- Cash on delivery)
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.1. Nâng cao trình độ chun mơn
Con người luôn là một nhân tố quan trọng trong mọi quá trình sản xuất và kinh doanh. Kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường thì vấn đề con người càng được coi trọng hơn. Trong khi đó, điểm hạn chế lớn nhất của cơng ty đó là trình độ nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán quốc tế của một số cán bộ cịn chưa thật tốt, do đó ảnh hưởng tới q trình thanh tốn qua ngân hàng. Việc nắm vững và thường xuyên cập nhật các kiến thức về ngoại thương và thanh toán quốc tế, luật pháp của nước đối tác, các phương thức giao hàng và thanh toán... sẽ tạo điều kiện cho công ty trong việc
làm cơng tác TTQT khơng chỉ có trình độ ngoại ngữ, năng lực chun mơn nghiệp vụ mà phải có phẩm chất đạo đức, có tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm trong TTQT. Vì vậy cơng tác tổ chức, đào tạo và giáo dục cán bộ TTQT là một trong những nhiệm vụ hàng đầu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động TTQT và hạn chế đến mức tối đa mọi rủi ro phát sinh, cụ thể:
− Vì cơng việc của bộ phận TTQT phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ sử dụng ngoại ngữ nên mọi nhân viên cần có nền tảng kiến thức và một trình độ ngoại ngữ nhất định trước khi làm việc cho Coimex .
− Tăng cường kết quả tuyển dụng thông qua sự liên kết với các tổ chức giáo dục cung cấp các khóa học về kinh doanh, TTQT, kinh tế học nhằm tìm được những sinh viên tốt nghiệp có năng lực đáp ứng được u cầu cơng việc. Tổ chức các cuộc diễn đàn để thảo luận với các tổ chức giáo dục nhằm rút bớt khoảng cách giữa kỹ năng của các sinh viên tốt nghiệp và các yêu cầu của thực tế công việc.
− Quảng cáo tuyển dụng nhân viên trong nội bộ cơng ty và ngồi phạm cơng ty, đánh giá các ứng viên theo các yêu cầu cụ thể của công việc và chỉ tuyển dụng những người phù hợp nhất với những yêu cầu này. Đối với mỗi nhân viên mới sẽ thực hiện việc phân tích đào tạo cụ thể, có chương trình đào tạo ban đầu và phân cơng cán bộ đã có kinh nghiệm trong phịng và bộ phận TTQT hướng dẫn, đảm bảo rằng mọi kỹ năng còn thiếu so với nhu cầu công việc sẽ được chú trọng trong vòng 3 tháng đầu được tuyển dụng.
− Đổi mới quy trình tuyển dụng và phong cách làm việc của cán bộ đi đôi với việc quy trình hóa các hoạt động thanh tốn. Để đảm bảo cho mọi nhân viên thực hiện hoạt động TTQT đều thông hiểu quy trình nghiệp vụ, cần xây dựng bản mô tả nội dung công việc. Việc soạn thảo bản mô tả này khơng chỉ giúp cho nhân viên trong q trình thực hiện nghiệp vụ mà còn hết sức cần thiết cho công tác tuyển dụng, đánh giá chất lượng công việc của nhân viên, đánh giá nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và thực hiện đào tạo. Trong bản mô tả cần quy định cụ thể từng bước của quy trình cơng việc; ngồi ra cịn phải xác định rõ tiêu chuẩn thực hiện công việc, yêu cầu về năng lực cần thiết, trình độ học vấn tối thiểu, các kênh báo cáo, cấp trên và cấp dưới trực tiếp…
− Tiến hành đánh giá nhân viên định kỳ 6 tháng một lần, đặt thang điểm cho việc đánh giá nhân viên trên các tiêu chí về kỹ năng chun mơn nghiệp vụ, khả năng nhận định kinh doanh, giao tiếp, phục vụ khách hàng, ra quyết định, tính sáng tạo, lập kế
hoạch và tổ chức, hợp tác và lãnh đạo, kỹ năng sử dụng hệ thống, đạo đức trong kinh doanh…. Trên cơ sở những đánh giá này, phát hiện những khiếm khuyết của bản mô tả công việc, vấn đề tuyển dụng và đào tạo, bố trí lại nhân lực cho phù hợp với trình độ đồng thời khuyến khích các tài năng, khen thưởng xứng đáng cho người đạt thành tích cao, xử lý những người yếu kém, thiếu tinh thần trách nhiệm gây ra rủi ro trong kinh doanh nhằm giúp họ tồn tâm tồn ý với cơng việc của công ty.
− Nhân viên cần được tham dự các khóa đào tạo khơng chỉ khi còn là nhân viên mới mà vào bất cứ thời điểm nào trong quá trình làm việc. Cử nhân viên đi đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ ở trong và ngồi nước. Các khóa đào tạo phải cung cấp cho nhân viên những hiểu biết về phạm vi hoạt động kinh doanh, TTQT, phong cách làm việc của Coimex, phương pháp, chức năng, kỹ năng nghiệp vụ cụ thể. Song song với việc được ban lãnh đạo đào tạo, cán bộ làm cơng tác thanh tốn quốc tế cũng cần phải năng động sáng tạo, biết đúc kết kinh nghiệm, góp kiến cho nhau để vận dụng vào thực tiễn ngày một tốt hơn.
− Bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ cho cán bộ, công ty cần trang bị kiến thức về pháp luật cho họ vì hiện nay trong thanh tốn với đối tác nước ngồi, cơng ty khơng chỉ thực hiện thơng lệ quốc tế mà cịn cần phải am hiểu các quy định của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về quản lý ngoại hối trong từng thời kỳ để vận dụng vào thực tiễn kinh doanh của mình. Để thực hiện biện pháp này, ban lãnh đạo công ty cần cập nhật kiến thức và thông tin về các văn bản, chế độ của Chính phủ, của các ngành liên quan về cơng tác quản lý ngoại hối và thanh tốn quốc tế và tổ chức học tập, phổ biến lại cho cán bộ, giúp họ có đủ năng lực pháp lý để thực hiện tốt cơng việc.
− Có quy chế sát hạch và thi chất lượng cán bộ TTQT định kỳ để chọn lọc và đánh giá tiêu chuẩn cán bộ, để từ đó đề bạt, bố trí sắp xếp cơng việc phù hợp cho cán bộ.
− Đề cao và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các cán bộ trực tiếp tham gia thực hiện cơng tác thanh tốn, tích cực lắng nghe những ý kiến của họ, khuyến khích họ trong cơng việc, rút kinh nghiệm và đƣa ra những bài học trong hoạt động thanh toán để tránh những sai sót, rủi ro. Giải pháp này được thực hiện sẽ mang lại hiệu quả
3.2.2. Giải pháp góp phần hồn thiện việc sử dụng các PTTT tại công ty
Để hoạt động thanh toán quốc tế đạt hiệu quả cao, cơng ty nên có những biện pháp đề phòng ngay từ những khâu ban đầu là đàm phán và ký kết hợp đồng. Vì vậy, việc lựa chọn các điều kiện thanh toán trong hợp đồng là hết sức quan trọng.Đối với hoạt động xuất khẩu, thanh toán quyết định trực tiếp đến khả năng thu hồi tiền hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, trong hoạt động thanh tốn quốc tế, cơng ty cần hết sức thận trọng trong việc lựa chọn và phân loại khách hàng theo từng loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu để từ đó lựa chọn và áp dụng phương thức thanh tốn một cách thích hợp nhất.
− Duy trì phát triển phương thức TT trả trước đối với khách hàng mới để nâng cao nguồn vốn và giảm chi phí ngân hàng khi áp dụng phương thức LC.
− Thực tế nếu công ty không thể đàm phán được với người mua hàng chấp nhận phương thức thanh tốn TT trả trước thì cơng ty nên tiếp tục sử dụng phương thức LC.
− Giảm dần phương thức DP và DA, vừa đảm bảo bảo an tồn nguồn vốn vừa có thể chiết khấu chứng từ LC để được cấp vốn trước.
− Nghiên cứu để có thể áp dụng một số phương thức thanh tốn, nếu khách hàng có yêu cầu và cơng ty thấy có lợi, đảm bảo chắc chắn bằng phương thức thanh toán như bao thanh tốn nhằm cải thiện dịng tiền, tăng khả năng thanh khoản, tăng doanh số bán hàng nhờ chính sách bán hàng trả chậm, bên cạnh đó giảm chi phí hành chính, quản lý cơng nợ, có nguồn tài chính mới mà khơng phụ thuộc vào các khoản vay Ngân hàng, khơng u cầu phải có tài sản bảo đảm, giảm thiểu nợ xấu, hạn chế rủi ro tín dụng.
Để xây dựng được mối quan hệ làm ăn tốt với các bạn hàng quốc tế, thời gian thanh tốn cần được cơng ty áp dụng linh hoạt hơn nữa trong q trình thanh tốn. Tùy theo từng bạn hàng, công ty nên lựa chọn điều kiện về thời gian thanh toán cho phù hợp: trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau.
Đối với khách hàng quan hệ làm ăn lần đầu, công ty nên áp dụng thời gian thanh toán trả tiền trước, trả tiền ngay để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro trong thanh tốn. Đối với những bạn hàng có uy tín trên thị trường và đã có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty nên tạo điều kiện ưu đãi cho đối tác như áp dụng thời gian thanh toán trả tiền trước 30/70%, 40/60% giá trị hợp đồng. Sử dụng hình thức thời gian thanh
tốn này, trên phương diện là nhà xuất khẩu, cơng ty sẽ đảm bảo nhận được tổng số tiền hàng đặt cọc trước và thời gian thanh toán cũng nhanh hơn so với các hình thức khác vì nhà xuất khẩu chỉ giao hàng khi thông qua ngân hàng biết được nhà nhập khẩu đã mở tài khoản để thanh tốn tiền hàng...
3.2.3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động TTQT
Các xu hướng của môi trường như yêu cầu về hội nhập quốc tế và cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh XNK địi hỏi các nhà lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đến đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh và quản lý dữ liệu. Trong hoạt động kinh doanh nói chung, hoạt động thanh tốn quốc tế nói riêng ln đòi hỏi phải được áp dụng công nghệ hiện đại. Máy móc thiết bị đã góp phần giảm bớt rất nhiều rủi ro trong việc tiếp nhận và xử lý thơng tin so với trước đây. Vì vậy, cơng ty cần chú trọng tới việc hồn thiện máy móc thiết bị và công nghệ thông tin:
− Đẩy mạnh việc tự động hóa và sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công ty.
− Đảm bảo thiết lập, bắt buộc tuân thủ và cập nhật thường xuyên các tiêu chuẩn cho trang thiết bị, hệ điều hành, môi trường cơ sở dữ liệu, các mạng truyền thơng; trong đó bao gồm cả các tiêu chuẩn cho việc mua sắm thiết bị.
− Lựa chọn nhà cung cấp thiết bị hàng đầu không chỉ về chất lượng thiết bị mà cả về dịch vụ hỗ trợ và tư vấn kỹ thuật.
− Từng bước thay thế việc xử lý, lưu trữ dữ liệu, chứng từ theo phương pháp thủ công bằng phương pháp tự động để tiết kiệm không gian, thời gian và nâng cao độ an tồn, chính xác.
− Các thông tin nên được cơ cấu lại một cách logic và hệ thống, cho phép người sử dụng có thể tìm thấy trên mạng điện tử.
− Cải tiến khả năng liên lạc giữa tất cả các phòng ban, chi nhánh bằng một hệ thống truyền thông điện tử, giảm thiểu việc giao dịch qua giấy tờ như hiện nay.
− Ln có các biện pháp phịng ngừa rủi ro kỹ thuật và giải pháp khắc phục sự cố. Tập huấn cho nhân viên nắm vững vai trò và những việc họ cần thực hiện khi rủi ro kỹ
công nghệ để am hiểu tường tận và hồn tồn làm chủ các cơng nghệ và công cụ được sự dụng tại cơng ty, đảm bảo trình độ cán bộ phát triển phù hợp với năng lực của công nghệ.
− Đối với bộ phận TTQT: Mỗi cán bộ TTQT tại công ty nên được trang bị một máy vi tính nối mạng giữa phòng thanh tốn quốc tế và phịng kế toán để thuận tiện cho việc cập nhật số liệu. Có phần mềm theo dõi hoạt động TTQT, hiện đại hóa khâu tạo lập điện thanh tốn và lập báo cáo hàng tháng.
3.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát
− Để đảm bảo cho hoạt động thanh toán quốc tế đi đúng hướng phát triển và theo đúng hành lang pháp lý của Nhà nước, công ty Coimex cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát.
− Lựa chọn các cán bộ tham gia kiểm tra, kiểm sốt là những người cơng tư phân minh, thiết tha với sự nghiệp phát triển của công ty để việc kiểm tra, giám sát đạt hiệu quả cao.
− Phát hiện, uốn nắn kịp thời để nâng cao nhận thức toàn diện cho các nhân viên, đưa ra những ý kiến tư vấn xây dựng đội ngũ cán bộ có đức, có tài, xây dựng kỷ cương chấp hành pháp luật nghiêm túc.
− Đối với các vụ việc vi phạm thì tuỳ theo mức độ, hồn cảnh, số lần phải được giải quyết dứt điểm, nghiêm khắc để duy trì được một tập thể trong sạch. Tập thể cán bộ công ty cần hợp tác nâng cao tinh thần cảnh giác với các âm mưu chống phá từ bên ngoài như các vụ lừa đảo thanh toán quốc tế và từ bên trong như tham nhũng, bè phái...
− Cần đẩy mạnh cơng tác kiểm tốn nội bộ cho các lĩnh vực như: Kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm tốn hoạt động đối với các thủ tục kiểm tra nội bộ, kiểm toán về mức độ tin cậy của hệ thống thông tin…