2.3. Thực trạng quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
2.3.3. Kiểm soátthực hiện kế hoạch mua sắm
2.3.3.1. Kiểm soát nội bộ
- Theo cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Thủy điện Hòa Bình đã nêu ở phần trên, với cơ cấu tổ chức này Công ty không có bộ phận độc lập ở cấp phòng hoặc phân xưởng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó có công tác mua sắm vật tư. Trách nhiệm kiểm soát được giao cho chủ yếu cho phòng Kế hoạch và Vật tư, phòng Kỹ thuật và An toàn, theo chức năng nhiệm vụ, dưới sự giám sát của lãnh đạo công ty, cụ thể:
+ Kiểm soát về khối lượng, chủng loại: Phòng Kỹ thuật và an toàn chịu trách nhiệm về phương án kỹ thuật, số lượng vật tư cần mua sắm, yêu cầu kỹ thuật kỹ thuật từng loại vật tư, Phó Giám đốc Kỹ thuật giám sát và duyệt phương án. Đây là công tác kiểm soát thường xuyên, thực hiện trong quá trình lập phương án kỹ thuật.
+ Kiểm soát về đơn giá: Phòng Kế hoạch và Vật tư chịu trách nhiệm lập đơn giá dự toán, phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm thẩm tra đơn giá, Phó giám đốc Vật tư giám sát và phê duyệt dự toán.
+ Kiểm soát quá trình Lựa chọn nhà thầu: Phần này đối với từng gói thầu cụ thể sẽ giao nhiệm vụ cho tổ thẩm định theo quyết định riêng, tổ thẩm định sẽ do Phó Giám đốc làm tổ trưởng, thành viên là Kế toán trưởng và lãnh đạo phòng Kế hoạch và Vật tư hoặc phòng Kỹ thuật và An toàn, nếu lãnh đạo phóng đó không làm tổ trưởng chuyên gia.
+ Kiểm soát về tiến độ thực hiện: Phòng kế hoạch và Vật tư chịu trách nhiệm giám sát toàn hợp đồng và tiến độ thực hiện hợp đồng.
+ Kiểm soát về chất lượng: Phòng Kỹ thuật và an toàn chịu trách nhiệm chính về chất lượng vật tư cung cấp. Vật tư sau khi được giao, phòng Kỹ thuật và An toàn có trách nhiệm chủ trì kiểm tra đánh giá chất lượng, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật phục vụ lắp đặt thay thế.
- Ngoài ra định kỳ hàng năm Công ty cũng tổ chức kiểm tra định kỳ các phòng/phân xưởng, về việc chấp hành các quy định về quản lý theo chức năng nhiệm vụ được phân giao, trong đó có công tác quản lý mua sắm vật tư. Công tác kiểm tra này thực hiện theo từng Quyết định thành lập tổ kiểm tra cho từng đơn vị được kiểm tra, tổ trưởng là phó Phòng hành chính và Lao động phụ trách công tác pháp chế, thành viên là lãnh đạo các phòng Kế hoạch và Vật tư, Kỹ thuật và An toàn, Tài chính kế toán. Thực chất đây là công tác kiểm tra tổng thể việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, do vậy kết quả các đợt kiểm tra chỉ phát hiện những sai phạm chủ yếu trong công tác quản lý lao động, chấm công thêm giờ, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy... mà chưa phát hiện bất thường trong công tác quản
lý mua sắm vật tư, nếu có phát hiện bất thường cũng khó để công bố trong biên bản kiểm tra. Nguyên nhân có thể do:
- Công tác quản lý mua sắm vật tư là công tác có tính chuyên môn sâu, người kiểm tra phải nắm vững các quy định về quản lý mua sắm thì mới có thể đưa ra kết luận chính xác được.
- Tổ trưởng tổ kiểm tra do lãnh đạo phòng Hành chính và Lao động không có chuyên môn sâu về công tác kỹ thuật, vật tư và các thủ tục pháp lý về kế hoạch và mua sắm.
- Các thành viên tổ kiểm tra là lãnh đạo các phòng trực tiếp thực hiện công tác mua sắm nên rất khó để công tác kiểm tra được thực hiện một cách khách quan.
Kết quả kiểm soát giai đoạn 2018-2020
- Công tác khảo sát, lập phương án kỹ thuật sửa chữa còn chưa sát với hiện trạng, quá trình phê duyệt phải hiệu chỉnh lại, 05 hạng mục công trình phải điều chỉnh khối lượng trong quá trình thi công
- Công tác lập dự toán áp dụng định mức tiêu hao cho công việc tương tự chưa sát, phải hiệu chỉnh lại trong quá trình phê duyệt.
2.3.3.2. Kiểm soát từ bên ngoài
Trong giai đoạn 2018-2020 EVN tổ chức được hai đợt kiểm tra vào năm 2018, kiểm toán Nhà nước kiểm tra một đợt tiến hành vào năm 2018. Công tác kiểm tra toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng của Công ty của năm liền trước. Nội dung kiểm tra ở tất cả các nội dung quản lý, trong đó công tác quản lý mua sắm vật tư. Do công tác quản lý mua sắm vật tư chỉ là một nội dung trong công tác kiểm tra các hoạt động đấu thầu của đơn vị, nên không có đánh giá riêng về công tác này, mà đánh giá chung về công tác đấu thầu của đơn vị, bằng cách kiểm tra ngẫu nhiên các gói thầu.
Kết quả thanh tra kiểm tra không được công bố rộng rãi, tài liệu không được cung cấp ra bên ngoài. Tác giả chỉ thu nhặt được từ phòng Tài chính kế toán, đơn vị chủ trì tham gia cùng các đoàn kiểm tra. Một số tồn tại trong công tác đấu thầu giai
đoạn 2018-2020 đoàn kiểm tra nêu ra như sau:
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu lập chưa đầy đủ nội dung, việc phân chia gói thầu chưa hợp lý, chưa lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho cả công trình, mà chỉ lập gói thầu theo tính chất công việc.
- Quy định về năng lực kinh nghiệm của nhà thầu về hợp đồng tương tự chưa cụ thể, gây ra nhiều cách hiểu khác nhau có thể dẫn đến việc loại bỏ hoặc lựa chọn nhà thầu theo mỗi cách diễn giải.
- Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa mặc dù không nêu cụ thể về xuất xứ, nhưng yêu cầu kỹ thuật nêu ra lại căn cứ vào một sản phẩm cụ thể, có thể dẫn đến hạn chế các hãng sản xuất, nhà thầu tham dự.
- Công tác lập dự toán chưa chặt chẽ, dự toán thiếu thuyết minh, chi phí dự phòng trượt giá lấy 5% theo kinh nghiệm, chưa có công thức tính toán phù hợp cho từng thời điểm lập dự toán.
- Các tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật chưa chi tiết, thường chỉ quy về một nội dung đáp ứng hoặc không đáp ứng, mà không cụ thể ra từng phần
Để đánh giá về thực trạng kiểm soát thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình, tác giả đã tiến hành phỏng vấn một cán bộ của Công ty trực tiếp tham gia công tác quản lý mua sắm, kết quả phỏng theo hộp 2.3
Hộp 2.3. Kết quả phỏng vấn về thực trạng kiểm soát mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
Câu hỏi: Đánh giá của Ông/Bà về thực trạng kiểm soát mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
Trả lời của Trần Văn Tuấn – Trưởng phòng Hành chính và Lao động Công ty Thủy điện Hòa Bình.
Công ty không có bộ phận phận kiểm soát thực hiện kế hoạch mua sắm, nhưng công tác kiểm soát mua sắm vật tư được thực hiện trong từng khâu từ lập phương án kỹ thuật, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu… về cơ bản tuân thủ đầy đủ các quy định, quy trình hiện hành của nhà nước và của EVN, đảm bảo nhu cầu vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Định kỳ Tập đoàn thực hiện kiểm soátthực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong đó có thanh tra, kiểm tra công tác tổ chức mua sắm vật tư. Có sự kiểm soát chặt chẽ của đơn vị quản lý cấp trên, làm cho công tác quản lý mua sắm vật tư nói riêng và công tác quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh nói chung của đơn vị ngày càng được hoàn thiện và quy củ.
Công ty chưa thành lập các tổ công tác kiểm tra chuyên đề về mua sắm vật tư, mà chỉ thành lập các tổ công tác kiểm tra tổng thể việc chấp hành các quy định về quản lý của phòng/phân xưởng. Tổ trưởng kiểm tra không phải là người am hiểu về công tác kỹ kế hoạch, kỹ thuật; các thành viên trong tổ là các lãnh đạo các phòng/phân xưởng, dẫn đến việc kiểm tra mang tính hình thức, thiếu khách quan, không hiệu quả.
Gánh nặng kiểm soát hầu hết đặt lên vai ban lãnh đạo Công ty, do đó khối lượng công việc với lãnh đạo là rất lớn, và việc kiểm soát hầu chỉ mang tính tháo gỡ vướng mắc, đôn đốc tiến độ tập trung vào những nút thắt như thời hạn phải hoàn thành, cân đối chi phí so với kế hoạch, mà không thể kiểm soát chi tiết về chất lượng công việc như (chất lượng hàng hóa được mua sắm, chi phí mua sắm, đảm bảo trình tự, thủ tục mua sắm…).
Nguồn: Kết quả phỏng vấn thực hiện ngày 20 tháng 5 năm 2021, tại Công ty Thủy điện Hòa Bình