Đơn vị tính: tỷ đồng
TT Nhu cầu vật tư Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 1 Vật tư sửa chữa lớn 94,023 81,34 49,335 2 Vật tư sửa chữa thường xuyên (theo
định mức) 12,496 12,18 10,868
Tổng 106,519 93,52 60,203
Nguồn: Phòng kế hoạch và Vật tư
Nhận xét.
Dựa vào kết quả bảng 2.4 nhận thấy:
- Nhu cầu vật tư cho sửa chữa lớn các năm không tương đồng nhau, nó hoàn toàn phụ thuộc vào danh mục sửa chữa lớn và phương án kỹ thuật sửa chữa lớn của danh mục thiết bị đó. Năm 2018 gồm 22 danh mục sửa chữa lớn, năm 2019 gồm 33 danh mục, còn năm 2020 chỉ có 12 danh mục sửa chữa lớn. Điều đó không có nghĩa năm nào có nhiều danh mục sửa chữa lớn thì năm đó nhu cầu vật tư cho sửa chữa lớn cũng tăng lên.
Nhu cầu vật tư của từng danh mục sửa chữa lớn phụ thuộc hoàn toàn vào phương án kỹ thuật sửa chữa, phương án được đánh giá tổng thể từ chu kỳ sửa chữa lớn trước đó, tình trạng vận hành, hư hỏng sự cố từ lần sửa chữa lớn trước đó đến
ngày khảo sát để lập phương án, dự kiến tình trạng thiết bị có thể xảy ra trong tương lai gần. Để đảm bảo thiết bị vận hành an toàn, ổn định trong một chu kỳ sửa chữa lớn cần phải đánh giá và đưa ra phương án thay thế thiết bị, vật tư một cách đầy đủ, cần phải đánh giá trên cả hai phương diện khuyến cáo của nhà sản xuất và tình trạng vận hành thiết bị trong quá khứ.
Mặt khác trong giai đoạn hiện nay và các năm tiếp theo, xu hướng sửa chữa lớn tập trung vào độ tin cậy ổn định của Hệ thống điện, không sửa chữa lớn theo chu kỳ. Chính vì vậy vật tư thay thế trong sửa chữa lớn cũng thay đổi theo chiều hướng giảm, năm 2020 Tập đoàn đã bắt đầu thử nghiệm trển khai theo xu hướng này, dẫn đến kế hoạch vật tư sửa chữa lớn của Công ty giảm đáng kể.
- Nhu cầu vật tư cho sửa chữa thường xuyên được áp dụng theo định mức hàng năm được Tập đoàn giao cho Công ty, trên cơ sở giá trị định mức gốc và giá trị thực hiện của năm trước liền kề. Trong trường hợp phát sinh ngoài định mức, Công ty phải trình bổ sung kế hoạch mới được phép triển khai thực hiện. Từ kết quả trên ta thế kế hoạch năm 2020 giá trị vật tư sửa chữa thấp hơn, nguyên nhân là do năm 2020 Tập đoàn thay đổi mô hình tổ chức, chuyển bộ phận sửa chữa sang Trung tâm dịch vụ sửa chữa EVN (EVNPSC), vì vậy phải điều chỉnh lại định mức sang EVNPSC gồm định mức trang thiết bị an toàn bảo hộ lao động, phòng cháy và chữa cháy, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng…
Để đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình, tác giả đã tiến hành phỏng vấn một cán bộ của Công ty trực tiếp tham gia công tác quản lý mua sắm, kết quả phỏng theo hộp 2.1
Hộp 2.1. Kết quả phỏng vấn về thực trạng lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
Câu hỏi: Đánh giá của Ông/Bà về thực trạng công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình.
Trả lời của Ông Nguyễn Đăng Thịnh – Trưởng phòng Kế hoạch và Vật tư Công ty Thủy điện Hòa Bình:
Hàng năm Công ty xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư trong kế hoạch sản xuất kinh doanh – đầu tư xây dựng để trình Tập đoàn phê duyệt. Căn cứ để lập kế hoạch mua sắm bao gồm các quy định hiện hành của Nhà nước, các Quy chế, quy
định của Tập đoàn: Quy chế sửa chữa lớn tài sản cố định, Quy định quản lý vật tư; ngoài ra còn căn cứ vào chu kỳ sửa chữa bảo dưỡng, tình trạng thiết bị công trình, định mức tiêu hao vật tư.
Công ty không xây dựng và ban hành quy trình mua sắm vật tư riêng mà thực hiện lập kế hoạch sản xuất kinh doanh – đầu tư xây dựng tuân thủ các quy định hiện hành của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và của Nhà nước. Công tác lập kế hoạch mua sắm cơ bản đáp đứng mục tiêu đề ra: đầy đủ số lượng, chủng loại, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ công tác sửa chữa bảo dưỡng.
Nhu cầu mua sắm được Công ty rà soát đối chiếu với vật tư tồn kho, hạn chế tình trạng mua sắm không sử dụng hết phải nhập kho, làm tăng giá trị hàng tồn kho, ứ đọng vốn. Tình trạng này đã được khắc phục đáng kể trong giai đoạn 2018-2020.
Việc lập nhu cầu mua sắm vật tư chỉ thực hiện đầy đủ đối với các công trình thiết bị sửa chữa lớn, trên cơ khảo sát và lập phương án kỹ thuật, đề xuất nhu cầu vật tư cho từng công trình thiết bị. Còn đối với các công trình thiết bị sửa chữa thường xuyên (không nằm trong kế hoạch sửa chữa lớn), Tập đoàn chưa yêu cầu lập phương án chi tiết, xác định nhu cầu sử dụng vật tư thay thế, mà áp dụng chi phí theo định mức giao cho Công ty thực hiện trong cả năm. Vì vậy đối với các công trình sửa chữa thường xuyên chỉ lập sơ bộ các loại vật tư thông dụng, hay sử dụng để đưa vào kế hoạch, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư trong quán trình sửa chữa đối với một số công trình. Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh, Công ty không chủ động được kinh phí để xử lý trường hợp có phát sinh hư hỏng, sự cố thiết bị mà kế hoạch chi phí đã sử dụng hết, phải trình phê duyệt bổ sung, với những vật tư đặc thù, kỹ thuật phức tạp, tiến độ có thể kéo dài, thiết bị có thể bị ngừng vận hành.
Công ty chưa xây dựng quy trình lập kế hoạch mua sắm theo đặc thù của đơn vị, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chưa phân định rõ ràng, dẫn đến chồng chéo, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Công tác lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu chưa thực hiện tổng thể, thường thực hiện theo gói thầu hoặc cho từng công trình thiết bị. Việc phân chia các gói thầu đôi khi thực hiện theo kinh nghiệm, chưa đầy đủ luận chứng cụ thể
Nguồn: Kết quả phỏng vấn thực hiện ngày 04 tháng 5 năm 2021, tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
2.3.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Tổ chức thực hiện Kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình thực chất là tổ chức thực hiện lựa chọn nhà thầu cung cấp vật tư. Công tác này được thực hiện theo quy định, trình tự về lựa chọn nhà thầu trong Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 và Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh trong EVN ban hành kèm theo quyết định số 126/QĐ-EVN ngày 26/7/2017, Quy
chế về công tác đầu tư xây dựng áp dụng trong EVN ban kèm hành theo Quyết định số 156/QĐ-EVN ngày 24/5/2018. Các quy chế này EVN quy định chi tiết hóa thêm một số nội dung Luật và các văn bản liên quan chưa hướng dẫn cho phù hợp với tính chất của ngành. Công ty không ban hành quy trình, lưu đồ t ổ chức lựa chọn nhà thầu riêng.
Căn cứ phân giao nhiệm vụ quản lý mua sắm tại mục 2.2.1 nêu trên, các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì hoặc phối hợp sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của EVN.
2.3.2.1. Các hình thức lựa chọn nhà thầu áp dụng tại Công ty
- Đấu thầu rộng rãi: Hình thức lựa chọn này được áp dụng chủ yếu tại Công ty, áp dụng đối với tất cả các loại vật tư.
- Chào hàng cạnh tranh: Hình thức này được áp dùng đối với các loại hàng hóa thông dụng, có sẵn trên thị trường, tương đương nhau về chất lượng. Khi áp dụng hình thức này thì thời gian lựa chọn nhà thầu rút ngắn hơn so với đấu thầu rộng rãi, do đó có thể áp dụng trong trường hợp cần tiến độ để phục vụ sửa chữa.
- Chỉ định thầu: Hình thức này thường được áp dụng đối với các loại vật tư có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, không có thiết bị tương đương thay thế, nếu sử dụng hình thức đấu thầu khác có thể không đảm bảo yêu cầu. Trường hợp xử lý sự cố cũng có thể áp dụng hình thức lựa chọn này.
- Mua sắm thường xuyên: hình thức này áp dụng khi công tác mua sắm hàng hóa thông dụng, mua theo nhu cầu hàng tháng, có thể mua theo hình thức nguyên tắc đối với nhà Cung cấp.
- Mua sắm lẻ (mua sắm theo hóa đơn): Hình thức này áp dụng đối với nhu cầu mua sắm đột xuất hoặc sự cố nhỏ, khối lượng vật tư ít, thời gian cấp hàng rất ngắn. Đối với hình thức mua sắm này giá trị giá trị hóa đơn không vượt quá 30 triệu đồng.
2.3.2.2. Quy trình lựa chọn nhà thầu
a) Đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu. - Bước 1: Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
vị được giao chủ trì lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản theo quy định của Luật đấu thầu như: tên gói thầu, giá gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng.
- Bước 2: Thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định
Trên cơ sở kế hoạch lựa chọn nhà thầu được Giám đốc Công ty phê duyệt, đơn vị chỉ trì lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đề xuất thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định lựa chọn nhà thầu trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chuyên gia và tổ thẩm định theo quy định của luật đấu thầu, trong đó quy định:
+ Tổ trưởng tổ thẩm định là Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực mua sắm được phân giao. Thành viên tổ thẩm định là Kế toán trưởng và Trưởng/phó phòng Kế hoạch và Vật tư hoặc phòng Kỹ thuật và An toàn
+ Tổ trưởng tổ chuyên gian là Trưởng/phó phòng Kế hoạch và Vật tư hoặc phòng Kỹ thuật và An toàn. Các thành viên tổ chuyên gia là các thành viên thuộc các phòng/phân xưởng có liên quan đến công tác mua sắm.
- Bước 3: Lập và duyệt Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu
Tổ trưởng chuyên gia chủ trì, các thành viên tổ chuyên gia phối hợp lập Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu, trong đó quy định về trình tự, thủ tục, biểu mẫu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu; yêu cầu về danh mục, số lượng vật tư cung cấp; yêu cầu về kỹ thuật, bảo hành và các dịch vụ liên quan; yêu cầu về tiến độ; các điều kiện cụ thể về hợp đồng...
Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu sau khi thống nhất nội dung, tổ chuyên gia trình tổ thẩm định để thẩm định. Sau khi thẩm định nếu Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu đáp ứng yêu cầu theo quy định, tổ thậm định lập tờ trình phê duyệt Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu trình Giám đốc phê duyệt.
- Bước 4: Lựa chọn nhà thầu:
Sau khi Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu được Giám đốc phê duyệt, Tổ chuyên gia thực hiện các nội dung công việc bao gồm: đăng tải thông báo mời thầu/mời
chào hàng, phát hành hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, đóng, mở thầu; đánh giá Hồ sơ dự thầu theo quy định, lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, mời nhà thầu xếp hạng thấp nhất vào thương thảo hợp đồng, trình tổ thẩm định thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Bước 5: Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
Tổ thẩm định tiến hành thẩm định lại quá trình lựa chọn nhà thầu của Tổ chuyên gia và lập báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu để trình Giám đốc Công ty xem xét phê duyệt dựa trên báo cáo đánh giá của Tổ chuyên gia.
- Bước 6: Ký kết hợp đồng, thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
Căn cứ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu do Giám đốc Công ty ký, tổ chuyên gia mời nhà thầu trúng thầu vào hoàn thiện và ký kết hợp đồng, đồng thời thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu đến từng nhà thầu không trúng thầu.
Bước 7: Tiếp nhận vật tư; nghiệm thu, thanh toán
Sau khi hợp đồng được ký kết, đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi thực hiện hợp đồng (phòng Kế hoạch và Vật tư hoặc phòng Kỹ thuật và An toàn) chủ trì thực hiện tiếp nhận vật tư và nghiệm thu phục vụ thanh quyết toán hợp đồng.
* Trường hợp mua sắm vật tư nhập kho
- Tiếp nhận vật tư: Chuẩn vị trí tập kết, thủ kho vật tư cùng các đơn vị liên quan kiểm tra số lượng, chất lượng, nhãn hiệu, mã mác, tình trạng hàng hóa khi giao hồ sơ tài liệu kỹ thuật kèm theo. Lập phiếu giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra kỹ thuật
Sau khi vật tư được giao nhận tại kho, các đơn vị liên quan (Phòng Kỹ thuật và An toàn, các Phân xưởng) tiến hành kiểm tra số lượng, mã hiệu, thông số kỹ thuật hàng hóa theo yêu cầu của Hợp đồng. Trường hợp hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, phải kiểm tra thí nghiệm chuyên sâu thì phải được quy định cụ thể trong Hợp đồng. Kết quả kiểm tra kỹ thuật được lập biên bản kiểm tra, có chữ ký của các đơn vị tham gia. Mẫu biên bản kiểm tra như phụ phụ lục đính kèm.
Tất cả hàng hóa kiểm tra không đáp ứng yêu cầu của Hợp đồng đều được trả lại, Nhà thầu có trách nhiệm cung cấp hàng hóa bổ sung đáp ứng yêu cầu.
Khi toàn bộ hàng hóa được bàn giao, được kiểm tra số lượng, chủng loại, các đặc tính kỹ thuật, hồ sơ tài liệu kèm theo đáp ứng yêu cầu Hợp đồng sẽ tiến hành nghiệm thu hợp đồng. Hội đồng nghiệm thu do Phó Giám đốc vật tư chủ trì, đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu Hợp đồng là cơ sở thanh quyết toán hợp đồng. Mẫu biên bản kiểm tra và nghiệm thu như phụ lục đính kèm.
Trên cơ sở Biên bản nghiệm thu, phòng Kế hoạch và vật tư và phòng Tài chính Kế toán thực hiện thanh toán, thanh lý hợp đồng theo quy định.
* Trường hợp mua sắm vật tư kèm dịch vụ lắp đặt
- Tập kết vật tư: Chuẩn vị trí tập kết tại vị trí sẽ tiến hành lắp đặt, Nhà thầu cùng các đơn vị liên quan của chủ đầu tư (phòng Kỹ thuật và An toàn, phân xưởng) kiểm tra số lượng, nhãn hiệu, mã mác, tình trạng hàng hóa, hồ sơ tài liệu kỹ thuật kèm theo. Lập biên bản tập kết kết hàng hóa giữa bên mua và bên bán.
- Kiểm tra kỹ thuật: Sau khi vật tư được giao nhận tại kho, các đơn vị liên quan (Phòng Kỹ thuật và An toàn, các Phân xưởng) tiến hành kiểm tra số lượng, mã hiệu, thông số kỹ thuật hàng hóa theo yêu cầu của Hợp đồng. Trường hợp hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, phải kiểm tra thí nghiệm chuyên sâu thì phải được quy định cụ thể trong Hợp đồng; kiểm tra hồ sơ tài liệu kèm theo. Kết quả kiểm tra kỹ thuật được lập biên bản kiểm tra, có chữ ký của các đơn vị tham gia.
Tất cả hàng hóa kiểm tra không đáp ứng yêu cầu của Hợp đồng đều được trả lại, Nhà thầu có trách nhiệm cung cấp hàng hóa bổ sung đáp ứng yêu cầu.
- Nghiêm thu tĩnh hàng hóa: Hàng hóa sau khi tập kết đầy đủ, kiểm tra kỹ thuật đảm bảo yêu cho cho lắp đặt thay thế, sẽ tiến hành nghiệm thu tĩnh để khẳng định hàng