nước và bài học cho Công ty Thủy điện Hòa Bình
1.3.1. Kinh nghiệm quản lý mua sắm vật tư của một số doanh nghiệpnhà nước nhà nước
1.3.1.1. Kinh nghiệm quản lý mua sắm vật tư tại Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia
Công ty Thủy điện Hòa Bình, trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, đơn vị quản lý vận hành toàn bộ hệ thống truyền tải điện cấp điện áp 220-500kV trên toàn bộ lãnh thổ Việt Nam, bao gồm các đơn vị cấp 3 trực thuộc gồm: các công ty truyền tải điện miền Bắc, miền Trung, miền Nam; các ban quản lý dự án điện trực thuộc, trung tâm dịch vụ sửa chữa…. Trong những năm qua, công tác quản lý mua sắm vật tư của đơn vị đã được hoàn thiện và đạt được nhiều thành công, cụ thể:
a) Về lập kế hoạch mua sắm
- Xây dựng quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh – đầu tư xây dựng (bao gồm kế hoạch mua sắm vật tư) áp dụng trong toàn Tổng Công ty, đồng bộ từ cơ quan Tổng công ty đến các đơn vị thành viên. Chính vì vậy công tác lập kế hoạch luôn đảm bảo chất lượng, tiến độ mặc dù kế hoạch của Tổng Công ty được hợp nhất từ các đơn vị thành viên, sau đó trình Tập đoàn phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch hợp nhất từ kế hoạch của các đơn vị thành viên các đơn vị thành viên sử dụng thường xuyên, khối lượng lớn.
b) Về tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm
- Trên cơ sở quy định của Luật đấu thầu, quy chế đấu thầu của Tập đoàn, Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia đã xây dựng và ban hành quy trình tổ chức thực hiện mua sắm cho cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên triển khai thực hiện. Nhờ đó tổ chức thực hiện mua sắm đặc biệt ở các đơn vị thành viên cấp 3 rất thuận lợi và không có sai sót nghiêm trọng.
- Đơn vị tổ chức thực hiện mua sắm tập trung tại Tổng Công ty vật tư mà đơn vị thành viên sử dụng thường xuyên, số lượng lớn, nhờ vậy đảm bảo vật tính cạnh tranh cao, tiết kiệm trong đấu thầu và dự phòng vật tư cho sản xuất của cả Tổng Công ty.
c) Về kiểm soát thực hiện mua sắm
- Là đơn vị cấp 2 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, quản lý trực tiếp các đơn vị thành viên cấp 3, mô hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia có các ban chuyên trách thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hoạt động mua sắm của cơ quan tổng công ty và các đơn vị thành viên như: ban thanh tra và kiểm
tra, ban pháp chế, ban quản lý đấu thầu.
- Nhờ có mô hình tổ chức các ban chuyên trách nên công tác kiểm soát thực hiện mua sắm vật tư tại cơ quan Tổng công ty và các đơn vị được thực hiện bài bản, kịp thời phát hiện và ngăn chặn các hành vi phạm trong quản lý mua sắm từ lập kế hoạch cho đến tổ chức thực hiện.
- Các ban chuyên trách của Tổng công ty phối hợp trong công tác kiểm soát mua sắm tại các đơn vị thành viên. Thực hiện theo chương trình kế hoạch hàng năm, kiểm tra định kỳ tối thiểu 01 lần/quý. Kiểm tra đột xuất, kiểm tra chuyên đề theo quy định.
* Nhận xét: Trong những năm gần đây Tổng Công ty truyền tải điện Quốc gia luôn là đơn vị lá cờ đầu trong công tác quản lý mua sắm vật tư của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Kế hoạch sản xuất kinh doanh được lập một cách bài bản, chặt chẽ. Tổ chức thực hiện mua sắm theo đúng quy định của Nhà nước và của Tập đoàn, chất lượng vật tư và tiến độ cung cấp đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện định kỳ, sớm phát hiện và kịp thời ngăn chặn các hành vi vi phạm trong quản lý.
Nguyên nhân của thành công trong công tác quản lý mua sắm là do Tổng Công ty đã xây dựng và hoàn thiện các quy trình lập kế hoạch, quy trình tổ thực hiện mua sắm trong toàn Tổng Công ty. Tổ chức thực hiện mua sắm một số chủng loại vật tư cho các đơn vị thành viên góp phần vào việc nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí trong quản lý mua sắm đối với hình thức này.
1.3.1.2. Kinh nghiệm quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn
Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn là đơn vị cấp 3, trực thuộc Tổng công ty Phát điện 1, thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, đơn vị quản lý vận hành toàn Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn 1. Làm đơn vị phát điện với công nghệ nhiệt điện, khác vớu Công ty Thủy điện Hòa Bình, hàng năm giá trị mua sắm vật tư phục vụ sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Một số kinh nghiệm rút ra trong công tác quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Nhiệt điện Nghi
Sơn trong thời gian qua như sau: a) Về lập kế hoạch mua sắm
- Công tác dự báo, xác định nhu cầu vật tư đáp ứng yêu cầu của kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự trù đầy đủ khối lượng, chủng loại vật tư. Chính vì vậy Công ty đã trình và được phê duyệt chi phí hàng năm đáp ứng yêu cầu của sản xuất, từ đó đơn vị có thể chủ động nguồn kinh phí trong quá trình thực hiện, dễ hoàn thành được mục tiêu tiết kiệm chi phí.
- Việc xây dựng và ban hành được Quy trình lập kế hoạch mua sắm nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn, phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trong các bước thực hiện, từ đó việc lập Kế hoạch mua sắm vật tư đã được thực hiện bài bản, theo đúng quy định của Nhà nước và của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
b) Về tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm
- Công ty chưa xây dựng và ban hành quy trình thực hiện kế hoạch mua sắm, mà thực hiện lựa chọn nhà cung cấp tuân thủ các quy định của Luật đấu thầu và quy chế đấu thầu của Tập đoàn, đáp ứng yêu cầu về vật tư cho sản xuất kinh doanh.
- Với đội ngũ cán bộ trẻ, có kỹ năng và kiến thức về công nghệ, Công ty đã triên khai áp dụng triệt để hình thức lựa chọn nhà thầu qua mạng, từ nâng cao được tính cạnh tranh, hiệu quả trong tiết kiệm chi phí mua sắm.
c) Về kiểm soát thực hiện mua sắm
Là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo mô hình tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty phát điện 1, Công ty cũng không có bộ phận kiểm soát riêng. Tuy nhiên quá trình kiểm soát mua sắm được lồng ghép trong các khâu của quá trình mua sắm như: kế hoach lựa chọn nhà thầu, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định và phê duyệt kết quả, thương thảo ký kết hợp đồng, theo dõi hợp đồng, nghiệm thu, thanh quyết toán hợp đồng.
* Nhận xét: Mặc dù là đơn vị mới được thành lập (21/10/2013), nhưng những kinh nghiệm mà Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn đã đạt được trong công tác quản lý mua sắm vật tư. Nguyên nhân thành công là do Ban lãnh đạo Công ty đã
chủ động, sáng tạo, đổi mới trong tất cả các khâu của quản lý mua sắm, nhờ đó đảm bảo đầy đủ số lượng, chủng loại vật tư, chất lượng vật tư đảm bảo, tiết kiệm tối đa chi phí trong hoạt động mua sắm.
1.3.2. Bài học cho Công ty Thủy điện Hòa Bình
Thông qua những phân tích trên về kinh nghiệm quản lý mua sắm vật tư tại Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia, Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn, rút ra một số bài học cần hoàn thiện cho Công ty Thủy điện Hòa Bình trong công tác quản lý mua sắm, trên cơ sở các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn:
a) Về lập kế hoạch mua sắm
Xây dựng và ban hành quy trình lập kế hoạch sản suất kinh doanh (bao gồm kế hoạch mua sắm vật tư), trong đó phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân thực hiện cho từng bước kế hoạch.
b) Về tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm
- Xây dựng và ban hành các quy trình tổ chức thực hiện mua sắm vật tư, trong đó phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân thực hiện cho từng bước mua sắm.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất, thực hiện lộ trình đấu thầu qua mạng theo quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
c) Về kiểm soát thực hiện mua sắm
Định kỳ thành lập các tổ kiểm tra chuyên đề về công tác quản lý mua sắm, trong đó các thành viên tham gia kiểm tra độc lập với các thành viên thực hiện công tác mua sắm vật tư của chuyên để đó.
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MUA SẮM VẬT TƯ TẠI CÔNG TY THỦY ĐIỆN HÒA BÌNH