C. Thực hiện quyết định của cơ quan hải quan
b) Phân tích dữ liệu
4.2 DỰ BÁO TRIỂN VỌNG VÀ QUAN ĐIỂM GIẢI QUYẾT VẤN ĐỂ
4.2.1 Dự báo triển vọng công ty
4.2.1.1 Chiến lược phát triển chung của công ty CPXNK Hoa Nam
Công ty cổ phần XNK Hoa Nam là một công ty có quy mô nhỏ, nó vừa có lợi thế bởi sự linh hoạt và nhỏ gọn trong cơ cấu tổ chức nhưng trong tình thế hiện nay chính các DNVVN lại là bị tác động tiêu cực nhất. Tuy nhiên trong năm 2008 và quý đầu năm 2009 công ty CPXNK Hoa Nam vẫn có được kết quả kinh doanh tốt và rất khả quan. Các mặt hàng của công ty được phát triển mở rộng đến các tỉnh trong Miền Nam và Miền Trung. Mới đầu năm 2009, công ty khai trương chi nhánh mới tại Thành phố Hồ Chí Minh và một trung tâm bảo hành mới tại Đà Nẵng.
Tuy công ty không có chiến lược phát triển dài hạn mà chỉ có mục tiêu cho từng năm, từng quý:
- Đối với năm 2009, công ty mở rộng mạng lưới khách hàng đến các tỉnh miền Nam đặc biệt thông qua một loạt các chương trình xúc tiến như: hội chợ EXPO 2009 tại thành phố Hồ Chí Minh, thông qua nỗ lực Marketing của chi nhánh Miền nam lẫn của công ty ngoài Bắc.
- Tập trung đẩy mạnh doanh số các mặt hàng trọng điểm như: thiết bị nhà hàng, khách sạn, siêu thị, dây chuyền sản xuất thực phẩm, nước đóng chai….
- Tăng doanh thu nhập khẩu: 15 – 17% - Tăng lợi nhuận ròng : 10 – 12%
- Giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý: 7 – 9% Cụ thể như sau:
Bảng 4.1: Bảng kế hoạch của công ty CPXNK Hoa Nam năm 2009 – Phụ lục Bảng 4.2: Chỉ tiêu doanh thu các mặt hàng trong năm 2009 – Phụ lục
4.2.1.2 Phương hướng phát triển của công ty CPXNK Hoa Nam
Công ty tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh mới. Công ty vẫn sẽ tiếp tục suy trì và phát triển các mặt hàng chủ lực của công ty như: thiết bị nhà hàng khách sạn, siêu thị, chế biến sản xuất thực phẩm công nghiệp, đóng gói…và mở rộng sang các sản phẩm khác như: dây chuyền sản xuất than hoạt tính, dây chuyền sản xuất màng co và dây chuyền sản xuất có quy mô và công suất lớn.
Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao – đặc biệt là nhân viên kinh doanh am hiểu máy móc và kinh tế thị trường Việt Nam, nhiệt tình và trung thành với công ty. Xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề.
Hoàn thiện chính sách tiền lương, chính sách đãi ngộ để một mặt nâng cao đời sống nhân viên vừa là động lực thúc đẩy họ làm việc.
Phát triển thương hiệu Hoa Nam trở thành một thương hiệu mạnh có chỗ đứng vững chắc trong lòng khách hàng với giá cả và chất lượng phù hợp nhất, uy tín về bảo hành và phục vụ khách hàng.
4.2.2 Quan điểm giải quyết vấn đề
Với cá nhân em là nhân viên thực tập tại công ty, sau hơn ba tháng thực tập được tham gia tất cả các hợp đồng nhập khẩu, được lắng nghe các ý kiến của ban giám đốc, của ban quản lý và đặc biệt là các anh trong phòng xuất nhập khẩu về những khó khăn và những vướng mắc trong quá trình tác nghiệp, khi em bắt đầu làm luận văn, tiến hành điều tra phỏng vấn và phỏng vấn chuyên gia đã nhận được rất nhiều ý kiến quý báu của các anh chị trong công ty. Bất kỳ công ty nào cũng có rất nhiều vấn đề, cả nhân viên và ban giám đốc đều nhận ra các vấn đề nhưng vì nhiều lý do khác nhau mà chưa thể giải quyết triệt để. Quan điểm của em là đưa ra cách giải quyết vấn đề mà công ty áp dụng được, giải quyết vấn đề một cách trực tiếp. Tuy rằng các vấn đề muốn được giải quyết triệt để thì cần có nhiều yếu tố cả khách quan và chủ quan. Nhưng các giải pháp em đề xuất đối với doanh nghiệp thì tập trung sâu hơn vào việc làm sao doanh nghiệp chủ động thích ứng với các yếu tố của môi trường bên ngoài
4.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUYTRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HOA NAM
4.3.1 Lựa chọn phương thức điều hành và giám sát phù hợp
Để điều hành và giám sát đạt được hiệu quả cao thì đối với công ty hiện nay việc áp dụng phần mềm quản lý trên máy vi tính để điều hành là có hiệu quả nhất. Tất cả các hợp đồng, các giấy tờ đều chỉ được lưu dưới dạng giấy tờ cất trong tủ. Như thế, trong thời gian ngắn thì có thể nhớ được các công việc cần làm nhưng về lâu dài thì mọi việc khó có thể làm đến nơi đến chốn. Công ty nên cập nhật mọi thông tin về hợp đồng, về các công việc cần làm. Như thế, nhân viên phòng XNK sẽ nhận được thông tin về lô hợp đồng này một cách tổng quát nhất, dù ai được chuyên trách công việc gì cũng có được cái nhìn tổng thể về hợp đồng nhập khẩu bất kỳ. Hơn thế nữa, ban giám đốc cũng sẽ thường xuyên cập nhật các công việc cần phải đôn đốc, chỉ đạo công việc sát sao hơn. Các giấy tờ cần phải làm, phải nộp cho các cơ quan hữu quan khi nào đến hạn sẽ được báo động.
Một lợi thế nữa khi dùng phần mềm quản lý là tổng hợp được các thông tin như: ngày phải giao hàng cho khách, do đó tính toán được lượng hàng có thể về ghép cho một đợt nhập hàng, tên người bán và các sai phạm trong quá khứ, những điều cần chú ý….Nên có biện pháp thúc giục bên xuất khẩu giao hàng đúng như hợp đồng hai bên đã ký kết. Công việc này giúp nhân viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình tránh được tình trạng mở các bộ tờ khai lẻ tẻ, thuê xe riêng rẽ. Và tạo sự chủ động trong công việc.
Phương thức giám sát thông qua phương thức gọi điện tuy không hữu dụng trong một số trường hợp, nhưng dù sao nó vẫn là phương thức chính được áp dụng ở công ty hiện nay. Do khoảng cách địa lý nên việc thực hiện phụ thuộc rất nhiều thái độ cộng tác của bên bán – bên xuất khẩu. Tuy nhiên, công ty nên thể hiện thái độ cứng rắn nhưng mềm mẻo khi vừa đe dọa, vừa dỗ dành đối tác. Để đối tác thấy phải có trách nhiệm để thực hiện các điều kiện hai bên đã ký kết. Đặc biệt, với bên bán là công ty thương mại lấy hàng từ công ty sản xuất sau đó xuất thẳng sang Việt
Nam thì nên yêu cầu họ gửi các hình ảnh chứng minh về hàng hóa như: quy cách đóng gói, bảng ký mã hiệu hàng hóa, chụp phần ngoài của hàng hóa....để chứng minh chắc chắc hàng hóa có đủ tên, ký hiệu Model, tem mác, thông số kỹ thuật chính xác. Và gửi hình scan hay hình ảnh chụp các chứng từ trước khi gửi cho công ty chuyển phát nhanh hay người vận tải để công ty kiểm tra trước và nếu có sai sót thì sửa chữa kịp thời.
Và giám sát việc hoạt động của chính các nhân viên phòng XNK thông qua việc giám sát chéo. Một người làm nhưng để nhân viên khác kiểm tra, kiểm chứng lại đặc biệt là đối với nhân viên mới. Việc giám sát chéo này giúp các nhân viên tự học hỏi lẫn nhau, nâng cao khả năng hoàn thiện các chứng từ và môi trường làm việc thêm thân thiện.
4.3.2 Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
Với tần suất nhập hàng liên tục tăng trong năm nay, nhân viên XNK nên thực hiện khai hải quan điện tử tại nhà thông qua viêc mua phần mềm hải quan điện tử nhưng với điều kiện hợp đồng đó có sự chắc chắn về số lượng và kí mã hiệu đích xác hàng được giao. Nhân viên XNK nên được trang bị laptop để thực hiện các hoạt động tác nghiệp, thứ nhất để tiện khai hải quan điện tử trên cửa khẩu; thứ hai, thông đạt các thông tin qua phần mềm giám sát tới ban giám đốc; thứ ba, soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng…trong một số trường hợp đặc biệt.
Sai phạm lớn nhất của công ty là hàng sai ký mã hiệu so với hợp đồng, so với giấy phép nhập khẩu tự động của Bộ Công Thương, nên công ty có thể cử người đến Pò Chài – Bằng Tường, đến kho của công ty trung gian Kim Chi để xem hàng trước. Sau đó về xin giấy phép Bộ Công Thương, nếu có sự sai sót về kí mã hiệu hàng hóa, về sai số lượng, thì sẽ thông báo lại với bên xuất khẩu, làm lại hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…để làm thủ tục hải quan.
Nâng cao năng lực làm chứng từ thông qua sự am hiểu luật pháp và qua kinh nghiệm của bản thân, của người đi trước. Việc hoàn thiện bộ chứng từ cần có sự thống nhất tuyệt đối, nên khi làm hay sửa chứng từ nên có tư duy logic và có sự cẩn trọng cao. Đối với việc áp thuế với các mặt hàng với một số loại không rõ ràng về chủng loại thì nên tham khảo ý kiến người làm hải quan để tránh sửa tờ khai hải
quan nhiều lần.
Một khía cạnh khác là: khi hợp làm hợp đồng hay hóa đơn thương mại với các đối tác quen thuộc nên chỉ ghi mổ tả hàng hóa dưới dạng đơn giản nhất, các mô tả đặc biệt khác nên là điều kiện ngầm giữa hai bên để giúp cho việc kiểm hóa trở nên đơn giản. Ví dụ như: ta thỏa thuận với bên bán là lò điện 3 tầng 9 khay có hệ thống phun sương bên trong lò nhưng khi ghi vào hợp đồng hay hóa đơn thương mại nên chỉ là lò nướng điện 3 tầng 9 khay.
Một chú ý nữa, nhân viên XNK cũng nên am hiểu các thông số vật lý của hàng hóa. Trung Quốc và Việt Nam có sử dụng các ký hiệu vật lý khác nhau nên tránh ghi vào hợp đồng các ký tự, chữ dễ gây khó khăn ví dụ như: kí hiệu dòng điện 3 pha ở Việt Nam là 3~380V nhưng bên Trung Quốc là 3N~380V.
Còn đối với việc áp mã HS thì công ty nên có mối quan hệ tốt với nhân viên hải quan, trước khi làm các giấy tờ liên quan đến mã hàng hóa thì nên hỏi trước hải quan để biết mã hàng hải quan áp dụng. Nói chung, hải quan áp dụng mã HS theo tiền lệ cho nên mã này thường không thay đổi. Nhân viên XNK nên thông đạt cho Giám đốc luôn những thông tin này, tính thuế nhập khẩu và VAT cần phải nộp. Nếu như doanh nghiệp chấp nhận mã hàng này thì nhân viên có thể triển khai để hoàn thiện bộ hồ sơ. Khi thấy bộ hồ sơ đã thật ổn, đã đúng luật, logic chặt chẽ thì mới bắt đầu thuê đầu xe, bốc vác để đưa hàng sang kho hải quan Việt Nam. Tuyệt đối không được đưa hàng sang khi bộ hồ sơ vẫn còn vấn đề.
Kiểm hóa là khâu khó khăn cho nhân viên tác nghiệp do áp lực tâm lý, do việc mất uy tín đối với hải quan. Nhân viên XNK nên có thái độ cầu thị, nhiệt tình, trung thực, thành khẩn đối với nhân viên hải quan. Toàn thể công ty từ ban giám đốc, phòng XNK, phòng phiên dịch nên có trách nhiệm chung để thực hiện tốt mọi khâu trong quá trình nhập khẩu từ khâu đàm phán, giám sát bên bán…để khâu cuối cùng trong làm thủ tục hải quan được suôn sẻ. Và công ty nên có chính sách chung để mọi nhân viên trong công ty hiểu được rằng xây dựng uy tín với hải quan nói riêng, với các cơ quan hữu quan nói chung là điều cần thiết, cần nhiều thời gian và nỗ lực của cả công ty. Thông qua đó, công ty vừa hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, vừa phát triển hình ảnh trước công chúng của mình.
4.3.3 Hoàn thiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Tranh chấp là điều mà các bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra tổn thất về thời gian, tiền bạc mà nó còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài. Khi có tranh chấp xảy ra, công ty cần phải dựa trên nguyên tắc:
- Tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ. Chủ động tích cực trong việc tìm cách giải quyết tranh chấp.
- Khi thương lượng nhằm tìm cách giải quyết các tranh chấp xảy ra luôn tuân thủ:
+ Tập trung vào vấn đề cần thương lượng chứ không phải tập trung vào cá nhân người thương lượng, vào lợi ích chứ không phải vào quan điểm. Để tạo ra sự lựa chọn mà hai bên cùng có lợi, kiên trì mục tiêu đề ra trên phương châm “Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thỏa thuận”.
+ Trong quá trình thương lượng, người đại diện của Công ty tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt vào trường hợp cụ thể để đạt được kết quả mong muốn.
4.2.4 Xin giấy phép Bộ Công Thương
Nên linh hoạt trong việc đưa ra các điều kiện, thông tin để nộp cho Bộ Công thương nhưng vẫn phải đảm bảo sự hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Tổng kết lại các vướng mắc trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các sai phạm của lô hàng thực tế so với các mô tả chi tiết về hàng hóa tại hợp đồng, với giấy phép của Bộ Công Thương để tạo ra sự linh hoạt trong công tác thực hiện. Ví dụ như: công ty có thể cử người sang bên Pò Chài để xem hàng trước, xem xét sự phù hợp trước của lô hàng với hợp đồng. Sau đó mới xin giấy phép Bộ Công Thương. Tuy làm như thế, chỉ có thể áp dụng với các lô hàng có thời hạn giao hàng dài. Hoặc linh động hơn, chỉ ghi những thông tin cơ bản nhất như: kí mã hiệu, công suất, điện áp. Nhân viên xin giấy phép Bộ Công Thương phải liên hệ chặt chẽ với bên xuất khẩu và với nhân viên nhập khẩu trên cửa khẩu Tân Thanh để lấy thông tin về hàng. Và nên giao cho nhân viên có tính cẩn thận, chắc chắn và có mối quan hệ cá nhân tốt.
4.3.5 Các giải pháp khác
4.3.5.1 Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên xuất nhập khẩu
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng nhất trong mọi hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đào tạo và sử dụng nguồn lực sao cho hiệu quả và khoa học là mong muốn mà không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được.
Xuất phát từ thực tế doanh nghiệp, cả phòng xuất nhập khẩu không có nhân viên nào tốt nghiệp chính quy từ khoa có liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế, chỉ làm việc theo kinh nghiệm. Các nhân viên XNK được đánh giá là nhiệt tình, rất năng nổ, cầu tiến, chịu khó học hỏi từ đồng nghiệp, từ thực tế. Đó là một lợi thế rất lớn khi con người có đủ tố chất để phấn đấu và phát triển. Công ty có thể tạo điều kiện để nhân viên đi học và có chứng chỉ lớp đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Việc này khá quan trọng khi ít nhất trong ngắn hạn, công ty mở rộng nhập các dây chuyền sản xuất qua cảng biển khi mà nhân viên khá bỡ ngỡ về thủ tục và cách thức nhập đường biển. Về dài hạn, khi mở rộng sang thị trường nhập khẩu khác như: Đài Loan, Singapore...thì nhập qua giá FOB, CFR và CIF sẽ diễn ra nên nhân viên nên có sự thích ứng về kiến thức và kỹ năng đối với các giấy tờ liên quan đến thủ tục nhập hàng qua đường biển. Ngoài ra thì việc này có thể dẫn tới thay đổi phương thức thanh toán qua L/C. Khi đó, nhân viên phải am tường các nguồn luật