CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2.1. Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống đánh giá thực hiện
2.1.2. Yêu cầu của hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Để thiết kế cũng như nhận diện, đánh giá một hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc thì việc xác định rõ các yêu cầu đối với hệ thống đánh giá thực hiện công việc lý tưởng là điều cần thiết.
Các yêu cầu của một hệ thống đánh giá thực hiện công việc lý tưởng bao gồm:
- Hướng tới thực hiện chiến lược
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc cần được thiết kế, tổ chức thực hiện nhằm thực thi chiến lược của từng đơn vị và tổ chức/doanh nghiệp. Hay nói một cách khác, các mục tiêu của từng cá nhân và bộ phận phải phù hợp với các mục tiêu của đơn vị và tổ chức/doanh nghiệp.
- Phù hợp với bối cảnh
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc cần phù hợp với văn hóa của tổ chức/doanh nghiệp cũng như bối cảnh văn hóa rộng hơn của vùng, miền hoặc quốc gia.
chức/doanh nghiệp như vậy, một hệ thống phản hồi 3600 mà cá nhân nhận những nhận xét về việc thực hiện cơng việc của mình từ cấp dưới, người cùng cấp và cấp trên dường như là không hiệu quả. Nghiên cứu của Claus & Hand (2009) về đánh giá thực hiện công việc tại khoảng 40 quốc gia trên thế giới cũng đề xuất rằng văn hóa đóng vai trị quan trọng đối với tính hiệu quả của một hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc.
Ví dụ khác, tại một số nước như Nhật Bản, họ nhấn mạnh việc đo lường cả về hành vi (cách mà con người thực hiện công việc) và kết quả (các kết quả của công việc), trong khi đó, tại Mỹ, các kết quả thường được coi trọng hơn là hành vi và do đó, việc thực hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc chỉ xét đến kết quả tại Nhật Bản dường như là không hiệu quả. Hay nghiên cứu của Grund & Sliwka (2009) thực hiện tại 97 công ty đa quốc gia của Đức chỉ ra rằng hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc cần thích nghi tại các chi nhánh ở Bulgaria và Romania. Mặc dù việc thực hiện công việc được đo lường một cách giống nhau trên toàn thế giới, các khía cạnh cá nhân của hệ thống sẽ được tùy chỉnh cho phù hợp với văn hóa địa phương. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại các chi nhánh có sự khác nhau với hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại trụ sở do có sự khác nhau về khoảng cách quyền lực (power distance) giữa các quốc gia.
- Sự triệt để
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải triệt để ở cả 4 khía cạnh. Đầu tiên, tất cả mọi cá nhân và bộ phận đều phải được đánh giá (bao gồm cả quản lý). Thứ hai, tất cả các trách nhiệm cơng việc chính đều phải được đánh giá (bao gồm cả hành vi và kết quả). Thứ ba, việc đánh giá thực hiện công việc phải bao gồm việc thực hiện trong suốt quá trình đánh giá chứ khơng chỉ một vài tuần hay một vài tháng trước khi đánh giá thực hiện công việc. Cuối cùng, phản hồi cần phải đưa ra các khía cạnh thực hiện tích cực cũng như cả những khía cạnh cần được nâng cao.
- Tính thực tiễn và hiệu quả
Các hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà quá tốn kém về chi phí và thời gian, cũng như phức tạp thì rõ ràng sẽ khơng hiệu quả. Các hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt, dễ sử dụng (ví dụ dữ liệu thực hiện công việc được nhập thông qua hệ thống phần mềm thân thiện với người dùng) sẽ giúp các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định. Các lợi ích của việc sử dụng hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc (ví dụ như tăng khả năng thực hiện công việc và mức độ hài lịng với cơng việc) phải được xem xét lớn hơn các khoản chi phí (ví dụ như thời gian, nỗ lực, chi phí).
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc nên đưa ra các thông tin cho phép xác định việc thực hiện hiệu quả và khơng hiệu quả cơng việc. Đó là khi hệ thống cho phép phân biệt giữa các hành vi, kết quả đạt hiệu quả và các hành vi, kết quả khơng hiệu quả, do đó cũng cho phép xác định được các nhân viên ở các mức độ thực hiện công việc khác nhau. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà phân loại hay xếp hạng tất cả các cấp độ thực hiện công việc và tất cả các nhân viên là giống nhau là một hệ thống khơng có ý nghĩa và tác dụng.
- Có ý nghĩa
Hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc phải có ý nghĩa theo nhiều cách. Đầu tiên, các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá thực hiện công việc cho mỗi chức năng công việc cần phải được coi trọng và có liên quan. Thứ hai, việc đánh giá thực hiện công việc chỉ nhấn mạnh vào những chức năng cơng việc dưới sự kiểm sốt của nhân viên. Ví dụ, sẽ là vơ nghĩa khi cho nhân viên biết rằng họ cần tăng tốc độ dịch vụ giao hàng nhưng những nhà cung cấp không giao hàng đúng giờ. Thứ ba, việc đánh giá thực hiện công việc cần phải được triển khai thực hiện trong các khoảng thời gian đều đặn và tại thời điểm thích hợp bởi vì một cuộc đánh giá chính thức hàng năm thì thường là không đủ và các cuộc đánh giá khơng chính thức hàng q thì được khuyến nghị sử dụng. Thứ tư, hệ
thống đánh giá thực hiện công việc nên giúp cho sự phát triển kỹ năng đánh giá một cách liên tục. Cuối cùng, các kết quả đánh giá thực hiện công việc nên được sử dụng cho các quyết định hành chính quan trọng. Mọi người sẽ không chú ý tới một hệ thống mà không cho ra kết quả họ quan tâm.
- Tính cụ thể và tin cậy
Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần phải đảm bảo cụ thể: nó cần đưa ra được các hướng dẫn chi tiết và cụ thể cho các nhân viên về những điều được mong đợi từ họ và làm cách nào mà họ có thể đáp ứng được các kì vọng đó.
Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần bao gồm các phép đo lường về thực hiện công việc phù hợp và khơng có sai sót. Ví dụ, nếu hai nhà quản lý đưa ra đánh giá xếp hạng của một nhân viên trên cùng một khía cạnh thực hiện cơng việc thì xếp hạng phải giống nhau.
- Tính hợp lệ và đạo đức
Các đo lường về thực hiện cơng việc cần phải hợp lệ. Tính hợp lệ được hiểu là các đo lường bao gồm tất cả các khía cạnh thực hiện cơng việc có liên quan và khơng bao gồm các khía cạnh thực hiện cơng việc khơng liên quan. Nói cách khác, các đo lường liên quan (bao gồm tất cả các khía cạnh thực hiện cơng việc quan trọng), khơng thiếu (khơng bỏ sót bất cứ khía cạnh quan trọng nào) và khơng bao gồm các yếu tố nằm ngồi tầm kiểm sốt của nhân viên hoặc các yếu tố không liên quan đến việc thực hiện cơng việc. Nói tóm lại, các đo lường bao gồm những gì quan trọng và khơng đánh giá những gì khơng quan trọng, nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên. Ví dụ, người chèo thuyền ở thành phố Venice (Ý) có một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hàng ngàn năm. Giữa các khía cạnh thực hiện cơng việc có liên quan khác, các phiên bản cũ hơn của hệ thống đánh giá thực hiện công việc yêu cầu người chèo thuyền chứng minh kỹ thuật chèo thuyền và khả năng vận chuyển người và hàng hóa một cách an tồn. Đây rõ ràng là các khía
cạnh có liên quan. Tuy nhiên hệ thống này cũng có yếu tố khơng liên quan khi yêu cầu: “Mỗi người phải có nghĩa vụ xưng tội 2 lần/năm hoặc ít nhất 1 và nếu sau một lần cảnh cáo mà vẫn không ăn năn, họ sẽ bị trục xuất…”.
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần tuân thủ các quy chuẩn đạo đức. Có nghĩa là người giám sát ngăn chặn lợi ích cá nhân của mình trong việc đưa ra đánh giá. Thêm vào đó, người quản lý chỉ đánh giá các khía cạnh của việc thực hiện cơng việc khi có đầy đủ thơng tin và sự riêng tư của người lao động cần được tôn trọng.
- Sự chấp nhận và công bằng
Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt được chấp nhận và được coi là công bằng bởi tất cả những người tham gia. Nhận thức về sự công bằng là chủ quan và cách duy nhất để biết một hệ thống được coi là công bằng là hỏi những người tham gia về hệ thống đó. Các nhận thức này bao gồm 4 nhân tố khác biệt. Đầu tiên, chúng ta có thể hỏi về sự công bằng phân phối, bao gồm các nhận thức về đánh giá việc thực hiện nhận được liên quan đến công việc được thực hiện và nhận thức về các phần thưởng được nhận liên quan đến đánh giá nhận được, đặc biệt là khi hệ thống được thực hiện xuyên suốt các quốc gia. Nếu có sự khác biệt giữa cơng việc và đánh giá hoặc giữa đánh giá và phần thưởng, hệ thống đó sẽ được nhìn nhận là khơng cơng bằng. Thứ hai, chúng ta có thể hỏi về sự công bằng theo thủ tục, bao gồm nhận thức về các thủ tục được sử dụng để xác định xếp hạng cũng như các thủ tục được sử dụng để liên kết xếp hạng và phần thưởng. Thứ ba, chúng ta có thể đánh giá sự nhận thức liên quan đến sự công bằng giữa các cá nhân, điều mà đề cập đến chất lượng của việc thiết kế và thực hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Ví dụ, nhân viên có các nhận thức nào liên quan đến cách họ được đối xử bởi các cấp trên của họ trong buổi họp đánh giá thực hiện cơng việc? Liệu họ có cảm thấy các cấp trên đồng cảm và hữu ích? Cuối cùng, sự cơng bằng thông tin liên quan đến nhận thức công bằng về kỳ vọng và mục tiêu thực hiện công việc, phản hồi nhận được và thông tin đưa ra để
chứng minh cho các quyết định hành chính. Ví dụ, các lời giải thích có được coi là trung thực, chân thành và hợp lý? Bởi vì một hệ thống tốt vốn có sự phân biệt đối xử, một số nhân viên sẽ nhận được xếp hạng thấp hơn các nhân viên khác. Một cách để nâng cao cả 4 khía cạnh cơng bằng là đặt ra các quy tắc rõ ràng được áp dụng một cách nhất quán bởi tất cả các nhà quản trị.