6. Kết cấu bố cục của đề tài
7.5 Thông tin bằng văn bản
7.5.3 Kiểm sốt thơng tin bằng văn bản
a. Kiểm sốt văn bản hành chính: Thơng qua việc kiểm sốt thống nhất hình thức, thể thức đối với văn bản do nội bộ phát hành và việc cập nhật, theo dõi thông tin văn bản đến theo quy định công tác văn thư lưu trữ và Hướng dẫn soạn thảo văn bản.
b. Kiểm sốt tài liệu: Thơng qua quy trình kiểm sốt tài liệu, đảm bảo các nội dung sau:
- Danh mục tài liệu được kiểm soát cho biết rõ tình trạng hiện hành của hệ thống tài liệu.
- Nội dung của mọi sự sửa đổi, bổ sung tài liệu được xác định trong Bảng theo dõi sửa đổi, bổ sung tài liệu.
- Đảm bảo ln sẵn có tài liệu cần thiết tại nơi sử dụng. Phiếu cập nhật và phân phối tài liệu cho biết tình trạng các tài liệu được cập nhật để kiểm soát và phân phối đến các đơn vị sử dụng tài liệu.
- Mọi tài liệu hiện hành (kể cả tài liệu bền ngoài) đều được nhận biết thông qua số/mã hiệu tài liệu, được cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành và cập nhật trên Website Công ty.
- Mọi tài liệu lỗi thời đều nhận biết thông qua dấu Tài liệu lỗi thời để ngăn ngừa việc sử dụng sai.
b. Kiểm sốt hồ sơ: Thơng qua quy trình kiểm sốt hồ sơ, đảm bảo các nội dung sau:
- Các hồ sơ chất lượng được nhận biết, thu thập, phân loại, bảo quản, lưu trữ, sử dụng và được xác định thời gian lưu hay hủy bỏ.
- Người ghi chép hồ sơ chất lượng phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung theo đúng quy định trong các biểu mẫu.
- Hồ sơ chất lượng trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hồn tất khơng được tẩy xóa; nếu tẩy xóa thì phải ký tắt vào trong HSCL đã tẩy xóa và phải thông báo cho người quản lý HSCL biết.
- Hồ sơ chất lượng đảm bảo được lưu ở nơi cao ráo, thống khí, có cửa khóa chắc chắn và được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để bảo quản HSCL trong mọi tình huống.
Điều 8. Vận hành[14]
1 Hoạch định và kiểm soát điều hành
Công ty lập kế hoạch và thực hiện việc sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được kiểm soát. Các điều kiện được kiểm soát bao gồm:
a. Sự sẵn có các thơng tin mơ tả các đặc tính của sản phẩm được quy định trong hợp đồng ký kết với khách hàng và các hồ sơ là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng; Thiết kế - kỹ thuật được phê duyệt; các yêu cầu kỹ thuật/tiêu chuẩn sản phẩm, các mẫu đối chứng, và các yêu cầu quy trình, quy phạm theo Luật định.
b. Sự sẵn có các quy định, quy trình cơng nghệ, hướng dẫn cơng việc cần thiết tại các công đoạn của sản xuất cần thiết cho việc thực hiện sản phẩm, dịch vụ.
c. Sự sẵn có các loại máy, thiết bị thích hợp để thực hiện sản phẩm, dịch vụ. d. Sự sẵn có và sử dụng các phương tiện theo dõi và đo lường thích hợp ở các giai đoạn kiểm tra.
e. Thực hiện việc giám sát và đo lường các q trình theo đúng kế hoạch kiểm sốt chất lượng sản phẩm.
f. Kiểm soát các thay đổi của các kế hoạch để điều chỉnh cho phù hợp. g. Thực hiện các hoạt động nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
h. Lưu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng rằng các quá trình thực hiện và sản phẩm tạo thành đáp ứng các yêu cầu và để xác định tính chu kỳ và truyền thống của sản phẩm.
Đầu ra của việc hoạch định được thể hiện dưới dạng: Thiết kế, Luận chứng kinh tế kỹ thuật, các Bản vẽ, các loại Kế hoạch, Quy trình, Hướng dẫn, Tiêu chuẩn, Biểu mẫu.