C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
4.1.2Những tồn tại trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
b) Phân tích dữ liệu
4.1.2Những tồn tại trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
thiết bị điện
4.1.2.1 Làm thủ tục hải quan
a) Hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan
Xuất phát từ các lý do khách quan như: bên xuất khẩu giao thiếu hàng, sai số lượng hàng, mà do đó, khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ nhưng khi kiểm tra hàng thực tế tại Pò Chài, nhân viên thường phải viết bổ sung phụ lục hợp đồng. Thực trạng xảy ra tại công ty Hoa Nam là nhân viên luôn phải kiểm tra hàng hóa về cả số lượng, kí mã hiệu hàng hóa để hoàn thiện giấy tờ hải quan. Trong một số trường hợp, công ty nhận chứng từ qua hãng vận tải tức là nhận khi nhân viên sang Pò Chài để kiểm tra hàng hóa và nhận chứng từ. Nhưng do đối tác không am hiểu luật, kỹ năng làm không cao nên khi đó nhân viên công ty mới phát hiện ra vấn đề hồ sơ thiếu logic cần thiết như vậy, lại mất thời gian để thông đạt cho nhân viên phiên dịch ở nhà yêu cầu đối tác làm lại bộ hồ sơ.
Một lý do khách quan nữa là khi làm như vậy thì thời gian làm việc trong ngày của nhân viên rất ít. Thậm chí, khi đã hoàn thành được bộ hồ sơ thì hải quan Tân Thanh đã hết giờ làm việc. Đây là một trở ngại đối với nhân viên khi kéo dài thời gian làm việc trên cửa khẩu. Hơn thế nữa, nhân viên không được trang bị máy tính xách tay nên luôn phải chờ đợi để khai hải quan điện tử. Việc này có thể khắc phục dễ dàng nhưng chưa được giải quyết tại công ty.
Đối với một số mặt hàng đặc biệt như: lò nướng, máy giặt thì chịu sự kiểm soát chất lượng Nhà nước mà thay mặt là Cục đo lường – chi nhánh Lạng Sơn. Do đó, công ty phải mời nhân viên của Cục Đo lường đến kiểm tra. Thời gian này mất ít nhất nửa ngày đến một ngày tùy thuộc vào số lượng hàng hóa và mối quan hệ của công ty với nhân viên của Cục Đo lường. Như vậy để hoàn tất bộ hồ sơ thời gian đã vào khoảng 2 ngày.
Hơn thế nữa, việc mâu thuẫn giữa áp mã HS cho hàng hóa giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan diễn ra khá thường xuyên. Do tính chất một số loại hàng hóa khó phân định, nên cơ quan hải quan thường áp mã hàng khác với mã HS doanh nghiệp đã sử dụng để xin Bộ Công Thương và làm giấy tờ hải quan. Thông thường, hải quan thường không chấp nhận mã HS mà công ty sử dụng. Do đó, xảy ra một tỷ lệ các bộ hồ sơ đã xin Bộ Công Thương và đã được hoàn thiện để nộp hải quan bị từ chối và phải sửa lại. Khi đó, công ty phải làm công văn xin cấp lại giấy phép của Bộ Công Thương khi áp mã hàng khác, hoặc phải xin hủy hợp đồng. Và sau đó, làm lại hồ sơ hải quan. Tuy rằng doanh nghiệp chấp nhận sử dụng mã HS do hải quan áp nhưng hệ quả của nó là một loạt các giấy tờ cần phải làm đặc biệt là giấy phép Bộ Công Thương. Việc thay đổi mã hàng này khá quan trọng nên Bộ Công Thương thường xem xét rất kỹ.
Kinh nghiệm làm giấy tờ còn thiếu chuyên nghiệp, tâm lý thoải mái, nên nhân viên XNK thường làm các giấy tờ đã sửa thiếu sự ăn khớp cần thiết.
b) Kiểm hóa
Công việc kiểm hóa do cán bộ hải quan chi nhánh Tân Thanh thực hiện. Các hình thức kiểm hóa là: miễn kiểm tra, kiểm tra xác suất và kiểm tra toàn bộ. Nhìn vào tình hình báo cáo của phòng XNK thì hàng của công ty bị kiểm hóa toàn bộ.
Lí do thông qua phỏng vấn là: công ty không có ấn tượng tốt với cơ quan hải quan, là chủ hàng đã có nhiều lần vi phạm; thứ nữa, bộ hồ sơ hải quan bị yêu cầu sửa lại nhiều lần nên tạo ra sự nghi ngờ cho nhân viên hải quan.
Vấn đề ở đây là do: hàng nhập khẩu thiếu tem mác hoặc sai tem mác với hợp đồng. Bên xuất khẩu khi giao catalog và bản fax xác nhận hàng giao kí mã hiệu nhưng trên thực tế thì lại tem mác khác. Hay khi bên xuất khẩu không sản xuất dòng sản phẩm có ký mã hiệu đó nữa nhưng sản xuất một dòng mới có các chức năng chính tương đương tự động thay đổi kí mã hiệu không thông báo trước. Cho nên khi đi qua hải quan đến khâu kiểm hóa thì hàng của công ty luôn bị phạt rất nặng. Các lô hàng cứ nối tiếp nhau nên toàn bộ các đợt nhập hàng bị kiểm hóa 100% - gây thiệt hại cho công ty rất lớn do chịu chi phí lưu quan hải quan và phí thuê xe. Bốn trong số 12 hợp đồng được thực hiện bị nộp phạt do các lỗi như trên.
4.1.2.2 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Xuất phát từ khó khăn chủ quan, do công ty có quá nhiều mặt hàng nhập khẩu, số lượng mặt hàng mới chiếm tỷ lệ khá lớn, số lượng mua từng loại hàng hóa phụ thuộc vào số lượng của hợp đồng đầu ra mà thông thường thì không lớn. Khi đối tác thực hiện không đầy đủ trọn vẹn các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, gây ra thiệt hại cho công ty. Lỗi của người xuất khẩu bao gồm: sai số lượng của từng mặt hàng nhưng tổng số lượng của đơn hàng thì lại đủ; sai kí mã hiệu hàng hóa so với hợp đồng; sai thời gian giao hàng; sai số lượng linh kiện thay thế của hàng hóa so với điều khoản bảo hành và sai quy cách đóng gói với một số hàng hóa đặc biệt có nhiều kính. Với các đối tác quen thuộc, các sai sót thường xảy ra như: sai ký mã hiệu hàng hóa - với hàng tủ trưng bày có chức năng làm lạnh, lò nướng điện và gas, tủ bảo ôn, máy trộn, chia, cuộn bột...sai số lượng với các mặt hàng: máy vặt lông gà, máy làm kem,...sai số lượng các linh kiện bảo hành kèm theo máy với các mặt hàng như: máy vặt lông gà, tủ siêu thị, tủ trưng bày,...Với đối tác mới thì sai sót thường gặp
nhất là: sai so với mô tả hàng hóa được hai bên thỏa thuận. Chúng ảnh hưởng rất lớn đến quy trình tác nghiệp gây khó khăn cho người thực hiện. Tuy nhiên, công ty không tiến hành khiếu nại mà chủ yếu thực hiện đàm phán, thông báo cho bên đối tác là họ sai phạm gì sau đó đề nghị phương án giải quyết. Với một số đối tác, họ chấp nhận nhưng với số khác thì không. Và chỉ có số ít phương án được chấp nhận như: giao bù hàng thiếu ở lô hàng kế tiếp, giảm giá ở lô hàng sau. Văn hóa kinh doanh bên Trung Quốc không phải ở đâu cũng kinh doanh trong sạch. Cho nên công ty cũng bị thiệt hại và mất uy tín với khách hàng trong nước do không đúng với yêu cầu của họ.