Hệ thống chứng từ kế toán tại chi nhánh được tổ chức tương đối đầy đủ so với hệ thống chứng từ được quy định trong QĐ15/2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài các chứng từ bắt buộc công ty phải sử dụng như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn… công ty còn mở rộng hệ thống chứng từ cho mình trên cơ sở vận dụng những mẫu hướng dẫn của QĐ 15/2006 và xây dựng thêm những mẫu chứng từ mới phù hợp với tình hình quản lý tại chi nhánh.
Bảng 2: Hệ thống chứng từ kế toán
Ghi vào sổ
STT Tên chứng từ Số
hiệu Số
liên Luân chuyển qua các bộ phận Chi tiết T.hợp Nơi lập
Nơi lưu trữ
1 Phiếu thu 01 - TT 3 KT t.toán Người nộp Thủ quỹ KT trưởng Giám đốc 111/các TK lq 111/cácTKlq KT t.toán P.TCKT 2 Phiếu chi 02 - TT 2 KT t.toán Người nhận Thủ quỹ KT trưởng Giám đốc 111/các TK lq 111/cácTKlq KT t.toán P.TCKT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT 1 KT trưởng Giám đốc Thủ quỹ KT t.toán 111, 141 111,141 KT t.toán P.TCKT 4 Giấy đề nghị thanh toán 05 - TT 1 KT trưởng Giám đốc Thủ quỹ KT t.toán 111, 141 111,141 BPSD P.TCKT 5 Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt 08a -TT 2 KT trưởng Giám đốc Thủ quỹ KT t.toán Thủ quỹ P.TCKT 6 Ủy nhiệm chi 2 KT trưởng Giám đốc KT t.toán 112/các TK lq 112 KT t.toán P.TCKT 7 Lệnh chuyển tiền 2 KT trưởng Giám đốc KT t.toán 112/các TK lq 112 KT t.toán P.TCKT 8 Giấy báo có 1 KT trưởng Giám đốc KT t.toán 112/các TK lq 112 KT t.toán P.TCKT 9 Phiếu nhập kho 01 - VT 3 KT trưởng KTVT,TP Thủ kho Bên giao 152,155,153 152,155,153 KT vật tư, TP P.TCKT
10 Phiếu xuất kho 02 - VT 3 KT trưởng KTVT,TP Thủ kho Bên giao 152,155,153 152,155,153 KT vật tư, TP P.TCKT
11 Biên bản kiểm nghiệm vật tư,
công cụ, hàng hóa, TP 03 - VT 1 Thủ kho Bên giao P.KTCN KT vật tư, TP P.TCKT
12 Phiếu báo vtư còn lại ckỳ 04 - VT 1 BPSD KTVT,TP KT vật tư P.TCKT
13 Biên bản kiểm kê vật tư,
công cụ, hàng hóa, TP 05 - VT 1 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết Thủ kho BPSD
KT vật tư, TP P.TCKT
14 Bảng kê mua hàng 06 - VT 1 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết Bên giao KT t.toán P.TCKT
15 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết Bgiao/nhận P.KTCN KT TSCĐ P.TCKT
16 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ 1 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết P.KTCN KT TSCĐ P.TCKT
17 Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa
lớn hoàn thành 03-TSCĐ 2 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết Bgiao/nhận P.KTCN
KT TSCĐ P.TCKT
18 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ 1 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết Bgiao/nhận P.KTCN KT TSCĐ P.TCKT
19 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ 1 KT trưởng Giám đốc KT chi tiết P.KTCN KT TSCĐ P.TCKT
20 Bảng chấm công 01a-LĐTL 1 P.HCNS P.TCKT KT tiền lương P.TCKT
21 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 1 P.HCNS P.TCKT KT tiền lương P.TCKT
23 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 1 P.TCKT Giám đốc KT tiền lương P.TCKT 24 Giấy đi đường 04-LĐTL 1 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT 25 Phiếu xác nhận sản phẩm
hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 1 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT BP sử dụng P.TCKT 26 Bảng thanh toán tiền làm thêm 06-LĐTL 1 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT 27 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL 2 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT 28 BB thanh lý hđồng giao khoán 09 - LĐTL 2 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT 29 Bảng kê trích nộp các khoản theo lg 10-LĐTL 2 P.HCNS Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 30 Bảng phân bổ TL và BHXH 11-LĐTL 1 Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 31 Giấy ch.nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 1 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT 32 Ds hưởng t rợ cấp ốm đau, thai sản 1 P.HCNS BPSD Giám đốc P.TCKT P.HCNS P.TCKT
33 Hóa đơn bán hàng 01-GTKT 3 Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT
34 Phiếu báo nhập kho thành phẩm 1 PX chiết P.TCKT PX chiết P.TCKT 35 Bảng kê hh mua vào ko hóa đơn 04-GTGT 1 BPSD Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 36 Biên bản đối chiếu công nợ 2 Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 37 Bảng theo dõi tình hình tăng giảm CĐ 1 Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 38 Biên bản di chuyển TSCĐ 1 BPSD Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 39 Biên bản nghiệm thu TSCĐ 1 BPSD Giám đốc P.TCKT P.TCKT P.TCKT 40 Kế hoạch mua sắm TSCĐ 1 P.KD P.TCKT Giám đốc P.Kinh doanh P.TCKT 41 Dự trù mua TS 1 P.KD P.TCKT Giám đốc P.Kinh doanh P.TCKT 42 Quy trình sử dụng, bảo quản TS 1 P.TCKT Giám đốc BPSD P.TCKT P.TCKT 43 Tài liệu kỹ thuật đính kèm 1 BP SD 44 Báo cáo bán hàng 1 P.TCKT P.TCKT P.TCKT
45 Đơn đặt hàng 1 P.KD P.TCKT Giám đốc P.Kinh doanh P.TCKT
46 Quy trình ISO Giám đốc Tổ ISO Phòng, PX Tổ ISO Tổ ISO
47 Thông báo nộp thuế 1 P.TCKT Giám đốc Cục thuế P.TCKT 48 Các tờ khai thuế 2 P.TCKT Giám đốc P.TCKT P.TCKT