2.2. Giới thiệu về Ủy ban Nhân dân thị xã Quảng Yên và Trung tâm hành
2.2.2. Giới thiệu chung về Trung tâm phục vụ hành chính cơng thị xã Quảng
Yên Tỉnh Quảng Ninh luôn xác định cơng tác cải cách hành chính là một trong
những nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển kinh tế - xã hội. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, với mục tiêu tạo bước đột phá, đổi mới tồn diện trong cơng tác cải hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước và tạo sự thuận lợi nhất cho tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính, tỉnh Quảng Ninh đã chủ động triển khai thí điểm mơ hình Trung tâm Hành chính cơng theo hướng tổ chức hoạt động chuyên nghiệp ở cấp độ cao hơn trên cơ sở kế thừa mơ hình “Một cửa, một cửa liên thơng” trước đây.
Về mơ hình hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng thị xã: Căn cứ vào Công văn số 1618/UBND-TH5 ngày 18/3/2020 của UBND tỉnh Quảng Ninh “V/v tổ chức và
hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng cấp huyện”: Theo đó, các thành phố, thị xã
được bố trí Giám đốc, 02 Phó Giám đốc Trung tâm Hành chính cơng chun trách; cấp huyện được bố trí Giám đốc và 01 Phó Giám đốc; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Hành chính cơng là công chức.
2.2.2.1. Trách nhiệm của người đứng đầu Trung tâm Hành chính cơng thị xã Quảng Yên
Chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các hoạt động của Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ Nhà nước quy định, đồng thời trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ:
- Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Trung tâm; chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công tác trước Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND thị xã phụ trách và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; giữ mối quan hệ thường xun với các phịng chun mơn, các ngành liên quan trên địa bàn thị xã, tỉnh. Thực hiện cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước và bảo vệ nội bộ cơ quan. Có thẩm quyền ký các văn bản đơn đốc các cơ quan, đơn vị có liên quan đến giải quyết TTHC để bảo đảm thời gian giải quyết theo đúng quy định; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền biện pháp xử lý đối với những trường hợp giải quyết TTHC không đảm bảo thời gian và chất lượng theo quy định.
- Quản lý thời gian làm việc, tiến độ xử lý công việc được giao, thái độ, tác phong, cư xử của cán bộ, công chức, viên chức được cử đến làm việc tại TTHCC và thông báo cho cơ quan quản lý cán bộ công chức, viên chức biết; từ chối tiếp nhận hoặc chủ động đề xuất với cơ quan cử người thay cán bộ, công chức, viên chức vi phạm kỷ luật lao động, có thái độ, tác phong, cư xử khơng đúng quy chế văn hóa cơng sở, năng lực chun mơn khơng đáp ứng được nhiệm vụ hoặc có hành vi vi phạm pháp luật khác.
- Giao nhiệm vụ cho cấp phó, cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động phù hợp với năng lực và chuyên môn nghiệp vụ; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được giao và thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.
- Xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật của tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động xảy ra tại TTHCC thị xã.
- Quản lý, trình cấp có thẩm quyền về việc mua sắm, thuê, cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế, bổ sung, thanh lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật tại TTHCC theo đúng quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết TTHC, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến thực hiện TTHC.
- Chỉ đạo chuẩn bị và chủ trì các hội nghị, các buổi làm việc theo nhiệm vụ của Trung tâm và các nhiệm vụ của UBND thị xã giao; cùng các đồng chí Phó
Giám đốc giải quyết các công việc của Trung tâm. Chỉ đạo xây dựng chương trình cơng tác, các báo cáo và kế hoạch công tác tháng, quý, năm.
- Phối hợp cùng Thanh tra viên tổ chức trả lời việc giải quyết các vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh của tổ chức và công dân đến giao dịch giải quyết các TTHC tại Trung tâm.
- Phát ngôn, cung cấp thông tin cho cơ quan, báo chí.
- Phụ trách cơng tác tài chính, cơng tác tổ chức cán bộ và công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Trung tâm
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Trung tâm hành chính cơng thị xã Quảng Yên hiện nay đã bố trí các quầy giao dịch phân theo lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính, tại các quầy biểu tên quầy và có bảng hướng dẫn thực hiện TTHC. Hiện nay số quầy giao dịch tại Trung tâm là …quầy giao dịch, tại mỗi quầy trang bị 01 máy tính kết nối mạng đảm bảo để cán bộ hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết TTHC cho tổ chức, cơng dân; Bố trí bổ sung Quầy và khu vực thuận lợi cho Ban Tiếp công dân thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận đơn thư kiến nghị trực tiếp của cơng dân. Bố trí bổ sung 01 Quầy để BHXH thực hiện công tác in thẻ BHYT trực tiếp, bổ sung 01 bàn máy tính, máy in, máy photocopy để cơng dân thuận lợi sử dụng miễn phí, 02 phịng làm việc để lãnh đạo các đơn vị chuyên môn thực hiện công tác thẩm định - phê duyệt tại chỗ.
2.2.2.2. Chức năng
Trung tâm phục vụ Hành chính cơng thị xã là đầu mối tập trung thực hiện việc hướng dẫn thủ tục hành chính; tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định; tham gia đề xuất các giải pháp nhằm cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hố hành chính. Trung tâm chịu sự quản lý, chỉ đạo của Ủy ban Nhân dân thị xã Quảng Yên; sự quản lý về hành chính, tổ chức, nhân sự và một số mặt cơng tác của Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã; đồng thời, chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2.2.2.3. Nhiệm vụ
Trung tâm phục vụ Hành chính cơng thị xã với nhiệm vụ đảm bảo mọi điều kiện về: Cơ sở vật chất; phương tiện, môi trường làm việc; ứng dụng công nghệ thông tin… để các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt nhất việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); thuận lợi cho mọi tổ chức, cá nhân khi đến Trung tâm Hành chính cơng để liên hệ, giải quyết TTHC theo yêu cầu. Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các quy định, thủ tục hành chính (giấy tờ, hồ sơ…), mức thu phí, lệ phí (nếu có) và thời gian giải quyết các loại cơng việc; quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ; trách nhiệm của các bộ phận, tổ chức, cá nhân liên quan.
Hướng dẫn tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ giải quyết cơng việc. Phối hợp rà sốt, kiểm tra tính hợp lệ, theo quy định những hồ sơ của tổ chức, cá nhân đối với các thủ tục hành chính đã được UBND thị xã phê duyệt đưa vào giải quyết tại Trung tâm đối với những TTHC có lưu lượng giải quyết thấp. Theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức (CCVC) các cơ quan, đơn vị được cử đến Trung tâm để tiếp nhận, hướng dẫn, thẩm định hồ sơ, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Chủ trì theo dõi, đơn đốc các cơ quan, đơn vị có liên quan trong giải quyết thủ tục hành chính theo đúng chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định. Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện nhiệm vụ của CCVC tại Trung tâm theo quy định của luật khiếu nại, luật tố cáo.
Phối hợp với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại cấp xã phường và Trung tâm hành chính cơng tỉnh thực hiện những cơng việc có liên quan trong q trình giải quyết các thủ tục hành chính liên thơng; trao đổi cơng tác nghiệp vụ; phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại cấp xã phường, Trung tâm hành chính cơng thị xã.
Phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc với các cơ quan, đơn vị liên quan để nghiên cứu các quy định của nhà nước về cải cách TTHC, ứng dụng công nghệ thông tin điện tử, tổng hợp, báo cáo đề xuất với Uỷ ban nhân dân thị xã việc điều
chỉnh, sửa đổi, thay thế, bổ sung danh mục, quy trình và các nội dung liên quan khác trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm. Vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; tích hợp dữ liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động của Trung tâm.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ cơng trực tuyến (dịch vụ hành chính cơng và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng) theo các mức độ quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/11/2011 và các quy định khác có liên quan. Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho các cá nhân và tổ chức; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền về tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại cấp xã, phường và Trung tâm hành chính cơng thị xã. Bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thơng tin, giải quyết thủ tục hành chính, trang thiết bị phục vụ cá nhân và tổ chức đến giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm. Thực hiện theo lộ trình việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định; Cung cấp các dịch vụ có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính cơng khi được tổ chức, cá nhân u cầu và được cơ quan có thẩm quyền thơng qua, khơng trái quy định của nhà nước.
Kiểm tra, giám sát, theo dõi đơn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị tại Trung tâm đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định thơng qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Chủ động trao đổi với các cơ quan, đơn vị trực tiếp xử lý, giải quyết TTHC nhằm tháo gỡ vướng mắc trong quá trình thực hiện quy trình giải quyết TTHC; phối hợp làm rõ nguyên nhân các trường hợp giải quyết TTHC chậm so với quy định trước khi có văn bản báo cáo Chủ tịch uỷ ban nhân dân thị xã (nếu cần thiết).
Đánh giá, nhận xét về việc tiếp nhận, thời gian giải quyết hồ sơ; tinh thần trách nhiệm, thái độ, tác phong làm việc của công chức, viên chức tại Trung tâm; đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chủ quản khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc của Trung tâm; quản lý, sử dụng công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền theo
5 Hợp đồng công việc 1 Viên chức quản trị mạng 2 Viên chức Tổng hợp Phó Giám Đốc Giám đốc Phó Giám Đốc
quy định và theo sự phân cơng hoặc uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thị xã; Chủ động báo cáo, đề xuất với UBND thị xã quyết định điều động hoặc luân chuyển công chức, viên chức vi phạm Quy chế làm việc, quy trình giải quyết thủ tục hành chính hoặc năng lực chun mơn khơng đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao sau khi thống nhất với cơ quan, đơn vị quản lý công chức, viên chức.
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hành chính cơng thị xã
Nguồn: Cổng thơng tin điện tử thị xã Quảng Yên
+ Cơ cấu tổ chức và biên chế
* Cơ cấu tổ chức:
- Lãnh đạo Trung tâm có: Giám đốc và Phó Giám đốc.
+ Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động chung của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị xã, Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. + Phó Giám đốc Trung tâm giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về nhiệm vụ công tác được giao.
+ Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thị xã bổ nhiệm theo quy định.
- Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ: + Bộ phận Hành chính - Tổng hợp;
+ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết TTHC; + Bộ phận Giám sát và giải quyết khiếu nại.
+ Bộ phận hoạt động dịch vụ của TTHCC (nếu có) trực thuộc Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết TTHC.
* Biên chế:
- Biên chế, nhân lực chuyên trách: + Giám đốc, Phó Giám đốc;
+ Nhân viên làm công tác công nghệ thông tin - quản trị mạng, tổng hợp, kế tốn, hành chính, nhân viên hướng dẫn, phục vụ.
Biên chế công chức, số lượng người làm việc tại các bộ phận trực thuộc Trung tâm do Giám đốc Trung tâm quyết định trong tổng biên chế công chức và tổng số lượng người làm việc đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Việc bố trí công tác đối với công chức, viên chức, người lao động phải căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh cơng chức, viên chức, theo phẩm chất, năng lực, sở trường, bảo đảm đúng các quy định của pháp luật.
- Biên chế không chuyên trách:
+ Công chức, viên chức thuộc biên chế các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND thị xã (bao gồm các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thị xã) được cử về làm việc tại Trung tâm, là những người có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ để tiếp nhận và xử lý, giải quyết hồ sơ TTHC. Căn cứ vào khối lượng cơng việc giải quyết TTHC, các phịng, ban, ngành cử số lượng công chức, viên chức về làm việc tại Trung tâm phù hợp.
+ Công chức được Thanh tra thị xã cử đến làm nhiệm vụ tại Bộ phận Giám sát và giải quyết khiếu nại là người có trình độ, kinh nghiệm trong lĩnh vực giải quyết đơn thư, khiếu nại, thanh tra, kiểm tra.
2.2.3. Các dịch vụ hành chính cơng của Trung tâm phục vụ hành chính cơng thị xã Quảng Yên
Tổng số thủ tục hành chính đang thực hiện tại Trung tâm: 369 TTHC/18 lĩnh vực, trong đó:
- Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND thị xã: Tổng số 283 TTHC/13 lĩnh vực (Lĩnh vực giao thông vận tải: 10 TTHC; Lĩnh vực Giáo dục –
đào tạo: 32 TTHC ; Lĩnh vực Công thương:15 TTHC; Lĩnh vực Nội vụ: 35 TTHC; Lĩnh vực Tài chính – Kế hoạch: 28 TTHC; Lĩnh vực Đất đai, Tài nguyên – Môi trường: 44 TTHC; Lĩnh vực Tư pháp: 31 TTHC; Lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội: 22 TTHC; Lĩnh vực Văn hóa – Thơng tin: 25 TTHC; Lĩnh vực Xây dựng: 09 TTHC; Lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 23 TTHC; Lĩnh vực Y tế: 04 TTHC; Lĩnh vực Tiếp công dân và xử lý đơn thư: 05 TTHC)
- Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền ngành dọc: Gồm 60 TTHC/03 lĩnh vực (lĩnh vực Thuế: 35 TTHC; Lĩnh vực Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về
ANTT: 01 TTHC; Lĩnh vực Đăng ký quản lý cư trú: 16 TTHC; Lĩnh vực Bảo hiểm xã hội: 18 TTHC)
- Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của doanh nghiệp: Gồm 26 TTHC/ 02 lĩnh vực (Lĩnh vực Điện lực: 25 TTHC; lĩnh vực cấp nước 01 TTHC).
- Thủ tục hành chính liên thơng: 19 TTHC liên thơng 3 cấp (lĩnh vực Lao động