50
Thành lập ban chủ nhiệm xây dựng chương trình, hội đồng thẩm định
Khảo sát, xác định nhu cầu nhân lực theo trình độ và ngành đào tạo
Tham khảo, so sánh với chương trình đào tạo cùng trình độ, cùng ngành của trường khác để hoàn thiện
Tổ chức hội thảo lấy ý kiến của giảng viên, cán bộ quản lý trong và ngoài trường, các nhà khoa học và các chuyên
gia đến từ các doanh nghiệp
Hoàn thiện dự thảo chương trình đào tạo trình hội đồng khoa học và đào tạo. Thiết kế đề cương chi tiết các môn
học theo chương trình đào tạo đã xác định
Thẩm định chương trình đào tạo, thẩm định chương trình chi tiết các môn học
Hoàn thiện chương trình đào tạo và đề cương chi tiết môn học theo yêu cầu của hội đồng thẩm định
Ban hành chương trình đào tạo
Bảng 2.12. Quy trình chi tiết xây dựng chương trình
Bướ
c Mô tả chi tiết
Trách nhiệm
Kiểm soát
1 Thành lập Ban chủ nhiệm/Tổ biên soạn chương trình,Hội đồng thẩm định chương trình Đào tạoPhòng BGH
2
- Khảo sát, xác định nhu cầu nhân lực theo trình độ và ngành/ chuyên ngành đào tạo;
- Khảo sát nhu cầu của người sử dụng lao động đối với người tốt nghiệp ngành/chuyên ngành đào tạo ;
- Kết hợp với yêu cầu về khối lượng kiến thức tối thiểu và yêu cầu về năng lực người học đạt được sau khi tốt nghiệp của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp ban hành.
Khoa chuyên
môn Đào tạoPhòng
3
- Xây dựng mục tiêu chung; - Xây dựng mục tiêu cụ thể;
- Xây dựng chuẩn đầu ra của chương trình đào tạo
Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo 4
Xác định cấu trúc chương trình đào tạo, khối lượng kiến thức cần thiết theo đúng quy định của Tổng cục GDNN trên cơ sở đảm bảo chương trình được xây dựng đáp ứng mục tiêu của và chuẩn đầu ra
Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Ban Giám hiệu 5
Tiến hành khảo sát các chương trình đào tạo cùng ngành/chuyên ngành của các cơ sở đào tạo khác trong và ngoài nước để hoàn thiện chương trình đào tạo
Khoa chuyên môn Trưởng khoa 6
Tổ chức hội thảo lấy ý kiến của giảng viên, cán bộ quản lý trong và ngoài cơ sở đào tạo, các nhà khoa học, đại diện đơn vị sử dụng lao động liên quan và người đã tốt nghiệp (nếu có) về chương trình đào tạo
Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Ban Giám hiệu 7
Hoàn thiện dự thảo chương trình đào tạo trên cơ sở tiếp thu ý kiến phản hồi của các bên liên quan và trình Hội đồng khoa học và đào tạo của cơ sở đào tạo xem xét tiến hành các thủ tục thẩm định và áp dụng
Thiết kế đề cương chi tiết các học phần theo chương trình đào tạo đã xác định Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo 8
Nhà trường tổ chức hội đồng thẩm định chương trình đào tạo và đề cương chi tiết các học phần thuộc chương trình đào tạo (chỉ thẩm định các môn mới vì trong chương trình có thể có một số môn hiện đang giảng dạy cho các ngành khác). Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo Ban Giám hiệu 9
Hoàn thiện chương trình đào tạo và đề cương chi tiết các học phần theo yêu cầu của hội đồng
Khoa chuyên môn Phòng Đào tạo 10
Trình Ban giám hiệu ký ban hành CTĐT Phòng Đào tạo
Ban Giám
hiệu 11 Lưu hồ sơ minh chứng xây dựng, thẩm định và ban hàng
CTĐT theo tất cả các bước trên
Phòng Đào tạo Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng Đào tạo Phòng Kế hoạch – Tài 51
chính
Bảng 2.13: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động KSNB đối với Công tác xây dựng và phát triển chương trình” của BGH và cán bộ các phòng, ban
TT Nội dung khảo sát Có Không Khôngbiết
1
Hội đồng quản trị và Ban giám hiệu nhà trường có quan tâm đến KSNB trong hoạt động XDCT hay
không? 17 1 2
2
Nhà trường có đầy đủ những quy định, thủ tục trong việc ủy quyền và phê duyệt các nghiệp vụ XDCT hay không?
16 2 2
3 Nhà trường có các quy trình riêng cho việc thực
hiện và giám sát XDCT hay không? 7 10 3 4 Ban giám hiệu có tham gia kiểm soát việc XDCT
của Nhà trường không? 17 1 2 5 Quá trình XDCT của các khoa có được Phòng đàotạo kiểm soát hay không? 15 5 6 Phòng Kế hoạch – Tài chính có tham gia kiểm soátquá trình XDCT hay không? 18 2 7 Nhà trường có bộ phận đánh giá mức độ phù hợp với
thực tế của nhu cầu xã hội hay không? 5 10 5 8 Ban giám hiệu có thường xuyên đánh giá rủi ro trong công tác
XDCT của nhà trường hay không? 5 10 5 9 Phòng ĐT đã có nhân viên chuyên trách thực hiện
hoạt động KSNB không? 15 5 10
Các phòng, ban, khoa có đoàn kết và phối hợp tốt với nhau trong việc KSNB hoạt động đào tạo hay không?
10 8 2
11
Lãnh đạo nhà trường và các cán bộ, nhân viên được cử làm nhiệm vụ KSNB có được đào tạo nghiệp vụ KSNV không?
2 15 3
Bảng 2.14: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động KSNB đối với Công tác xây dựng và phát triển chương trình” của lãnh đạo, nhân viên và giảng viên
thuộc các khoa
TT Nội dung khảo sát Có Không Không
biết
1 Ban giám hiệu nhà trường có quan tâm đến KSNB trong hoạt động XDCT hay không?
12 1 7
2
BGH nhà trường có kiểm soát việc mời chuyên gia tham gia xây dựng chương trình của các khoa hay không?
15 1 4
3 Ban giám hiệu có tham gia việc kiểm soát
quy trình XDCT của Nhà trường không? 7 3 10
4 Quá trình XDCT của các khoa có được
Phòng đào tạo kiểm soát hay không? 15 1 4
5 Phòng Kế hoạch – Tài chính có tham gia
kiểm soát quá trình XDCT hay không? 16 4
6
Lãnh đạo khoa có kiểm soát được nội dung chương trình của từng giảng viên trong khoa hay không?
18 1 1
7
Lãnh đạo Khoa có kiểm soát được việc tham khảo chương trình của trường khác ở mức độ cho phép hay không?
15 3 2
8
Các phòng, ban, khoa có đoàn kết và phối hợp tốt với nhau trong việc KSNB hoạt động đào tạo hay không?
10 5 5
9
Lãnh đạo nhà trường và các cán bộ, nhân viên được cử làm nhiệm vụ KSNB có được đào tạo nghiệp vụ KSNV không?
2 14 4
Qua kết quả khảo sát cho thấy Nhà trường khá chú trọng đến việc KSNB công tác xây dựng và phát triển chương trình đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của xã hội.
Qua kết quả khảo sát và phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ công tác xây dựng và phát triển chương trình ở trên, về cơ bản Nhà trường đã kiểm soát được hoạt động xây dựng chương trình đào tạo tại trường. Tuy nhiên cũng còn một số mặt hạn chế do những nguyên nhân khách quan và chủ quan đánh giá qua 5 thành tố của KSNB như sau:
- Về môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm nhiều bộ phận từ Ban Gám hiệu, phòng Đào tạo, phòng Kế hoạch – Tài chính đến toàn bộ các khoa. Do trường là trường tư thục nên nhân sự của mỗi bộ phận phải kiêm rất nhiều công việc khác nhau nên cũng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kiểm soát 53
việc xây dựng chương trình. Cũng do là trường tư cho nên Ban Giám hiệu cũng phải cân nhắc các nguồn lực, vì thế nguồn lực (về con người và tài chính) đầu tư cho công tác xây dựng và phát triển chương trình cũng hạn chế.
Ban Giám hiệu cũng đã quan tâm đến việc KSNB hoạt động này tuy nhiên cũng chưa kiểm soát được toàn bộ quy trình do các thành viên trong BGH có quá nhiều việc và chưa có thành viên BGH chịu trách nhiệm riêng cho công tác KSNB. Phòng ĐT cũng chưa có nhân sự chuyên trách cho nhiệm vụ KSNB trong toàn trường. Nhân sự thực hiện KSNB cũng chưa được đào tạo nghiệp vụ một cách bài bản.
- Đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro một cách chuyên nghiệp mà mỗi cá nhân, bộ phận chủ động xem xét các rủi ro có thể xảy ra và báo cáo Ban Giám hiệu để tìm cách hạn chế và khắc phục.
- Hệ thống thông tin và truyền thông: Nhà trường chưa lập được hệ thống thống thông tin thông suốt mọi nơi, mọi lúc. Việc thông tin đều khá thủ công bằng văn bản, email, điện thoại hoặc thông tin trực tiếp dẫn đến nhiều thông tin còn bị chậm, không kịp thời để xử lý.
- Hoạt động kiểm soát: Mặc dù Nhà trường đã chú trọng đến việc xây dựng chương trình, tuy nhiên vẫn chưa ban hành đầy đủ được các quy trình xây dựng chương trình chi tiết dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện công tác xây dựng chương trình của các khoa và kiểm soát việc xây dựng chương trình của Phòng Đào tạo, BGH.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Trong quá trình thực hiện việc kiểm soát việc xây dựng chương trình, Ban Giám hiệu cũng thường xuyên giám sát quá trình thực hiện của các bộ phận bằng cách yêu cầu các bộ phận báo cáo tình hình thực hiện.
2.3.2.2. Kiểm soát công tác xây dựng kế hoạch và tiến độ đào tạo
Hàng năm, căn cứ vào chương trình đào tạo và kết quả tuyển sinh của từng ngành, phòng Đào tạo xây dựng kế hoạch học tập toàn khóa (cho khóa mới tuyển sinh), kế hoạch đào tạo năm học (cho toàn bộ các khóa) và tiến độ đào tạo năm học (cho toàn bộ các khóa) để trình Hiệu trưởng ban hành để thực hiện.
Việc xây dựng kế hoạch đào tạo toàn khóa được căn cứ hoàn toàn theo chương trình đào tạo, thời gian đào tạo đối với khóa học, ngành học. Các Khoa căn cứ chương trình đào tạo đã được ban hành, quyết định thành lập các lớp để kiểm soát việc xây dựng kế hoạch toàn khóa của phòng Đào tạo để tránh những sai sót diễn ra trong quá trình xây dựng đồng thời đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.
Việc xây dựng kế hoạch đào tạo năm học được phòng Đào tạo xây dựng cho từng ngành từng khóa học căn cứ vào kế hoạch đào tạo toàn khóa và kế hoạch đào tạo năm học trước đã thực hiện. Các Khoa, phòng Kế hoạch – Tài chính căn cứ kế hoạch đào tạo toàn khóa, kế hoạch đào tạo năm học trước của khoa mình và thực tế thanh toán giáo viên để kiểm soát việc xây dựng kế hoạch đào tạo năm học của phòng Đào tạo.
Việc xây dựng tiến độ đào tạo năm học được phòng Đào tạo xây dựng dựa 54
trên kế hoạch đào tạo năm học, kế hoạch thi, kế hoạch nghỉ lễ, nghỉ hè của năm học đó. Việc xây dựng tiến độ đào tạo được kiểm soát bởi Ban Giám hiệu nhà trường và các khoa.
Bảng 2.15: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động KSNB đối với Công tác xây dựng kế hoạch và tiến độ đào tạo” của BGH và cán bộ các phòng, ban
T
T Nội dung khảo sát Có Không
Không biết
1
Nhà trường có xây dựng các quy trình chi tiết cho việc xây dựng kế hoạch, tiến độ làm căn cứ thực hiện xây dựng và giám sát quá trình xây dựng hay không?
16 2 2
2
Phòng đào tạo có cử nhân viên riêng theo dõi và giám sát việc xây dựng kế hoạch và tiến độ đào tạo hay không?
10 5 5
3
Lãnh đạo phòng ĐT có trực tiếp kiểm soát quá trình xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo hay không?
12 2 6
4
Các khoa có tham gia vào việc kiểm soát việc xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo hay không?
18 2
5
Kế hoạch, tiến độ đào tạo có được thông tin rộng rãi trong hệ thống thông tin của trường hay không?
20
Bảng 2.16: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động KSNB đối với Công tác xây dựng kế hoạch và tiến độ đào tạo” của lãnh đạo, nhân viên,
giáo viên các khoa
TT Nội dung khảo sát Có Không Không
biết
1 Các khoa có tham gia vào việc kiểm soát việc xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo hay không?
15 1 4
2 Kế hoạch, tiến độ đào tạo có được thông tin rộng rãi trong hệ thống thông tin của trường hay không?
20
Qua kết quả khảo sát cho thấy việc xây dựng kế hoạch và tiến độ đào tạo của Nhà trường là khá bài bản và được kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên cũng còn một số tồn tại do các yếu tố cụ thể như sau:
- Về môi trường kiểm soát: Phòng Đào tạo chưa có cán bộ chuyên trách trực tiếp làm về công tác xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo của toàn bộ các ngành, 55
các khóa của Nhà trường mà còn kiêm nhiệm nhiều việc nên nhiều khi không kịp điều chỉnh kế hoạch, tiến độ khi có những rủi ro bất ngờ xảy ra như thiên tai, dịch bệnh. Phòng ĐT chưa có nhân viên chuyên trách cho hoạt động KSNB trong trường.
- Về đánh giá rủi ro: Nhà trường chưa có bộ phận đánh giá rủi ro cho công tác xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo. Các bộ phận tự xác định rủi ro và báo cáo Ban Giám hiệu để giải quyết.
- Về hệ thống thông tin và truyền thông: Nhà trường chưa lập được hệ thống thống thông tin thông suốt mọi nơi, mọi lúc. Việc thông tin đều khá thủ công bằng văn bản, email, điện thoại hoặc thông tin trực tiếp dẫn đến nhiều thông tin còn bị chậm, không kịp thời để xử lý.
- Về hoạt động kiểm soát: Nhà trường thực hiện xây dựng kế hoạch, tiến độ theo định kỳ hàng năm.
- Yếu tố giám sát, thẩm định: Ban Giám hiệu trực tiếp theo dõi, giám sát hoạt động đào tạo. Phòng Đào tạo luôn có ý thức bồi dưỡng cán bộ kiểm soát và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình xây dựng chương trình, tiến độ đào tạo.
2.3.2.3. Kiểm soát việc thực hiện hoạt động đào tạo
Tổ chức hoạt động đào tạo