3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động đào tạo trong trường
3.2.3 Bổ sung hoạt động kiểm soát
3.2.3.1 Mục tiêu
Giúp Nhà trường hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động đào tạo nhằm ngăn chặn cũng như đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu chi tiết nói riêng và mục tiêu của trường nói chung.
3.2.3.2 Nội dung và cách thức thực hiện
a) Đối với hoạt động kiểm soát công tác xây dựng và phát triển chương trình Tăng cường kiểm soát công tác xây dựng chương trình, mục tiêu đào tạo của từng ngành nghề thông qua:
+ BGH, Phòng Đào tạo, phòng KH-TC căn cứ theo Thông tư 03/2017/TT- BLĐTBXH ngày 01/3/2017 quy định về quy trình xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình; tổ chức biên soạn, lựa chọn, thẩm định giáo trình đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng để kiểm soát việc xây dựng chương trình.
+ BGH, Phòng ĐT căn cứ kết quả khảo sát phản hồi từ người học và doanh nghiệp để kiểm soát nội dung chương trình được xây dựng phù hợp với thực tế và bám sát nhu cầu xã hội.
+ Để kiểm soát chi tiết từng bước công tác xây dựng và phát triển chương trình, Nhà trường cần xây dựng quy trình chi tiết về việc xây dựng chương trình và đối với mỗi giai đoạn thì phân công đơn vị, cá nhân nào giám sát?
Xây dựng quy trình kiểm soát hoạt động xây dựng chương trình cụ thể, rõ ràng. Cụ thể:
Bước 1: Tổ chức xây dựng – BGH, phòng ĐT kiểm soát
Phòng Đào tạo tham mưu trình Ban giám hiệu ra quyết định thành lập Ban xây dựng chương trình đào tạo trong đó thành phần có Ban giám hiệu, trưởng khoa, giảng viên trong khoa, giảng viên mời từ trường khác, chuyên gia mời từ doanh nghiệp.
Ban xây dựng chương trình tổ chức xây dựng chương trình, các buổi làm việc, trao đổi, thảo luận lấy ý kiến về chương trình phải được thư ký lập biên bản làm việc.
Phòng Đào tạo cử nhân viên không tham gia xây dựng chương trình căn cứ các nội dung quy định trong Thông tư 03/2017/TT-BLĐTBXH ngày 01/3/2017 để giám sát quá trình xây dựng và điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai sót.
Bước 2: Tổ chức thẩm định và ban hành chương trình – BGH, phòng Đào tạo kiểm soát
Phòng Đào tạo tham mưu cho Ban Giám hiệu ra quyết định thành lập Hội đồng thẩm định chương trình. Hội đồng thẩm định có thành viên Ban Giám hiệu, giảng viên của khoa chuyên môn, giảng viên mời từ các trường khác, chuyên gia từ các doanh nghiệp, cán bộ thuộc cơ quan quản lý nhà nước, cán bộ phòng Đào tạo.
Ban xây dựng chương trình báo cáo, Chủ tịch Hội đồng thẩm định lấy ý kiến phản biện và đóng góp của các thành viên trong hội đồng và thống nhất ý kiến kết luận về chất lượng chương trình đã được đánh giá lập thành biên bản thẩm định.
Ban Giám hiệu giao phòng Đào tạo cử nhân viên không có trong Hội đồng thẩm định trực tiếp theo dõi và giám sát hoạt động thẩm định chương trình.
Chủ tịch Hội đồng thẩm định báo cáo kết quả thẩm định chương trình đào tạo để Hiệu trưởng nhà trường xem xét ra quyết định ban hành.
Phòng Công tác HSSV và Thanh tra giáo dục căn cứ quy trình xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình để kiểm soát.
Bước 3: Đánh giá chương trình đào tạo – BGH, phòng Đào tạo, phòng CTSV&TTGD kiểm soát hoạt động này
Sau khi chương trình ban hành được đưa vào sử dụng để đào tạo, sau khi 89
sinh viên tốt nghiệp Nhà trường tiếp tục lấy ý kiến sinh viên và nhà tuyển dụng lao động để đánh giá về chương trình đào tạo xem có phù hợp với thực tế hay không qua các phiếu khảo sát. Cụ thể khảo sát các nội dung:
Chương trình đào tạo có đáp ứng được nhu cầu của nhà tuyển dụng hay không. Chương trình đào tạo đã cung cấp được đầy đủ kỹ năng tay nghề cho sinh viên chưa.
Chương trình đã cập nhật được những công nghệ hiện đại phù hợp với thực tế sản xuất chưa?
Bước 4: Hành động khắc phục – BGH, phòng Đào tạo và các khoa cùng tham gia kiểm soát
Khi có phản hồi từ sinh viên và doanh nghiệp về chương trình đào tạo nào đó, Nhà trường cần tiến hành rà soát và điều chỉnh chương trình cho phù hợp. Định kỳ, 3 năm một lần nhà trường tổ chức rà soát lại toàn bộ các chương trình đào tạo nhằm đảm bảo điều chỉnh thiếu sót và cập nhật kiến thức mới. b) Đối với hoạt động kiểm soát công tác giảng dạy, tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập
Đối với công tác giảng dạy:
Phòng Đào tạo tăng cường công tác quản lý, kiểm soát chương trình, đề cương, bài giảng, kế hoạch giảng dạy một cách chặt chẽ bằng cách:
+ Cử nhân viên làm chuyên trách nhiệm vụ KSNB hoạt động đào tạo trong toàn trường
+ Yêu cầu giảng viên nộp kế hoạch giảng dạy kèm theo giáo án để trưởng Bộ môn tiến hành kiểm tra, đối chiếu với đề cương chi tiết đã được phê duyệt.
+ Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ môn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng…
+ Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với Phòng Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường. Chế tài này cũng hỗ trợ tích cực cho công tác kiểm soát hoạt động tổ chức giảng dạy của trường.
+ Ban Giám Hiệu ban hành văn bản chỉ đạo khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo thường xuyên dự giờ đột xuất để kiểm soát chất chất lượng giảng dạy của giáo viên.
+ Phòng Đào tạo phối hợp với phòng Công tác HSSV và thanh tra giáo dục tham mưu cho Ban giám hiệu tổ chức các đợt kiểm tra công tác đào tạo bất chợt (chỉ báo trước một vài ngày) chứ không phải có kế hoạch trước cả tháng như hiện nay.
Xây dựng quy trình kiểm soát hoạt động giảng dạy cụ thể, rõ ràng. Cụ thể:
Bước 1: Tổ chức giảng dạy – Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD kiểm
soát
Vào đầu năm học, căn cứ thời khoá biểu do phòng Đào tạo chuẩn bị, các Trưởng bộ môn phân công giảng viên tham gia giảng dạy.
Thư ký khoa hoặc thư ký giáo vụ liên hệ với giảng viên để sắp xếp lịch giảng dạy phù hợp.
Sau khi Lịch giảng dạy hoặc Thời khoá biểu đã được BGH phê duyệt, thư ký khoa hoặc thư ký giáo vụ công bố Thời khoá biểu cho giảng viên và sinh viên.
Bước 2: Quản lý quá trình giảng dạy - Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD kiểm soát
Bài giảng của giảng viên phải đúng theo đề cương chi tiết do trưởng bộ môn, trưởng khoa xem xét, được Hội đồng khoa học thông qua và Hiệu trưởng phê duyệt.
Giảng viên phải cung cấp đầy đủ bài giảng, tài liệu học tập, tài liệu tham khảo Giảng viên phải đảm bảo giảng dạy theo đúng Thời khoá biểu, đúng tiến độ. Giảng viên phải thực hiện đầy đủ chế độ kiểm tra, thi công khai minh bạch như quy định trong đề cương.
Bước 3: Đánh giá quá trình giảng dạy Quản lý quá trình giảng dạy - Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD kiểm soát
Quá trình giảng dạy của giảng viên được đánh giá thông qua: Nội dung giảng dạy phù hợp với đề cương đã được phê duyệt.
Các phòng ban có liên quan xem xét lịch trình giảng dạy do giảng viên cung cấp. Đảm bảo thời lượng giảng dạy (Phòng thanh tra theo dõi).
Tuân thủ các quy định, nội quy của Nhà trường.
Phản hồi từ kết quả thi và sinh viên thông qua Phiếu đánh giá giảng viên.
Bước 4: Hành động khắc phục - Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD kiểm soát
Khi có phản hồi từ sinh viên về nội dung giảng dạy của một môn học nào đó, cần xem xét và điều chỉnh nội dung cho phù hợp.
Khi có nhiều phản hồi từ sinh viên về thái độ hoặc phương pháp giảng dạy của giảng viên; trước tiên, trưởng bộ môn kết hợp với trưởng khoa xem xét, xác minh tính trung thực của thông tin, sau đó tìm biện pháp khắc phục hoặc xử lý nếu vi phạm quy chế.
Định kỳ, trưởng bộ môn kết hợp với các giảng viên phụ trách giảng dạy rà soát lại đề cương, nội dung, tài liệu nhằm đảm bảo điều chỉnh thiếu sót và cập nhật kiến thức.
Đối với hoạt động tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập
Quy trình coi, chấm thi đã được ban hành bằng văn bản, Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng; các khoa đều phải thực hiện đúng theo quy trình và đảm bảo các nguyên tắc, phòng Đào tạo; phòng CTSV&TTGD căn cứ quy trình kiểm soát từng bước thực hiện.
+ Xây dựng ngân hàng đề thi hết môn của tất các các môn học.
+ Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng lựa chọn đề thi trong ngân hàng một cách ngẫu nhiên và phải thực hiện việc in sao đề thi một cách nghiêm túc có giám sát của bộ phận thanh tra.
+ Việc tổ chức thi phải đảm bảo cán bộ coi thi không phải là giáo viên giảng dạy môn thi đó. Nhà trường nên bố trí thêm nhân sự để mỗi phòng thi đảm bảo đều có 2 cán bộ coi thi. Hoặc nếu chỉ có 1 cán bộ coi thi thì toàn bộ phòng thi đều phải lắp camera giám sát.
+ Phòng Thanh tra bố trí cán bộ thanh tra giám sát phòng thi.
Xây dựng quy trình kiểm soát hoạt động tổ chức thi cụ thể, rõ ràng. Cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị, lên kế hoạch
Phòng Đào tạo lập lịch thi, danh sách dự thi cho các đơn vị có liên quan. Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng chọn ngẫu nhiên đề thi trong ngân hàng và lập kế hoạch in sao đề thi.
Phòng CTSV&TTGD thanh tra, giám sát việc lập kế hoạch in, sao đề thi, phân công giáo viên coi, chấm thi của phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng.
Phòng CTHSSV&TTGD lập kế hoạch thanh tra kỳ thi.
Bước 2: Tổ chức coi thi, chấm thi
Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng cử giáo viên coi thi và giám sát việc giáo viên thực hiện nhiệm vụ đảm bảo sinh viên không sử dụng tài liệu hay các thiết bị nghe nghìn trong quá trình làm bài thi (trừ những môn được phép sử dụng).
Phòng Công tác HSSV và Thanh tra giáo dục căn cứ lịch thi tổ chức thanh tra giám sát quá trình thi.
Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng sau khi nhận bài thi, tổng hợp và tiến hành rọc phách và giao cho các giáo viên chấm thi đồng thời giám sát việc chấm thi của các giáo viên. Sau 5 ngày, phòng Khảo thí nhận lại bài thi đã chấm tiến hành ghép phách, cập nhật điểm trên phần mềm và gửi tới các khoa thông báo cho sinh viên.
Bước 3: Đánh giá quá trình thực hiện
Ban Giám hiệu tổ chức họp các bộ phận để nghe báo cáo và đánh giá hiệu quả của hoạt động KSNB.
Nhà trường tiến hành lấy ý kiến sinh viên và giảng viên về quy trình tổ chức thi kiểm tra để làm căn cứ đánh giá quá trình kiểm soát của các bộ phận, cụ thể: Thời gian cho việc lập kế hoạch, ra đề, chấm thi đã phù hợp chưa? Công tác coi chấm thi đã được tổ chức khách quan; minh bạch hay chưa? Có khâu nào chưa được kiểm soát hoặc chưa có bộ phận kiểm soát? Có tiêu cực xảy ra trong việc coi chấm thi hay không?
Bước 4: Hành động khắc phục
Khi có kết quả đánh giá về sự hiệu quả của việc KSNB, Ban Giám hiệu 92
chỉ đạo các bộ phận nghiên cứu và đề xuất biện pháp khắc phục đối với từng sự việc cụ thể như:
Nhà trường nên xây dựng ngân hàng đề thi để giảm thiểu các tiêu cực trong công tác tổ chức thi và đơn giản hơn trong việc kiểm soát.
Việc tổ chức thi dần thay đổi theo phương pháp thi trực tiếp trên máy thay vì thi trên giấy như hiện tại.
c) Đối với hoạt động kiểm soát công tác quản lý điểm, xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng
Việc quản lý điểm, xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên được nhà trường thực hiện trên phần mềm quản lý đào tạo tuy nhiên nhà trường cũng nên xây dựng quy trình cho việc quản lý điểm và xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên để các đơn vị có căn cứ cụ thể để kiểm soát từng nội dung như quy định rõ điều kiện sinh viên được tốt nghiệp, thời gian sinh viên được cấp bằng, cấp giấy chức nhận tốt nghiệp, …
Các Khoa phối hợp với phòng CTHSSV&TTGD giám sát việc thực hiện công tác quản lý điểm, xét và công nhận tốt nghiệp để đảm bảo quyền lợi cho sinh viên.
3.2.3.3 Điều kiện thực hiện
Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tầm quan trọng của các thủ tục kiểm soát trong việc ngăn ngừa và đối phó với rủi ro trong hoạt động đào tạo.
Toàn thể cán bộ nhân viên, giảng viên trong trường được trang bị những kiến thức cần thiết về những thủ tục kiểm soát nội bộ hoạt động đào tạo trong bộ phận của mình; có ý thức ngăn chặn, tố cáo các tiêu cực xảy ra tại bộ phận của mình, luôn hướng đến mục tiêu chung của đơn vị.
Ban lãnh đạo chỉ đạo và phối hợp với Trưởng các phòng/khoa/ban xây dựng các thủ tục kiểm soát cho từng bộ phận.
3.2.3.4 Cách thức đánh giá chất lượng giải pháp
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
+ Nhà trường đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc Nhà trường đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
+ Nhà trường đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
+ Nhà Trường có khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích rủi ro.