C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
b) Phân tích dữ liệu
4.1.2.3 Phương thức điều hành và giám sát
* Thực trạng điều hành tại quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện
+ Hoàn thiện giấy tờ hải quan
Các giấy tờ hải quan được hoàn tất bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, phụ lục hợp đồng nếu có, giấy phép nhập khẩu BCT, giấy kiểm tra chất lượng đối với một số mặt hàng. Các giấy tờ được hoàn thành, sau đó được trình lên giám đốc để ký duyệt. Trưởng phòng XNK là người chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành bộ hồ sơ đúng hạn, đúng luật. Nhưng do trưởng phòng thường hay phải túc trực trên cửa khẩu để nhập hàng nên công việc ở nhà như: xin giấy phép Bộ Công Thương, nhận các chứng từ do bên bán gửi sang thì nhân viên ở nhà tự giải quyết không có sự quản lý xem xét của trưởng phòng XNK do đó dễ dẫn đến các vấn đề nảy sinh.
+ Làm thủ tục hải quan
Trước khi lên Tân Thanh làm thủ tục hải quan, nhân viên XNK là người trực tiếp đi thuê xe, dựa trên tổng khối lượng, kích thước các mặt hàng và căn cứ vào tình hình thực tế, trên kinh nghiệm để điều xe lên Tân Thanh nhận hàng hoặc thuê xe ở trên cửa khẩu chở hàng.
Khi thấy giấy tờ phù hợp thì điều xe sang Pò Chài để lấy hàng về kho hải quan Việt Nam. Việc này cần làm một cách chuyên nghiệp. Sở dĩ như vậy, vì chi phí bốc hàng và dỡ hàng là chi phí tốn kém. Hơn thế nữa, nếu hồ sơ hải quan có trục trặc gì, thì lại phải làm thủ tục để lưu xe, lưu hàng tại kho hải quan thêm nhiều thủ tục, giấy tờ. Hải quan thường yêu cầu rất chặt về giấy tờ, bất kỳ sự tẩy xóa, sự
không phù hợp nào đều không được chấp nhận. Do đó, thông thường nhân viên phải sửa đối giấy tờ ít nhất hai lần.
Với vấn đề kiểm hóa, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa so với giấy tờ đã khai với hải quan. Công ty mất uy tín với hải quan nên nhân viên công ty luôn có thái độ cộng tác rất tốt với hải quan.
+ Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khi có xảy ra tranh chấp thì chính nhân viên phụ trách hợp đồng là người thông đạt các sai phạm của bên xuất khẩu so với hợp đồng, so với cam kết của hai bên cho giám đốc và phó giám đốc. Sau đó, giám đốc sẽ giao cho trưởng phòng XNK và trường phòng phiên dịch để có biện pháp thông báo với bên kia, và tiến hành các biện pháp để khắc phục các sai phạm đó. Nhưng không phải đối tác nào cũng có thái độ hợp tác với công ty. Giám đốc chỉ đạo là phải tiến hành đàm phán đến cùng để không làm tổn hại đến công ty.
* Thực trạng giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện Giám sát bên bán giao hàng giao đúng ngày giao hàng, giao đúng số lượng, giao đúng hàng, dập ký mã hiệu hàng và các thông số cần thiết đúng với hợp đồng đã ký kết: chỉ qua điện thoại là chủ yếu. Nhân viên phòng phiên dịch gọi điện hỏi bên bán là bao giờ giao hàng, đã giao hàng chưa, và fax cho công ty mã hàng chính xác của các hàng đã giao. Tuy nhiên, dù đã áp dụng phương pháp giám sát này nhưng trên thực tế, vẫn xảy ra lỗi sai thuộc bên xuất khẩu.
Như vậy, các sai phạm dẫn đến khó khăn khi thực hiện các tác nghiệp xuất phát từ cả hai phía: bên xuất khẩu và cả công ty. Bên xuất khẩu không am hiểu luật pháp Việt Nam, không thực hiện trọn vẹn nghĩa vụ và trách nhiệm của mình. Mức độ thiệt hại là khá lớn, gây khó khăn cho nhân viên thực hiện, gây tốn kém cho công ty khi phải chịu những xử phạt của hải quan cho những lỗi có thể tránh được. Công ty đã có sự thay đổi, rút kinh nghiệm thông qua các lần thực hiện có vướng mắc, nhưng không đạt hiệu quả cao do những lí do đã được phân tích tổng hợp ở trên. Khi mà hoạt động nhập khẩu tiếp tục là hoạt động chính, mang lại nhiều doanh thu nhất cho công ty thì vấn đề hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện là rất cần thiết. Hơn thế nữa, vai trò
giám sát và điều hành cũng góp phần làm tăng hiệu quả quy trình. Hiện nay thì phương thức công ty đang áp dụng đã bộc lộ điểm yếu của nó, cần phải được thay thế bằng phương pháp hiện đại và hữu dụng hơn.