C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
b) Phân tích dữ liệu
4.3.2 Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
Với tần suất nhập hàng liên tục tăng trong năm nay, nhân viên XNK nên thực hiện khai hải quan điện tử tại nhà thông qua viêc mua phần mềm hải quan điện tử nhưng với điều kiện hợp đồng đó có sự chắc chắn về số lượng và kí mã hiệu đích xác hàng được giao. Nhân viên XNK nên được trang bị laptop để thực hiện các hoạt động tác nghiệp, thứ nhất để tiện khai hải quan điện tử trên cửa khẩu; thứ hai, thông đạt các thông tin qua phần mềm giám sát tới ban giám đốc; thứ ba, soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng…trong một số trường hợp đặc biệt.
Sai phạm lớn nhất của công ty là hàng sai ký mã hiệu so với hợp đồng, so với giấy phép nhập khẩu tự động của Bộ Công Thương, nên công ty có thể cử người đến Pò Chài – Bằng Tường, đến kho của công ty trung gian Kim Chi để xem hàng trước. Sau đó về xin giấy phép Bộ Công Thương, nếu có sự sai sót về kí mã hiệu hàng hóa, về sai số lượng, thì sẽ thông báo lại với bên xuất khẩu, làm lại hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…để làm thủ tục hải quan.
Nâng cao năng lực làm chứng từ thông qua sự am hiểu luật pháp và qua kinh nghiệm của bản thân, của người đi trước. Việc hoàn thiện bộ chứng từ cần có sự thống nhất tuyệt đối, nên khi làm hay sửa chứng từ nên có tư duy logic và có sự cẩn trọng cao. Đối với việc áp thuế với các mặt hàng với một số loại không rõ ràng về chủng loại thì nên tham khảo ý kiến người làm hải quan để tránh sửa tờ khai hải
quan nhiều lần.
Một khía cạnh khác là: khi hợp làm hợp đồng hay hóa đơn thương mại với các đối tác quen thuộc nên chỉ ghi mổ tả hàng hóa dưới dạng đơn giản nhất, các mô tả đặc biệt khác nên là điều kiện ngầm giữa hai bên để giúp cho việc kiểm hóa trở nên đơn giản. Ví dụ như: ta thỏa thuận với bên bán là lò điện 3 tầng 9 khay có hệ thống phun sương bên trong lò nhưng khi ghi vào hợp đồng hay hóa đơn thương mại nên chỉ là lò nướng điện 3 tầng 9 khay.
Một chú ý nữa, nhân viên XNK cũng nên am hiểu các thông số vật lý của hàng hóa. Trung Quốc và Việt Nam có sử dụng các ký hiệu vật lý khác nhau nên tránh ghi vào hợp đồng các ký tự, chữ dễ gây khó khăn ví dụ như: kí hiệu dòng điện 3 pha ở Việt Nam là 3~380V nhưng bên Trung Quốc là 3N~380V.
Còn đối với việc áp mã HS thì công ty nên có mối quan hệ tốt với nhân viên hải quan, trước khi làm các giấy tờ liên quan đến mã hàng hóa thì nên hỏi trước hải quan để biết mã hàng hải quan áp dụng. Nói chung, hải quan áp dụng mã HS theo tiền lệ cho nên mã này thường không thay đổi. Nhân viên XNK nên thông đạt cho Giám đốc luôn những thông tin này, tính thuế nhập khẩu và VAT cần phải nộp. Nếu như doanh nghiệp chấp nhận mã hàng này thì nhân viên có thể triển khai để hoàn thiện bộ hồ sơ. Khi thấy bộ hồ sơ đã thật ổn, đã đúng luật, logic chặt chẽ thì mới bắt đầu thuê đầu xe, bốc vác để đưa hàng sang kho hải quan Việt Nam. Tuyệt đối không được đưa hàng sang khi bộ hồ sơ vẫn còn vấn đề.
Kiểm hóa là khâu khó khăn cho nhân viên tác nghiệp do áp lực tâm lý, do việc mất uy tín đối với hải quan. Nhân viên XNK nên có thái độ cầu thị, nhiệt tình, trung thực, thành khẩn đối với nhân viên hải quan. Toàn thể công ty từ ban giám đốc, phòng XNK, phòng phiên dịch nên có trách nhiệm chung để thực hiện tốt mọi khâu trong quá trình nhập khẩu từ khâu đàm phán, giám sát bên bán…để khâu cuối cùng trong làm thủ tục hải quan được suôn sẻ. Và công ty nên có chính sách chung để mọi nhân viên trong công ty hiểu được rằng xây dựng uy tín với hải quan nói riêng, với các cơ quan hữu quan nói chung là điều cần thiết, cần nhiều thời gian và nỗ lực của cả công ty. Thông qua đó, công ty vừa hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, vừa phát triển hình ảnh trước công chúng của mình.