CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2.2. Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
2.2.1. Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Trong cơng tác đánh giá thực hiện cơng việc, có hai loại mục tiêu: thứ nhất là mục tiêu đối với tồn bộ cơng tác đánh giá thực hiện công việc và thứ hai là mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện công việc cụ thể.
a. Mục tiêu đối với tồn bộ cơng tác đánh giá thực hiện cơng việc
Mục tiêu đối với tồn bộ cơng tác đánh giá thực hiện công việc là mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp khi xây dựng và triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Mục tiêu này được xây dựng nhằm trả lời câu hỏi “Tồn bộ cơng tác đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp được xây dựng và triển khai nhằm làm gì?”.
Mục tiêu của tồn bộ cơng tác đánh giá thực hiện công việc bao gồm hai nội dung chính là khái niệm về đánh giá thực hiện công việc được áp dụng tại tổ chức/doanh nghiệp và định hướng sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp.
Chu kỳ ĐGTHCV Mục tiêu ĐGTHCV Chủ thể ĐGTHCV Đối tượng ĐGTHCV Tiêu chuẩn ĐGTHCV Phương pháp ĐGTHCV Quy trình ĐGTHCV Sử dụng KQ ĐGTHCV
Nội dung thứ nhất là khái niệm chính thức về đánh giá thực hiện công việc được áp dụng tại tổ chức/doanh nghiệp. Do có nhiều cách hiểu khác nhau về đánh giá thực hiện công việc, khi xác định mục tiêu đánh giá thực hiện trên tồn tổ chức/doanh nghiệp thì nhiệm vụ đầu tiên là xác lập khái niệm. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xác định mục tiêu “Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng bộ phận và cá nhân người lao động”, “Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao và năng lực thực hiện công việc của người lao động”...
Nội dung thứ hai, tổ chức/doanh nghiệp xác lập đề cập tới phương thức sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp. Ví dụ, áp dụng kết quả đánh giá nhằm xác định mức thù lao nhân lực nhận được hàng tháng, cơ sở tăng lương, cơ sở xác định nhu cầu đào tạo…
Bên cạnh hai nội dung quan trọng đề cập ở trên, tổ chức/doanh nghiệp có thể xác định các mục tiêu khác, ví dụ như đánh giá chính xác mức độ đóng góp của từng bộ phận và cá nhân người lao động, điều chỉnh hành vi người lao động… những mục tiêu như vậy thường được xây dựng nhằm nhấn mạnh một hoặc một số vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong từng thời kỳ.
b. Mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện cơng việc
Mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện cơng việc là mục tiêu của một chương trình đánh giá thực hiện công việc dành cho một đối tượng cụ thể. Mục tiêu này đề cập tới những nội dung đánh giá, định mức đánh giá, chu kỳ đánh giá… mục tiêu của một chương trình đánh giá cụ thể cịn có những tên gọi khác nhau như xác định yêu cầu thực hiện công việc, xác định định mức công việc, xác định yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp đối với người lao động…
Mục tiêu của một chương trình đánh giá thực hiện công việc bao gồm hai nội dung chính. Nội dung thứ nhất là xác định các nhiệm vụ người lao động/bộ phận đảm nhận (tương ứng với từng công việc hoặc người lao động - phụ thuộc vào giải pháp tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn). Nội dung thứ hai là xác định mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ
(còn gọi là hạn mức hoặc định mức). Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc đối với từng chương trình đánh giá là bước quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp, nâng cao mức độ hài lịng với cơng việc và khiến người lao động có sự nhìn nhận tích cực đối với cơng tác đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Khi người lao động không hiểu được mục tiêu đánh giá, họ sẽ lo lắng, bất an và thiếu tập trung đối với công việc, ngược lại khi người lao động hiểu được cụ thể mục tiêu đánh giá từ phía tổ chức/doanh nghiệp họ sẽ làm việc với động lực cao, chú trọng tới các nhiệm vụ khó, làm việc với độ tập trung cao.
Trong xác định mục tiêu đánh giá thực hiện cơng việc đối với từng chương trình đánh giá thực hiện cơng việc, các nhiệm vụ chính bao gồm: xác định yêu cầu về kết quả thực hiện cơng việc, u cầu hành vi trong q trình thực hiện cơng việc và yêu cầu về năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.
- Mục tiêu về kết quả thực hiện công việc
Xác định mục tiêu về kết quả thực hiện công việc là đưa ra những yêu cầu cụ thể về kết quả tổ chức/doanh nghiệp đòi hỏi người lao động hoặc bộ phận phải thực hiện.
Ví dụ: Đối với phóng viên trong một tuần cần phải viết ba câu chuyện đạt chuẩn đăng báo. Đối với người sửa bản in yêu cầu đưa ra là khơng được để sót quá một lỗi trong mỗi câu chuyện. Đối với nhân viên bán hàng, yêu cầu đưa ra là bán được 100 triệu một tháng. Đối với phòng kinh doanh phải đảm bảo doanh số 1 tỷ một tháng.
- Mục tiêu về hành vi trong q trình thực hiện cơng việc
Mục tiêu về hành vi là những mô tả về hành vi người lao động cần tuân thủ khi tiến hành công việc. Hành vi trong đánh giá được hiểu là cách thức tiến hành các nhiệm vụ được giao.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chất lượng cao sẽ yêu cầu nhân viên giao tiếp với khách hàng phải có thái độ niềm nở và tơn trọng.
Yêu cầu hành vi đối với người lao động là các hành vi cần có để thực hiện công việc đạt kết quả cao. Yêu cầu càng rõ ràng, người lao động càng dễ dàng thực hiện theo yêu cầu doanh nghiệp, ví dụ như quản lý yêu cầu nhân viên cần phải chủ động trong cơng việc sẽ gây khó khăn cho người lao động vì khơng thể hiểu chính xác thế nào là chủ động trong công việc, người quản lý cần đưa ra những yêu cầu rõ ràng như “Chủ động lập danh sách khách hàng”.
- Mục tiêu về năng lực thực hiện công việc
Mục tiêu về năng lực thực hiện công việc được đưa ra dựa trên điểm mạnh, điểm yếu của từng người lao động.
Điểm yếu chỉ ra những năng lực người lao động còn thiếu, cần hoàn thiện những năng lực này để có thể hồn thành tốt cơng việc được giao. Điểm mạnh là những năng lực giúp người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, những năng lực này cần tiếp tục phát huy.
Ví dụ 1: Một quản lý hiện điều hành công việc hàng ngày rất tốt, tuy nhiên khi báo cáo với cấp trên về hoạt động của bộ phận lại rất kém. Khi đó, tiêu chuẩn đánh giá đối với quản lý này cần được chú trọng về kỹ năng viết báo cáo. Mục tiêu đánh giá dành riêng đối với cá nhân này là hồn thành khóa học kỹ năng lập báo cáo.
Ví dụ 2: Nhà quản lý và nhân viên bán hàng nhận thấy là giao tiếp bằng tiếng Anh rất quan trọng. Tiêu chuẩn đánh giá sẽ thêm yêu cầu hồn thành khóa học tiếng Anh trong vịng một năm.