chức quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở hồn thiện mơ hình tổ chức quản lý theo hướng tinh giản, hợp lý, với đội ngũ cán bộ có đủ năng lực phẩm chất nên cơ cấu lao động của các phịng ban là hợp lý với tình hình thực tế của doanh nghiệp, vừa nhanh gọn trong quá trình hoạt động vừa tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Các phịng ban trong doanh nghiệp có sự quan hệ mật thiết với nhau trong tất cả mọi mặt của quá trình SXKD, hỗ trợ đắc lực giúp cho ban giám đốc đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác.
2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp
Mặt bằng văn phòng, bến bãi, xƣởng BDSC.
+ Hiện nay công ty cổ phần xe khách Hà Nội có một xưởng bảo dưỡng sửa chữa với diện tích 400 m2.
35
Nhà xưởng được trang bị các loại máy móc phục vụ cho việc bảo dưỡng sửa chữa cho phương tiện của công ty. Tất cả các hoạt động bảo dưỡng sửa chữa đều được thực hiện ngay tại xưởng kể cả sửa chữa lớn.
+ Văn phịng cơng ty.
Văn phịng cơng ty cổ phần xe khách Hà Nội được đặt tại gác 2 bến xe Gia Lâm- Hà Nội. Với diện tích 823,5 m2 đầy đủ các phịng ban chức năng và các thiết bị, máy móc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý và hoạt động của công ty.
+ Bãi đỗ xe Gia Lâm.
Bãi đỗ xe Gia Lâm nằm tại Ngõ 452 Phố Nguyễn Văn Cừ - Quận Long Biên - Hà Nội, với tổng diện tích 8.300 m2. Năng lực bãi đỗ xe 100 xe/ ngày. Bài đô xe hiện đang thuộc quyền quản lý và khai thác của cơng ty. Tồn bộ phương tiện khai thác trên các tuyến của Công ty CP xe khách Hà Nội đều được để tại đây.
+ Bãi đỗ xe Lĩnh Nam .
Bãi đỗ xe Lĩnh Nam nằm tại P. Lĩnh Nam, Q. Hoàng Mai, Tp. Hà Nội, với tổng diện tích khoảng 14.500 m2. Bãi đỗ xe này đang được Công ty khai thác dịch vụ cho th bến bãi, trơng giữ xe.
Hình 2.2: Sơ đồ bố trí mặt bằng của trụ sở Cơng ty CP xe khách Hà Nội. Trang thiết bị trong xƣởng:
Xưởng bảo dưỡng sửa chữa với diện tích 400 m2.
- Xưởng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc về bảo dưỡng, sửa chữa cho tất cả phương tiện của công ty. Chất lượng của công tác BDSC phụ thuộc rất nhiều vào trang
36
thiết bị phục vụ cho cơng tác này. Do đó cơng ty đang từng bước nâng cao trình độ cơng nghệ cho BDSC bằng việc mua sắm các trang thiết bị mới và nâng cao tay nghề của thợ BDSC.
Bảng 2.1: Danh mục diện tích các khu vực của xƣởng trong cơng ty
STT Đơn vị Diện tích ( m2) 1 Garage 144 2 Nhà văn phòng xưởng 18 3 Cầu âm 54.4 4 Dịch vụ lốp 13 5 Kho đồ cũ 22
6 Kho vât tư 19.6
7 Nhà rửa xe 19.6
8 Kho đồ nghề của thợ 18
Tổng 308.6
Nguồn: Công ty CP xe khách Hà Nội
- Năng lực thông qua của xưởng sửa chữa trong một ngày là: + Bảo dưỡng cấp 1: 6 xe/ ngày
+ Bảo dưỡng cấp 2: 2 xe/ ngày.
2.1.4. Mạng lưới tuyến của doanh nghiệp
Hiện nay Công ty đang tham gia hoạt động vận tải hành khách trên 7 tuyến liên tỉnh và 6 tuyến buýt:
Toàn bộ 7 tuyến vận tải hành khách liên tỉnh của cơng ty đều thuộc các tỉnh Phía Bắc : Bến xe Nam Thăng Long - Thái Nguyên, Bến xe Gia Lâm - Thái Nguyên, Bến xe Mỹ Đình - Bắc Giang, Bến xe Mỹ Đình - Tuyên Quang, Bến xe Mỹ Đình - Lạng Sơn, Bến xe Gia Lâm – Bãi Cháy.
Các tuyến buýt của Công ty bao gồm: 02 tuyến buýt nội đô, bao gồm: Tuyến 51 (Trần Khánh Dư – công viên Cầu Giấy) và Tuyến số 49 (Trần Khánh Dư – KĐT Mỹ Đình II), 1 tuyến buýt ngoại thành: Tuyến 71 (Bến xe Mỹ Đình – bến xe Sơn Tây. Bên cạnh đó là 3
37
tuyến buýt kế cận: Tuyến 204 (Bến xe Gia Lâm - T100 Thành), Tuyên 205 (Bến xe Gia Lâm - Hưng Yên) và Tuyến 212 (Mỹ Đình - Quế Võ).
Bảng 2.2: Lộ trình các tuyến bt của Cơng ty CP xe khách Hà Nội
TT Tuyến Chiều đi Chiều về
1 49 Trần Khánh Dư – KĐT Mỹ Đình II Bãi đỗ xe Trần Khánh Dư – Trần Hưng Đạo – Lê Thánh Tông – Lý Thường Kiệt – Lê Duẩn – Khâm Thiên – Hoàng Cầu – Đê La Thành – Cầu Giấy – Trần Đăng Ninh – Trần Quốc Hoàn – Phạm Văn Đồng – Hồ Tùng Mậu – Lê Đức Thọ - Hàm Nghi – Nguyễn Cơ Thạch (KĐT Mỹ Đình II)
KĐT Mỹ Đình II – Hàm Nghi – Lê Đức Thọ – Hồ Tùng Mậu – Phạm Văn Đồng – Trần Quốc Hoàn – Trần Đăng Ninh – Cầu Giấy – Đê La Thành – Hoàng