3.2 Đánh giá hiệu quả xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc
3.2.1 Kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai trước khi sử dụng phần mềm ViLIS
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, cơng tác quản lý đất đai tại Văn phịng ĐKQSDĐ huyện Hiệp Hòa đã trải qua các thời kỳ quản lý khác nhau, từ quản lý bằng thủ công đến quản lý bằng máy tính, phần mềm. Cách thức quản lý sau tiến bộ và đáp ứng được yêu cầu của cơng việc hơn trước, và ngày càng hồn thiện hơn, từng bước đáp ứng được nhu cầu của người dân và có cách thức quản lý chuyên nghiệp, thống nhất.
Do điều kiện trước đây chưa có phần mềm hỗ trợ, máy móc, trang thiết bị cịn nhiều hạn chế, kinh phí và cán bộ chun trách cịn thiếu cho nên công việc quản lý đất đai được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Đây là phương pháp cổ truyền, sử dụng chủ yếu là bản đồ giấy, các thông tin đất đai được quản lý, lưu trữ dưới dạng bảng biểu, sổ sách. Công tác kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động diễn ra phức tạp và có nhiều hạn chế.
Quy trình quản lý đất đai bằng phương pháp thủ cơng:
Khi công nghệ thông tin chưa được áp dụng vào cơng tác quản lý đất đai thì phương pháp thủ cơng là phương pháp được áp dụng trong các Phòng tài nguyên và Văn phòng đăng ký đất của cả nước. Công việc đầu tiên là tiến hành đo đạc lập bản đồ, thu thập thông tin liên quan đến thửa đất sử dụng. Sau khi có được bản đồ giấy, tiến hành kiểm tra đối soát và lưu trữ, được thực hiện theo quy trình sau:
Khảo sát hiện trạng sử dụng đất và tiến hành đo đạc
Thu thập thông tin, dữ liệu liên quan đến đất đai
Tiến hành vẽ bản đồ hiện trạng sử dụng đất trên giấy
Lập các sổ sách như: sổ mục kê, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai... Kiểm tra, đối soát và lưu trữ
Kết quả giải quyết hồ sơ bằng phương pháp thủ công:
Công tác quản lý đất đai bằng phương pháp thủ công chỉ giải quyết sơ bộ được những nhu cầu của người dân trong lĩnh vực hành chính về đất đai. Tuy nhiên, trong q tình thực hiện bằng thủ cơng gặp rất nhiều khó khăn. Bản đồ chủ yếu là bản đồ giấy nên việc đăng ký và quản lý biến động rất phức tạp, khơng hiệu quả. Việc tìm kiếm thửa đất và đối sốt bản đồ dễ sai sót, tốn nhiều thời gian, cơng việc giải quyết các hồ sơ cho người dân chậm và tồn đọng nhiều.
Bảng 3.1 Thống kê số lượng hồ sơ giải quyết bằng phương pháp thủ công tại VPĐK QSD đất huyện Hiệp Hòa từ năm 2002-2004
Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng
2002 1212 568
2003 2001 994
( Nguồn: VPĐK huyện Hiệp Hòa) 68.09 66.81 67.92 31.91 33.19 32.08 0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 2002 2003 2004
Số lượng hồ sơ giải quyết
Số lượng hồ sơ tồn đọng
Hình 3.20 Biểu đồ kết quả giải quyết hồ sơ bằng thủ công tại VPĐK QSD đất huyện Hiệp Hòa từ năm 2002-2004
Trong thời gian này việc giải quyết hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn. Số lượng hồ sơ xử lý qua các năm còn tồn động nhiều, trong 3 năm từ 2002-2004 việc giải quyết hồ sơ đất đai chỉ đạt từ 66.81% – 68.09 %( hình 3.1). Nguyên nhân chủ yếu của việc hồ sơ tồn đọng nhiều là do việc quản lý bản đồ giấy gặp khó khăn cho cơng tác tách, gộp thửa và đăng ký biến động của người dân. Cơng tác thẩm định, tìm thửa, xác định vị trí thửa đất phức tạp dẫn đến thời gian giải quyết kéo dài.
Thuận lợi và khó khăn khi thực hiện bằng thủ công : - Thuận lợi:
Người thực hiện bằng phương pháp thủ công chỉ cần có chun mơn ngành quản lý đất đai và trình độ chứng chỉ A tin học, khơng địi hỏi phải có trình độ về phần mềm hỗ trợ quản lý đất đai.
Chi phí đầu tư thấp, chỉ cần có các mẫu sổ sách, thước dây, và các thiết bị văn phòng như giấy, bút, thước....
- Khó khăn
Thời gian thực hiện chậm, cần nhiều cán bộ lập và quản lý.
Việc lưu trữ được thực hiện trên giấy nên dễ hư hỏng và thất lạc, khơng có tính bảo mật.
Khi muốn tìm kiếm thơng tin về một thửa đất nào đó, phải tốn nhiều thời gian, công sức, phức tạp và kém hiệu quả.
Bản đồ địa chính và HSĐC không thống nhất, nên việc kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là vấn đề cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân diễn ra phức tạp, lâu dài.
3.2.1.2 Kết quả thực hiện bằng hệ thống phần mềm Microstation-Famis
Trước những khó khăn và hạn chế khi quản lý bản đồ và HSĐC bằng phương pháp thủ công. Đồng thời, khối lượng thông tin và dữ liệu đất đai ngày càng lớn, cần đảm bảo độ chính xác cao, truy cập nhanh chóng. Do vậy, tin học hóa trong cơng tác quản lý đất đai là một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hiệp Hòa. Năm 2010 huyện Hiệp Hòa đã được sở Tài nguyên và môi trường Bắc Giang đầu tư dự án đo đạc bản đồ địa chính mới 15 xã: Bắc Lý, Đồng Tân, Thanh Vân, Hoàng Vân, Thái Sơn, Đức Thắng, thị trấn Thắng, Hoàng Thanh, Hoàng Lương, Ngọc Sơn, Lương Phong, Đoan Bái, Đơng Lỗ, Danh Thắng, Mai Đình, và chỉnh lý bản đồ địa chính 11 xã: Thường Thắng, Hịa Sơn, Quang Minh, Đại Thành, Hợp Thịnh, Mai Trung, Xuân Cẩm, Hương Lâm, Châu Minh, Hoàng An, Hùng Sơn.
Có rất nhiều phần mềm được ứng dụng trong quản lý thông tin đất đai như Microstation – famis, emap, Cesmap... mỗi phần mềm có những ưu nhược điểm riêng. Microstation - famis là phần mềm được lựa chọn cho Phòng tài nguyên và mơi trường và văn phịng đăng ký huyện Hiệp Hịa. Hệ thống phần mềm này có khả năng liên kết, truy vấn dữ liệu không gian và dữ liệu thuộc tính, giúp cho việc thành lập bản đồ số và quản lý HSĐC được hoàn thiện hơn.
Bộ phần mềm này sẽ tích hợp với nhau để tạo nên hệ thống quản lý đồng bộ giữa dữ liệu bản đồ và hồ sơ địa chính. Cung cấp những chức năng cần thiết cho công tác kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động về đất đai, trước hết là chỉnh lý trên dữ liệu khơng gian và dữ liệu thuộc tính. Đồng thời, tự động tính tốn, xây dựng hệ thống biểu bảng phục vụ báo cáo theo mẫu do Chính phủ, Bộ ngành đã quy định.
Quy trình quản lý đất đai bằng Microsation –Famis
Trong quá trình quản lý đất đai bằng phần mềm Microstation – Famis, phần mềm sẽ tự động sửa lỗi, truy cập các dữ liệu có liên quan như tự động tính diện tích của thửa đất và các dữ liệu quan trọng khác, dữ liệu khơng gian và dữ liệu thuộc tính được liên kết với nhau( xem hình 3.20):
Thu thập tư liệu, tài liệu, đối soát thực địa
Đo vẽ, chỉnh lý bản đồ
Dữ liệu không gian được xây dựng trên
phần mềm Microstation Dữ liệu thuộc tính được xây dựng trên phần mềm Famis Đối sốt và hồn thiện dữ liệu
Lưu trữ và tiến hành quản lý, khai thác
Hình 3.21 Quy trình thực hiện bằng phần mềm Microstation – Famis
Kết quả thực hiện bằng phần mềm Microstation-Famis
Công tác quản lý đất đai bằng hệ thống phần mềm Microstation-Famis đã giải quyết tương đối tốt các việc hành chính về đất đai. Đặc biệt, việc in Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, các biến động về đất đai như: tách thửa, chuyển nhượng, chuyển đổi...Các hồ sơ được giải quyết nhanh chóng hơn, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn lại, giúp các cán bộ nhẹ nhàng hơn trong công việc xử lý, kiểm tra, đối soát, lưu trữ.
Bảng 3.2 Thống kê số lượng hồ sơ giải quyết bằng phần mềm Microstation-Famis tại VPĐK huyện Hiệp Hòa từ năm 2010-2012
Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng
2010 2134 639
2011 1845 621
2012 1660 581
76.96 74.82 74.07 23.04 25.18 25.93 0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 2010 2011 2012 Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng
Hình 3.22 Biểu đồ kết quả giải quyết hồ sơ bằng phần mềm Microstation-Famis tại VPĐK QSD đất huyện Hiệp Hòa từ năm 2010-2012
Trong giai đoạn giải quyết hồ sơ bằng hệ thống phần mềm Micrstation- Famis, số lượng hồ sơ được xử lý nhanh chóng, hồ sơ tồn đọng đã giảm nhiều, giải quyết cơ bản được công tác cấp giấy cho người dân. Trong 3 năm , từ 2010-2012 việc giải quyết hồ sơ đất đai đạt từ 74.07% - 76.96%. Đạt tỷ lệ cao và giải quyết hiệu quả công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân.
Thuận lợi và khó khăn khi quản lý đất đai bằng hệ thống phần mềm Microstation-Famis
- Thuận lợi
Hệ thống phần mềm Microstation-Famis tương đối mạnh trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính. Cho phép tạo các loại hồ sơ thông dụng vẽ thửa đất bao gồm: Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, trích lục bản đồ, Giấy chứng nhận ...
Hỗ trợ công tác tra cứu, thanh tra, quản lý sử dụng đất, in Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê tình hình sử dụng đất.vv
Sự liên kết giữa hai phần mềm Micrstation-Famis tạo thành một hệ thống quản lý. Chức năng cho phép trao đổi dữ liệu hai chiều giữa hai cơ sở dữ liệu BĐĐC và cơ sở dữ liệu HSĐC.
Việc in Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cịn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, khơng có khn mẫu rõ ràng, trải qua nhiều thao tác, làm tốn nhiều thời gian trong việc giải quyết các thủ tục hành chính.
Trong q trình quản lý biến động đất đai thì hệ thống phần mềm này khơng có khả năng tạo được sổ biến động đất đai, các mẫu sổ do phần mềm xây dựng chưa theo mẫu sổ của thông tư.
Khi quản lý thơng tin về đất đai, cần phải có sự kết nối giữa hai phần mềm Microstation-Famis với nhau, đây là điểm hạn chế, vì thiếu sự thống nhất, việc quản lý phải qua nhiều phần mềm và nhiều công đoạn, tốn thời gian và phức tạp.
Chưa có hệ thống sổ sách đầy đủ theo quy định, đồng thời việc tổng hợp các báo cáo, sổ sách còn thực hiện nhiều bằng tay dẫn đến việc thiếu chính xác trong các tài liệu và thời gian xây dựng các tài liệu này khá dài.
Chưa có một hệ thống bảo mật tốt. Điều này rất nguy hiểm vì các thơng tin đăng ký cấp giấy rất quan trọng, nếu bị vô ý hay cố tình chỉnh sửa nội dung về loại đất, tên chủ hay diện tích cấp giấy, diện tích quy hoạch thì sẽ dẫn đến những hậu quả khơng lường được.
Việc luân chuyển hồ sơ được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản điều hành (một cửa) cấp huyện và bằng các hồ sơ giấy, mặc dù hệ thống tư liệu đã được số hóa nhưng cịn thiếu đồng bộ và chưa thực sự có một hệ thống hồn thiện. Có thơng tin chưa được cập nhật kịp thời giữa các cấp do việc trao đổi thông tin giữa các cấp chưa được thực hiện.
Mặc dù các bộ phận nghiệp vụ của Phòng TNMT đã tiến hành xây dựng và hồn chỉnh các quy trình xử lý hồ sơ nhưng việc trao đổi thơng tin để xử lý hồ sơ cịn gặp nhiều khó khăn do phải phối hợp thực hiện với nhiều bộ phận, điều này làm giảm tính chủ động của bộ phận chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ.
Đây là một trong những nguyên nhân cần khắc phục để nâng cao năng lực quản lý nhà nước về đất đai.
3.2.2 Kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai khi sử dụng phần mềm ViLIS
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý đất đai trên địa bàn đảm bảo tính thống nhất, hiện đại, hiệu quả và phục vụ người dân được tốt hơn, tháng 9 năm 2013, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Giang đã ký hợp đồng với công ty
TNHH Phát triển công nghệ tài nguyên và môi trường Hà Thành tiến hành Xây dựng, tích hợp cơ sở dữ liệu quản lý đất đai Huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang. Thời gian thực hiện từ tháng 9/2013 đến tháng 9/2014
Hiện nay dữ liệu đất đai của huyện Hiệp Hòa chủ yếu là dữ liệu địa chính và dữ liệu quy hoạch sử dụng đất, dữ liệu hiện trạng sử dụng đất có thể tổng hợp từ dữ liệu địa chính, dữ liệu giá đất hiện nay chỉ là bảng giá đất hàng năm do UBND tỉnh Bắc Giang ban hành. Vì vậy dự án chỉ tập trung vào xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và cơ sở dữ liệu quy hoạch (hai nội dung chủ yếu của CSDL quản lý đất đai).
Hiện tại, có 26/26 xã của huyện Hiệp hịa đã có bản đồ địa chính chính quy, dữ liệu số được lưu trữ ở định dạng MicroStation V7.
3.2.2.1 Sơ đồ quy trình xây dựng CSDL đất đai Huyện Hiệp Hịa
Nguồn dữ liệu sử dụng trong xây dựng CSDL đất đai Huyện Hiệp Hòa bao gồm: - Hồ sơ, GCN quyền sử dụng đất đã cấp được quản lý và lưu trữ tại các cấp: VPĐK QSDĐ cấp tỉnh (đất tổ chức), Trung tâm CNTT thuộc Sở Tài nguyên và môi trường (hồ sơ, sổ sách giao nộp, lưu trữ), VPĐK QSDĐ cấp huyện, Phòng Tài nguyên và môi trường Huyện Hiệp Hịa, phịng Địa chính các xã, thị trấn thuộc Huyện Hiệp Hòa;
- Sản phẩm (bản đồ, sổ sách, …) của các dự án đo đạc, thành lập hồ sơ địa chính các xã, thị trấn Huyện Hiệp Hịa đã thực hiện;
Căn cứ Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu Tài nguyên và Môi trường được quy định tại Thông tư 30/2009/TT-BTNMT ngày 31/12/2009 của Bộ Tài nguyên và sở dữ liệu Tài nguyên và Môi trường.
Căn cứ thông tư 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013 quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
Căn cứ công văn số 1159/QCQLĐĐ-CĐKTK ngày 21 tháng 9 năm 2011 của Tổng cục Quản lý đất đai về việc hướng dẫn xây dựng CSDL địa chính.
Căn cứ hiện trạng thông tin dữ liệu hiện có tại địa phương, quy trình xây dựng CSDL đất đai Huyện Hiệp Hòa được thực hiện như sau:
Hình 3.23 Sơ đồ quy trình xây dựng CSDL đất đai huyện Hiệp Hòa 3.2.2.2 Hiệu quả sử dụng hệ thống ViLIS tại huyện Hiệp Hịa 3.2.2.2 Hiệu quả sử dụng hệ thống ViLIS tại huyện Hiệp Hịa
Q trình ứng dụng hệ thống ViLIS tại huyện Hiệp Hòa đã từng bước bảo đảm được tính thống nhất trong quản lý dữ liệu địa chính và chuẩn hóa, thống nhất các chức năng chun mơn nghiệp vụ về cung cấp đồng bộ các thao tác xử lý bản đồ địa chính, về kê khai đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quản lý biến động đất đai mà mục tiêu dự án đề ra.
Từ năm 2013 trở về trước, mỗi tháng tháng phịng Tài ngun mơi trường chỉ giải quyết việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được khoảng từ 150 đến 200 hồ sơ, thì từ đầu năm 2014 đến nay đã đạt được bình quân 250 - 300 hồ sơ/tháng.
Thời gian thực hiện thủ tục chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất chỉ từ 5-6 ngày nếu số lượng hồ sơ giao dịch ít và 7-8 ngày nếu số lượng nhiều. Thủ tục đăng ký thế chấp chỉ thực hiện trong 1 ngày.
Công tác quản lý đất đai bằng phần mềm ViLIS đã đạt những hiệu quả bước đầu. Đặc biệt là công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động đất đai như: tách thửa, gộp thửa, chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, chuyển mục đích...được giải quyết nhanh chóng hơn, thời gian được rút lại nhiều, giúp các
cán bộ giải quyết dễ dàng và hiệu quả trong cơng việc vì đây là phần mềm tiếng Việt, dễ hiểu, giao diện thân thiện:
Bảng 3.3 Thống kê số lượng hồ sơ giải quyết bằng phần mềm ViLIS từ năm 2014- 2015
Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng