3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện
3.2.1. Giải pháp về lập kế hoạch mua sắm vật tư
3.2.1.1. Căn cứ hình thành giải pháp.
- Hạn chế về công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Thủy điện Hòa Bình nêu tại mục 2.4.2.2.a. chương II.
- Bài học kinh nghiệm của các doanh nghiệp nhà nước về công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư nêu tại mục 1.3.1.1.a và 1.3.1.2.a. chương I.
- Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư nêu tại mục 3.1.1 và 3.1.2.a. chương III
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp.
* Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Kế hoạch mua sắm vật tư là một nội dung trong hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, do đó không thực hiện lập quy trình lập kế hoạch mua sắm vật tư riêng, mà chỉ bổ sung hoàn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nội dung cơ bản hoàn thiện của quy trình này là cụ thể hóa các Quy chế sản xuất kinh doanh, Quy chế sửa chữa lớn, Quy định quản lý vật tư của của EVN, về nội dung lập kế hoạch mua sắm vật tư thành các bước thực hiện tại Công ty, trong đó quy định nhiệm vụ, tiến độ thực hiện từng bước đến từng đơn vị, cá nhân trong Công ty để thực hiện.
- Các đơn vị tham gia xây dựng và hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh gồm: + Ban Giám đốc.
+ Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Hành chính và Lao động. - Các bước thực hiện.
+ Bước 1: Phòng Kế hoạch và Vật tư đề xuất nội dung “Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh” vào kế hoạch biên soạn quy trình quản lý nội bộ của Công ty năm 2022, phòng Kỹ thuật và An toàn tổng hợp, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt làm cơ sở triển khai thực hiện.
+ Bước 2: Giám đốc giao nhiệm vụ cho nhiệm vụ cho phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì, phòng Kỹ thuật - An toàn và phòng Hành chính - Lao động phối hợp thực hiện hoàn thiện quy trình.
+ Bước 3: Căn cứ các Quy chế, Quy định hiện hành của EVN: Quy chế sản xuất kinh doanh, Quy chế sửa chữa lớn, Quy định quản lý vật tư để cụ thể hóa thực hiện nội dung lập kế hoạch mua sắm vật tư. Nội dung chính bao gồm:
Các bước thực hiện lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên, từ lập nhu cầu vật tư, đến kế hoạch mua sắm.
Giao nhiệm nhiệm vụ, trách nhiệm của các đơn vị cá nhân thực hiện tại các bước.
Tiến độ thực hiện trong từng bước.
Các biểu mẫu (nếu có) trong từng bước. + Bước 4: Thẩm định quy trình
Sau khi phòng Kế hoạch và Vật tư dự thảo, chuyển phòng Hành chính và Lao động, bộ phận Thanh tra-Pháp chế chủ trì lấy ý kiến lãnh đạo Công ty và các đơn vị liên quan về các nội dung quy trình. Trong thời gian tối đa 30 ngày, tổng hợp ý kiến trình lãnh đạo Công ty, xin ý kiến phê duyệt.
+ Bước 5: Phê duyệt quy trình
Sau khi xin ý kiến và hoàn thiện, phòng Hành chính và Lao động trình Giám đốc Công ty phê duyệt và ban hành Quy trình. Tổ chức phổ biến nội dung quy trình đến tất cả các đơn vị trong Công ty qua hệ thống thông tin nội bô của Công ty.
* Lập phương án kỹ thuật, dự toán cho các công trình thiết bị sửa chữa thường xuyên
- Nội dung của giải pháp này là xác định chính xác nhu cầu sử dụng vật tư đối với từng công trình thiết bị không nằm trong kế hoạch sửa chữa lớn của năm đó, đánh giá mức độ sử dụng chi phí định mức hàng năm được EVN phê duyệt, kịp thời điều chỉnh hoặc bổ sung chi phí phát sinh ngoài định mức.
- Các đơn vị tham gia thực hiện gồm: + Ban Giám đốc. + Phòng Kỹ thuật và An toàn. + Phòng Kế hoạch và Vật tư. + Phòng Tài chính Kế toán. + Các phân xưởng - Các bước thực hiện.
+ Bước 1: Trước ngày 30 tháng 3 hàng năm, phòng Kỹ thuật và An toàn chủ trì, các phân xưởng phối hợp rà soát các danh mục thiết bị sửa chữa thường xuyên năm tiếp theo, trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
+ Bước 2: Trên cơ sở danh mục thiết bị sửa chữa thường xuyên được phê duyệt, phòng Kỹ thuật và An toàn chủ trì, các phân xưởng phối hợp lập phương án kỹ thuật cho từng danh mục thiết bị. Thời gian hoàn thành trước 30 tháng 6 hàng năm.
Nội dung phương án kỹ thuật phải đảm bảo yêu cầu:
Đánh giá đúng hiện trạng thiết bị trên cơ sở vận hành và các hư hỏng xảy ra từ chu kỳ bảo dưỡng lần trước. Lập biên bản đánh giá tình trạng thiết bị đề xuất thay thế (nếu có).
Lập phương án sửa chữa cho từng danh mục thiết bị.
Xác định nội dung công việc và vật tư thay thế cho từng danh mục thiết bị. + Bước 3: Phòng Kỹ thuật và An toàn trình lãnh đạo Công ty phê duyệt phương án kỹ thuật cho từng danh mục thiết bị.
Bước 4: Phòng Kế hoạch và Vật tư chủ trì, phòng Tài chính Kế toán lập dự toán chi phí cho từng danh mục, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt trước 30 tháng 9 hàng năm.