56
Xây dựng kế hoạch đào tạo toàn khóa, kế hoạch đào tạo năm học
Điều chỉnh (nếu có)
Kiểm tra nội dung của kế hoạch đào tạo của từng học kỳ giữa bản ban hành và dữ liệu đã nhập trong hệ thống phần mềm
Lập thời khóa biểu dự kiến cho từng kỳ theo kế hoạch giảng dạy
Tổ chức cho sinh viên đăng ký môn học Xử lý kết quả đăng ký của sinh viên
Các Khoa bố trí giảng viên dạy cho từng học kỳ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giảng dạy của giáo viên lưu trữ tại Khoa
Sinh viên điều chỉnh kế hoạch học tập
(nếu có)
Điều hành thời khóa biểu chính thức
Kiểm tra việc thực hiện thời khóa biểu tiếp nhận các thông tin gồm: nghỉ giảng, nghỉ bù, điều chỉnh, thay đổi
Xử lý các vấn đề học vụ từng học kỳ và khóa học
Kiểm tra bằng tốt nghiệp trước khi phát cho sinh
viên Xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên
Bảng 2.17. Mô tả chi tiết quy trình tổ chức hoạt động đào tạo
Bướ c
Mô tả chi tiết Trách nhiệm Kiểm soát
1 Tháng 7 hàng năm, xây dựng kế hoạch đào tạo toàn khóa đối với khóa mới tuyển và kế hoạch năm học đối với toàn bộ các khóa.
Phòng Đào tạo
Các Khoa Ban Giám hiệu 2 Kiểm tra nội dung chương trình đào tạo và kế hoạch
giảng dạy của từng học kỳ giữa bản đã ban hành với dữ liệu đã nhập trong hệ thống
Phòng Đào tạo Các Khoa chuyên môn
3 Lập thời khóa biểu dự kiến cho từng học kỳ theo kế hoạch giảng dạy, trước khi xếp thời khóa biểu dự kiến gửi đến Khoa/bộ môn kiểm tra lại môn học và sự hợp lý, sau đó công bố thời khóa biểu dự kiến cho sinh viên
Phòng Đào tạo Các Khoa
Các Cơ sở Các KhoaCác Cơ sở 4 Tổ chức cho sinh viên đăng ký môn học, xử lý kết
quả đăng ký học phần của sinh viên, gửi thời khóa biểu chính thức để Khoa quản lý học phần bố trí giảng viên giảng dạy
Phòng Đào tạo
Các Khoa Phòng Đào tạo Các Khoa 5 Các đơn vị quản lý học phần bố trí giảng viên giảng
dạy cho từng học kỳ, tiếp nhận phản hồi từ khoa/bộ môn và sắp xếp và in thời khóa biểu, thư mời giảng cho giảng viên thỉnh giảng gửi về các Khoa/phòng/ban có liên quan và công bố trên website.
Các Khoa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giảng dạy của giáo viên và lưu trữ tại khoa
Các Khoa
Phòng Đào tạo Các Cơ sở Sinh viên
6 Điều hành thời khóa biểu chính thức, lưu trữ thời khóa biểu
Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo
Phòng CTSV&TTGD 7
Kiểm tra việc thực hiện thời khóa biểu, tiếp nhận các thông tin gồm: nghỉ giảng, giảng bù, điều chỉnh, thay đổi. Các Khoa Phòng Đào tạo Phòng CTSV&TTG D Phòng Đào tạo Phòng CTSV&TTGD 8 Xử lý các vấn đề về học vụ: Cảnh báo kết quả học
tập, buộc thôi học, xin thôi học, tạm ngừng học, chuyển bậc đào tạo, chuyển ngành đào tạo, chuyển hệ đào tạo, chuyển chương trình đào tạo.
Các Khoa
Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Ban Giám hiệu 9 Xét, công nhận tốt nghiệp cho sinh viên (Sau khi cập
nhật dữ liệu kết quả học tập toàn khóa của sinh viên từ phần mềm quản lý đào tạo, nhận dữ liệu về việc nộp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, kỹ năng mềm, bằng tốt nghiệp THPT, chứng chỉ GDQP - AN, xác nhận công trình nghiên cứu khoa học, hoàn thành học phí và thực hiện xét và công nhận tốt nghiệp cho sinh viên).
Phòng Đào tạo
Các Khoa Phòng Đào tạo
Phòng CTSV&TTGD Các Khoa
Ban Giám hiệu Sinh viên 10 Quản lý, cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho sinh viên
(trước khi cấp bằng, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa quyết định công nhận tốt nghiệp với văn bằng của sinh viên)
Phòng Đào tạo Phòng Tổ chức – Hành Phòng Đào tạo Phòng Tổ chức – hành chính 57
chính Phòng KH-TC
Phòng CTSV&TTGD Các Khoa
Ban Giám hiệu Sinh viên
Các khoa căn cứ kế hoạch đào tạo năm học và thời khóa biểu mà phòng Đào tạo xây dựng, sắp xếp thời khóa biểu, cử hoặc mời giáo viên có đủ tiêu chuẩn để giảng dạy. Trước khi giảng dạy các khoa lập danh sách giáo viên và hồ sơ gửi về phòng Đào tạo để phòng kiểm soát trước khi bắt đầu giảng dạy nhằm tránh trường hợp khoa cử giáo viên không đúng quy định tham gia giảng dạy. Đồng thời khoa phải hướng dẫn quy chế, cung cấp các biểu mẫu theo dõi, quản lý đào tạo và đề cương chi tiết để giáo viên thực hiện. Giáo viên trước khi giảng dạy phải có đầy đủ giáo án, bài giảng theo quy định của nhà trường.
Trong quá trình thực hiện công tác giảng dạy, phòng CTSV&TTGD thường xuyên thanh tra việc thực hiện nề nếp giảng dạy, học tập của giáo viên, sinh viên; thanh tra việc quản lý giáo viên, sinh viên của khoa. Phòng Đào tạo thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế đào tạo của khoa, giáo viên và sinh viên. Hàng năm, phòng Đào tạo đều tham mưu cho Ban giám hiệu thành lập đoàn kiểm tra (gồm Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, phòng CTSV&TTGD, trưởng các khoa) để kiểm tra toàn bộ công tác tổ chức đào tạo của các bộ phận trong trường.
Bảng 2.18: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Kiểm soát việc Công tác tổ chức đào tạo của các khoa” của BGH và cán bộ các phòng, ban
T
T Nội dung khảo sát Có Không
Không biết
1
Nhà trường có ban hành hệ thống sổ sách biểu mẫu để thực hiện quản lý công tác đào tạo hay
không? 20
2
Nhà trường có ban hành quy định về tiêu chuẩn giáo viên giảng dạy các môn học hay
không? 5 10 5
3
Phòng ĐT, phòng CTSV-TTGD có kiểm soát được số giờ giảng và tình hình lên lớp của
giáo viên hay không? 15 3 2
4
Ban giám hiệu có cử thành viên thường trực theo dõi giám sát hoạt động tổ chức giảng dạy
của các khoa hay không? 17 1 2
5 Nhà trường có thường xuyên tổ chức hộigiảng giáo viên và thi tay nghề sinh viên hay không?
5 14 1
6 Việc lập thời khóa biểu có được thực hiện tựđộng trên phần mềm? 8 10 2
T
T Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
7 Hàng năm Nhà trường có tổ chức xét học vụcho sinh viên hay không? 13 2 5
8 Nhà trường có bộ phận theo dõi việc cử vàmời giáo viên thỉnh giảng của các khoa hay không?
10 2 8
9 Phòng Đào tạo và các Khoa có cho sinh viênđăng ký môn học hay không? 3 15 2
10 Nhà trường có kiểm soát được đầy đủ các điềukiện tốt nghiệp của sinh viên hay không? 15 5
Bảng 2.19: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Kiểm soát việc Công tác tổ chức giảng dạy của các khoa” của lãnh đạo, nhân viên và giáo viên các khoa
TT Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
1
Nhà trường có ban hành hệ thống sổ sách biểu mẫu để thực hiện quản lý công tác đào
tạo hay không? 20
2
Nhà trường có ban hành quy định về tiêu chuẩn giáo viên giảng dạy các môn học
hay không? 5 10 5
3 Phòng ĐT có thường xuyên kiểm tra hồ sơ
giảng dạy của giáo viên hay không? 8 8 4
4 Phòng ĐT có kiểm soát được giáo án, bàigiảng của giáo viên trước khi lên lớp hay không?
10 8 2
5 Phòng ĐT, phòng CTSV-TTGD có kiểmsoát được số giờ giảng và tình hình lên lớp của giáo viên hay không?
15 2 3
6 Nhà trường có thường xuyên tổ chức hội giảnggiáo viên và thi tay nghề sinh viên hay không? 4 15 1
7 Việc lập thời khóa biểu có được thực hiệntự động trên phần mềm? 2 15 3 8 Hàng năm Nhà trường có tổ chức xét học
vụ cho sinh viên hay không? 15 2 3
9 Phòng Đào tạo và các Khoa có cho sinhviên đăng ký môn học hay không? 2 15 3
10
Nhà trường có bộ phận theo dõi việc cử và mời giáo viên thỉnh giảng của các khoa
hay không? 12 5 3
11
Nhà trường có kiểm soát được đầy đủ các điều kiện tốt nghiệp của sinh viên hay
không? 16 1 3
Qua kết quả khảo sát cho thấy Nhà trường vẫn chưa ban hành được quy định về tiêu chuẩn của giáo viên tham gia giảng dạy các môn học mà phòng Đào 59
tạo và khoa vẫn dựa vào quy chế chung của Bộ LĐTB&XH để xét hồ sơ giáo viên. Việc kiểm soát bài giảng, giáo án của giáo viên trước khi lên lớp cũng chưa được thường xuyên và triệt để. Việc tổ chức dự giờ chưa được thực hiện thường xuyên, cùng với đó nhà trường cũng chưa tổ chức được các cuộc hội giảng cho giáo viên và hội thi tay nghề cho sinh viên. Điều nay cho thấy công tác tổ chức đào tạo và hoạt động kiểm soát công tác này còn gặp nhiều khó khăn:
- Về môi trường kiểm soát: Nhân sự của phòng Đào tạo, phòng CTSV&TTGD và các khoa còn quá ít trong khi lại kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Chính vì vậy còn khá nhiều hoạt động muốn triển khai trong công tác đào tạo mà chưa có đủ nhân lực để triển khai. Phòng ĐT cũng chưa có đủ nhân sự để phân công cán bộ chuyên trách cho hoạt động KSNB được. Chưa tổ chức cho sinh viên đăng ký khối lượng kiến thức học tập của từng học kỳ được mà vẫn là nhà trường đăng ký sẵn cho sinh viên.
- Về đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro cho công tác tổ chức giảng dạy. Phòng Đào tạo, Phòng CTSV&TTGD, các khoa chủ động rà soát và báo cáo Ban Giám hiệu để giải quyết.
- Về hệ thống thông tin và truyền thông: Nhà trường chưa lập được hệ thống thống thông tin thông suốt mọi nơi, mọi lúc. Tuy nhiên việc thông tin giữa cán bộ các phòng, khoa đã được lập thành các nhóm trên mạng xã hội để thuận tiện trong trao đổi công việc. Đối với lãnh đạo hoặc nhiều bộ phận khác việc thông tin đều khá thủ công bằng văn bản, email, điện thoại hoặc thông tin trực tiếp dẫn đến nhiều thông tin còn bị chậm, không kịp thời để xử lý.
- Về hoạt động kiểm soát: Nhà trường đã ban hành quy chế đào tạo và hệ thống biểu mẫu theo dõi hoạt động đào tạo. Hàng năm Nhà trường thành lập các đoàn kiểm tra để kiểm tra công tác đào tạo của các bộ phận để kịp thời phát hiện những sai sót và hướng dẫn các đơn vị thực hiện cho đúng. Tuy nhiên việc kiểm tra hồ sơ giảng viên, sổ sách giấy tờ quản lý công tác giảng dạy đều được thực hiện vào cuối mỗi học kỳ nên chưa kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình giảng dạy. Công tác thanh tra được thực hiện thường xuyên và có báo cáo tổng hợp hàng tháng để gửi Ban giám hiệu và các bộ phận kịp thời xử lý.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Ban Giám hiệu trực tiếp theo dõi, giám sát việc tổ chức đào tạo của các khoa và việc kiểm tra hướng dẫn của phòng Đào tạo. Ban giám hiệu cũng thường xuyên đi kiểm tra đột xuất việc thực hiện kế hoạch đào tạo của các khoa và yêu cầu các đơn vị báo cáo độc lập về kết quả thanh kiểm tra.
Tổ chức thi đánh giá kết quả học tập
Nhà trường đã ban hành quy trình tổ chức thi theo sơ đồ