CHƯƠNG II ĐỐI TƯỢNG VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.3.HỒ SƠ KIỂMTOÁN
2. CƠ SỎ D ẪN LIỆU, BẰNG CHỨNG KIỂMTOÁN VÀ HỒ SƠ KIỂMTOÁN
2.3.HỒ SƠ KIỂMTOÁN
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230, “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do
kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm
toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc
hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực
hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn mực quốc tế được chấp
nhận”.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với kiểm toán viên và công ty kiểm toán trong một cuộc kiểm toán, đối với khách hàng không chỉ ở năm kiểm toán mà ở các năm tài chính khác. Với vai trò đó, hồ sơ kiểm toán có các tác dụng:
- Là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán.
Để lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ cho năm thực hiện, kiểm toán viên cần tham khảo
thông tin sẵn có (thông tin mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, các kết quả kiểm toán năm trước,…) trong hồ sơ kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán ghi chép những bằng chứng thu được và ghi chép kết quả của các
thử nghiệm.
Hồ sơ kiểm toán là phương tiện chủ yếu để chứng minh một cuộc kiểm toán đã được
tiến hành theo đúng chuẩn mực. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán cũng giúp kiểm toán viên chứng minh với cơ quan pháp luật là cuộc kiểm toán được hoạch định và giám sát đầy đủ,
thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp, báo cáo kiểm toán đã đánh giá đúng đắn các
kết quả kiểm toán.
- Là dữ kiện cho việc lập báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là nguồn tư liệu quan trọng giúp kiểm toán viên lựa chọn loại báo
cáo kiểm toán phù hợp với từng tình huống cụ thể. Hồ sơ kiểm toán lưu giữ toàn bộ bằng
chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho ý kiến kết luận của kiểm toán viên nên có tác dụng chứng minh cho phạm vi kiểm toán đúng đắn và tính trung thực của báo cáo tài chính.
Hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu làm căn cứ để giúp cấp lãnh đạo. Tài liệu trong
hồ sơ kiểm toán rất đa dạng, chúng có thể là các văn bản, chứng từ bằng giấy, trên phim
ảnh, phương tiện tin học hay bất cứ phương tiện lưu trữ nào khác được pháp luật hiện
hành chấp nhận. Tuy nhiên, cần lưu ý hồ sơ kiểm toán không bao hàm tất cả các tài liệu,
thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm toán do
kiểm toán viên xác định tùy theo sự đánh giá của kiểm toán viên. Yêu cầu cơ bản của của
hồ sơ kiểm toán là phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán
cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và
cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.
Hồ sơ kiểm toán được chia làm hai loại trên cơ sở mục đích và tính chất lưu trữ của
chúng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hồ sơ kiểm toán chung: là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách
hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách
hàng. Do đó, hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm các dữ kiệm có tính lịch sử hay
mang tính liên tục qua các năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán chung cũng được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến nội dung của các tài liệu đã lưu trữ. Thông thường hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các nội dung cơ bản như:
+ Tên số liệu hồ sơ; ngày, tháng lập và lưu trữ;
+ Các thông tin về khách hàng: đó là các bản ghi chép hay bản sao các tài liệu pháp
lý, thỏa thuận, biên bản như Quyết định thành lập, Giấy đăng ký kinh doanh, Điều lệ công
ty, Biên bản họp hội đồng quản trị, Bố cáo,…;
+ Các tài liệu về thuế: các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của
khách hàng, các tài liệu về việc thực hiện chế độ hàng năm;
+ Các tài liệu về nhận sự: các thỏa ước lao động; các quy định riêng của đơn vị được
kiểm toán về lao động, các quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương;
+ Các tài liệu về kiểm toán (các nguyên tắc kiểm toán áp dụng, báo cáo tài chính,…), phân tích về các tài khoản quan trọng như: TSCĐ, nợ dài hạn, vốn chủ sở hữu để xem tính
biến động qua các kỳ, kết quả kiểm toán nhữngnăm trước.
+ Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian (ít nhất 2 năm tài chính) như hợp đồng kiểm toán, hợp động cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thỏa
thuận vay;
+ Các tài liệu khác.
- Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các dữ liệu áp
dụng cho năm kiểm toán:
+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,… của cơ quan nhà nước và cấp trên có liên
quan đến năm tài chính.
+ Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính,..;
+ Hợp đồng kiểm toán, thư hiện kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và biên bản
thanh lý hợp đồng;
+ Bằng chứng về kế hoạch chiến lược, chương trình kiểm toán và những thay đổi (nếu
có);
+ Những bằng chứng về sự thay đổi hệ thống kiểm toán, hệ thống kiểm soát nội bộ
của khách hàng;
+ Những bằng chứng và đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và các đánh giá khác;
+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được;
+ Bảng cân đối thử tạm thời, các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân loại, bảng kê chi tiết
+ Bảng giải trình của giám đốc hay người đứng đầu đơn vị kiểm toán, các kết luận
của kiểm toán viên về các vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán;
+ Các bằng chứng về sự kiểm tra soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền đối với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán hay các chuyên gia khác thực
hiện;
+ Các tài liệu liên quan khác.
Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán, thông tin được lưu trữ trong hồ sơ
kiểm toán về khách hàng được giữ bí mật. Công ty khách hàng chỉ được phép sử dụng khi
có sự đồng ý của công ty kiểm toán. Trong trường hợp đặc biệt, thông tin trong hồ sơ
kiểm toán cũng có thể được cơ quan pháp luật có thẩm quyền sử dụng theo quy định của
pháp luật.