3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện
3.2.2. Giải pháp về tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư
3.2.2.1. Căn cứ hình thành giải pháp
- Hạn chế về công tác tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình nêu tại mục 2.4.2.2.b. chương II.
- Bài học kinh nghiệm của các doanh nghiệp nhà nước về công tác tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư nêu tại mục 1.3.1.1.b và 1.3.1.2.b. chương I.
- Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư nêu tại mục 3.1.1 và 3.1.2.b. chương III.
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp
* Xây dựng và ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu
Nội dung của quy trình này là cụ thể hóa các quy định của Luật đấu thầu, các Nghị định, Thông tư về đấu thầu có liên quan; quy chế về công tác đấu thầu trong EVN thành các bước thực hiện phù hợp với mô hình tổ chức của Công ty, trong đó quy định nhiệm vụ thực hiện cho từng đơn vị, cá nhân trong Công ty để thực hiện.
- Các đơn vị tham gia xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu gồm: + Ban Giám đốc. + Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Hành Chính và Lao động. - Các bước thực hiện.
+ Bước 1: Phòng Kế hoạch và Vật tư đề xuất “Xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu” vào kế hoạch biên soạn quy trình quản lý nội bộ của Công ty năm 2022, phòng Kỹ thuật và An toàn tổng hợp, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt làm cơ sở triển khai thực hiện.
+ Bước 2: Giám đốc giao nhiệm vụ cho nhiệm vụ cho phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì, phòng Kỹ thuật - An toàn và phòng Hành chính và Lao động phối hợp thực hiện quy trình.
+ Bước 3: Căn cứ các văn bản hiện hành: Luật đấu thầu, Nghị định, Thông tư về đấu thầu; Quy chế về công tác đấu thầu của EVN cụ thể hóa thực các bước thực hiện nội quy trình lựa chọn nhà thầu phù hợp với mô hình tổ chức hiện tại của Công ty để thống nhất thực hiện. Nội dung chính bao gồm
Trình tự các bước thực hiện quy trình lựa chọn nhà thầu gồm: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo…… đến nghiệm thu thanh toán hợp đồng với nhà thầu.
Giao nhiệm nhiệm vụ, trách nhiệm cho các đơn vị cá nhân thực hiện tại các bước.
Tiến độ thực hiện trong từng bước.
Các biểu mẫu (nếu có) trong từng bước. + Bước 4: Thẩm định quy trình
Sau khi phòng Kế hoạch và Vật tư dự thảo, chuyển phòng Hành chính và Lao động, bộ phận Thanh tra-Pháp chế chủ trì lấy ý kiến lãnh đạo Công ty và các đơn vị liên quan về các nội dung quy trình. Trong thời gian tối đa 30 ngày, tổng hợp ý kiến trình lãnh đạo Công ty, xin ý kiến phê duyệt.
+ Bước 5: Phê duyệt quy trình
Sau khi xin ý kiến và hoàn thiện, phòng Hành chính và Lao động trình Giám đốc Công ty phê duyệt và ban hành Quy trình. Tổ chức phổ biến nội dung quy trình đến tất cả các đơn vị trong Công ty qua hệ thống thông tin nội bô của Công ty.
* Áp dụng hình thức đấu thầu qua mạng cho các gói thầu theo kế hoạch.
- Xây dựng lộ trình từ năm 2023 áp dụng hình thức đấu thầu qua mạng cho tất cả các gói thầu có dự toán trong kế hoạch sản xuất xuất kinh doanh, trừ các gói phát sinh ngoài kế hoạch, hạn chế chỉ định thầu và mua sắm lẻ để tận dụng tính ưu việt của lựa chọn nhà thầu qua mạng.
- Các đơn vị tham gia thực hiện gồm: + Ban Giám đốc.
+ Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Hành Chính và Lao động. - Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Giao cho phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì xây dựng kế hoạch triển khai đấu thầu qua mạng áp dụng tại Công ty, phù hợp với lộ trình của Chính phủ và Tập đoàn, trong đó cần đưa ra các chỉ tiêu cụ thể tỷ lệ % số gói thầu đấu thầu qua mạng trong 2 năm, đến năm 2023 đạt tỷ lệ 100% số gói thầu theo kế hoạch được đấu thầu qua mạng. Đồng thời xây dựng các tiêu chí đánh giá việc thực hiện đối với các đơn vị, động viên khen thưởng đối với đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ, xử lý trách nhiệm nếu không hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Trình Giám đốc Công ty để triển khai thực hiện.
+ Bước 2: Phòng Kế hoạch và Vật tư định kỳ tổng hợp, theo dõi để đánh giá lộ trình áp dụng theo các tiêu chí đánh giá nêu tại bước 1, Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện định kỳ hàng tháng, quý, năm để cập nhập kết quả thực hiện, các khó khăn vướng mắc, các vấn đề phát sinh có thể làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện lộ trình để kịp thời khắc phục, chấn chỉnh nhằm đạt được lộ trình đề ra. Đưa nội dung này vào tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc hàng tháng của các đơn vị liên quan nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện.
* Thực hiện lựa chọn nhà thầu ngay đối các gói thầu mua sắm vật tư đặc chủng, yêu cầu kỹ thuật cao, tiến độ cấp hàng dài, sau khi dự toán được phê duyệt.
- Mục đích của giải pháp để đảm bảo tiến độ cung cấp vật tư cho các danh mục thiết bị có kế hoạch sửa chữa đầu năm kế hoạch, không để xảy ra tình trạng thiết bị tách sửa chữa mà không có vật tư thay thế, dẫn đến làm tăng tồn kho, ứ đọng vốn.
- Các đơn vị tham gia thực hiện gồm: + Ban Giám đốc. + Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Tài chính Kế toán. + Các Phân xưởng. - Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Trước 20 tháng 9 hàng năm, phòng Kỹ thuật và An toàn lập kế hoạch sửa chữa các thiết bị, công trình toàn Công ty, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
+ Bước 2: Trên cơ sở kế hoạch sửa chữa được duyệt, dự toán sữa cho từng danh mục thiết bị được duyệt, phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì, phối hợp với phòng Kỹ thuật và An toàn và các Phân xưởng lập gói thầu mua sắm các vật tư có yêu cầu kỹ thuật, tiến độ cấp hàng dài, trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
+ Bước 3: Phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì tổ chức lựa chọn Nhà thầu theo quy định hiện hành của Luật đấu thầu và Quy chế đấu thầu của EVN.