3.1. Tổng quan về Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân Tên viết tắt : MQ Pharma Co., LTD
Mã số thuế : 0104867284
Trụ sở chính : 592/22 đường Trường Chinh, phường Khương Thượng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Website : www.mqpharma.com.vn
Email : mqpharma@gmail.com
Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân được thành lập từ năm 2010, cho đến nay đã hoạt động được 10 năm. Khi thành lập chỉ có 4 thành viên gồm 1 giám đốc, 1 thủ kho, 1 kế toán, và 1 nhân viên giao hàng, cho đến nay cả Công ty đã có hơn 50 nhân viên, với trình độ và năng lực cao.
Khi thành lập Công ty chỉ có một vài sản phẩm với nguồn vốn chỉ hơn 1 tỷ đồng, nhưng với sự đầu tư đúng đắn, con đường vững chắc, đầu tư nghiên cứu các sản phẩm mới, đầu tư đào tạo nhân viên, đa dạng hóa sản phẩm… từng bước tạo vị trí vững chắc và uy tín đối với người tiêu dùng trong cả nước, quy mô dần mở rộng.
Đến năm 2018, vốn điều lệ của Công ty đã đạt mức gần 30 tỷ. Đến năm 2020, Công ty đã có trên dưới 100 sản phẩm độc quyền, kinh doanh đầy đủ các chủng loại từ dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và thiết bị y tế trên cả 2 kênh là kênh bệnh viên (ETC) và kênh nhà thuốc (OTC), ngoài ra còn có 1 hệ thống nhà thuốc từ đầu ngạch chuyên bán buôn cho đến các cửa hàng bán lẻ, tính đến nay có 8 nhà thuốc bán lẻ trải dài trên khắp thành phố Hà Nội. Thương hiệu của Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân cũng bắt đầu có sự tín nhiệm của thị trường quốc tế.
3.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập với chức năng nhiệm vụ là phân phối dược phẩm được sản xuất tại các hãng dược phẩm lớn của Mỹ và Châu Âu nhằm phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khỏe nhân dân. Mặt hàng được phép lưu hành trong cả nước đã được bộ y tế công nhận, Cục quản lý dược cho phép.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty bao gồm:
- Sản xuất hóa mỹ phẩm, thuốc, hoá dược và dược liệu, thực phẩm khác chưa được phân loại (chỉ hoạt động khi được cơ quan có thẩm quyền nhà nước cấp phép). - Bán buôn mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh - Bán buôn dược phẩm (hoạt động theo chứng chỉ hành nghề) và dụng cụ y tế.
- Bán buôn máy móc, trang thiết bị y tế, thiết bị bệnh viện, điện tử tin học, thiết bị nghiên cứu khoa học thí nghiệm.
- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh.
Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân có những nhiệm vụ sau: - Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện.
- Đổi mới, hiện đại hóa công nghệ và phương thức quản lý, đổi mới thiết bị. công nghệ của công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy đinh của luật lao động.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia.
- Nộp thuế và các khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. - Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại diện chủ sở hữu, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo.
3.1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm
- Nhóm dược phẩm: cung cấp cho các viện lớn, nhỏ trên khắp các tỉnh thành những sản phẩm phẩm chủ đạo của công ty như: kháng sinh, thuốc giảm đau,...
- Nhóm thực phẩm chức năng: 100 % thực phẩm chức năng đều được nhập khẩu từ các hãng dược phẩm nổi tiếng như: Organika Canada, Bioved, Frmak Jsc, Zdrovit.
- Nhóm mỹ phẩm: các loại sản phẩm dưỡng da đến từ thương hiệu K5 của hãng mỹ phẩm Italia.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân
3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân chuyên kinh doanh dược phẩm được sản xuất tại các hãng dược phẩm lớn của Mỹ và Châu Âu. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực dược phẩm, hiện Công ty đã có trên dưới 100 sản phẩm độc quyền như: thực phẩm chức năng, mỹ phẩm,…và rất nhiều các loại khác. Cơ cấu tổ chức của Công ty hoạt động theo mô hình hạch toán tập trung, có văn phòng chính tại Hà Nội, 8 hệ thống nhà thuốc và một kho hàng.
Hình 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo hệ thống của Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân
Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM MINH QUÂN
PHÒNG QUẢN LÝ HÀNG ETC
PHÒNG QUẢN LÝ HÀNG
OTC KHO HÀNG GIAO VẬN
VĂN PHÒNG CÔNG TY
Hình 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân
Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty
- Đại hội đồng thành viên: thành phần gồm các thành viên góp vốn điều lệ cho Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành kinh doanh của Công ty.
- Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm trước đại hội đồng thành viên, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
- Giám đốc điều hành: Quản lý các hoạt động kinh doanh và hoạt động của Công ty.
- Giám đốc tài chính kế toán: quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính và các chiến lược về tài chính.
- Phòng kinh doanh: Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh. Theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả. Phân tích nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường.
ĐẠI HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐẠI HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH
TRƯỞNG PHÒNG KHO VẬN
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH
- Phòng kho vận: Quản lý hàng hóa trong kho hàng, xây dựng mạng lưới quy trình cung ứng điều vận.
- Phòng hành chính nhân sự: Điều hành quản lý các hoạt động hành chính và nhân sự của Công ty.
- Phòng tài chính kế toán: quản lý, điều hành các hoạt động tài chính và chiến lược về tài chính.
3.1.3.2. Đặc điểm công tác kế toán và cơ chế tài chính a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán trong toàn Công ty và thực hiện các công việc về tài chính kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo phương thức tập trung. Theo mô hình tổ chức này, công việc kế toán được tập trung giải quyết ở phòng kế toán.
Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty như sau:
Hình 3.3. Mô hình tổ chức phòng kế toán tại Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân
Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty
- Kế toán trưởng: phụ trách phòng kế toán, tổ chức công tác kế toán của Công ty, theo dõi và phân tích tình hình tài chính, chịu trách nhiệm về tính chính
Kế toán công nợ phải trả, chi phí Kế toán trưởng Kế toán
tổng hợp Kế toán thanh Kế tán tài sản Thủ quỹ
toán Kế toán
công nợ phải thu, doanh thu
xác, trung thực, phản ánh đày đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Ban giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: phụ trách công việc ghi sổ tổng hợp, sổ cái, lập các báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính của Công ty, đồng thời bảo quản và lưu trữ hồ so chứng từ theo quy định.
- Kế toán công nợ phải thu, doanh thu: theo dõi tình hình thanh toán của cá khách hàng và doanh thu của Công ty.
- Kế toán công nợ phải trả, chi phí: theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, ghi chép theo dõi tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Kế toán thanh toán: phụ trách công việc liên quan đến huy động vốn cho các dự án, ghi chép, theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với ngân hàng về tài khoản tiền gửi của Công ty.
- Kế toán tài sản cố định: ghi chép báo cáo tình hình sử dụng và biến động của tài sản cố định toàn Công ty.
- Thủ quỹ: Ghi chép tình hình thu chi tiền mặt của Công ty.
b. Đặc điểm về tổ chức sổ kế toán
Công ty TNHH thương mại dược phẩm Minh Quân áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức áp dụng phù hợp với Công ty, với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, cập nhật thường xuyên nên việc ghi chép cần được tiến hành liên tục, phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc hạch toán thường xuyên.
Các loại sổ kế toán được bộ phận kế toán Công ty sử dụng gồm: các loại sổ, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, sổ Cái theo quy định chung của Nhà nước; ngoài ra còn có cả sổ, thẻ, bảng biểu theo quy định của Công ty.
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi chéo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có), các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên
quan. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi tên sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các Sổ cái tương ứng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết số liệu này được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Hình 3.4. Mô hình tổ chức sổ kế toán
Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi định kì
: Quan hệ đối chiếu