3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện
3.2.3. Giải pháp về kiểm soát mua sắm vật tư
3.2.3.1. Căn cứ hình thành giải pháp.
- Hạn chế về công tác kiểm soát mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình nêu tại mục 2.4.2.2.c. chương II
- Bài học kinh nghiệm của các doanh nghiệp nhà nước về công tác kiểm soát mua sắm vật tư nêu tại mục 1.3.1.1.c và 1.3.1.2.c. chương I
- Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư nêu tại mục 3.1.1 và 3.1.2.c. chương III
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp
Thành lập các tổ công tác chuyên đề kiểm tra, giám sát quản lý mua sắm vật tư.
- Kiểm soát thực hiện mua sắm vật tư là một trong ba nội dung quan trọng của công tác quản lý mua sắm vật tư. Là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc, biên chế nhân sự thực hiện công tác mua sắm vật tư rất hạn chế, không đủ để thực hiện, Công ty phải sử dụng nhiều nhân sự kiêm nhiệm công tác mua sắm vật tư từ các cán bộ làm công tác quản lý kỹ thuật, vận hành. Chính vậy không thể thành lập một bộ phận làm công tác chuyên trách kiểm soát thực hiện mua sắm được, mà chỉ lồng ghép vào kiểm soát đối với từng khâu, từng công đoạn của quá trình mua sắm.
Để thực hiện tốt công tác này cần tách biệt đội ngũ nhân sự kiểm soát mua sắm vật tư khỏi đội ngũ trực tiếp thực hiện mua sắm. Định kỳ hàng quý thành lập các tổ công tác chuyên đề kiểm tra, giám sát công tác quản lý mua sắm vật tư. Tổ trưởng tổ công tác phải là lãnh Công ty hoặc lãnh đạo của đơn vị nắm tổng thể công tác quản lý mua sắm, thành viên là các cán bộ thuộc các phòng/phân xưởng không trực tiếp tham gia quá trình mua sắm đó.
- Các đơn vị tham gia thực hiện gồm: + Ban Giám đốc. + Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Hành Chính và Lao động. + Phòng Tài chính Kế toán - Các bước thực hiện.
+ Bước 1: Phòng Hành chính và Lao động xây dựng kế hoạch kiểm tra tổng thể công tác quản lý mua sắm vật tư (thực hiện hàng quý) vào kế hoạch công tác kiểm tra của Công ty, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
+ Bước 2: Trên cơ sở kế hoạch kiểm tra tồng thể công tác quản lý mua sắm vật tư được phê duyệt, hàng quý phòng Hành chính và Lao động lựa chọn và đề
xuất thành lập tổ công tác kiểm tra công tác quản lý mua sắm cho từng công trình mua sắm hoàn thành hoặc đang tổ chức thực hiện. Trình Giám đốc Công ty để triển khai thực hiện
Nội dung của kế hoạch kiểm tra bao gồm:
Nội dung mua sắm cần kiểm tra
Thành phần tổ công tác bao gồm tổ trưởng và các thành viên. Để đảm bảo khách quan, trung thực, thành phần tổ công tác được thành lập theo nguyên tắc là các cán bộ không trực tiếp tham gia thực hiện quá trình mua sắm công trình được kiểm tra. Tổ trưởng tổ công tác là Phó Giám đốc hoặc Trưởng phòng Kế hoạch Vật tư hoặc Trưởng phòng Kỹ thuật và An toàn.
Thành viên tổ kiểm tra là cán bộ thuộc cá phòng: Kế hoạch và Vật tư, Kỹ thuật và An toàn, bộ phận pháp chế thuộc phòng Hành chính và Lao động.
Nhiệm vụ của từng thành viên tổ công tác.
Chế độ báo cáo của tổ công tác.
Thời gian làm việc của tổ công tác.
Chế độ được hưởng trong thời gian kiểm tra.
+ Bước 3: Sau khi kế hoạch kiểm tra được phê duyệt và có hiệu lực, tổ công tác thực hiện theo nhiệm vụ được quy định trong kế hoạch, dưới sự phân công và chỉ đạo của tổ trưởng tổ công tác, các thành viên phải chịu trách nhiệm trước tổ trưởng về các nội thu thập được trong quá trình kiểm tra.
+ Bước 4: Kết thúc kiểm tra, tổ trưởng tổ công tác tổng hợp các ý kiến từ các thành viên, lập báo cáo gửi lãnh đạo Công ty xem xét, nội dung của báo cáo bao gồm các nội dung chính:
Tóm tắt về công trình mua sắm được kiểm tra
Nội dung kiểm tra
Việc chấp hành các quy định của Nhà nước và EVN trong tác quản lý mua sắm.
chế đó.
Giải pháp khắc phục các tồn tại hạn chế.
Đề xuất các hình thức kỷ luật đối với đơn vị, cá nhân vi phạm (nếu có). Báo cáo phải được tất cả các thành viên tổ công tác ký tên xác nhận.
Bước 5: Tổ chức họp, đánh giá các nội dung của báo cáo, dưới sự chủ trì của Giám đốc, các thành viên tổ công tác, các cá nhân và đơn vị trực tiếp thực hiện mua sắm công trình được kiểm tra.
Kết luận của Giám đốc được thông báo trên bản tin nội bộ của Công ty.