3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động đào tạo trong trường
3.2.1 Nâng cao môi trường kiểm soát
3.2.1.1 Mục tiêu
Xây dựng một môi trường giáo dục kỷ cương, nề nếp, thân thiện. Có đủ số lượng về nhân sự làm KSNB, ổn định cơ cấu tổ chức nhà trường, giúp đội ngũ nhân viên, giảng viên ngày một trưởng thành. Phát huy năng lực của mọi thành viên từ ban lãnh đạo tới các nhân viên, mọi bộ phận trong công tác kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo của Nhà trường. Làm cho mọi thành viên của nhà trường luôn sẵn sàng tiếp cận với những đổi mới trong công tác KSNB và công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
Giúp Ban Giám Hiệu kiểm soát việc thực hiện quy chế chuyên môn một cách chặt chẽ, kiểm soát việc dạy học có nề nếp, thống nhất được biện pháp kiểm soát hoạt động chuyên môn của nhà trường, các bộ phận cũng thấy được phạm vi phối hợp, về trách nhiệm quyền hạn, chủ động kiểm soát các nội dung theo chức năng nhiệm vụ của mình.
3.2.1.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Xây dựng môi trường giáo dục, kỷ cương, nề nếp, thân thiện và hiệu quả
+ Nhà trường cần khuyến khích, động viên toàn thể nhân viên, giảng viên tiếp tục gìn giữ và phát huy tính chính trực và các giá trị đạo đức; nhấn mạnh tầm quan trọng trong việc xây dựng và giữ gìn một môi trường sư phạm trong sạch, 78
lành mạnh.
+ Đề cao vai trò nhận thức của lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Nhà trường về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động đào tạo. Nếu lãnh đạo không nhận thức được tầm quan trọng của HTKSNB trong hoạt động đào tạo thì không thể thiết lập được HTKSNB. Và nếu nhân viên không nhận thức được điều này thì dỳ lãnh đạo đơn vị có tổ chức HTKSNB tốt thì cũng không thể hoạt động hiệu quả được.
+ Tổ chức các hoạt động truyền thông có tính thiết thực, phát động phong trào hướng cán bộ nhân viên, giảng viên nâng cao tinh trần trách nhiệm, đảm bảo chất lượng và hiệu qủa công việc của mỗi người một cách đúng nghĩa.
+ Xây dựng quy trình đánh giá cán bộ, giảng viên về cả chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và văn hóa ứng xử, trên cơ sở đó có giải pháp bồi dưỡng và xử lý phù hợp.
+ Xây dựng, áp dụng bộ quy tắc ứng xử mang tính chuẩn mực chung cho toàn trường nhằm tạo ra môi trường giáo dục kỷ cương, nề nếp, có văn hóa. Cụ thể:
• Quy định các chuẩn mực đạo đức và văn hoá ứng xử trong Nhà trường như: phẩm chất đạo đức, đạo đức nghề nghiệp, lối sống, tác phong, văn hoá ứng xử với sinh viên, đồng nghiệp, lãnh đạo.
• Quy định rõ các hành vi được khuyến khích cũng như các hành vi bị nghiêm cấm.
• Quy định hướng xử lý khi vi phạm các nguyên tắc đạo đức mà Nhà trường đã đề ra.
Nâng cao năng lực và tinh thần trách nhiệm về hoạt động KSNB của đội ngũ giảng viên trong Nhà trường
Năng lực và nhận thức của giảng viên vể hoạt động KSNB là một trong những nhân tố góp phần xây dựng hệ thống KSNB của nhà trường. Do đó ngoài việc nâng cao năng lực của các cán bộ trực tiếp tham gia vào các chốt kiểm soát, thì việc nâng cao năng lực của đội ngũ giáo viên và nhân viên trong trường cũng là điều hết sức quan trọng làm nền tảng để Nhà trường có điều kiện thực hiện hoạt động KSNB đối với công tác đào tạo.
+ Nhà trường cần có kế hoạch lâu dài nhằm đào tạo và bồi dưỡng liên tục đội ngũ giảng viên phù hợp với yêu cầu của các chốt kiểm soát tại các khoa.
+ Xây dựng, bổ sung các chính sách, quy định nhằm thu hút, tuyển dụng, khuyến khích, động viên các các giảng viên tự học tập và bồi dưỡng để không ngừng nâng cao năng lực của bản thân. Tạo ra các môi trường và điều kiện để cán bộ giảng viên có thể phát triển các năng lực của mình.
+ Bên cạnh đó, Nhà trường cần xây dựng rõ ràng, chi tiết các công việc KSNB trong hoạt động đào tạo để giao cho các chốt cũng như các cá nhân giảng viên tham gia kiểm soát.
Nâng cao năng lực KSNB của đội ngũ nhân viên phòng ban trong Nhà trường
Năng lực và nhận thức của đội ngũ nhân viên là yếu tố quan trong để làm nên hệ thống KSNB tốt vì vậy Nhà trường cần nâng cao năng lực đội ngũ nhân 80
viên. Tổ chức đào tạo, tập huấn về KSNB cho nhân sự các phòng ban đồng thời sắp xếp hợp lý nhân sự ở các chốt kiểm soát, đặc biệt là các chốt kiểm soát quan trọng như Phòng Đào tạo, Phòng CTSV và Thanh tra giáo dục, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng,….. Cụ thể
• Nhà trường cần có chính sách khuyến khích, động viên, tạo điều kiện cho các cán bộ phòng ban tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ kiểm soát.
• Phát động các cuộc thi về nghiệp vụ, chuyên môn nhằm tạo sân chơi lành mạnh và khuyến khích nhân viên có tinh thần sáng tạo, tìm tòi bổ sung kiến thức, cải tạo thủ tục hành chính, nâng cao kỹ năng tay nghề.
• Yêu cầu cán bộ các phòng ban phải tự hoàn thiện bản thân, đưa ra các tiêu chuẩn buộc họ phải phấn đấu trong một thời gian cụ thể.
• Mạnh dạn sa thải những cán bộ không đủ năng lực; vi phạm quy định về KSNB hoặc điều chuyển sang bộ phận khác phù hợp với năng lực của họ.
Nâng cao năng lực KSNB của cán bộ lãnh đạo các cấp
Ban Lãnh đạo phải nhận thức rõ được tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động đào tạo của Nhà trường, từ đó tự tìm tòi học hỏi hoặc tham gia các lớp tìm hiểu về KSNB để nắm được toàn bộ quy trình KSNB của một hoạt động.
Ban lãnh đạo phải có hành động thiết thực về KSNB đối với hoạt động đào tạo để quán triệt cho tất cả các nhân viên thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc hướng đến mục tiêu chung của đơn vị.
Tăng cường công tác phối hợp giữa Ban Giám Hiệu, Phòng ban chuyên môn và công đoàn trong xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn. Cụ thể:
• Kế hoạch năm học phải được xây dựng trên cơ sở bàn bạc thống nhất và được triển khai tới toàn thể giảng viên, nhân viên của trường.
• Xây dựng các nguyên tắc hoạt động, phân công công việc trách nhiệm rõ ràng, có kế hoạch làm việc cụ thể giữa các bộ phận.
• Chỉ đạo sinh hoạt chuyên môn hàng tháng.
Ban Giám Hiệu nên phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực hoàn cảnh của từng cá nhân, bộ phận nhằm thúc đẩy họ thực hiện việc kiểm soát có hiệu quả:
• Kết hợp giữa năng lực, nguyên vọng với yêu cầu công việc.
• Luân phiên thay đổi nhân sự để các thành viên được rèn luyện ở nhiều mảng công việc khác nhau qua đó nâng cao kỹ năng nghề, chia sẻ công việc.
• Chọn đúng người phụ trách các bộ phận, trong đó đặt những tiêu chuẩn phục vụ chuyên môn lên hàng đầu.
Ổn định cơ cấu tổ chức
Là trường cao đẳng có quy mô vừa, nhất là trong những năm gần đây nguồn tuyển sinh của trường giảm sút rõ rệt, cùng với đó dự chuyển dịch cơ cấu ngành nghề rõ rệt (chuyển từ ngành Y dược sang các khối kỹ thuật, kinh tế và du lịch); do đó, ban lãnh đạo Nhà trường cần có biện pháp cơ cấu lại đội ngũ nhân 81
sự sao cho vừa đảm bảo quy chế tổ chức của trường vừa phù hợp với tình hình thực tế nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động kiểm soát của trường.
Hoàn thiện chính sách nhân sự
Một chính sách nhân sự tốt phải đảm bảo các mục tiêu: • Có tính công bằng và cạnh tranh với thị trường lao động.
• Phản ánh đúng giá trị công việc và công bằng trong nội bộ trường.
• Khuyến khích nhân viên, gắn với kết quả thực hiện công việc.
• Đơn giản, dễ hiểu và đồng bộ với các công cụ quản lý khác.
• Bài bản, minh bạch và có tính hệ thống.
+ Đối với chính sách tuyển dụng
Nhà trường nên thông báo công khai, rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút ứng viên, bảo đảm tính công bằng - cơ hội bình đẳng cho mọi ứng cử viên và thực hiện đúng theo quy trình tuyển dụng của Nhà trường.
Thành lập Hội đồng tuyển dụng, xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá ứng viên làm căn cứ đánh giá chung trong việc tuyển dụng. Cử thành viên BGH quản lý và giám sát quá trình tuyển dụng nhân sự.
+ Đối với chính sách đào tạo
Các nhà lãnh đạo cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đặc biệt là nhân lực tham gia công tác kiểm soát nội bộ, đây là một trong những nhân tố góp phần nâng cao chất lượn hệ thống KSNB của trường.
Tranh thủ sự quan tâm hỗ trợ của Bộ LĐTB&XH trong vấn đề đào tạo nguồn nhân lực KSNB cho trường.
+ Đối với chính sách thăng tiến, phúc lợi, đãi ngộ
Nhà trường cần lập kế hoạch quy hoạch sử dụng nguồn nhân lực dành cho KSNB hoạt động đào tạo với một quy trình rõ ràng.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của các nhân viên định kỳ (3 tháng/ lần); qua đó đánh giá mục tiêu công việc, mục tiêu phát triển nghề nghiệp của mỗi cá nhân đồng thời cũng là cơ sở nhằm phát hiện nhân tố tích cực để đề bạt hoặc quy hoạch nguồn nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của trường.
Trẻ hoá lực lượng lãnh đạo các cấp, ưu tiên tuyển chọn nhân sự nội bộ cho các vị trí quản lý trong Nhà trường.
Định kỳ, Nhà trường nên xét điều chỉnh lương theo hiệu quả công việc; các trường hợp có thành tích xuất sắc nổi bật được điều chỉnh lương trước thời hạn.
Xây dựng cơ chế trả lương gắn với mức độ phức tạp, giá trị công việc; gắn với năng lực thực hiện công việc; gắn với kết quả hoàn thành mục tiêu công việc của đơn vị và từng người lao động.
3.2.1.3 Điều kiện thực hiện
Ban lãnh đạo phải nắm vững các văn bản có liên quan đến chế độ chính sách cho giảng viên, đạo đức nghề nghiệp của giảng viên, các văn bản hướng dẫn về bồi dưỡng giảng viên, các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Chính phủ về nâng cao chất lượng đội ngũ nhà giáo để làm cơ sở cho việc tham mưu hoặc vận dụng vào thực tiễn công tác quản lý, xây dựng và phát triển đội ngũ của nhà trường.
Thành lập quỹ đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý và và nhân viên trẻ trích từ ngân sách của trường theo nghị quyết của Hội đồng quản trị đã thông qua.
3.2.1.4 Cách thức đánh giá chất lượng giải pháp
Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Nhà trường đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên xung đột quyền lợi với trường, bao gồm cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
+ Nhà trường đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
+ Ban lãnh đạo có tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc – là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
+ Nhà trường có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
+ Có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo theo các chuẩn mực quy định của quy chế đào tạo và các quy định khác. Bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với Hội đồng quản trị, với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
+ Có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết, rõ ràng việc tuyển dụng, đào tạo, quy chế thi kiểm tra xét công nhận tốt nghiệp, quy chế thanh kiểm tra, đánh giá, phúc lợi để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
+ Nhà trường đã sử dụng `Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự KSNB cho từng vị trí trong tổ chức.
+ Không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo sự bất mãn cũng như tạo cơ hội cho các hành vi gian lận.
+ Thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. 3.2.2 Tăng cường đánh giá rủi ro
3.2.2.1 Mục tiêu
Giúp Nhà trường nhận diện được triệt để các rủi ro bên trong và bên ngoài trong công tác KSNB hoạt động đào tạo; từ đó, phân tích các rủi ro và xây dựng 83
các cơ chế nhằm đối phó với các rủi ro có thể xảy ra.
3.2.2.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Ban lãnh đạo cần có biện pháp nhằm truyền đạt mục tiêu chung của hệ thống KSNB đối với hoạt động đào tạo cũng như từng mục tiêu cụ thể của từng đơn vị đến toàn thể các nhân viên, giúp mỗi cá nhân trong Nhà trường từ lãnh đạo các cấp đến các nhân viên, giảng viên đều nhận thức được họ là một phần tử góp phần trong việc đạt được mục tiêu KSNB hoạt động đào tạo của trường.
Ban lãnh đạo cần quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn trong việc kiểm soát hoạt động đào tạo. Những rủi ro này có thể đến từ các yếu tố nội tại của đơn vị hay từ những yếu tố của môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài.
Nhận diện các rủi ro bên trong
+ Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết trong nội bộ trường. Trong bất kỳ một tổ chức nào, sự đoàn kết luôn là sức mạnh, tất cả cá nhân đều đồng lòng thì chắc chắn tổ chức sẽ thành công; ngược lại sự thiếu đoàn kết, mâu thuẫn về quyền lợi có thể dẫn đến một hay một vài cá nhân có hành động chia rẽ nội bộ từ đó ảnh hưởng đến việc KSNB hoạt động đào tạo đồng thời ảnh hưởng đến các mục tiêu của nhà trường.
+ Rủi ro do thiếu nhân sự để làm chuyên trách công tác KSNB.
+ Rủi ro từ sự hạn chế về năng lực KSNB của nhân viên, giảng viên: Hiện nay, hầu hết các nhân viên, giảng viên lâu năm của trường đều vững về nghiệp vụ KSNB, tuy nhiên rủi ro đến từ cán nhân viên, giảng viên trẻ do chưa có kinh nghiệm và nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của việc KSNB.
+ Rủi ro sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của nhà trường (không tiết kiệm chi phí, nguồn lực phân bổ chưa hợp ký, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…) để phục vụ công tác KSNB hoạt động đào tạo
+ Rủi ro không kiểm soát được khi các cá nhân thông đồng: Khi các cá nhân có sự thông đồng trong việc tổ chức giảng dạy, coi chấm thi, công tác nhập điểm thì việc phát hiện các gian lận trở nên khó khăn hơn.
+ Rủi ro không kiểm soát được công tác vào sổ, nhập điểm: Trong quá trình nhập điểm, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, các giáo viên, giáo vụ có thể vô tình hay cố ý thực hiện sai một số nghiệp vụ, điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng đào tạo của trường.
+ Rủi ro mất kiểm soát trong quá trình xử lý thông tin: Dữ liệu liên quan