CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2.3. Xác định tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thực hiện công việc
hồn thành.
- Đặc điểm, tính chất của cơng việc
Căn cứ thứ năm cần quan tâm khi xác định chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là đặc điểm, tính chất của cơng việc. Đặc điểm, tính chất cơng việc có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn chu kỳ. Với các cơng việc có tính chất phức tạp, chu kỳ đánh giá quá dài sẽ ảnh hưởng đến việc đo lường theo các tiêu chuẩn đánh giá, đặc biệt các tiêu chuẩn mang tính quá trình.
2.3. Xác định tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thực hiện công việc công việc
2.3.1. Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được hiểu là bộ thước đo về mức độ hoàn thành các nhiệm vụ của cá nhân và bộ phận thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp cả về mặt số lượng và chất lượng.
Dưới góc độ tác nghiệp nhằm xây dựng (xác định) tiêu chuẩn đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được hiểu là “vật quy chiếu” hay “thước đo”, là mốc dùng để so sánh, là sản phẩm của việc xác định kết quả đầu ra của công việc với các nội dung như sản lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, các mục tiêu đã hoàn thành, cách thức tiến hành cơng việc…
Có nhiều loại tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc khác nhau phân theo những tiêu thức phân loại khác nhau. Một số tiêu thức phân loại phổ biến thường được kể đến như:
Phân theo cấp độ quản lý có tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp tổ chức/doanh nghiệp; tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp phòng/ban, bộ phận và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp cá nhân.
Phân theo phương thức đánh giá có tiêu chuẩn đánh giá trực tiếp và tiêu chuẩn đánh giá gián tiếp. Tiêu chuẩn trực tiếp đánh giá trực tiếp vào kết quả thực hiện công việc của người lao động hoặc bộ phận (theo thói quen, thường gọi đây là tiêu chuẩn định lượng do kết quả thực hiện công việc biểu hiện là những con số cụ thể). Tiêu chuẩn gián tiếp là tiêu chuẩn đánh giá dựa trên cảm nhận của người đánh giá.
Phân theo mục tiêu đánh giá có ba nhóm tiêu chuẩn chính là tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc, tiêu chuẩn đánh giá hành vi thực hiện công việc và tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện cơng việc. Trong đó, đánh giá kết quả thực hiện công việc là đánh giá những kết quả mà cá nhân hay bộ phận đã thực hiện được trong một giai đoạn nhất định. Đánh giá hành vi là đánh giá cách thức tiến hành công việc của người lao động. Đánh giá hành vi cũng có thể sử dụng cả tiêu chuẩn định tính và định lượng. Đánh giá năng lực là đánh giá những năng lực cần có để tiến hành cơng việc. Người lao động khơng có năng lực phù hợp thì khơng thể tiến hành công việc đạt chuẩn của tổ chức/doanh nghiệp được, do vậy với đánh giá hiện đại thì tiêu chuẩn năng lực được đưa vào sử dụng.
Phân loại theo nội dung đánh giá là việc sắp xếp các nội dung đánh giá theo mục đích đánh giá. Việc phân loại này quan tâm tới sự tiện lợi của người sử dụng và có giá trị cao trong q trình triển khai cơng tác đánh giá thực hiện công việc. Với phân loại này, người tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ sưu tập các tiêu chuẩn dành cho các nội dung đánh giá khác nhau, bộ sưu tập này sẽ giúp quá trình xác định các tiêu chuẩn đánh giá cho cá nhân/bộ phận được nhanh chóng và đạt kết quả tốt.
Phân theo thời gian có tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường cho quá khứ, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường
của hiện tại và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường cho tương lai.
Trong quá trình đánh giá, việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện cơng việc đóng vai trị quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động của cả tổ chức/doanh nghiệp, của các bộ phận và cá nhân người lao động. Trong đó, tiêu chuẩn cấp tổ chức/doanh nghiệp thể hiện mong muốn, ý chí của chủ sở hữu, của các nhà quản lý cấp cao và ban điều hành về định hướng phát triển chung, còn tiêu chuẩn cấp bộ phận và cá nhân là công cụ để thực hiện mong muốn và ý chí đó.
Chi tiết đối với việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện cơng việc được trình bày chi tiết trong Chương 3 của giáo trình này.
2.3.2. Lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc được hiểu là cách thức để triển khai quy trình đánh giá thực hiện cơng việc trong tổ chức/doanh nghiệp, nhằm phản ánh chính xác những đóng góp của bộ phận vào mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp; những đóng góp của cá nhân người lao động vào việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận trong một khoảng thời gian nhất định.
Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, trong phạm vi của giáo trình đề cập đến một số phương pháp như phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp nhật ký công việc, phương pháp 360 độ, phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị mục tiêu (MBO), phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị quá trình (MBP).
Phương pháp thang điểm: Mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ sẽ được đánh giá thông qua thang điểm. Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong phương pháp này, người ta sẽ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nội dung đánh giá với một thang điểm (thông thường là 5 hoặc 7). Thang điểm chỉ ra mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động hoặc bộ phận. Thang điểm có thể kết hợp với lượng hố trực tiếp kết quả đánh giá.
Phương pháp nhật ký công việc. Nhà quản lý trực tiếp lập nhật ký ghi lại các thành tích nổi trội, sai lầm và sai sót lớn của nhân viên trong kỳ. Cuối kỳ tiến hành đánh giá nhân sự theo hai nhóm: nhóm thực hiện tốt cơng việc và nhóm đã có các sai lầm. Cuối cùng tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá.
Phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị mục tiêu MBO (management by objective). Đánh giá theo phương pháp MBO là phương thức đánh giá đi liền với hệ thống quản lý theo nguyên lý MBO. Khi tiến hành quản lý và đánh giá theo phương thức này, giữa nhà quản lý và nhân viên sẽ có sự thảo luận và xác định về mục tiêu của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định (khi xác định mục tiêu có sự nhìn nhận về khả năng hồn thành nhiệm vụ của nhân viên), sau khoảng thời gian đó sẽ triển khai đánh giá thực hiện công việc theo những mục tiêu đã xác định trước.
Phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị quá trình MBP (management by process). Đánh giá theo quá trình liên quan tới việc nhìn nhận hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp là tập hợp các quy trình thực hiện cơng việc. Toàn bộ tổ chức/doanh nghiệp đạt được kết quả cao khi từng bước trong quy trình được thực hiện theo tốt, có sự gắn kết trong tổng thể tồn bộ các quy trình của tổ chức/doanh nghiệp. Theo đó, đánh giá theo quá trình là việc xác lập các quy trình thực hiện cơng việc trong tổ chức/doanh nghiệp, xác định mục tiêu cần đạt được với từng bước trong quy trình.
Phương pháp đánh giá 360°. Đánh giá 360° có sự tham gia của nhiều thành phần có liên quan đến việc đánh giá (nhà quản lý, nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng, cá nhân tự đánh giá).
Phương pháp xếp hạng luân phiên. Khi tiến hành đánh giá thì người thực hiện đánh giá sẽ sắp xếp các đối tượng đánh giá từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc.
Phương pháp so sánh cặp. Đối với mỗi nhiệm vụ hoặc u cầu cơng việc (Ví dụ: số lượng cơng việc hồn thành, chất lượng công việc...) mỗi
người được đánh giá sẽ được so sánh với từng người trong nhóm tham gia đánh giá theo từng cặp. Kết quả đánh giá cuối cùng là tổng điểm của từng người.