(Nguồn: Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng – Trường CĐ CN&TMHN)
61 gửi lịch thi Lịch thi Danh sách thi gửi lịch thi gử i Đề thị + đáp án được duyệt (Niêm phong, có chữ ký, họ tên GV duyệt đề) NV in đề niêm phong, ký xác nhận (Liên lạc GV/TBM khi có sự cố) Giám sát phòng thi Túi bài thi + Bảng tổng hợp Báo cáo tình hình đợt thi Bàn giao bài thi +
Báo cáo tổng hợp Phân công
CB trực đề thi
Phân công CB coi thi Tổ chức coi thi
theo lịch Chọn đề, sao in đề, đóng gói, niêm phong Lập kế hoạch làm đề thi và mời CB coi thi
Lập kế hoạch thanh tra thi
học kỳ Chuẩn bị đề thi và đáp án P.TTGD P.ĐT KHOA QUY TRÌNH TỔ CHỨC THI HỌC KỲ P.KT&ĐBCL 1 .C h u ẩ n b ị 2 .L à m đ ề 3 .T ổ c h ứ c t h i 4 . K ế t th ú c đ ợ t t h i
Diễn giải
Bước 1. Chuẩn bị
+ Phòng Đào tạo gửi lịch thi, danh sách dự thi học kỳ cho các đơn vị liên quan: Các khoa, phòng Khảo thí đảm bảo chất lượng, chậm nhất 3 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Phòng Đào tạo công bố lịch thi và danh sách dự thi trên website chậm nhất 2 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Các Khoa dán lịch thi và danh sách dự thi trên bảng thông báo của Khoa chậm nhất 2 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Trưởng khoa hoặc trưởng bộ môn phân công GV làm đề thi và đáp án (04 đề thi+ 04 đáp án/môn thi) và gửi danh sách phân công GV làm đề thi và đáp án về Tổ khảo thí chậm nhất 3 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng lập kế hoạch sao in, đóng gói đề thi. Cứ 10 phòng thi cần 01 cán bộ sao in, đóng gói đề thi chậm nhất 2 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Tổ thanh tra lập kế hoạch thanh tra thi học kỳ chậm nhất 2 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Tổ khảo thí gửi kế hoạch mời CB coi thi chính thức, CB coi thi dự phòng, CB giám sát và Thư ký buổi thi cho các đơn vị. Một đợt thi không bố trí ít hơn 10 phòng thi. Cứ 10 phòng thi cần 01 CB coi thi dự phòng, 01 giám sát thi và 01 thư ký buổi thi.
+ Các đơn vị đăng ký danh sách CB coi thi chính thức, CB coi thi dự phòng, CB giám sát và thư ký buổi thi, gửi về Tổ khảo thí chậm nhất 1 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
Bước 2. Làm đề
+ Căn cứ danh sách phân công làm đề thi và đáp án của Khoa, các giảng viên làm đề và đáp án theo các biểu mẫu qui định. Đề thi và đáp án bắt buộc phải có chữ ký duyệt đề của trưởng bộ môn hoặc lãnh đạo khoa.
+ Giảng viên bỏ đề thi và đáp án đã có ký duyệt vào các bì đựng tương ứng, dán kín và ký niêm phong, nộp về Khoa quản lý.
+ Thư ký Khoa bỏ 02 bì đựng đề thi và đáp án của tất cả các môn thi vào túi đựng đề và đáp án của đợt thi, dán kín và ký niêm phong rồi chuyển về Tổ khảo thí chậm nhất 2 tuần trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Tổ khảo thí chọn ngẫu nhiên đề thi, thực hiện việc sao in đề thi, đóng gói theo từng phòng thi, ký niêm phong túi đựng đề thi sao in của từng phòng.
Bước 3. Tổ chức coi thi
+ Phân công CB coi thi chính thức, CB coi thi dự phòng, CB giám sát thi, thư ký buổi thi căn cứ theo danh sách đăng ký của các đơn vị gửi về Tổ khảo thí chậm nhất 2 ngày trước ngày đầu tiên của đợt thi.
+ Khoa phân công GV ra đề cho môn thi và trưởng bộ môn trực đề giải quyết sự cố nếu có.
+ Thư ký buổi thi bàn giao hồ sơ phòng thi: túi đề thi sao in, danh sách ghi điểm, các mẫu biên bản và các vật tư khác cho CB coi thi.
+ Căn cứ theo kế hoạch thanh tra thi học kỳ, Tổ thanh tra cử CB giám sát phòng thi, ghi nhận các trường hợp vi phạm quy chế thi, lập biên bản xử lý.
Bước 4. Kết thúc đợt thi
+ CB coi thi bàn giao bài thi, danh sách ghi điểm, đề thi dư và các vật tư phục vụ kỳ thi khác cho Thư kí buổi thi.
+ Thư kí buổi thi và CB coi thi kiểm tra, cùng xác nhận số bài, số tờ giấy thi. CB coi thi dán và kí niêm phong túi bài thi, ghi rõ số bài, số tờ giấy thi của sinh viên lên túi bài thi. Túi bài thi bao gồm: bài thi của sinh viên, đề thi, danh sách ghi điểm.
+ Tổ khảo thí chuyển giao các túi bài thi và đáp án của đề đã được chọn thi cho các Khoa để các Khoa tự thực hiện qui trình chấm thi.
+ Tổ khảo thí chuyển cho từng Khoa hồ sơ tổng hợp báo cáo số lượng coi thi để các Khoa làm báo cáo thanh toán với Phòng KHTC.
+ Tổ thanh tra lập báo cáo tình hình đợt thi gửi cho các Phòng, Khoa và Ban Giám Hiệu chậm nhất 01 tuần sau khi hết đợt thi.
Bảng 2.20: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Kiểm soát Công tác tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập” của BGH và cán bộ các phòng, ban
TT Nội dung khảo sát Có Không Không
biết
1 Nhà trường có ban hành quy trình tổ chức
thi hết môn, thi tốt nghiệp hay không? 20 2 Ban giám hiệu có kiểm soát công tác lập kế
hoạch và tổ chức thi của các bộ phận hay
không? 15 1 4
3 Phòng ĐT có kiểm soát được công tác coi
chấm thi của Phòng KT&ĐBCL hay không? 13 3 4
4 Phòng CTSV&TTGD có thực hiện việc
thanh tra công tác coi chấm thi hay không? 18 2
5 Nhà trường có sử dụng hệ thống camera giám
sát trong việc tổ chức coi thi hay không? 10 8 2
6 Nhà trường đã xây dựng được ngân hàng
đề thi cho các môn học hay chưa? 3 15 2
7 Nhân sự của phòng ĐT, phòng CTSV&TTGD có đủ để cử nhân viên chuyên trách cho việc KSNB hoạt động đào tạo hay chưa?
18 2
8 Nhà trường có bộ phận đánh giá rủi ro
trong hoạt động đào tạo hay không? 5 12 3
9 Mỗi phòng thi có đủ 02 cán bộ coi thi hay 8 10 2
TT Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
không?
Bảng 2.21: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Kiểm soát Công tác tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập” của lãnh đạo, nhân viên và giáo viên các khoa
TT Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
1 Nhà trường có ban hành quy trình tổ chứcthi hết môn, thi tốt nghiệp hay không? 18 2 2 Nhà trường có sử dụng hệ thống camera giám
sát trong việc tổ chức coi thi hay không? 8 10 2
3 Nhà trường đã xây dựng được ngân hàngđề thi cho các môn học hay chưa? 3 15 2
4 Mỗi phòng thi có đủ 02 cán bộ coi thi haykhông? 5 13 2
5 Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng cógiám sát giáo viên khi chấm thi hay không?
13 2 5
Qua kết quả khảo sát ở bảng 2.20 và 2.21 cho thấy Nhà trường đã ban hành được quy trình tổ chức thi và căn cứ để thực hiện và kiểm soát tương đối được hoạt động tổ chức thi của nhà trường. Công tác tổ chức thi được kiểm soát chặt chẽ bởi các bộ phận như phòng Đào tạo, Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, phòng CTSV&TTGD và các khoa. Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại ở từng yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
- Về môi trường kiểm soát: Nhân sự của phòng Đào tạo, phòng CTSV&TTGD, phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, các khoa còn quá ít. Các hệ, các ngành đào tạo của nhà trường lại rất nhiều với tiến độ đào tạo khác nhau nên việc lập kế hoạch thi và thực hiện kế hoạch theo đúng quy trình là vô cùng khó khăn. Cùng với đó, việc nhà trường có nhiều lớp ít sinh viên (do không tuyển được) phải học ghép cũng làm ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp kế hoạch thi của phòng Đào tạo. Việc tổ chức coi thi cũng chưa sắp xếp được 100% phòng thi có 2 cán bộ coi thi đa số mới chỉ thực hiện được ở các kỳ thi tốt nghiệp hoặc thi đầu vào, còn các kỳ thi hết môn mới chỉ có 1 cán coi thi. Nhà trường cũng chưa xây dựng được ngân hàng đề thi.
- Về đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro cho công tác tổ chức thi. Trong quá trình thực hiện quy trình, các đơn vị kiểm soát lẫn nhau để phát hiện và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra. Trường hợp các bộ phận không tự giải quyết được thì báo cáo lên Ban giám hiệu để giải quyết.
- Về hệ thống thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin giữa các bộ phận đã dần từng bước được cập nhật nhanh chóng thông qua các mạng xã hội. Tuy nhiên đối với lãnh đạo hoặc nhiều bộ phận khác việc thông tin vẫn thủ công bằng văn bản, email, điện thoại hoặc thông tin trực tiếp.
- Về hoạt động kiểm soát: Nhà trường đã ban hành quy trình tổ chức thi nên các bộ phận có căn cứ để kiểm soát lẫn nhau.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Các bộ phận căn cứ quy trình đôn đốc nhắc nhở khi các đơn vị khác thực hiện chưa đúng. Ban Giám hiệu trực tiếp giám sát việc thực hiện quy trình của các bộ phận và giám sát thông qua các bộ phận đã được giao nhiệm vụ. Nhà trường chưa có đủ 100% hệ thống phòng thi có lắp đặt camera giám sát để hỗ trợ cho quá trình kiểm soát công tác coi thi.
2.3.2.4. Kiểm soát công tác quản lý điểm, in và cấp phát văn bằng, chứng chỉ
Công tác quản lý và cấp phát văn bằng chứng chỉ được nhà trường thực hiện theo thông tư 10/2017/TT-BLĐTBXH ngày 13/3/2017. Đồng thời nhà trường cũng đã ban hành quy trình quản lý điểm và quy trình quản lý và cấp phát văn bằng chứng chỉ.
Quy trình quản lý điểm được thực hiện như sau: Sau khi các khoa chấm thi xong, phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng bàn giao phách để các khoa khớp phách và nhập điểm vào phần mềm quản lý đào tạo cho sinh viên và khóa điểm, đồng thời gửi 1 bảng điểm về phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng. Căn cứ Bảng điểm nhận được phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng kiểm soát việc nhập điểm của các khoa. Phòng Đào tạo tiến hành rà soát việc khóa điểm và khóa điểm của mỗi học kỳ sau khi kết thúc học kỳ 30 ngày.
Quy trình quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ được giao cụ thể cho các bộ phận như sau: Phòng Đào tạo quản lý và in phôi VBCC và chia 2 bộ phận, một bộ phận quản lý phôi VBCC, một bộ phận in VBCC, Phòng TC-HC quản lý tem. Khi sinh viên tích lũy đủ số tín chỉ Phòng Đào tạo tiến hành xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên trên phần mềm và tổ chức họp xét tốt nghiệp cho sinh viên, sau đó trình Hiệu trưởng ban hành quyết định công nhận tốt nghiệp cho sinh viên. Sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp bộ phận in VBCC làm đề nghị nhận phôi văn bằng từ bộ phận quản lý phôi và tem từ phòng TC-HC để in bằng tốt nghiệp để cấp cho sinh viên. Bộ phận quản lý phôi và quản lý tem căn cứ quyết định công nhận tốt nghiệp và đề nghị của bộ phận in VBCC tiến hành cấp phôi và tem. Trường hợp bằng sai hỏng phải được lập biên bản và tiến hành hủy bằng theo quy định.