CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2.2. Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
2.2.2. Lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Chu kỳ đánh giá thực hiện cơng việc là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu tiến hành đánh giá thực hiện công việc cho đến khi tổng hợp kết quả đánh giá.
Trên thực tế, quá trình đánh giá thực hiện công việc được tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận chính xác mức độ hồn thành nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân người lao động, năng lực của người lao động, cũng như nhanh chóng phát hiện ra những sai lầm người
lao động mắc phải trong q trình thực hiện cơng việc. Tuy vậy, sau một khoảng thời gian nhất định tổ chức/doanh nghiệp mới tiến hành tổng hợp kết quả đánh giá thực hiện công việc. Khoảng thời gian từ khi bắt đầu đánh giá thực hiện công việc cho đến khi tổng hợp kết quả đánh giá và lập báo cáo chi tiết được gọi là một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc. Trong tổ chức/doanh nghiệp đang hoạt động, thời điểm kết thúc một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc được xem là thời điểm bắt đầu của chu kỳ đánh giá thực hiện công việc tiếp theo.
Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc được xác lập nhằm mục đích quan trọng là đưa ra khoảng thời gian phấn đấu cần thiết cho người lao động và tránh lãng phí khơng cần thiết đối với tổ chức/doanh nghiệp, tránh gây căng thẳng đối với nhân lực. Lý do thứ nhất dẫn đến việc xác lập chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là mỗi công việc cần một khoảng thời gian nhất định để hồn thành, rất khó đánh giá chính xác khi cơng việc chưa hồn thành. Lý do thứ hai là nếu đánh giá liên tục sẽ gây tốn kém và cũng gây căng thẳng cho người lao động.
a. Các chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Trong tổ chức/doanh nghiệp có bốn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc thường được sử dụng bao gồm: tháng, quý, sáu tháng và một năm.
- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo tháng
Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo tháng là chu kỳ bám sát theo cơng việc, mang tính hướng dẫn và định hướng liên tục. Tuy nhiên, đây cũng là chu kỳ đánh giá có cường độ cao, trong một số trường hợp dễ gây căng thẳng, lãng phí. Chu kỳ này thường được áp dụng khi doanh nghiệp triển khai các quy trình mới, thay đổi cơng nghệ, thay đổi chiến lược kinh doanh…, việc thay đổi trong tổ chức/doanh nghiệp đòi hỏi người lao động có sự tập trung cao độ vào công việc, không lặp lại thói quen cũ… vì lẽ đó tổ chức/doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá thường xuyên nhằm tạo áp lực điều chỉnh hành vi. Chu kỳ này cũng có thể áp dụng đối với các cơng việc có chu kỳ kinh doanh ngắn, sự kiện, chiến dịch...
Ví dụ như yêu cầu về cách thức giao tiếp với khách hàng trong khách sạn 5 sao khắt khe hơn rất nhiều so với khách sạn 3 sao. Trong trường hợp doanh nghiệp nâng cấp từ khách sạn 3 sao lên 5 sao cần đánh giá thường xuyên về hành vi trong giao tiếp với khách hàng để người lao động thực hiện đúng theo yêu cầu mới.
- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo quý
Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo quý (3 tháng) là chu kỳ đủ dài để người lao động hồn thành nhiệm vụ được giao, khơng quá tốn kém và tạo áp lực, đủ để người lao động không sao lãng, nhưng cũng không tạo căng thẳng quá mức.
Đây cũng là chu kỳ được áp dụng phổ biến tại Việt Nam và được xem là phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực.
- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo 6 tháng
Chu kỳ đánh giá 6 tháng có đặc điểm khơng khác nhiều so với chu kỳ quý (ba tháng) mặc dù thời gian có nhiều hơn.
Về đối tượng được đánh giá, chu kỳ đánh giá 6 tháng thường áp dụng cho đối tượng cán bộ quản lý với phương thức quản trị MBO.
- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo năm
Chu kỳ năm được xem là một chu kỳ dài trong đánh giá thực hiện công việc, việc sử dụng chu kỳ này có nhiều nhược điểm như: sao lãng khi đánh giá, rủi ro lớn do sai lầm có thể tiếp diễn trong thời gian dài.
Chu kỳ năm thường được sử dụng kết hợp với các chu kỳ đánh giá thực hiện công việc ngắn hơn (tháng, quý, 6 tháng).
- Chu kỳ kết hợp
Đây là sự kết hợp nhiều chu kỳ khác nhau trong đánh giá một đối tượng nhằm tận dụng ưu điểm của các chu kỳ đánh giá khác nhau.
Ở Việt Nam thường có sự kết hợp chu kỳ đánh giá ba tháng hoặc sáu tháng với chu kỳ đánh giá một năm, nhằm có sự nhắc nhở thường xuyên đối với nhân lực trong doanh nghiệp, vừa có thời gian để nhân lực
khắc phục nhược điểm - trong sự kết hợp này, chu kỳ một năm thường đóng vai trị quyết định đối với những chế độ lâu dài người lao động được hưởng, chu kỳ ngắn đi kèm thường chỉ gắn với một khoản tiền thưởng hoặc có thể chỉ đóng vai trị nhắc nhở.
Ưu và nhược điểm từng chu kỳ đánh giá phổ biến được trình bày trong bảng 2.1.
Bảng 2.1. Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc Chu kỳ Chu kỳ
đánh giá Ưu điểm và hạn chế Lưu ý khi áp dụng
Tháng
Bám sát theo công việc. Hướng dẫn và định hướng liên tục cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Cường độ đánh giá cao, có thể gây căng thẳng trong cơng việc và có thể lãng phí thời gian và tiền bạc.
Áp dụng tại các thời điểm doanh nghiệp chuyển đổi hệ thống, phương thức quản lý. Áp dụng với các cơng việc có chu kỳ kinh doanh ngắn, sự kiện, chiến dịch...
Quý
Giảm được cường độ đánh giá và công việc hành chính trong đánh giá.
Vẫn bám sát được q trình triển khai cơng việc nếu đi kèm với các hoạt động rà soát hàng tháng.
Áp dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp.
Rất có tác dụng với các doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản lý xuống các đơn vị. Ba tháng là khoảng thời gian đủ dài, đủ ngắn để kiểm soát kết quả.
Sáu tháng
Vẫn đảm bảo được hiệu quả nếu công tác lập kế hoạch công tác tháng, quý, năm tốt.
Tuy nhiên, do thời gian dài nên có thể bị chi phối bởi các sự kiện gần.
Áp dụng với doanh nghiệp có hệ thống quản trị theo mục tiêu. Hệ thống đánh giá khá tiến bộ, đạt cấp độ “hệ thống quản lý thành tích”. Năm
Chu kỳ đánh giá năm chủ yếu tập trung vào định hướng và phát triển cá nhân. Hệ thống đánh giá dễ trở thành hình thức.
Thường áp dụng đi liền với đánh giá quý, sáu tháng.
b. Căn cứ lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện cơng việc
Thực tế, thường khơng có thời gian tối ưu của một chu kỳ đánh giá, với những ưu điểm, hạn chế của từng chu kỳ đánh giá, các nhà quản lý cần lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc phù hợp bởi một chu kỳ quá ngắn thường gây căng thẳng cho người thực hiện công việc và một chu kỳ quá dài gây sao lãng trong công việc.
Việc lựa chọn chu kỳ nào phụ thuộc vào một số căn cứ chính như: mục tiêu đánh giá thực hiện công việc, triết lý quản trị doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, thời gian người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao và đặc điểm, tính chất cơng việc. Cụ thể như sau:
- Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Căn cứ thứ nhất mà tổ chức/doanh nghiệp cần dựa vào để xác định chu kỳ đánh giá chính là mục tiêu đánh giá thực hiện cơng việc. Vì về bản chất mục tiêu đánh giá đã xác định các nhiệm vụ người lao động đảm nhận (tương ứng với từng công việc hoặc người lao động - phụ thuộc vào giải pháp tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn) và xác định mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ. Do vậy, cần dựa vào đó để xác định thời gian đo lường cho phù hợp.
- Triết lý quản trị doanh nghiệp
Thứ hai, tổ chức/doanh nghiệp thường căn cứ vào triết lý quản trị. Theo quan điểm của các nhà quản trị, việc lựa chọn chu kỳ phụ thuộc vào triết lý quản trị doanh nghiệp. Ví dụ: những nhà quản trị theo trường phái X thường có xu hướng đánh giá thường xuyên hơn do muốn quản lý chặt từng hành động của đội ngũ nhân viên. Do vậy, họ có xu hướng lựa chọn chu kỳ đánh giá ngắn.
- Đặc điểm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp
Thứ ba, tổ chức/doanh nghiệp thường căn cứ vào đặc điểm hoạt động, thực trạng của doanh nghiệp, ví dụ như trong giai đoạn áp dụng quy trình mới thì cần áp dụng chu kỳ đánh giá ngắn để người lao động tập trung ghi nhớ và không sao lãng. Những tổ chức/doanh nghiệp ít có
sự thay đổi có thể chọn chu kỳ đánh giá dài, ngược lại những doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi có thể chọn chu kỳ đánh giá ngắn.
- Thời gian người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao
Căn cứ thứ tư cần quan tâm khi xác định chu kỳ là thời gian để người lao động có thể hồn thành nhiệm vụ, thường quy trình đánh giá sẽ cần dài hơn thời gian trung bình để người lao động có thể hoàn thành