CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2.5. Quy chế đánh giá thực hiện công việc
2.5.1. Nội dung của quy chế đánh giá thực hiện công việc
Quy chế đánh giá thực hiện công việc là văn bản quy định và hướng dẫn triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc. Thông qua quy chế đánh giá thực hiện công việc, người sử dụng nắm được phương thức triển
khai công tác đánh giá thực hiện công việc của doanh nghiệp và những chuẩn mực cần phải tuân thủ trong quá trình triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc.
Nội dung quy chế đánh giá thực hiện cơng việc có thể được thay đổi để phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể, tuy vậy một bản quy chế đánh giá thực hiện công việc thường bao gồm những nội dung chính dưới đây:
a. Mục đích của đánh giá thực hiện cơng việc
Mục đích đánh giá thực hiện công việc là nội dung giúp người triển khai hiểu được công tác đánh giá thực hiện cơng việc nhằm mục đích gì, kết quả đánh giá thực hiện công việc được sử dụng như thế nào.
Về lý thuyết, đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá mức độ hồn thành các nhiệm vụ được giao của người lao động, thông qua kết quả đánh giá thực hiện công việc tổ chức/doanh nghiệp có thể xác định được năng lực người được đánh giá. Do đánh giá thực hiện công việc giải quyết được hai vấn đề hết sức quan trọng mang tính nền tảng của quản trị nhân lực là mức độ hoàn thành nhiệm vụ và năng lực của người lao động, kết quả đánh giá thực hiện công việc là căn cứ quan trọng để tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực khác nhau của tổ chức/doanh nghiệp.
Đối với mục đích của đánh giá thực hiện cơng việc, trước tiên cần khẳng định là mục đích của đánh giá thực hiện cơng việc xuất phát từ cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc như đã trình bày ở trên, tuy vậy có hai vấn đề dẫn đến việc mục đích đánh giá thực hiện cơng việc cần được trình bày trong quy chế đánh giá thực hiện công việc và cần được xây dựng cho từng tổ chức/doanh nghiệp:
Thứ nhất, đánh giá thực hiện công việc là hoạt động nền tảng của tổ
chức/doanh nghiệp dẫn đến quy chế đánh giá thực hiện công việc được sử dụng tại nhiều bộ phận khác nhau, việc thiết lập mục đích trong quy chế giúp các đối tượng liên quan hiểu chính xác về mục tiêu trong đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Nói rộng ra, có rất nhiều khái niệm về đánh giá (ví dụ như đánh giá năng lực, đánh giá thành tích, đánh giá thực hiện cơng việc, đánh giá tuyển dụng…), việc hiểu sai có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.
Thứ hai, đối với từng doanh nghiệp, kết quả đánh giá thực hiện công
việc có thể được sử dụng vào những mục đích khác nhau (ví dụ có doanh nghiệp chỉ sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác trả cơng lao động, nhưng có doanh nghiệp khác sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc làm nền tảng cân nhắc mọi hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp đó), việc xác lập mục đích cụ thể giúp công tác đánh giá thực hiện cơng việc cùng với các hoạt động có liên quan như xử lý dữ liệu, lưu hồ sơ… được tiến hành chính xác và tốn ít thời gian.
b. Phạm vi áp dụng
Là nội dung giúp người triển khai hiểu được về không gian và thời gian triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc.
Phạm vi về không gian đề cập tới những địa điểm triển khai chương trình đánh giá thực hiện cơng việc. Một chương trình đánh giá thực hiện cơng việc có thể khơng được triển khai trên toàn doanh nghiệp mà chỉ được áp dụng tại một bộ phận nhất định, ví dụ chương trình xây dựng cho một doanh nghiệp thành viên, xây dựng cho một bộ phận hoặc xây dựng cho một đối tượng lao động cụ thể. Việc triển khai công tác đánh giá thực hiện cơng việc ngồi phạm vi xác lập có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.
Phạm vi về thời gian đề cập tới thời gian hiệu lực của chương trình đánh giá thực hiện cơng việc, thời gian lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện cơng việc. Ví dụ một chương trình đánh giá thực hiện cơng việc có thời gian áp dụng là ba năm, sau ba năm tổ chức/doanh nghiệp cần có q trình đánh giá lại tính khả thi và điều chỉnh khi cần thiết, kết quả đánh giá thực hiện công việc được lưu trữ vĩnh viễn, tuy vậy trong các quá trình bình xét thi đua chỉ sử dụng kết quả đánh giá trong vòng 5 năm.
c. Các định nghĩa cơ bản (định nghĩa các phạm trù nêu trong quy chế)
Các định nghĩa cơ bản là nội dung giúp người triển khai hiểu được chính xác những nội dung quan trọng đề cập trong chương trình đánh giá. Ví dụ như giúp người triển khai hiểu được thế nào là chu kỳ đánh giá, thế nào là phỏng vấn đánh giá.
Trong các hoạt động quản trị nói chung và đối với hoạt động đánh giá thực hiện cơng việc nói riêng, mỗi đối tượng tham gia thực thi nhiệm vụ có thể có cách hiểu khác nhau về cùng một vấn đề. Cách hiểu khác nhau có thể xuất phát từ sự thiếu chính xác của từ chuyên ngành, kiến thức không vững của người thực thi nhiệm vụ… Việc xây dựng các khái niệm cơ bản trong quy chế đánh giá thực hiện công việc là hết sức cần thiết.
d. Sơ đồ quy trình/Sơ đồ các bước triển khai
Sơ đồ quy trình đề cập tới các bước triển khai một chương trình đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp, hay nói cách khác là trình bày quá trình thực thi trọn vẹn một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp.
Ví dụ:
Bước 1: Kiểm tra quy chế đánh giá thực hiện công việc; Bước 2: Tiến hành đánh giá hàng ngày;
Bước 3: Tổng hợp kết quả đánh giá mỗi chu kỳ 3 tháng; Bước 4: Tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc;
Bước 5: Tổng hợp báo cáo kết quả và tiếp tục tiến hành đánh giá cho chu kỳ tiếp theo.
e. Hướng dẫn thực hiện các bước
Đây là nội dung đưa ra hướng dẫn cụ thể thực hiện các bước đánh giá thực hiện công việc đã được đề cập ở trên.
Ví dụ:
Bước 1: Kiểm tra quy chế đánh giá thực hiện công việc, báo cáo và xin ý kiến nếu thấy có những bất thường phát sinh hoặc có những điểm khơng phù hợp.
Bước 2: Tiến hành đánh giá hàng ngày. Cán bộ quản lý trực tiếp theo sát hoạt động hàng ngày của nhân viên, ghi chú các thành tích nổi bật và những sai sót lớn.
Bước 3: Đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá mỗi chu kỳ 3 tháng dựa trên bộ tiêu chuẩn đánh giá của doanh nghiệp. Yêu cầu người lao động tiến hành tự đánh giá.
Bước 4: Tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.
Bước 5: Tổng hợp báo cáo kết quả và tiếp tục tiến hành đánh giá chu kỳ tiếp theo.
f. Các biểu mẫu đi kèm
Trong đánh giá thực hiện công việc, việt thiết lập biểu mẫu chuẩn từ phía tổ chức/doanh nghiệp giúp q trình tiến hành đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá được nhanh chóng và chính xác. Các biểu mẫu đánh giá quan trọng bao gồm: phiếu chấm điểm, hướng dẫn chấm điểm, bảng tổng hợp kết quả đánh giá…
Ví dụ về biểu mẫu đi kèm được thể hiện trong Phụ lục 2 của giáo trình.
g. Quy định về lưu trữ tài liệu
Các tài liệu quan trọng cần lưu giữ trong công tác đánh giá thực hiện công việc bao gồm minh chứng về kết quả thực hiện công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc và các tài liệu khác ví dụ như biên bản họp phỏng vấn đánh giá…
Việc lưu trữ trong đánh giá thực hiện cơng việc giúp đảm bảo tính chính xác và thuận lợi trong sử dụng và kiểm soát khi cần thiết. Trong giai đoạn hiện nay, với sự hiện diện của cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ tư, công tác lưu trữ được tiến hành hết sức thuận lợi với sự trợ giúp của máy tính, tuy vậy, để đảm bảo thông tin lưu trữ được đầy đủ và chính xác cần có những quy định cụ thể về vấn đề này.
h. Quy định về đối tượng đánh giá và chủ thể đánh giá (ai đánh giá ai)
Trong doanh nghiệp hiện đại, có hai đối tượng tham gia q trình đánh giá là đối tượng đánh giá và đối tượng được đánh giá.
Đối tượng đánh giá là cá nhân hoặc tập thể đảm nhận chức năng xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ (và năng lực nếu áp dụng) của tập thể hoặc cá nhân khác. Đối tượng đánh giá có thể bao gồm cá nhân (ví dụ như quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp, đồng nghiệp, khách hàng, cá nhân người bị đánh giá…) hoặc tập thể (hội đồng - là một nhóm người được giao nhiệm vụ).
Đối tượng được đánh giá là cá nhân hoặc tập thể cần được nhìn nhận kết quả thực hiện công việc (và năng lực nếu áp dụng).
Trong tổ chức/doanh nghiệp hiện đại, người ta có thể sử dụng đơn lẻ một đối tượng đánh giá hoặc kết hợp nhiều đối tượng đánh giá lên một chủ thể đánh giá.
Hộp 2.1. Nội dung chính của quy chế đánh giá thực hiện công việc
i. Mục đích của đánh giá thực hiện cơng việc. ii. Phạm vi áp dụng.
iii. Các định nghĩa cơ bản (định nghĩa các phạm trù nêu trong quy trình). iv. Sơ đồ quy trình: Sơ đồ các bước triển khai.
v. Hướng dẫn thực hiện các bước. vi. Các biểu mẫu đi kèm.
vii. Quy định về lưu trữ tài liệu.
viii. Quy định về đối tượng đánh giá và chủ thể đánh giá (ai đánh giá ai).