3.1 Các bƣớc thực hiện và kết quả ứng dụng thực nghiệm ViLIS vào việc xây
3.1.1 Thu thập tài liệu
3.1.1.1 Thu thập dữ liệu, tài liệu
- Bản đồ địa chính chính quy: 77 tờ bản đồ địa chính dạng số ở định đạng .dgn( 30 tờ bản đồ tỷ lệ 1/2000; 44 tờ bản đồ tỷ lệ 1/1000)
- Bản lưu GCN: 1636 GCN; sổ địa chính: 2 quyển; sổ cấp giấy chứng nhận: 1 quyển.
- Tài liệu, số liệu kê khai: đăng ký cấp mới( 1220 hồ sơ), cấp đổi( 1685 hồ sơ), đăng ký biến động: 406 hồ sơ
3.1.1.2 Phân tích, đánh giá phân loại tài liệu
- Xác định nguồn tư liệu bản đồ địa chính sử dụng để xây dựng dữ liệu;
+ Lấy bộ bản đồ địa chính chính quy mới nhất hiện đang quản lý tại địa phương. + Dữ liệu bản đồ cũ đã cấp giấy chứng nhận dùng để chồng xếp lên bản đồ địa chính chính quy phục vụ cấp đổi GCN, xác định phần diện tích chưa được cấp đổi, chưa được cấp GCN
- Đối với tư liệu hồ sơ địa chính: Sử dụng tư liệu được cập nhật, chỉnh lý thường xuyên và có giá trị pháp lý mới nhất;
- Đánh giá, xác định tài liệu sử dụng để XD CSDL;
- Rà soát, xác định mức độ đầy đủ thông tin của từng tài liệu;
- Tổng hợp, đánh giá đưa ra những loại tài liệu sử dụng để thu nhận thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và các thơng tin cần điều tra, thu thập bổ sung ở các bước tiếp theo của quy trình.
3.1.2 Phân loại và hồn thiện hồ sơ địa chính hiện có
Xây dựng cơng cụ đối sốt, phân loại thửa đất trên cơ sở đối chiếu giữa thửa đất trên bản đồ địa chính chính quy so với thửa đất tương ứng trong cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính hiện có. Dựa vào mức độ đồng nhất về hình học và tình trạng cấp GCN để đưa ra danh sách phân loại thửa đất như sau:
- Thửa đất loại a: Các thửa đất đã được cấp GCN có hình thửa đồng nhất về hình học với bản đồ địa chính dùng để xây dựng CSDL nhưng thông tin về mục đích sử dụng của thửa đất được ghi nhận trong GCN khác với trên bản đồ địa chính: 285 thửa.
- Thửa đất loại b: Các thửa đất đã được cấp GCN có hình thửa đồng nhất về hình học với bản đồ địa chính dùng để xây dựng CSDL nhưng đã biến động thơng tin thuộc tính: 467 thửa.
- Thửa đất loại c: Các thửa đất đã được cấp GCN có hình thửa đã bị biến động tách, hợp thửa nhưng chưa cập nhật lên bản đồ địa chính dùng để xây dựng CSDL: 322 thửa.
* Trường hợp thửa đất đã được cấp GCN trên nền bản đồ cũ sẽ được xác định thông qua việc chồng xếp với bản đồ địa chính chính quy để nhập vào cơ sở dữ liệu phục vụ việc thực hiện cấp đổi GCN khi có nhu cầu hoặc khi có biến động;
- Thửa đất loại d: Các thửa đất chưa được cấp GCN: 7048 thửa.
3.1.2.2 Hoàn thiện hồ sơ địa chính
- Điều tra bổ sung và cập nhật thơng tin vào hồ sơ địa chính, phục vụ chuẩn hóa về loại đất và các thơng tin khác có liên quan đến thửa đất, các đối tượng chiếm đất khác;
- Cập nhật, chỉnh lý thông tin thửa đất trên bản đồ địa chính theo kết quả phân loại và tình trạng biến động của hồ sơ đăng ký cấp GCN.
a) Đối với thửa đất loại a: Cập nhật lại thơng tin về loại mục đích sử dụng đất trên bản đồ theo thông tin trong GCN.
b) Đối với thửa đất loại b: Cập nhật thơng tin thuộc tính cho đối tượng thửa đất theo thông tin đã được ghi nhận trong sổ địa chính, bản lưu GCN hoặc hồ sơ đăng ký biến động đang có giá trị pháp lý.
- Lưu lại thông tin thửa đất để phục vụ xây dựng phiên bản dữ liệu không gian thửa đất trước chỉnh lý
- Thực hiện chỉnh lý hình học các biến động thửa đất, các đối tượng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (nếu có) trên bản đồ theo thơng tin đã được ghi nhận trong sổ địa chính, bản lưu Giấy chứng nhận hoặc hồ sơ đăng ký biến động đang có giá trị pháp lý
- Cập nhật thơng tin thuộc tính cho đối tượng thửa đất vừa được chỉnh lý (số thứ tự thửa, loại đất,…) theo đúng hiện trạng pháp lý trong hồ sơ
d) Đối với thửa đất loại d:
Cập nhật thông tin về người sử dụng, người quản lý thửa đất theo hiện trạng cho các thửa đất chưa được cấp GCN từ sổ mục kê đất hoặc từ kết quả điều tra bổ sung.
3.1.3 Chuẩn hóa dữ liệu khơng gian địa chính từ bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính của các xã đã thành lập trên địa bàn huyện được lập ở dạng số *.DGN, hệ tọa độ VN-2000; cần kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu theo quy định của Thông tư số 17/2010/TT-TNMT.
Theo quy định của Thông tư số 17/2010/TT-TNMT, bản đồ địa chính tỉnh Bắc Giang được xây dựng với múi chiếu 30, kinh tuyến trục 107000’. Các nhóm lớp của bản đồ địa chính (chưa bao gồm thơng tin quy hoạch) gồm 5 nhóm như sau:
- Nhóm thơng tin về thửa đất; - Nhóm thơng tin về giao thơng; - Nhóm thơng tin về thủy hệ;
- Nhóm thơng tin về biên giới, địa giới;
- Nhóm thơng tin về điểm khống chế tọa độ và độ cao.
Để tích hợp được bản đồ địa chính vào cơ sở dữ liệu cần phải thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra, chuyển toàn bộ số tờ bản đồ địa chính Huyện Hiệp Hịa về múi chiếu 30, kinh tuyến trục 107000’.
- Chuẩn hóa dữ liệu cho 5 lớp đối tượng nêu trên.
Kiểm tra và chuẩn hố dữ liệu khơng gian địa chính từ bản đồ địa chính bằng phần mềm Microstaion và Famis. Thực hiện như sau:
Việc kiểm tra múi chiếu và kinh tuyến trục của bản đồ địa chính thực hiện bằng phần mềm MGE:
Hình 3.1 Kiểm tra chuẩn hệ quy chiếu không gian bằng phần mềm MGE
- Phân lớp đối tượng nội dung bản đồ địa chính. Đường ranh giới thửa tham gia vào các đối tượng khác, thứ tự ưu tiên về phân lớp từ cao đến thấp như sau:
+ Địa giới hành chính + Thuỷ hệ
+ Giao thông + Ranh giới thửa
- Chuẩn hố thuộc tính màu đối tượng theo nguyên tắc: bảng màu chuẩn (Color table: Default), các đối tượng đường giao thông màu 6 – màu gạch, các đối tượng thuỷ hệ màu 130 - xanh lá cây, các đối tượng ranh thửa màu 0 - trắng, ...
- Đóng vùng các đối tượng hình tuyến: Vẽ các đường line đóng vùng các đối tượng hình tuyến có diện tích như kênh mương, đường giao thơng,..
- Tiếp biên bản đồ: Tham chiếu các tờ bản đồ bên cạnh để tiếp biên để xem ở dọc biên có bị trùng hoặc thiếu các đối tượng bản đồ không.
- Kiểm tra lỗi đồ họa bằng MRFCLEAN và MRFFLAG trong FAMIS với tất cả các lớp tham gia tạo thửa đất khép kín như: ranh giới thửa (10), chỉ giới đường (23), mương (32), với tham số tolerance là 0,01.
- Tạo vùng thửa đất, cơng trình, đường, mương: Dùng lệnh Topology trên Famis để tạo vùng, sau đó kiểm tra những vùng khơng đóng kín thơng qua đối chiếu tâm thửa.
Hình 3.2 Dữ liệu xã Mai Đình đã được chuẩn hóa khơng gian theo chuẩn địa chính trên phần mềm Microstation
- Ghép dữ liệu bản đồ địa chính bằng cách chuyển dữ liệu sang định dạng Shape file của hãng ESRI. Việc chuyển đổi này sẽ thực hiện ghép nối tất cả các mảnh bản đồ đơn lẻ trong một thư mục (tất cả bản đồ của một đơn vị hành chính xã, phường). Thực hiện chuyển đổi như sau: Vào Xuất bản đồ, chọn VILIS.
Hình 3.3 Chuyển đổi bản đồ từ định dạng DGN sang định dạng Shape
File sau khi chuyển đổi sẽ có khn dạng TD*.dbf, TD*.shx, TD*.shp. File bản đồ này có thể mở được trực tiếp trên AcrGis và dữ liệu địa chính vẫn được giữ nguyên.
3.1.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu khơng gian địa chính xã Mai Đình
Khởi động chương trình Gis2ViLIS, đăng nhập hệ thống kết nối tới CSDL máy chủ thực hiện Thiết lập CSDL đồ họa. Trong giao diện khởi tạo CSDL không gian chọn Mã tỉnh: Bắc Giang; Mã huyện: Hiệp Hịa; Mã xã: Mai Đình; Kinh tuyến trục: Bắc Giang và chọn Tạo:
Hình 3.4 Khởi tạo CSDL khơng gian cho xã Mai Đình
Hình 3.5 Giao diện chuyển đổi dữ liệu từ Famis vào CSDL SDE
Thu được cơ sở dữ liệu bản đồ, trong đó mỗi thửa đất đã có sẵn các thơng tin cơ bản ban đầu: số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa, diện tích pháp lý, loại đất, tên chủ sử dụng, địa chỉ thửa đất:
Hình 3.6 Dữ liệu bản đồ xã Mai Đình khi đưa vào phần mềm VILIS
3.1.5 Xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính xã Mai Đình
Nhập liệu Cơ sở dữ liệu thuộc tính Hồ sơ pháp lý trên giấy Scan, chụp
Hình 3.7 quy trình xây dựng CSDL thuộc tính xã Mai Đình
1) Quét (chụp) hồ sơ gốc cấp CGN để lưu trữ, bao gồm các loại tài liệu: a. GCN đang sử dụng;
2) Xử lý file quét hình thành bộ hồ sơ cấp GCN dạng số, lưu trữ dưới khuôn dạng file PDF.
3) Liên kết bộ hồ sơ cấp GCN dạng số với cơ sở dữ liệu địa chính và xây dựng kho hồ sơ số.
Trên cơ sở danh sách phân loại thửa đất và kết quả chỉnh lý hồn thiện hồ sơ địa chính được lập theo bước 3.3.2 trên đây, tiến hành nhập và chuẩn hố thơng tin thuộc tính địa chính như sau:
a) Đối với thửa đất loại a
Xây dựng dữ liệu thuộc tính về hiện trạng pháp lý: Thực hiện nhập và chuẩn hố thơng tin cho các nhóm: Thửa đất, tài sản trên đất, chủ sử dụng và quyền sử dụng đất từ hồ sơ cấp GCN tương ứng với từng thửa đất.
b) Đối với thửa đất loại b và loại c
- Nhập và chuẩn hố thơng tin cho các nhóm: Thửa đất, tài sản trên đất, chủ sử dụng và quyền sử dụng đất từ hồ sơ cấp GCN tương ứng với hiện trạng pháp lý của thửa đất trước khi chỉnh lý.
- Nhập và chuẩn hố thơng tin cho các nhóm: Thửa đất, tài sản trên đất, chủ sử dụng và quyền sử dụng đất từ hồ sơ cấp GCN tương ứng với hiện trạng pháp lý của thửa đất được tạo mới sau chỉnh lý.
c) Đối với thửa đất loại d
Nhập và chuẩn hố thơng tin cho các nhóm: Thửa đất, chủ sử dụng đất, phục vụ đăng ký cấp mới GCN.
Các bước tiến hành như sau:
- Vào Menu Kê khai đăng ký nhập các thông tin đơn đăng ký, cấp giấy chứng nhận, chủ sử dụng/sở hữu, thửa, căn hộ, cơng trình xây dựng, rừng, tài sản khác....( xem hình 3.8, hình 3.9, hình 3.10, hình 3.11, hình 3.12)
Hình 3.8 Làm việc với phân hệ kê khai đăng ký
- Khai báo các thông tin về chủ sử dụng và thửa đất để thiết lập Đơn đăng ký
Hình 3.10 Nhập thơng tin chủ sử dụng
Hình 3.12 Nhập thơng tin giấy chứng nhận
Sau khi nhập xong thông tin, bộ hồ sơ gốc sẽ được đính kèm trong phân hệ quản lý hồ sơ quét( các giấy tờ trong hồ sơ gốc được scan qua máy chuyên dụng thành định dạng file PDF). Việc tổ chức quản lý hồ sơ gốc dạng số được thiết lập theo mơ hình quản lý hồ sơ gốc tại kho của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp theo đúng tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu của ngành.
- Kết nối cơ sở dữ liệu đồ họa và cơ sở dữ liệu thuộc tính ta thu được cơ sở dữ liệu địa chính hồn thiện:
3.1.6 Cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu địa chính
a) Thực hiện, cập nhật và quản lý biến động:
Hình 3.14 Menu Biến động của Hệ thống thông tin đất đai
Hệ thống ViLIS cho phép thực hiện và quản lý các loại biến động sử dụng đất xảy ra trong quá trình quản lý đất đai, gồm biến động giao dịch đảm bảo; biến động chuyển quyền; góp vốn; giao, cho thuê đất; tách gộp thửa, cấp đổi, cấp lại; cấp đổi GCN có thế chấp; thu hồi GCN, biến động một phần thông tin GCN; xác nhận bổ sung, biến động do thiên tai...
- Thực hiện thế chấp quyền sử dụng đất trong gói Biến động/Giao dịch đảm bảo( xem hình 3.15):
Hình 3.15 Thực hiện và cập nhật thế chấp quyền sử dụng đất
Đăng ký biến động chuyển quyền: + chuyển quyền trọn GCN:
Hình 3.16 Đăng ký biến động chuyển quyền
Quản lý biến động số thửa:
Để thực hiện chức năng biến động như: Tách thửa hồ sơ, gộp thửa hồ sơ, tách thửa bản đồ... Ngoài yêu cầu các thửa tham gia phải được đăng ký cấp giấy chứng nhận trong CSDL thì phải thực hiện chức năng Quản lý số thửa. Việc thực hiện chức
năng này nhằm mục đích quản lý quản lý được số thửa mới phát sinh trong quá trình biến động ở các cấp đơn vị thực hiện chỉnh lý biến động như: sở TNMT, phịng TNMT:
Hình 3.17 Khởi tạo kho hồ sơ số
Trình bày dữ liệu địa chính:
Trên cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng để tạo và in các Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ Cấp giấy chứng nhận, các báo cáo phục vụ cơng tác quản lý đất đai:
Hình 3.19 Lập và in các tài liệu, báo cáo liên quan
Quản lý hồ sơ địa chính với các cơng cụ cập nhật thông tin cho hồ sơ; lập báo cáo tờ trình; báo cáo danh sách giấy chứng nhận đã cấp; tổng hợp danh sách hồ sơ địa chính.
Từ cơ sở dữ liệu địa chính in ra: - Giấy chứng nhận;
- Bản đồ địa chính;
- Sổ Mục kê đất đai và Sổ Địa chính ;
- Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động về đất đai;
- Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính của thửa đất hoặc một khu đất (gồm nhiều thửa đất liền kề nhau);
3.2 Đánh giá hiệu quả xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc Giang Giang
3.2.1 Kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai trước khi sử dụng phần mềm ViLIS
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, cơng tác quản lý đất đai tại Văn phịng ĐKQSDĐ huyện Hiệp Hòa đã trải qua các thời kỳ quản lý khác nhau, từ quản lý bằng thủ công đến quản lý bằng máy tính, phần mềm. Cách thức quản lý sau tiến bộ và đáp ứng được yêu cầu của công việc hơn trước, và ngày càng hoàn thiện hơn, từng bước đáp ứng được nhu cầu của người dân và có cách thức quản lý chuyên nghiệp, thống nhất.
Do điều kiện trước đây chưa có phần mềm hỗ trợ, máy móc, trang thiết bị cịn nhiều hạn chế, kinh phí và cán bộ chuyên trách còn thiếu cho nên công việc quản lý đất đai được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Đây là phương pháp cổ truyền, sử dụng chủ yếu là bản đồ giấy, các thông tin đất đai được quản lý, lưu trữ dưới dạng bảng biểu, sổ sách. Công tác kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động diễn ra phức tạp và có nhiều hạn chế.
Quy trình quản lý đất đai bằng phương pháp thủ cơng:
Khi công nghệ thông tin chưa được áp dụng vào cơng tác quản lý đất đai thì phương pháp thủ cơng là phương pháp được áp dụng trong các Phòng tài nguyên và Văn phịng đăng ký đất của cả nước. Cơng việc đầu tiên là tiến hành đo đạc lập bản đồ, thu thập thông tin liên quan đến thửa đất sử dụng. Sau khi có được bản đồ giấy, tiến hành kiểm tra đối soát và lưu trữ, được thực hiện theo quy trình sau: