STT Huyện, thị xã, thành phố Tổng số Trình độ Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Khác 1 Bắc Ninh 18 6 9 3 - - 2 Quế Võ 7 1 6 - - - 3 Từ Sơn 12 10 1 - 1 - 4 Tiên Du 6 1 4 1 - - 5 Yên Phong 8 3 4 1 - - 6 Gia Bình 8 2 4 2 - - 7 Lƣơng Tài 10 2 5 2 1 - 8 Thuận Thành 11 1 9 - 1 - Tổng 80 26 42 9 3 0
(Nguồn: Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Bắc Ninh, 2017)
+ Về nhân sự: Tổng số viên chức và ngƣời lao động là 80 ngƣời gồm 10 công chức, 32 viên chức, 38 hợp đồng lao động (trong đó trên đại học 26 ngƣời, đại học 42 ngƣời, cao đẳng 09 ngƣời và trung cấp 03 ngƣời). VPĐK cấp huyện trung bình có 10 ngƣời/huyện, với khối lƣợng cơng việc lớn, số lƣợng biên chế và lao động chƣa đảm bảo để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến hoạt động
40
của hệ thống cơ quan VPĐK cấp huyện chƣa hoàn thành nhiệm vụ theo chức năng đƣợc giao.
+ Trừ huyện Lƣơng Tài, 07 đơn vị cịn lại có biên chế kiêm nhiệm (Giám đốc VPĐKQSDĐ là Trƣởng phịng hoặc Phó Trƣởng phịng TN&MT).
Về cơ chế tài chính:
Các huyện đƣợc cấp kinh phí sự nghiệp trên cơ sở xây dựng chƣơng trình cơng tác hàng năm đƣợc cấp huyện phê duyệt, hoặc có huyện quyết toán trên số lƣợng hồ sơ khi thực hiện các thủ tục về đất đai.
Cơ chế phối hợp nội bộ VPĐK cấp huyện:
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính: tiếp nhận hồ sơ, trả GCN và các thủ tục hành chính, kiểm tra hồ sơ.
- Bộ phận chuyên môn: thẩm tra hồ sơ, biên tập GCN, thực hiện tài chính của Văn phịng.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận:
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ địa chính xã, phƣờng hoặc cơng dân và vào sổ tiếp nhận hồ sơ.
+ Bộ phận chuyên môn xem xét hồ sơ đủ điều kiện hay khơng, nếu khơng đủ điều kiện thì thơng báo cơng dân bổ sung hồ sơ rồi xác định nghĩa vụ tài chính; trình giám đốc VPĐKQSDĐ; biên tập GCN; lập danh sách đề nghị cấp GCN để chuyển Phịng TNMT trình Chủ tịch UBND huyện ký.
+ Sau khi nhận lại hồ sơ từ Phòng TNMT, VPĐK lƣu trữ hồ sơ và chuyển GCN cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho công dân.
Mối quan hệ của VPĐK cấp huyện với cơ quan liên quan
- Đối với Phòng TN&MT: VPĐK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phòng TN&MT trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Đối với VPĐK cấp tỉnh: chịu sự chỉ đạo của Sở Tài nguyên Môi trƣờng và phối hợp với phịng chun mơn của Sở để lập hồ sơ cấp GCNQSDĐ cho các tổ chức… đồng thời phối hợp với VPĐK cấp huyện thực hiện cập nhật chỉnh lý HSĐC cho các hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn.
41
- Đối với Chi cục thuế: Chuyển thông tin và nhận thơng báo thực hiện nghĩa vụ tài chính, thơng báo cho các hộ gia đình, cá nhân đến kho bạc Nhà nƣớc nơi có đất để nộp tiền theo quy định.
- Đối với UBND các xã trên địa bàn huyện: tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp GCN lần đầu, chỉ đạo và hƣớng dẫn thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai, phối hợp xác minh thực tế sử dụng đất, nguồn gốc đất và các nhiệm vụ khác theo quy định.
Việc VPĐK phải phối hợp với nhiều đơn vị liên quan để giải quyết một nội dung công việc nên thực tế đôi lúc tiến độ giải quyết công việc chƣa đáp ứng đƣợc thời gian theo quy định.
42
Hình 2.3: Quy trình đăng ký, cấp Giấy chứng nhận tại VPĐK cấp huyện
(Nguồn: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Ninh)
43
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh Cơ cấu tổ chức:
- Lãnh đạo Văn phịng, gồm có: 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
- 04 phịng chun mơn trực thuộc: Phịng Hành chính - Tổng hợp; Phịng Đăng ký và Chỉnh lý hồ sơ địa chính; Phịng Phát triển cơng nghệ - Dịch vụ; Phòng Dữ liệu và Lƣu trữ.[18]
- Về nhân sự: Tổng số công chức, viên chức và ngƣời lao động là 41 ngƣời gồm 01 công chức, 17 viên chức (11 viên chức hƣởng lƣơng từ ngân sách, 06 viên chức hƣởng lƣơng do đơn vị chi trả), 22 hợp đồng lao động (trong đó đại học trở lên 16 ngƣời, cao đẳng 03 ngƣời và trung cấp 03 ngƣời), khác 01 ngƣời.
Về cơ chế tài chính:
Thực hiện cơ chế tài chính đơn vị sự nghiệp có thu (tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên) theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp cơng lập. Nguồn kinh phí hoạt động gồm: Kinh phí thƣờng xuyên (cấp hàng năm cho biên chế sự nghiệp), kinh phí sự nghiệp (trên cơ sở nhiệm vụ đƣợc giao, đơn vị xây dựng các kế hoạch cụ thể, trình phê duyệt trƣớc khi thực hiện), thu phí, lệ phí và hoạt động cung ứng dịch vụ.
Nhận xét chung:
- Hệ thống VPĐKQSDĐ có thành lập các bộ phận chun mơn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên Đội ngũ cán bộ trong hệ thống VPĐK không thể điều động, sử dụng linh hoạt giữa các địa bàn các huyện để hỗ trợ cho nhau hoàn thành nhiệm vụ, nên lực lƣợng chun mơn có chỗ thừa, chỗ thiếu rất lãng phí nguồn nhân lực.
- VPĐK phải phối hợp với nhiều đơn vị liên quan để giải quyết một nội dung công việc nên thực tế tiến độ giải quyết hồ sơ chƣa đáp ứng thời gian theo quy định.
- Hồ sơ địa chính phải đƣợc lập đủ ba bộ và lƣu giữ ở ba cấp, địi hỏi chi phí đầu tƣ lớn cho việc thiết lập quản lý và chỉnh lý thƣờng xuyên. Hồ sơ đƣợc lƣu giữ ở nhiều cấp nên việc quản lý hồ sơ phân tán, gây khó khăn cho việc cập nhật, chỉnh lý đồng bộ và cung cấp thông tin đất đai thống nhất theo yêu cầu quản lý và nhu cầu của ngƣời sử dụng đất.
44
- Công tác đầu tƣ kinh phí, nhân lực cũng nhƣ việc kiểm tra, hƣớng dẫn trong việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC xây dựng vận hành cơ sở dữ liệu phần lớn chƣa đƣợc các cấp thực sự quan tâm, nên tình trạng số liệu thông tin trong hệ thống hồ sơ địa chính khơng đƣợc cập nhật, chỉnh lý biến động thƣờng xuyên hoặc thực hiện không đầy đủ, nên thông tin trong hồ sơ không sát với thực tế và không thống nhất giữa các tài liệu ở cấp nhƣ hiện nay.
- Việc quản lý, lƣu trữ HSĐC chƣa đƣợc quan tâm thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ do sự phối hợp giữa VPĐKQSDĐ cấp tỉnh với VPĐKQSDĐ cấp huyện còn lỏng lẻo, nhiều nơi còn lúng túng do chƣa xây dựng đƣợc quy chế phối hợp giữa các cấp trong việc lập HSĐC ban đầu hoặc lập bổ sung HSĐC; giải quyết thủ tục chuyển quyền giữa cá nhân với tổ chức; hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai quản lý phân tán, việc tổ chức chỉnh lý thƣờng xuyên HSĐC cịn nhiều bất cập gây khó khăn cho việc xây dựng, quản lý CSDL và cung cấp thông tin đất đai.
- Tại VPĐK cấp huyện hầu hết máy móc, trang thiết bị đã đƣợc trang bị từ lâu, hết thời gian sử dụng, đặc biệt các máy chuyên dụng nhƣ máy scan chƣa đƣợc trang bị đầy đủ nên không thực hiện việc scan tài liệu để lƣu trữ, scan Giấy chứng nhận để cập nhật vào CSDL theo quy định, ngồi ra máy vi tính, máy photocopy thiếu nhiều nên không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc.
2.3.2. Tổ chức bộ máy Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Bắc Ninh từ khi thành lập năm 2015 lập năm 2015
2.3.2.1. Căn cứ pháp lý
VPĐKĐĐ tỉnh Bắc Ninh đƣợc thành lập theo Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 13/01/2015 của UBND tỉnh Bắc Ninh là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở TN&MT. Văn phịng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng; đƣợc mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
Các Chi nhánh VPĐKĐĐ ở các huyện, thị xã, thành phố là đơn vị hạch toán phụ thuộc của VPĐKĐĐ tỉnh Bắc Ninh; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của VPĐKĐĐ tỉnh Bắc Ninh.
Trụ sở Chi nhánh VPĐKĐĐ tại các huyện, thị xã, thành phố làm việc tại trụ sở nơi làm việc của VPĐKQSDĐ huyện, thị xã, thành phố trƣớc đây.
45
2.3.2.2. Nguồn nhân lực
- Tổng số cán bộ nhân viên VPĐKĐĐ tỉnh Bắc Ninh hiện nay là 130 ngƣời. Trong đó:
+ Tại VPĐK tỉnh là 51 ngƣời trong đó biên chế là 22 ngƣời, hợp đồng là 28 ngƣời, khác là 01 ngƣời. Số cán bộ có trình độ đào tạo phù hợp với chuyên môn là 37/51 ngƣời, trong đó trình độ Thạc sỹ 08 ngƣời, cử nhân 06 ngƣời, kỹ sƣ 17 ngƣời, cao đẳng 04 ngƣời, trung cấp 02 ngƣời.
+ Tại các Chi nhánh VPĐK hiện nay là 79 ngƣời trong đó biên chế là 50 ngƣời, hợp đồng là 29 ngƣời. Số cán bộ có trình độ đào tạo phù hợp với chun mơn là 47/79 ngƣời, trong đó trình độ Thạc sỹ 16 ngƣời, kỹ sƣ 22 ngƣời, cao đẳng 05 ngƣời, trung cấp 04 ngƣời (Số liệu tính đến 31/12/2017).
Hình 2.4: Mơ hình tổ chức VPĐKĐĐ tỉnh Bắc Ninh
Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Phó giám đốc Các chi nhánh Phịng Hành chính – Tổng hợp Phòng Đăng ký và cấp GCN Phòng Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ Phịng Thơng tin – Lƣu trữ Các phịng chun mơn Bộ phận Hành chính – Tổng hợp Bộ phận Đăng ký và cấp GCN Bộ phận Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ Bộ phận Thông tin – Lƣu trữ Giám đốc Chi nhánh Phó giám đốc
46
Ngồi ra theo từng nhiệm vụ cụ thể mang tính tác nghiệp đơn vị hoặc tổ nhóm có thể th lao động phổ thơng khác dƣới hình thức lao động ngắn hạn.
2.3.2.3. Đánh giá chung về tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Bắc Ninh so với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trước đây
a. Cơ cấu tổ chức
- Tại VPĐK tỉnh lãnh đạo gồm Giám đốc và 03 Phó Giám đốc với 04 phòng chun mơn, nghiệp vụ: Phịng Hành chính - Tổng hợp; Phịng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận; Phòng Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ; Phịng Thơng tin - Lƣu trữ.
- Tại các Chi nhánh VPĐK lãnh đạo gồm Giám đốc Chi nhánh và 01 hoặc 02 phó Giám đốc với 04 bộ phận chun mơn, nghiệp vụ: Bộ phận Hành chính - Tổng hợp; Bộ phận Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận; Bộ phận Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ; Bộ phận Thông tin - Lƣu trữ.
Các chi nhánh VPĐK đều hình thành các bộ phận chun mơn theo Quyết định thành lập và đƣợc phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng.
b. Nhân lực
Tổng số viên chức, ngƣời lao động hiện nay của VPĐK là 130 ngƣời, tăng 09 ngƣời, trong đó VPĐK tỉnh có 51 ngƣời; các chi nhánh có 79 ngƣời (bình quân 09 ngƣời/chi nhánh), số lƣợng biên chế có 72/127 ngƣời chiếm 56,69%.
- Tại VPĐK tỉnh: 51 ngƣời, tăng 10 ngƣời so với thời điểm trƣớc khi thành lập VPĐKĐĐ. Trong đó: 10 ngƣời có trình độ Thạc sỹ, 33 ngƣời có trình độ Đại học, 04 ngƣời có trình độ Cao đẳng, 03 ngƣời có trình độ Trung cấp và 01 ngƣời có trình độ khác.
- Tại các Chi nhánh VPĐK: 79 ngƣời, giảm 01 ngƣời so với thời điểm trƣớc khi thành lập VPĐKĐĐ. Trong đó: 20 ngƣời có trình độ Thạc sỹ, 47 ngƣời có trình độ Đại học, 08 ngƣời có trình độ Cao đẳng, 04 ngƣời có trình độ Trung cấp.
- Số lƣợng ngƣời làm việc của Văn phòng đƣợc xác định theo Đề án vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
47