C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
b) Phân tích dữ liệu
3.3.4 Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện
điện tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam
Ta rút ra quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam:
Sơ đồ 3.2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam
* Thanh toán
Công ty áp dụng thanh toán 100% qua TT trước cho đối tác Trung Quốc sau đó: nếu hàng có sẵn theo đúng yêu cầu bên mua, thì bên bán sẽ chuyển hàng luôn, nếu hàng không có sẵn thì chờ một thời gian để sản xuất. Lí do là văn hóa kinh doanh của bên xuất khẩu luôn bắt buộc công ty phải thanh toán hết mới giao hàng, các đơn hàng của công ty thường phụ thuộc vào hợp đồng đầu ra của khách nội địa nên số lượng không lớn, vốn huy động được để lấy với lô lớn...nên các hợp đồng của công ty thường có giá trị nhỏ. Vì vậy, với giá trị hàng không lớn thì không đáng để sử dụng các phương pháp như: L/C và do luật pháp bên Trung Quốc kiểm soát tiền ngoại hối rất chặt chẽ nên các công ty bán chỉ ưa thích đồng nhân dân tệ nên yêu cầu công ty chuyển tiền 100% qua TT. Điều này làm công ty ở vị thế yếu khi thúc giục, giám sát bên bán.
* Xin giấy phép nhập khẩu tự động của Bộ Công Thương
Thời gian thực hiện và hiệu quả thực hiện tương ứng là 4.6 và 4.2 - rất cao. Tức là nghiệp vụ tác nghiệp này được tiến hành với thời gian khá nhanh, và hiệu quả cao. Nhìn vào số liệu thứ cấp, qua từng năm số sai phạm liên quan đến xin giấy phép BCT giảm đáng kể đặc biệt là năm 2008 và quý I năm 2009, khi mà tỷ lệ sai sót là 0%. Nhân viên cập nhật rất tốt các quy định của Nhà nước về danh mục hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu tự động thông qua cơ quan hữu quan, đồng nghiệp, website và các ấn phẩm luật. Thời gian để nhận giấy phép nhập khẩu thông
GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH
Thanh toán Xin GPNKTĐ Làm thủ tục hải
quan
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
thường chỉ vào khoảng 1 - 2 ngày. Lý do: mối quan hệ cá nhân của nhân viên với cán bộ ở Bộ Công Thương rất tốt. Nó đã góp phần vào tăng hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
* Làm thủ tục hải quan
Thời gian thực hiện là 2.6 và hiệu quả thực hiện là 2.2 như vậy thời gian thực hiện chỉ hơn mức trung bình nhưng hiệu quả thực hiện lại thấp. Số lượng các hợp đồng thực hiện có sai phạm liên quan đến sai chứng từ hải quan giảm dần qua các năm nhưng vẫn chiếm tỷ lệ cao. Các nguyên nhân khách quan ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: thay đổi cán bộ tại cửa khẩu 4.2 điểm, sai phạm khó lường trước của bên xuất khẩu 4.6 điểm, giao thông trên cửa khẩu bị tắc nghẽn 4.0 điểm, sự không am hiểu pháp luật Việt Nam của phía đối tác 3.6 điểm. Như vậy, các nhân tố kể trên phần nào cho chúng ta thấy được những vướng mắc mà nhân viên XNK gặp phải. Sai phạm khó lường trước của bên xuất khẩu bao gồm: dập ký mã hiệu sai so với hợp đồng, giao sai số lượng của từng mặt hàng nhưng tổng số lượng không đổi và giao sai thời gian giao hàng - tần suất lặp lại khá thường xuyên, mức độ ảnh hưởng cao và rất cao. Nhân viên XNK cho biết: chính vì những sai phạm đó mà nhân viên rơi vào thế bị động. Các giấy tờ đã làm giờ lại bị sửa. Nếu sai số lượng hàng thì có thể làm phụ lục hợp đồng, nhưng nếu sai ký mã hiệu hàng hóa thì phải làm lại giấy xin phép nhập khẩu tự động, đề nghị bên bán sửa lại các giấy tờ để phù hợp. Rất mất thời gian và chi phí cho công ty.
Thứ nữa, khó khăn khi làm thủ tục hải quan có thể kể đến là: sự khác biệt mã HS giữa công ty và hải quan. Và cơ quan không chấp nhận mã HS mà doanh nghiệp sử dụng, doanh nghiệp muốn tránh phiền phức nên chấp nhận mã HS mà hải quan áp. Điều đó đồng nghĩa với giấy xin giấy phép nhập khẩu tự động, tờ khai hải quan phải làm lại.
. Nhân viên XNK luôn phải làm đi làm lại giấy tờ do cả lỗi chủ quan - là kỹ năng, độ tập trung của nhân viên không cao, tâm lý không vững vàng.
. Đối với việc kiểm tra chất lượng hàng hóa với một số mặt hàng đặc biệt như: lò nướng điện, nồi nấu cơm, quạt... thì công ty nhận được sự cộng tác rất nhiệt tình từ phía chi cục đo lường Lạng Sơn.
Nhân viên XNK của công ty mất thời gian để hoàn thiện bộ hồ sơ bao gồm cả việc: sang bên Pò Chài để xem kỹ mã hiệu hàng, số lượng hàng hóa thực tế, thời gian chỉnh sửa hợp đồng, thời gian chờ bên xuất khẩu gửi lại bộ hồ sơ, thời gian làm và hoàn thiện tờ khai hải quan....Hiệu quả thực hiện ở đây mang hàm ý là số lần thực hiện đến khi hải quan chấp nhận tờ khai hải quan cho lô hàng đó.
* Kiểm hóa
Liên tục trong những năm gần đây tỷ lệ kiểm hóa ở công ty cổ phần XNK Hoa Nam tăng liên tục đặc biệt là năm 2008 và năm 2009 liên tục bị kiểm hóa. Lí do là công ty tạo ra sự nghi ngờ, thắc mắc cho nhân viên hải quan khi khai báo hải quan, cộng thêm các lỗi sai trong quá khứ nên hàng luôn vào dòng đỏ. Điều này gây tâm lý không tốt cho nhân viên XNK.
* Thuê phương tiện vận tải, bốc dỡ
Do có khoảng cách giữa kho hải quan Việt Nam và kho hải quan Trung Quốc, đường lại khó đi ghập gềnh, đòi hỏi có kinh nghiệm trong việc thuê bốc vác hàng, phương tiện vận chuyển. Đặc biệt với một số mặt hàng có nhiều kính đặc biệt là kính hút chân không ở các sản phẩm như: tủ trưng bày có chức năng làm lạnh, tủ bảo quản, tủ trưng bày siêu thị...mà bên bán lại đóng gói sai quy cách không đảm bảo cho hàng hóa sự chắc chắn cần thiết. Nghiệp vụ này đòi hỏi nhân viên phải tính toán ghép hàng sao cho tiết kiệm chi phí nhất. Nghiệp vụ này được thực hiện khá tốt về thời gian thực hiện và hiệu quả thực hiện có điểm số trung bình đều khá cao tương ứng là: 4.0 và 3.4.
* Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Các sai phạm của bên bán đã gây ra rất nhiều thiệt hại cho công ty Hoa Nam như: kéo dài thời gian hoàn thành các chứng từ dẫn đến chậm thời hạn giao hàng cho khách nội địa, bị hải quan phạt, chi phí cơ hội không thể lượng tính hết. Công ty đã thông đạt cho bên bán có kèm bằng chứng như hình ảnh về các lỗi sai của bên bán như: sai số lượng, sai ký mã hiệu hàng, sai mô tả hàng hóa, sai quy cách đóng gói...và các thiệt hại mà bên bán gây ra. Và sau đó thông qua sự đàm phán của phòng phiên dịch mà yêu cầu bên bán giảm giá cho lô hàng tiếp theo hay bổ sung hàng thiếu vào lô hàng kế tiếp.
* Điều hành
Ban giám đốc nhận thức việc giám sát chỉ đơn thuần là việc thực hiện đúng các bước, đúng quy trình, đúng trách nhiệm nhưng không biết đó còn là giám sát quy trình thực hiện còn để phát hiện những rủi ro bất thường có thể xảy ra. Giám đốc và trưởng phòng có sự trùng nhau về quyền hạn và trách nhiệm như việc phân công công việc cho nhân viên, nhân viên sẽ báo cáo kết quả cho ai. Nhân viên hành chính nhận, ghi chép các thông tin, các báo cáo từ nhân viên XNK đang thực hiện trực tiếp trên cửa khẩu sau đó báo cáo cho Giám đốc. Chứ không có sổ theo dõi, kế hoạch nhập khẩu do đó nhân viên thực hiện không biết là đến bao giờ cần phải trả hàng cho khách, các lô hàng nhập khẩu có về cùng đợt không, nhân viên XNK ở nhà đã lo xong giấy tờ chưa...
Hơn thế nữa, việc chuyên môn hóa các công việc trong công ty cũng tạo ra khó khăn. Ví dụ như, khi cần phải làm lại giấy tờ để hoàn thiện khai báo hải quan, nhân viên XNK ở trên Tân Thanh phải liên lạc với nhân viên phòng phiên dịch để thông báo cho bên bán. Nhưng nhân viên đó lại không am hiểu về xuất nhập khẩu nên thời gian hoàn thiện lại bộ hồ sơ chưa nhanh. Và việc các phòng kinh doanh, phiên dịch và XNK thiếu thông tin cho nhau trong việc đặt hàng và làm hợp đồng. Do đó, mà khi đặt hàng chỉ quan tâm đến yêu cầu của khách nội địa chứ không quan tâm những yêu cầu cần phải có đối với hàng hóa nhập khẩu.
Phòng XNK rất mỏng người, thông thường chỉ có 2 người lên Tân Thanh để nhập hàng nhưng công việc lại quá nhiều mà thời gian lại có hạn. Mất nhiều thời gian để kiểm kê hàng, kiểm tra ký mã hiệu của từng hàng, kiểm tra quy cách đóng gói...mất thời gian chờ đợi khai điện tử, sau đó về thành phố Lạng Sơn để mời nhân viên chi cục đo lường Lạng Sơn lên kiểm tra, việc hoàn thiện bộ hồ sơ, thuê xe phương tiện vận tải, liên hệ với người ở công ty để tống đạt cho bên bán...
* Giám sát
Công ty giám sát việc giao hàng, thúc giục bên bán thực hiện nghĩa vụ chủ yếu qua điện thoại và chat. Sau đó, yêu cầu bên bán gửi chính xác lại ký mã hiệu hàng hóa, xác nhận số lượng, mô tả hàng hóa, quy cách đóng gói...qua fax hoặc qua mail. Nhưng khi lên xem hàng thực tế, vẫn xẩy ra các tình trạng trên. Do tin tưởng
vào đối tác, mà xảy ra những trường hợp đáng tiếc: bộ chứng từ của đối tác thiếu sự logic tối thiểu.
Đánh giá cả quy trình thực hiện, thời gian thực hiện và hiệu quả thực hiện thấp hơn mức trung bình số điểm trung bình tương ứng là 2.2 và 2.0 trong khi đó chi phí thực hiện lại khá cao điểm trung bình 3.6. Số lượng hợp đồng có sai sót chiếm tỉ lệ rất cao. Đặc biệt trong quý đầu của năm 2009, khi mà tỷ lệ sai sót đến 33.33 % - mức cao nhất trong các năm so sánh.
CHƯƠNG 4 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỂ NẦNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ
ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOA NAM