67
Đề xuất in phôi, tin văn bằng, chứng chỉ In tem, phôi văn bằng chứng chỉ
Giám sát in phôi, tem văn bằng chứng chỉ
Tiếp nhập phôi và tem văn bằng chứng chỉ để lưu trữ
Kiểm tra lưu trữ
Tiếp nhập quyết định công nhận tốt nghiệp Công khai thông tin in van bằng chứng chỉ để các bộ
phận và sinh viên kiểm tra điều chỉnh
Đề nghị cấp phôi tem
Tiến hành in văn bằng chứng chỉ, dán tem
Đề nghị cấp bổ sung (nếu có sai sót) Kiểm tra văn bằng, chứng chỉ
Lập sổ cấp bằng, phát bằng cho sinh viên
Cập nhật hồ sơ lưu trữ văn bằng chứng chỉ và thông tin cấp văn bằng chứng chỉ lên cổng thông tin điện tử
Bảng 2.22. Mô tả chi tiết quy trình quản lý, in và cấp phát văn bằng, chứng chỉ
Bướ c
Mô tả chi tiết Trách nhiệm Kiểm soát
1 Vào đầu học kỳ Đầu của năm học, Phòng Đào tạo căn cứ tình hình số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ còn lưu trữ tiến hành làm đề xuất in phôi và tem dự trù sử dụng trong năm trình Ban Giám hiệu duyệt.
Phối hợp với Phòng Kế hoạch tài chính, Phòng TC-HC-TH liên hệ Đơn vị in ấn để chốt số lượng, mẫu văn bằng thông qua văn bản và file mềm. Phòng Đào tạo Phòng TC- HC-TH Phòng KH-TC Đơn vị in ấn Phòng CTSV&TTGD Ban Giám hiệu
2 Phòng CTSV&TTGD phối hợp với đơn vị in ấn để giám sát quá trình triển khai in ấn.
Sau khi hoàn tất việc in tiến hành lập biên bản hủy bản kẽm của phôi văn bằng, chứng chỉ.
Phòng CTSV&TTG D Phòng TC- HC-TH Phòng CTSV&TTGD Phòng TC- HC-TH
3 Bộ phận phụ trách quản lý phôi bằng của Phòng Đào tạo tiếp nhận, kiểm tra mẫu phôi, số lượng phôi bằng, chứng chỉ căn cứ đề xuất của phòng từ đơn vị in ấn.
Bộ phận quản lý tem của phòng TC-HC tiếp nhận tem và quản lý tem
Đồng thời lặp hồ sơ lưu và tiến hành lưu trữ phôi văn bằng chứng chỉ và tem tại nơi an toàn có khóa bảo mật. Phòng Đào tạo Phòng TC- HC-TH Phòng CTSV&TTGD Phòng KH-TC
4 Lãnh đạo Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD kiểm tra điều kiện lưu trữ phôi văn bằng chứng chỉ tại và tem. Phòng Đào tạo Phòng TC- HC-TH Phòng CTSV&TTG D Lãnh đạo các phòng
5 Các Khoa công bố danh sách và thông tin của người học được cấp văn bằng chứng chỉ trên cổng thông tin đồng thời cho tiến hành cho điều chỉnh những thông tin chưa chính xác trong 7 ngày kể từ ngày công bố.
Sau khi công bố và cho điều chỉnh trong 7 ngày, các Khoa phối hợp Phòng Công tác sinh viên tiến hành hoàn thiện thông tin sinh viên trên hệ thống phần mềm quản lý đào tạo.
Phòng Đào tạo lập kế hoạch phát bằng và thông báo cho sinh viên
Các Khoa Phòng CTSV&TTG D Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Phòng CTSV&TTGD
6 Bộ phận phụ trách in bằng Phòng Đào tạo căn cứ kế hoạch và quyết định công nhận tốt nghiệp làm đề nghị cấp phôi văn bằng và tem trình trưởng phòng để nhận phôi và tem để thực hiện in bằng
Phòng Đào tạo Phòng TC- HC-TH Phòng CTSV&TGG D 68
7 Bộ phận phụ trách in bằng Phòng Đào tạo căn cứ vào quyết định công nhận tốt nghiệp và dữ liệu trên phần mềm để in văn bằng, chứng chỉ.
Sau khi hoàn tất quá trình in văn bằng chứng chỉ, Phòng Đào tạo chuyển văn bằng chứng chỉ đến Phòng Tố chức - Hành chính trình người có trách nhiệm ký và đóng dấu.
Tất cả các phôi văn bằng, chứng chỉ in bị lỗi đều phải lập biên bản hủy theo quy định
Phòng Đào tạo Phòng TC- HC-TH Phòng CTSV&TGG D
Ban Giám hiệu
8 Phòng CTSV&TGGD kiểm tra, giám sát thông tin, số lượng văn bằng, chứng chỉ Phòng Đào tạo đã in.
Thời gian kiểm tra văn bằng chứng chỉ không quá 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bằng, chứng chỉ từ Phòng Đào tạo.
Phòng Đào tạo Phòng
CTSV&TTG D
9 Phòng Đào tạo lập sổ cấp bằng và phát bằng cho sinh viên theo kế hoạch
Phòng CTSV&TTG D
10 Bộ phận phụ trách bằng của Phòng Đào tạo tập hợp hồ sơ lưu trữ bao gồm: đề xuất in phôi, kế hoạch cấp phát văn bằng chứng chỉ, quyết định công nhận tốt nghiệp hoặc quyết định cấp chứng chỉ cùng với các văn bản liên quan thành bộ hồ sơ cấp văn bằng chứng chỉ theo từng đợt trong năm.
Phòng Đào tạo cập nhật dữ liệu về văn bằng chứng chỉ trong đợt lên cổng thông tin điện tử của Trường.
Phòng Đào tạo Phòng
CTSV&TTGD
Bảng 2.23: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “KSNB đối với Công tác quản lý điểm, in và cấp phát văn bằng chứng chỉ” của BGH và cán bộ các phòng, ban
TT Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
1 Nhà trường có ban hành quy trình về việc
quản lý điểm của sinh viên hay không? 16 1 3
2 Nhà trường có ban hành quy trình quản lý,
in và cấp phát VBCC hay không? 18 2
3 Quy trình quản lý điểm có đảm bảo chặt
chẽ tuyệt đối hay không? 5 10 5
4 Quy trình quản lý, in và cấp phát VBCC đã
chặt chẽ hay chưa? 16 1 3
5 Phòng ĐT có kiểm soát được quy trình
quản lý điểm của tất cả các lớp hay không? 8 10 2 6 Việc quản lý điểm và xét công nhận tốt
nghiệp cho sv có được thực hiện tự động 18 2
TT Nội dung khảo sát Có Không Không biết
bằng phần mềm hay không?
7 Ban giám hiệu có kiểm soát hoạt động quản lý,
in và cấp phát VBCC của trường hay không? 17 1 2
Qua kết quả khảo sát cho thấy Nhà trường đã ban hành được quy trình quản lý điểm và quy trình về việc quản lý, in và cấp phát VBCC. Nhìn chung việc quản lý điểm, quản lý phôi, in và cấp phát VBCC được thực hiện khá chặt chẽ và được kiểm soát bởi các bộ phận, tuy nhiên cũng còn một số hạn chế nhất định trong việc kiểm soát các quy trình.
- Về môi trường kiểm soát: Nhân sự của phòng Đào tạo, phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng và các khoa còn quá ít trong khi khối lượng công việc lại nhiều nên các nội dung công việc đa phần đều chưa triển khai kịp thời so với quy định của quy trình. Khi các Khoa nhập điểm xong mà không khóa điểm ngay, Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng cũng chưa kịp thời rà soát điểm, phòng Đào tạo cũng chưa kịp thời kiểm tra và khóa điểm của sinh viên do đó người nhập điểm vẫn có thể sửa điểm của sinh viên trước khi phòng ĐT kiểm tra và khóa.
- Về đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro cho công tác quản lý điểm và VBCC. Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD, phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng chủ động lường trước và báo cáo Ban Giám hiệu để kịp thời ngăn chặn và giải quyết.
- Về hệ thống thông tin và truyền thông: Đối với việc quản lý điểm và xét tốt nghiệp Nhà trường đều thực hiện thống nhất trên phần mềm nên các bộ phận đều có thể cập nhật thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng nhất. Cùng với đó các cán bộ các phòng và giáo vụ khoa đã lập thành các nhóm trên mạng xã hội để tiện trao đổi và nắm bắt thông tin. Tuy nhiên do hệ thống bảo mật chưa có bộ phận chuyên trách nên để đảm bảo an toàn thông tin Nhà trường mới chỉ đưa một vài tính năng qua cổng internet vì vậy việc tiếp cận phần mềm quản lý đào tạo vẫn còn những hạn chế.
- Về hoạt động kiểm soát: Nhà trường đã ban hành quy trình quản lý điểm và quy trình quản lý, in và cấp phát VBCC để các bộ phận căn cứ giám sát việc thực hiện hoạt động của các bộ phận.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Ban Giám hiệu thường xuyên theo dõi, giám sát việc thực hiện của các bộ phận cũng như yêu cầu các bộ phận báo cáo thường xuyên về hoạt động của đơn vị mình.
2.3.2.5. Kiểm soát thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp
Nhà trường lập các hòm thư góp ý ở các tòa nhà của trường, ngoài ra còn có các hòm thư góp ý điện tử trên website hoặc qua email. Việc tổng hợp thông tin từ hòm thư góp ý được giao trong phòng CTSV&TTGD, đôi khi phòng tuyển sinh hoặc trực tiếp BGH tham gia tổng hợp thông tin góp ý, phản hồi từ người học hoặc doanh nghiệp. Toàn bộ các admin của các trang mạng xã hội hoặc website của trường đều giao cho bộ phận truyền thông trong phòng
tuyển sinh đảm nhận, ngoài ra Nhà trường còn phân công 1 thành viên Ban giam hiệu trực tiếp theo dõi công tác tuyển sinh, đối ngoại và truyền thông.
Bảng 2.24: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Công tác kiểm soát thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp” của BGH và cán bộ các phòng, ban
TT Nội dung khảo sát Có Không Không
biết
1 HĐQT, BGH có nắm được thông tin phản hồi
từ người học và doanh nghiệp hay không? 17 1 2
2
Nhà trường có xây dựng hệ thống nhận phản hồi, góp ý từ người học và doanh nghiệp hay không?
18 1 1
3
Phòng CTSV&TTGD, phòng ĐT có kiểm soát được những phản hồi tiêu cực từ sv và doanh nghiệp hay không?
15 3 2
4
Ban giám hiệu có có kiểm soát được những phản hồi từ sv và doanh nghiệp hay không?
14 1 5
5
Nhà trường có kiểm soát được những phản hồi từ sinh viên và doanh nghiệp qua các trang mạng xã hội không?
17 1 2
Qua kết quả khảo sát cho thấy Nhà trường đã xây dựng và kiểm soát được hệ thống hòm thư góp ý để tiếp nhận phản hồi từ người học và doanh nghiệp một cách thuận tiện đồng thời đảm bảo tính riêng tư cho người góp ý.
Về môi trường kiểm soát: Nhà trường đã phân công hợp lý cho các đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận và tổng hợp thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp. HĐQT, BGH nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp.
- Về đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro cho công tác tiếp nhận và giải quyết thông tin phản hổi từ người học mà vẫn trực tiếp là BGH và các phòng ban giải quyết.
- Về hệ thống thông tin và truyền thông: Đảm bảo thông suốt giữa người phản hồi và cán bộ quản lý trong nhà trường.
- Về hoạt động kiểm soát: Nhà trường có văn bản giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin phản hồi cho phòng CTSV&TTGD, phòng Tuyển sinh và cử thành viên BGH phụ trách trực tiếp.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Ban Giám hiệu thường xuyên theo dõi, giám sát việc thực hiện của các bộ phận cũng như yêu cầu các bộ phận báo cáo thường xuyên về hoạt động của đơn vị mình.
2.4. Đánh giá chung về KSNB đối với hoạt động đào tạo tại trường cao đẳngCông nghệ và Thương mại Hà Nội Công nghệ và Thương mại Hà Nội
2.4.1. Về môi trường kiểm soát
Ưu điểm
• HĐQT, BGH nhận thức được tầm quan trọng của việc KSNB đối với hoạt động đào tạo.
• Nhà trường đã có cơ sở hạ tầng cơ bản đáp ứng cho hoạt động KSNB hoạt động đào tạo.
• Đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên làm việc được ở nhiều vị trí.
Tồn tại, hạn chế
• Nội bộ Nhà trường còn một số bộ phận chưa đoàn kết, hoạt động còn rời rạc chưa hiệu quả.
• Số lượng nhân viên các phòng ban còn ít so với nhu cầu thực tế nên chưa có nhân viên làm chuyên trách cho việc KSNB.
• Nhà trường chưa tổ chức cho sinh viên đăng ký khối lượng kiến thức của từng học kỳ.
• Nhân viên chưa được học qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ KSNB. • Việc kiểm soát công tác xây dựng và phát triển chương trình còn mang tính hình thức và thiếu thực tế.
• Ít tổ chức được các buổi hội giảng giáo viên, thi tay nghề sinh viên
• Nhiều ngành đào tạo nhân viên, giảng viên và cả cán bộ quản lý thiếu kinh nghiệm (nhất là những ngành mới).
• Trình độ ngoại ngữ, tin học của đội ngũ nhân viên, giảng viên còn hạn chế. • Môi trường làm việc còn mang tính gia đình hay cả nể, chưa chuyên nghiệp. • Hệ thống kiểm soát nội bộ nhiều chỗ còn mang tính hình thức.
2.4.2. Về đánh giá rủi ro
Ưu điểm
• HĐQT, BGH nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro trong KSNB đối với hoạt động đào tạo.
• HĐQT, BGH rất quan tâm đến thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp.
Tồn tại, hạn chế
• Chưa có quy trình đánh giá rủi ro trong KSNB hoạt động đào tạo của Nhà trường.
• Chưa có bộ phận nhận diện, đánh giá rủi ro chuyên trách. 2.4.3. Về hoạt động kiểm soát
Ưu điểm
• Hệ thống văn bản pháp lý, quy trình hướng dẫn các hoạt động được ban hành khá đầy đủ.
• Đã ban hành các biểu mẫu phục vụ công tác đào tạo của Nhà trường.
Tồn tại, hạn chế
• Chưa ban hành một số quy trình riêng của Trường như quy trình về xây 73
dựng chương trình; giáo trình, quy trình kiểm soát công tác giảng dạy.
• Quy trình tổ chức thi chưa chặt chẽ do chưa xây dựng được ngân hàng đề thi, chưa có đủ cán bộ coi thi theo yêu cầu,
• Số lượng nhân viên các phòng ban còn ít dẫn đến chưa thực hiện hết được việc KSNB hoạt động đào tạo thông qua các văn bản, quy trình
• Nhiều hoạt động kiểm soát đã được cụ thể bằng văn bản tuy nhiên lại chưa có cơ chế về kinh phí để thực hiện dẫn đến khó thực hiện.
• Trường tuyển sinh đa ngành dẫn đến việc tuyển sinh là theo xu thế thị trường, cứ ngành nào có nhiều sinh viên đăng ký thì nhà trường lại tuyển thừa chỉ tiêu trong khi một số ngành lại không tuyển được dẫn đến rủi ro vi phạm quy chế.
• Trường đào tạo đa ngành dẫn đến việc đầu tư cơ sở vật chất, con người còn khá dàn trải mà chưa tập trung vào những ngành thế mạnh dẫn đến một số ngành còn thiếu trang thiết bị so với quy định.
2.4.4. Về hệ thống thông tin và truyền thông
Ưu điểm
• HĐQT, BGH rất quan tâm đến thông tin phản hồi từ người học và doanh nghiệp. • Nhà trường đã có phần mềm quản lý đào tạo, quản lý học phí, phần mềm kế toán và phần mềm tuyển sinh.
Tồn tại, hạn chế
• Hệ thống thông tin phục vụ hoạt động KSNB hoạt động đào tạo của Nhà trường còn rời rạc và chưa có sự kết nối thông suốt giữa các phần mềm, các bộ phận.
• Phần mềm quản lý đào tạo, học phí và phần mềm tuyển sinh còn hoạt động độc lập với nhau.
• Phần mềm quản lý điểm chưa tự động khóa điểm sau khi giáo viên kết thúc nhập điểm.
• Nhà trường chưa có hệ thống bảo mật chuyên nghiệp. 2.4.5. Về cơ chế giám sát
Ưu điểm
• Các cá nhân, tập thể chủ động trong việc giám sát công việc do mình hoặc đơn vị mình phụ trách.
Tồn tại, hạn chế
• Nhà trường chưa có cơ chế giám sát cụ thể cho hoạt động KSNB nói chung và KSNB đối với hoạt động đào tạo nói riêng.
Từ những phân tích trên ta thấy, để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động đào tạo tại trường cao đẳng Công nghệ và Thương mại Hà Nội, nhà trường cần phải khắc phục được những tồn tại; hạn chế, phát huy những ưu điểm nhằm tiến tới mục đích tối ưu hóa các nguồn lực đầu tư và tối đa hóa các mục tiêu đã đặt ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết của chương 1, chương 2 đã mô tả thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo của trường cao đẳng Công nghệ và Thương