CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1.2. Nội dung đánh giá thực hiện công việc
1.2.2. Triển khai đánh giá thực hiện công việc
Triển khai đánh giá thực hiện công việc là quá trình tổ chức thực hiện các chính sách, quy định về đánh giá thực hiện công việc trong thực tế tại tổ chức/doanh nghiệp để làm rõ những mức độ hoàn thành mục tiêu của các bộ phận, từng cá nhân và của toàn tổ chức/doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Các nội dung chính trong triển khai đánh giá thực hiện cơng việc bao gồm:
- Truyền thông về đánh giá thực hiện cơng việc
Mục đích chính của truyền thông trong đánh giá thực hiện công việc là giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và các nội dung của chương trình đánh giá. Cơng việc này rất có ý nghĩa nhằm chuyển tải đúng, đủ thông tin về hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp đến các cá nhân tham gia vào hệ thống đánh giá với vai trò người được đánh giá và người đánh giá.
Thời điểm thực hiện truyền thông thường được các tổ chức/doanh nghiệp tiến hành sau khi xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và trước khi triển khai hệ thống này trong thực tế. Trường hợp cập nhật, thay đổi, điều chỉnh hệ thống đánh giá việc truyền thông đánh giá cũng cần được tiến hành trước khi thực hiện trong thực tế.
- Đào tạo về đánh giá thực hiện công việc
Đào tạo (huấn luyện) về đánh giá thực hiện công việc được tiến hành nhằm mục đích đảm bảo cho cơng tác đánh giá thực hiện công việc được diễn ra một cách thuận lợi theo như kế hoạch đã xây dựng và đạt được kết quả cao.
Nếu mục đích chính của truyền thơng là chuyển tải thơng tin, giúp các cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu đúng, đủ về hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc thì đào tạo và huấn luyện đánh giá thực hiện công việc là quá trình nhằm nâng cao kỹ năng đánh giá thực hiện công việc với cả người đánh giá và người được đánh giá, giúp cả chủ thể và đối tượng đánh giá biết “cách đánh giá”.
Để có thể vận hành hệ thống đánh giá thực hiện công việc đạt kết quả tốt, rất cần các đối tượng có liên quan biết cách vận hành hệ thống. Đối với người đánh giá, cần biết cách đặt mục tiêu, giao việc, giao chỉ tiêu, biết cách thu thập thông tin, xử lý và phản hồi thông tin, điều chỉnh,… sao cho tổ chức/doanh nghiệp đạt mục tiêu, đồng thời đo lường chính xác kết quả thực hiện cơng việc của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức. Đối với người được đánh giá cần biết cách nhận chỉ tiêu, biết trước các mức hoàn thành tương ứng, với các tưởng thưởng tương ứng, biết cách thực hiện công việc, biết các mốc cần đạt trong tiến trình thực hiện nhiệm vụ,… đó là cơ sở nền tảng quan trọng cho việc hoàn thành tốt công việc được giao.
Thời điểm để tiến hành đào tạo và huấn luyện về đánh giá thực hiện công việc là trước khi kỳ đánh giá thực hiện cơng việc diễn ra. Hoạt động này có thể làm định kỳ hoặc sau khi có sự điều chỉnh, cập nhật của hệ thống đánh giá thành tích. Một số trường hợp các tổ chức/doanh nghiệp có sự kết hợp giữa truyền thơng và đào tạo, huấn luyện về đánh giá thực hiện công việc.
- Tiến hành đánh giá thực hiện công việc
Trong tiến hành đánh giá thực hiện công việc bao gồm một số công việc chính như chỉ dẫn người lao động, thực hiện đánh giá, tổng hợp kết quả.
Chỉ dẫn người lao động thực hiện là quá trình phát hiện những yếu kém của người lao động trong quá trình thực hiện công việc và nhanh chóng điều chỉnh khi có sai sót. Trong quá khứ, đã từng có thời gian người ta không thực hiện bước này và trong nhiều trường hợp, sai lầm
của người lao động liên tục tiếp diễn trong một chu kỳ đánh giá dẫn đến tổ chức/doanh nghiệp chịu thiệt hại lớn. Trong đánh giá thực hiện công việc hiện đại, người chịu trách nhiệm được giao nhiệm vụ theo sát quá trình thực hiện cơng việc của nhân viên dưới quyền, khi phát hiện kết quả không được như mong muốn cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.
Việc tiến hành đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá là quá trình xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ (và năng lực nếu áp dụng) của người lao động sau một khoảng thời gian nhất định. Tổng hợp kết quả đánh giá là bước kết thúc một chu kỳ đánh giá để bước vào chu kỳ đánh giá tiếp theo.
Các cơng việc chính thường làm khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc thường bao gồm:
+ Xác lập và giao mục tiêu và nhiệm vụ cho người được đánh giá. + Tiến hành thu thập thơng tin về tình hình thực hiện công việc của người được đánh giá.
+ Tiến hành đánh giá (các đối tượng tham gia tiến hành đánh giá dựa trên thông tin thu thập được).
+ Phản hồi đánh giá (thường là quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi từ người được đánh giá đến người đánh giá, trong đó bao gồm cả phỏng vấn đánh giá - quá trình tiếp xúc trực tiếp giữa người được đánh giá và quản lý trực tiếp).
+ Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện cơng việc (có thể trước hoặc sau khi q trình thực hiện cơng việc của người được đánh giá kết thúc).
Để dễ tiếp cận trong thực tế, các tổ chức/doanh nghiệp có thể tham khảo các công việc cần làm khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc được thể hiện ở bảng 1.1.
Các cơng việc này được chia làm 3 nhóm chính, xếp theo trình tự thời gian thực hiện: đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ đánh giá.
Bảng 1.1. Ví dụ về các cơng việc cần làm khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc
Công việc Người
đánh giá
Người được đánh giá
Đầu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Xác lập và giao mục tiêu, nhiệm vụ cho cá nhân và
bộ phận √
Xác lập các hạn mức đánh giá và thống nhất
phương thức hành động √ √
Xác định các mong muốn phát triển nghề nghiệp và thống nhất kế hoạch phát triển cá nhân đối với người được đánh giá
√ √
Xem xét bối cảnh tổ chức với việc phát triển
nhân lực √
Thông qua kế hoạch và chương trình phát triển
cá nhân √ √
Lập kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ được giao √ √
Trong kỳ đánh giá thực hiện cơng việc
Thu thập thơng tin về tình hình thực hiện cơng việc √ √
Hỗ trợ việc thực hiện công việc √
Điều chỉnh các hoạt động thực hiện công việc √ √
Điều chỉnh mục tiêu (nếu cần thiết) √ √
Cuối kỳ đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ (so với kế
hoạch và mục tiêu được giao) √ √
Phản hồi đánh giá (Thảo luận và kết luận về mức độ hồn thành cơng việc kỳ trước theo mục tiêu và nhiệm vụ đã được giao)
Công việc Người đánh giá
Người được đánh giá
Nhìn nhận và xem xét lại các mục tiêu đã giao
trong kì kinh doanh √ √
Phác thảo mục tiêu và nhiệm vụ chu kỳ kinh doanh
tiếp theo √ √
Sử dụng kết quả đánh giá √ √