10.3.10.3. 10.3.
10.3. kiểm sốt chìa khóa kiểm sốt chìa khóa kiểm sốt chìa khóa kiểm sốt chìa khóa
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:
– Trình bày được các hệ thống khố thơng dụng trong ngành Khách sạn; – Cách quản lý chìa khố trong ca làm việc;
– Xác ñịnh rõ tầm quan trọng của việc quản lý chìa khố trong bộ phận buồng; – Xử lý được các tình huống liên quan đến an ninh trong việc quản lý chìa khố.
NỘI DUNG
10.3.1. Các hệ thống khóa đang được sử dụng trong khách sạn 10.3.1.1. Hệ thống khoá cơ
Khoá cơ là hệ thống khoá ñược sử dụng phổ biến trước ñây và hiện nay loại này cũng cịn
đang sử dụng tại một số khách sạn. 10.3.1.2. Cấu tạo Cấu tạo chính của hệ thống khoá cơ gồm: – Ổ khoá cơ – Chìa để mở khố. Hình 10.1. Hệ thống khố cơ 10.3.1.3. Cách sử dụng
Khi đưa chìa vào ổ khố theo chiều thích hợp, các rãnh trên chìa sẽ đẩy bi bên trong. Lúc này, ta có thể xoay trục khóa và mở được ổ khóa. Thơng thường, trước đây mỗi chìa chỉ mở được một phịng duy nhất. Sau này tiến bộ hơn, khóa cơ cũng có thể làm thành chìa vạn năng mở được từng tầng cũng như tồn bộ khách sạn nhưng chỉ những người có thẩm quyền nhất
ñịnh mới ñược cấp phép sử dụng những chìa khóa này.
10.3.1.4. Mức độ an tồn
Thời gian mở lâu hơn chìa khóa từ. Khơng biết được nhật ký mở khóa như: ngày, giờ, khóa được cấp phép bởi ai. Nếu hệ thống camera hành lang hoạt động trong tình trạng khơng tốt thì việc theo dõi các thơng tin chỉ dựa vào sổ nhật ký chìa khóa tại quầy lễ tân.
Giáo trình
nghiệp vụ phục vụ buồng khách sạn
10.3.1.5. Phân loại cách dùng loại khoá cơ trong khách sạn
Phân loại Loại Cách dung Người giữ
Chìa khóa tổng Chìa khóa cơMởđược tất cả các phịng Giám đốc trực Chìa khóa khu vực Chìa khóa cơMởđược một số phịng Giám sát, nhân viên
Chìa khóa lẻ (phịng) Chìa khóa cơChỉ mởđược một phịng Khách
10.3.2. Hệ thống khố điện tử
10.3.2.1. Cấu tạo
Là hệ thống khóa khơng dùng chìa. Khóa điện tửđược điều khiển bằng máy vi tính đặt tại quầy lễ tân đã mã hóa các thẻ nhựa, kích thước các thẻ nhựa này tương tự như thẻ tín dụng. Khi giao thẻ chìa cho khách, mỗi phịng chỉ có duy nhất một thẻ và khơng có thơng tin về số
phịng trên đó, thường chỉ thể hiện các thông tin về dịch vụ và thiết bị của khách sạn.
Ổ khóa từ được lập trình chương trình tại bộ phận lễ tân và nối với bộ phận làm thủ tục nhận và trả phòng của hệ thống.
10.3.2.2. Cách sử dụng
Khi khách hồn tất thủ tục đăng ký nhận buồng tại quầy lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ mở
phần mềm làm khóa trên máy vi tính, nhập mã khố (password) cho người sử dụng thẻ nhập thơng tin: số phịng, thời gian lưu trú... Sau khi hoàn thành, máy sẽ yêu cầu chèn thẻ nhựa vào
để mã hóa cấp phép ñể thẻ có thể sử dụng ñược.
Sau khi hồn tất, thẻ sẽ được giao trực tiếp cho người trực tiếp ñăng ký nhận buồng. Khóa cửa của buồng phân cho khách sẽ ñược lập trình lại ñể chấp nhận mã thẻ của chìa khóa. Mã của thẻ khóa sẽ ñược hủy bỏ khi khách thanh toán tài khoản và làm thủ tục trả buồng. Thẻ khóa cấp cho khách này chỉ mởđược khóa chính của buồng đó mà thơi.
10.3.2.3. Mở khóa
Khách sẽ ñược hướng dẫn hay trợ giúp của nhân viên hành lý mở khóa như sau: Chèn (kéo phần từ) của thẻ qua khe ñọc thẻ từ, khi ñèn xanh trên ổ khóa từ sáng ñèn xanh lên, dùng tay vặn tay nắm theo chiều kim ñồng hồ để mở. (Hoặc có hệ thống chỉ cần kéo thẻ khóa từ qua ổ, sau đó đèn xanh sẽ sáng phát lên một tiếng bíp nhỏ và chúng ta có thể đẩy cửa bước vào).
nghiƯp vơ phơc vơ buồng khách sạn
10.3.2.4. Đóng khóa
Chỉ cần rút thẻ ra khỏi ổ khóa sau khi vào phịng, cửa sẽ tựđộng đóng lại. Khi khách ra ngồi, chỉ cần mở cửa và đóng cửa (khép) lại, hệ thống sẽ tự động đóng lại. Có những nơi ra hay vào ñều phải dùng thẻ từñể mở cửa, thường áp dụng cho các văn phòng hay căn hộ.
10.3.2.5. Mức độ an tồn
Hệ thống khóa từ tương đối hiện đại, an tồn và kiểm sốt tốt, bộ phận an ninh sẽ dễ dàng kiểm tra các thông tin về khóa từ: Người làm chìa, ngày giờ làm khóa, nhật ký sử dụng thơng qua hệ thống đọc ổ từ hay máy chủ.
10.3.2.6. Phân loại và cách sử dụng khoá từ trong khách sạn
Phân loại Loại Cách dùng Người giữ
Chìa khóa vạn năng/grand master
Thẻ chìa khóa Mởđược tất cả các phịng Mởđược double locked
Tổng giám ñốc Giám ñốc tài chính Giám ñốc trực Quản lý buồng Chìa khóa tổng/master
Thẻ chìa khóa Mởđược tất cả các phịng Tổng giám đốc Quản lý lễ tân Giám đốc trực Quản lý buồng Trợ lý buồng Chìa khóa khu
vực/sub master
Thẻ chìa khóa Mởđược một số phịng nhất định
Nhân viên buồng Giám sát tầng Chìa khóa buồng/
individual
Thẻ chìa khóa Chỉ mởđược một phịng duy nhất
Khách
10.3.3. Cách quản lý chìa khóa trong bộ phận buồng 10.3.3.1. Thủ tục nhận chìa khóa
– Kiểm tra chìa truớc khi nhận
– Ký nhận vào sổ nhật ký chìa khố/log book key.
10.3.3.2. Quản lý trong ca làm việc
– Ln giữ bên mình
– Kiểm tra ít nhất 2-3 lần trong ca – Khơng cho bất kỳ ai mượn chìa.
Giáo trình
nghiƯp vơ phơc vụ buồng khách sạn
10.3.3.3. Thủ tục bàn giao chìa khóa
– Kiểm tra chìa truớc khi trả
– Ký bàn giao chìa.
10.3.4. An ninh trong việc quản lý chìa khóa
– Kiểm sốt chìa khố đểđảm bảo an ninh của khách sạn ln được duy trì. Ln kiểm tra và ký nhận vào sổ quản lý chìa khóa.
– Báo cáo ngay khi có sự cố bất thường về chìa khố đang sử dụng. – Phải được kiểm tra chìa khóa ít nhất 2-3 lần trong ca.
– Khơng giao chìa khóa cho bất kỳ ai giữ hộ. – Khơng được mở cửa buồng cho bất kỳ ai.
– Nhân viên buồng là người duy nhất chịu trách nhiệm về tài sản và tư trang của khách, do
đó phải ln cẩn thận để tránh nguy cơ xảy ra mất trộm.
CÂU HỎI ÔN TẬP MỤC 10.3:
1. Nêu các hệ thống khóa đang ñược sử dụng trong khách sạn.
2. Nêu tầm quan trọng của việc quản lý chìa khố chìa khố.
3. Nêu cách quản lý chìa khố trong bộ phận buồng.
4. Nêu một số yếu tố an ninh trong việc quản lý chìa khóa trong bộ phận buồng.
BÀI TẬP THỰC HÀNH MỤC 10.3:
Tìm hiểu hệ thống khố điện tử thơng qua mạng, khách sạn, trường học. Nêu những ưu điểm của hệ thống khố này.